Российские компании перешли на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для тех сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Достаточно передавать сведения в пенсионный фонд. В этой статье разбираемся, как работать по новым правилам.
- Что такое электронная трудовая книжка
- Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу
- Как вносить сведения в электронную трудовую
- Преимущества и недостатки электронных трудовых
- Что будет, если не перейти на электронные трудовые
- Что важно запомнить
Что такое электронная трудовая книжка
В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.
По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка.
Что в законах. Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.
Обязателен ли переход на электронные трудовые. За 2020 год все работодатели должны были перейти на электронные трудовые, а сотрудники — решить, будут они оставлять бумажную трудовую или нет, и подать заявление об этом работодателю.
С 2020 года электронная трудовая заводится для всех новых сотрудников — вне зависимости от того, отказались они от бумажной или нет.
Что будет с бумажными трудовыми книжками. Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.
Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу
С 1 января 2020 года при приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую.
Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:
- Человек впервые устраивается на работу.
- Человек отказался от ведения бумажной трудовой.
Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам
Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
- В тот же день или в ближайший рабочий подать форму
СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой. - В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.
Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.
Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:
- Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
- Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР. Сотрудник может запросить ее напрямую в ПФР сам через госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.
Вместе с электронными трудовыми книжками пришли и новые отчеты.
Как вносить сведения в электронную трудовую
С 2020 года все изменения в штате надо отражать в отчете
Отчет нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда с ним происходит
Сведения из этих отчетов вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.
Вот что нужно включить в отчет:
- Информацию о компании или ИП, где работает сотрудник
- Информацию о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность.
- Сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении.
- Информация о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.
Сдавать отчет надо каждый раз:
- когда сотрудника приняли на работу;
- уволили;
- перевели на другую должность;
- присвоили новую квалификацию или специальность;
- сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.
По каждому сотруднику — отдельный отчет, который надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать отчет по нему не нужно.
Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:
- Если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
- В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.
Форма для отчета утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 25 человек, вы можете сдавать отчетность в бумажном или электронном виде. Если больше 25 — только в электронном.
До 15 февраля 2021 года надо сдать СЗВ-ТД за сотрудников, по которым еще не подавали отчет по новой форме
Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.
По таким сотрудникам надо сдать форму
Преимущества и недостатки электронных трудовых
Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.
Для работодателя:
- Меньше бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, которые от них отказались.
- При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых.— Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.
Для сотрудника:
- В любом момент можно сделать выписку со сведениями о своей работе — эта опция доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или ПФР.
Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:
- уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
- начать сдавать отчет по форме
СЗВ-ТД ; - внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.
Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.
Что будет, если не перейти на электронные трудовые
Если до 1 января 2021 года работодатель не успел перейти на электронные трудовые и предоставить сведения в ПФР, ему грозит штраф:
- для ИП — до 5000 ₽;
- для компании — до 50 000 ₽.
Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.
Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.
Что важно запомнить
- С 1 января 2020 года все компании и ИП обязаны перейти на электронные трудовые книжки.
- Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать отчет по форме
СЗВ-ТД . - Отчет надо сдавать каждый раз при кадровых изменениях у кого-либо из сотрудников.
- Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустой отчет или дублировать данные из старого не нужно.
Подписка на новое в Бизнес-секретах
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
