Отчет EФC-1 состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них нужно сдавать. Чтобы было проще ориентироваться, разбираем подробно особенности заполнения формы и как сдать отчет ЕФС-1 в 2024 году.
Что такое ЕФС-1
ЕФС-1 называют «Единая форма сведений». Его сдают все компании и ИП с работниками по трудовым договорам и договорам гражданско-правового характера, ГПХ.
В каком виде должен быть отчет ЕФС-1. Форма подачи зависит от числа сотрудников:
- 11 человек и больше — сведения подают только в электронном виде;
- 10 человек и меньше — форму можно представить на выбор в электронном или бумажном виде.
Электронную форму нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
Кто отвечает за подготовку ЕФС-1. В законе не прописано, какие сотрудники заполняют ЕФС-1 — это обязанность работодателя в целом. Поэтому руководитель или ИП сам решает, кто из его работников отвечает за подготовку отчета. Например, можно поручить весь отчет бухгалтеру либо разделить обязанности так: за раздел 2 отвечает бухгалтер, за остальные части — сотрудник отдела кадров.
Состав ЕФС-1: какие разделы он содержит
Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:
- Раздел 1 — в нем указывают данные о кадровых событиях, пенсионном стаже и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
- Раздел 2 — тут приводят сведения об исчисленных взносах на травматизм, об обязательных медосмотрах и специальной оценке рабочих мест.
Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» состоит из таких подразделов:
- 1 — сведения о каждом сотруднике. Подраздел 1 надо заполнять к двум подразделам — 1.2 и 1.1;
- 1.1 — сведения о трудовой деятельности;
- 1.2 — сведения об особом страховом стаже для назначения пенсии, а также о подаче заявления на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до 1,5 лет;
- 1.3 — сведения о зарплате и деятельности сотрудников госучреждений. Дальше мы не будем его рассматривать, бизнес не сдает этот подраздел;
- 2 — расшифровка данных из подраздела 1.2 в части стажа работы по профессиям, которые дают право на досрочную пенсию;
- 3 — сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя. Его тоже разбирать не будем, поскольку подавляющее число работодателей эти взносы не платят.
Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевую ЕФС-1 подавать не нужно. Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевые подразделы раздела 1 ЕФС-1 подавать не нужно.
Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» состоит из таких подразделов:
- 2.1 — информация о страховых взносах;
- 2.2 — частные агентства занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
- 2.3 — результаты проведенных обязательных медосмотров работников и спецоценки.
Как заработать на маркетплейсах
- Как рассчитать цену товара, чтобы остаться «в рынке» и не уйти в минус
- Обзор на популярные сервисы аналитики для маркетплейсов: как использовать и какой выбрать
- 8 элементов продающей карточки товара
- «Выйдете на оборот в миллион рублей через месяц». Стоит ли верить онлайн-курсам по маркетплейсам
- 7 способов увеличить продажи с помощью товара-локомотива
В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1
У отчета ЕФС-1 нет единого срока сдачи. Для каждого подраздела — свой срок. Если он выпадает на выходной или праздничный день, его сдвигают на ближайший за ним рабочий.
Особенности заполнения ЕФС-1
Ко всем подразделам нужно заполнять титульный лист и подразделы, в зависимости от подаваемых сведений. Например, если сотрудник уволился, нужно заполнить титульный лист и подразделы 1 и 1.1. А если подал заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет — титульный лист, подразделы 1 и 1.2.
Мы подготовили шаблоны для заполнения:
Дальше кратко рассмотрим особенности заполнения формы.
Титульный лист одинаков для всех подразделов. Здесь заполняют данные о работодателе:
- регистрационный номер страхователя;
- наименование организации;
- ИНН;
- КПП;
- коды статистики;
- ОГРН или ОГРНИП.
Все, кроме кодов статистики, можно взять из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, которую можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы.
Коды статистики организации или ИП можно посмотреть на сайте Росстата. Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязаны заполнять только государственные и муниципальные учреждения. Остальные могут оставить их пустыми.
Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Заполнять нужно только подразделы, для которых есть сведения, пустые листы не подают.
Собрали в таблице информацию, какие части раздела 1 надо подавать, если происходят определенные события. Плюсом обозначены подразделы, которые нужно заполнять, минусом — которые подавать не надо.
Подраздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В нем указывают сведения о сотруднике по трудовому договору или ГПХ, если было кадровое событие или особенный стаж. Данные берут из паспорта сотрудника, также нужен его СНИЛС и ИНН.
В поле «Код категории ЗЛ» указывают код в зависимости от статуса сотрудника.
