Рассказываем, что входит в командировочные расходы, по каким правилам их платить и как учитывать в налогах. В статье — примеры расчетов
Марина Суховская
Эксперт по праву
Рассказываем, что входит в командировочные расходы, по каким правилам их платить и как учитывать в налогах. В статье — примеры расчетов
Марина Суховская
Эксперт по праву
Основные командировочные расходы состоят из суточных, оплаты проживания, проезда и провоза багажа. При загранкомандировках в затраты также входят:
- расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобиля;
- комиссия за обмен валюты;
- расходы на обязательную медстраховку.
Также работодатель может возмещать сотрудникам расходы на услуги связи в командировке — это опционально.
Какие дополнительные расходы возмещать и по каким правилам, работодатель устанавливает сам в локальном нормативном акте — как правило, это положение о командировках.
В налоговом кодексе установлены лимиты суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами: 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок. Можно давать больше денег, но придется платить налоги и взносы.
ООО «Лютик» работает на УСН «Доходы минус расходы». В марте 2023 года компания отправила сотрудника в командировку в Новосибирск на три дня. Вот какие расходы она понесла:
- билет на самолет за 16 000 ₽, в том числе НДС 10% — 1463,64 ₽;
- такси от аэропорта до отеля и обратно за 2000 ₽;
- номер в гостинице за 6000 ₽;
- суточные за три дня по 700 ₽ в день — 2100 ₽.
Итого на командировку сотруднику выделили 16 000 + 2000 + 6000 + 2100 = 26 100 ₽. Суточные не превысили лимиты, поэтому налоги и взносы с них считать не надо.
Зато если затраты на командировку подтверждены документами — обычно чеками и билетами, — их можно в полном объеме включить в расходы при расчете налога на прибыль и налога при УСН или АУСН «Доходы минус расходы». Это можно сделать, когда будет утвержден авансовый отчет работника.
Авансовый отчет о командировке утвержден главным бухгалтером ООО «Лютик» 24 марта.
При расчете авансового платежа по УСН за 1‑й квартал компания может включить все 26 100 ₽ в расходы, тем самым уменьшив налоговую базу.
А если бы ООО «Лютик» работало на ОСН, оно могло бы принять к вычету НДС, выделенный в авиабилете, — 1463,64 ₽. То есть уменьшить общую сумму НДС за 1‑й квартал на 1463,64 ₽.
Дальше — подробнее про учет каждого вида командировочных расходов.
Учет расходов на проезд
Чаще всего сотрудники добираются до места командировки таким способом:
- поездом;
- самолетом;
- на такси;
- на автомобиле каршеринга;
- на личном автомобиле.
Учет расходов будет отличаться в зависимости от вида транспорта. Рассказываем про каждый.
Поезд и самолет. В расходах можно учесть стоимость билета и сервисный сбор.
Траты на проезд учитываются на основании распечатки электронного билета, перелет должен быть дополнительно подтвержден посадочным талоном. НДС, выделенный в электронном билете, принимается к вычету без счета-фактуры.
Если посадочный талон утерян, для подтверждения перелета можно использовать справку авиакомпании — ее выдают на стойке в аэропорту — или документы, косвенно подтверждающие перелет, например отметку в загранпаспорте.
Сервисный сбор за оформление билетов можно учесть в расходах, а НДС принимается к вычету, только если есть счет-фактура.
Такси. Оплата возмещается работнику и учитывается в расходах на основании чека.
Каршеринг. Оплату можно возместить работнику и учесть в расходах на основании договора и чека.
Личный автомобиль. Для учета расходов и возмещения нужны путевой лист, чеки на бензин, служебная записка.
Если работник поехал в командировку прямо из места проведения отпуска, то оплата такого проезда тоже учитывается в расходах.
А работнику, который остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, надо компенсировать обратный проезд, если это установлено законом, коллективным договором или положением о командировках. Например, согласно ст. 325 ТК РФ, работодатель из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей обязан раз в два года оплатить работнику проезд по России к месту отпуска и обратно.
Если такая компенсация предусмотрена только коллективным договором или положением о командировках, ее нельзя включить в расходы, а вот НДФЛ и взносы с нее придется начислить.
Учет расходов на проживание
Учет расходов будет отличаться в зависимости от того, где жил сотрудник: в отеле или в арендованной квартире.
Отель. Расходы на гостиницу подтверждаются счетом на оплату, чеком или другим платежным документом. Нельзя учесть в расходах стоимость дополнительных услуг, которые оказывает гостиница, а именно:
- обслуживание сотрудника в барах и ресторанах;
- дополнительное обслуживание в номере, например мини-бар;
- пользование оздоровительными объектами, например бассейном, тренажерным залом.
Если работодатель возместил работнику стоимость завтрака и другого питания, оплаченного по отдельному чеку или выделенного в счете гостиницы, эти затраты не учитываются в налоговых расходах, потому что не считаются расходами на проживание. Также их нужно обложить НДФЛ и взносами. НДС к вычету принять нельзя, даже если есть счет-фактура.
