Командировочные расходы: сколько платить и как учитывать

Основные командировочные расходы состоят из суточных, оплаты проживания, проезда и провоза багажа. При загранкомандировках в затраты также входят:

Какие дополнительные расходы возмещать и по каким правилам, работодатель устанавливает сам в локальном нормативном акте — как правило, это положение о командировках.

В налоговом кодексе установлены лимиты суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами: 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок. Можно давать больше денег, но придется платить налоги и взносы.

Зато если затраты на командировку подтверждены документами — обычно чеками и билетами, — их можно в полном объеме включить в расходы при расчете налога на прибыль и налога при УСН или АУСН «Доходы минус расходы». Это можно сделать, когда будет утвержден авансовый отчет работника.

Траты на проезд учитываются на основании распечатки электронного билета, перелет должен быть дополнительно подтвержден посадочным талоном. НДС, выделенный в электронном билете, принимается к вычету без счета-фактуры.

Если посадочный талон утерян, для подтверждения перелета можно использовать справку авиакомпании — ее выдают на стойке в аэропорту — или документы, косвенно подтверждающие перелет, например отметку в загранпаспорте.

Сервисный сбор за оформление билетов можно учесть в расходах, а НДС принимается к вычету, только если есть счет-фактура.

Такси. Оплата возмещается работнику и учитывается в расходах на основании чека.

Личный автомобиль. Для учета расходов и возмещения нужны путевой лист, чеки на бензин, служебная записка.

Если работник поехал в командировку прямо из места проведения отпуска, то оплата такого проезда тоже учитывается в расходах.

А работнику, который остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, надо компенсировать обратный проезд, если это установлено законом, коллективным договором или положением о командировках. Например, согласно ст. 325 ТК РФ, работодатель из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей обязан раз в два года оплатить работнику проезд по России к месту отпуска и обратно.

Отель. Расходы на гостиницу подтверждаются счетом на оплату, чеком или другим платежным документом. Нельзя учесть в расходах стоимость дополнительных услуг, которые оказывает гостиница, а именно:

Если работодатель возместил работнику стоимость завтрака и другого питания, оплаченного по отдельному чеку или выделенного в счете гостиницы, эти затраты не учитываются в налоговых расходах, потому что не считаются расходами на проживание. Также их нужно обложить НДФЛ и взносами. НДС к вычету принять нельзя, даже если есть счет-фактура.

Арендованная квартира. Если командированный работник проживал в арендованной квартире, то оплата аренды учитывается в расходах на основании договора и платежных документов, а НДФЛ и взносы на сумму возмещения таких расходов не начисляются.

С помощью суточных командированному работнику возмещают дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома. Как правило, это питание. Суточные надо платить за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения.

На сумму сверх лимита, прописанного в НК РФ — 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок, — надо начислить НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ. Взносы на травматизм на суточные не начисляются. В налоговых расходах суточные учитываются без ограничений.

Валютные расходы для налога на прибыль надо пересчитать по курсу обмена в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет, возьмите курс ЦБ на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, — курс на дату утверждения авансового отчета.