Поле «Гражданство (код страны)» заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира: указывают цифровой код, который соответствует гражданству сотрудника. Например, для граждан РФ — код «643».
Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 3 нужно указать код и сокращенное название кадрового события.
В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» указывают коды:
Графу заполняют по зарегистрированным лицам, которые работают в районах Крайнего Севера / работают в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в том числе и по договорам ГПХ.
В графе 5 «Трудовая функция» указывают:
- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- наименование структурного подразделения, если условие о работе в подразделении есть в трудовом договоре;
- код вида трудового договора: 0 — бессрочный, 0.1 — сроком до шести месяцев, 0.2 — сроком более шести месяцев, 1 — по совместительству, 1.1 — по совместительству менее шести месяцев, 1.2 — по совместительству более шести месяцев.
Когда заключают договор ГПХ, графу не заполняют.
Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняют, если подают отчет с событиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
В графе 6 пишут код выполняемой функции из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х» из Общероссийского классификатора занятий — ОКЗ. Для договоров ГПХ в графе 6 после кода выполняемой функции указывают дополнительно код договора.
Когда принимают или переводят сотрудника на дистанционную работу, указывают код «ДИСТ».
Если принимают или переводят сотрудника на неполный режим рабочего времени, в графе 6 указывают:
- НЕПД — для неполного рабочего дня;
- НЕПН — для неполной рабочей недели.
Графу 7 «Причины увольнения» заполняют, когда увольняют сотрудника. В ней указывают код причины увольнения из справочника и вписывают без сокращений причину, по которой расторгли трудовой договор.
Сведения о кадровых событиях. Форма ЕФС-1
Составили шаблон формы ЕФС-1, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» заполняют и сдают по работникам, которые в текущем году:
- выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
- трудились в сельском хозяйстве по списку работ, производств, профессий, должностей, специальностей для повышенной пенсии;
- формировали пенсионные права в соответствии с законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
- замещали государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
- работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
- работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
- имели периоды простоя или отстранения от работы;
- имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
- находились в отпуске по беременности и родам по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты.
В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают тип формы, которую сдают:
- исходная;
- назначение пенсии;
- назначение выплат по ОСС;
- корректирующая;
- отменяющая.
В графах 2 и 3 вписывают даты периода, в связи с которым заполнена форма. Их указывают в пределах года, за который сдают отчет. Например, если сотрудник занят в профессии, дающей право на досрочную пенсию, в организации с ноября 2024 года, в отчете за 2024 год в графе «Период работы» указывают «с 01.11.2024 по 31.12.2024».
Если сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, заполняют две строки:
- в первой указывают даты с начала отчетного периода по дату, предшествующую началу отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком;
- во второй — дату начала отпуска с указанием в графе 7 «Дополнительные сведения» кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).
В отчет также включают сотрудников-совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Данные о периодах работы берут из табелей и договоров ГПХ.
Остальные строки заполняют по приложениям из порядка заполнения ЕФС-1, утвержденного приказом СФР.
Сведения об особых периодах в страховом стаже. Форма ЕФС-1
Составили шаблон формы ЕФС-1, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Как его заполнять — разобрали подробно в отдельной статье.
Если кратко, сюда входят такие подразделы:
- 2.1 — информация о страховых взносах;
- 2.2 — для частных агентств занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, они указывают сведения для исчисления страховых взносов;
- 2.3 — результаты проведенных медосмотров работников и спецоценки.
Работодатели должны сдавать:
- подразделы 2.1 и 2.3 — всегда;
- подраздел 2.2 — если есть данные для заполнения.
Не сдают раздел 2 с подразделами только компании и ИП на АУСН.
Взносы на травматизм. Форма ЕФС-1
Составили шаблон формы ЕФС-1, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Куда сдавать ЕФС-1
Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России — СФР. Подавать надо по месту учета компании или ИП.
Отчет ЕФС-1 по обособленному подразделению подают по месту регистрации подразделения, если у него открыт отдельный счет в банке и оно начисляет выплаты работникам и страховые взносы на них. Иначе данные по обособленному подразделению включают в раздел 2 ЕФС-1 головного.
Ответственность за нарушение правил сдачи отчета
Если не сдать подразделы отчета вовремя или не сдать вовсе, наказать могут как работодателя — компанию или ИП, так и должностное лицо, например директора.
Какие бывают сложности при заполнении формы ЕФС-1?
3162873, добрый день! Спасибо, проверим.
У вас в статье написано, что ефс — 1 подраздел 1.1. сдается не позднее даты, следующей за приемом/увольнением, но это не так. Он сдается не позднее даты издания приказа о приеме/увольнении. А это не одно и тоже.