Допустим, работодатель оплатил командированному работнику только проживание в отеле на 3 дня. На месте работник отдельно купил себе завтраки в гостинице за 600 ₽ в день, всего 1800 ₽.
По возвращении из командировки работодатель на основании чека из отеля возместил работнику эту сумму, удержав НДФЛ 13%. На руки работник получил 1800 ₽ − 13% = 1566 ₽.
Также с 1800 ₽ работодатель начислил и уплатил в бюджет страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ по тарифу 30%: 1800 ₽ × 0,3 = 540 ₽.
В налоговых расходах стоимость оплаченных гостиничных завтраков в сумме 1800 ₽ работодатель учесть не сможет.
Арендованная квартира. Если командированный работник проживал в арендованной квартире, то оплата аренды учитывается в расходах на основании договора и платежных документов, а НДФЛ и взносы на сумму возмещения таких расходов не начисляются.
Страховые взносы придется начислить на всю сумму, а НДФЛ — только на часть, которая превышает «норму» в день — это 700 ₽ при командировке по РФ и 2500 ₽ при загранкомандировке.
Предположим, сотрудник жил 3 дня в командировке в Туле в арендованной квартире, за проживание расплатился собственными наличными. Стоимость составила 3000 ₽. Но арендодатель никаких подтверждающих документов ему не выдал.
Работодатель решил возместить работнику эти деньги. На руки он выдаст не все 3000 ₽, а сумму после вычета НДФЛ 13%.
Необлагаемая сумма за 3 дня — 700 ₽ × 3 дня = 2100 ₽. Значит, удержать НДФЛ нужно с 3000 ₽ − 2100 ₽ = 900 ₽. Удержанный налог составит 900 ₽ × 13% = 117 ₽. Итого работнику возместят 3000 ₽ − 2100 ₽ = 2883 ₽.
Кроме того, придется начислить и уплатить страховые взносы — 3000 ₽ × 30% = 900 ₽.
Если подтверждающих документов нет, учесть оплату проживания в налоговых расходах нельзя.
Учет суточных
С помощью суточных командированному работнику возмещают дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома. Как правило, это питание. Суточные надо платить за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения.
Размер суточных для командировок по России и за границу работодатель прописывает в положении о командировках.
На сумму сверх лимита, прописанного в НК РФ — 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок, — надо начислить НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ. Взносы на травматизм на суточные не начисляются. В налоговых расходах суточные учитываются без ограничений.
Работник выехал в командировку 10 апреля поездом в 23:15, а вернулся 13 апреля в 06:40. Суточные надо выплатить за 4 дня с 10.04.2023 по 13.04.2023.
В компании установлена норма суточных при командировках по России — 900 ₽ в день. Выходит, нужно заплатить 900 ₽ × 4 дня = 3600 ₽.
Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах. НДФЛ и страховые взносы ОПС, ОМС и ВНиМ надо начислить на 800 ₽ = (900 ₽/день − 700 ₽/день) × 4 дня. Взносы на травматизм начислять не нужно.
При однодневной командировке по России суточные платить не нужно, а при загранкомандировке выплачивается 50% от нормы, установленной в положении о командировках.
Особенности оплаты и учета расходов при загранкомандировках
При оплате заграничных командировок есть один нюанс — выплата суточных за дни, проведенные в дороге. За день выезда из России надо платить суточные по нормам для загранкомандировок, а за день въезда — по нормам для России.
Их можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Вот пример расчета суточных при загранкомандировке.
Работник пересек границу и вылетел в командировку в Стамбул 1 февраля, вернулся в Россию 4 февраля.
По локальному акту компании, норма суточных для зарубежных поездок — 40 евро в день, суточные выплачиваются в рублях по курсу ЦБ на дату выплаты. Суточные по России — 800 ₽ в день. Суточные выплачены 27 января при курсе евро в 62,4680 ₽.
Суточные за 1, 2 и 3 февраля считаем по ставке для зарубежных поездок — 40 евро × 3 дня = 120 евро. Это 7496,16 ₽.
Суточные за 4 февраля выплачиваем по ставке для поездок по России, так как это день возвращения — платим 800 ₽.
Итого к выплате 7496,16 ₽ + 800 ₽ = 8296,16 ₽.
При загранкомандировках НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ начисляются на сумму суточных, которая превысила 2500 ₽ в день. Взносов на травматизм нет.
Валютные расходы для налога на прибыль надо пересчитать по курсу обмена в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет, возьмите курс ЦБ на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, — курс на дату утверждения авансового отчета.
Если аванс на загранкомандировку выдан в валюте, расходы в авансовом отчете указывайте в валюте. Если аванс в рублях, строку 1а, графы 6 и 8 не заполняйте. Оплаченные валютой расходы отразите в рублях по тому же курсу, что и для учета налоговых расходов.
Подтверждающие документы на иностранном языке нужно перевести на русский. Сделать это может и сам работник.
Эксперты ответят на ваш вопрос
Эксперты Тинькофф отвечают на вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Чтобы мы разобрали вашу ситуацию, пишите на secrets@tinkoff.ru.
