Как работать с электронными трудовыми книжками

Электронные трудовые книжки ведут параллельно с бумажными с 2020 года. Исключение, когда человек отказался от трудовой на бумаге или впервые поступил на работу начиная с 2021 года, тогда книжка будет только электронная.

Что такое электронная трудовая книжка

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в Социальный фонд России — СФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.

Какую трудовую книжку заводить в 2024 году при приеме на работу впервые

При приеме на работу работодатель должен всем новым сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.

Бумажную трудовую можно не оформлять в двух случаях:

1. Человек впервые устраивается на работу.
2. Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо вести его трудовую параллельно с электронной — заносить туда все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу с бумажной трудовой хочет отказаться от нее с первого дня трудоустройства, надо сначала нанять его по трудовой на бумаге:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
2. В тот же день или в ближайший рабочий подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
3. В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в территориальные отделения СФР.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

1. Если у него на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
2. Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности по форме СТД-СФР — выписку из той самой электронной трудовой.

Сотрудник может сам запросить справку напрямую в СФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Кто должен заводить электронные трудовые книжки

Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную. Кроме того, с 2024 года работодатель должен сдавать сведения о заключении и расторжении договора ГПХ на выполнение работ или оказание услуг в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.

Как перейти на электронные трудовые книжки

• после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
• до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.

У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.

Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:

1. Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
2. Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
3. Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
4. Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.

Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.

Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее сам.

Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.

Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе только на электронный формат трудовой.

В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.

Как вносить сведения в электронную трудовую

Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. А также если с человеком заключен договор ГПХ.

Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных СФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Сдавать форму надо, когда:

• сотрудника приняли на работу;
• уволили;
• перевели на другую должность;
• сотруднику присвоили новую квалификацию или специальность;
• сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой;
• заключили и расторгли договор ГПХ;
• приостановили и возобновили трудовой договор с мобилизованным;
• сотрудника перевели на дистанционную работу или неполное рабочее время.

По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

• если приняли на работу или уволили, заключили или расторгли договор ГПХ, приостановили или возобновили трудовой договор с мобилизованным — не позднее следующего рабочего дня;
• в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.

Форма утверждена СФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает 10 человек и меньше, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если 11 человек и больше — только в электронном.

Как назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек

Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в СФР форму ЕФС-1. Ответственным может быть только один сотрудник.

Как назначить ответственного:

1. Внести изменения в должностную инструкцию сотрудника.
2. Издать приказ о назначении ответственного.
3. Ознакомить сотрудника с обоими документами под подпись.

Как работник получит сведения о стаже

Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.

Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в социальном фонде.

У работодателя. Чтобы узнать стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления. Справка может быть бумажной и электронной. Но в форме СТД-Р будет только стаж у текущего работодателя.

На Госуслугах. Чтобы узнать трудовой стаж, нужно в приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки». В выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.

Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в СФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.

Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Плюсы для работодателя:

Сокращается объем бумажной работы — не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.

При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

Для сотрудника:

Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе хранятся в общей базе социального фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.

Из минусов для работодателя только одно — больше отчетности в СФР, чем когда были только бумажные книжки. После каждого кадрового события надо сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если в 2024 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в СФР, ему грозит штраф:

• для ИП и малых предприятий — до 5000 ₽;
• для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за непредставленный подраздел 1.1 ЕФС-1: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

Что важно запомнить

1. В 2024 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
2. Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
3. Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую ЕФС-1 или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.