С 2023 года вместо нескольких отчетов работодатели заполняют одну форму — ЕФС-1. Рассказываем, кто, когда и куда должен ее сдавать
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
С 2023 года вместо нескольких отчетов работодатели заполняют одну форму — ЕФС-1. Рассказываем, кто, когда и куда должен ее сдавать
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
C 2023 года устарело сразу несколько форм отчетности по сотрудникам. К ним относятся СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ с описью ОДВ-1 к ней, ДСВ-3, 4-ФСС. Вместо них работодатели теперь сдают один отчет EФC-1.
Он состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них нужно сдавать. Чтобы было проще ориентироваться, разбираем подробно особенности заполнения новой формы.
Что такое ЕФС-1
ЕФС-1 — новый отчет, его еще называют «Единая форма сведений». ЕФС-1 сдают с 2023 года все компании и ИП, у которых есть штатные сотрудники, совместители и сотрудники, которые работают по договорам ГПХ.
В каком виде должен быть отчет ЕФС-1. Форма подачи зависит от числа сотрудников:
- 11 человек и больше — сведения подаются только в электронном виде;
- 10 человек и меньше — форму можно представить на выбор в электронном или бумажном виде.
Электронную форму нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
Кто отвечает за подготовку ЕФС-1. В законе не прописано, какие сотрудники заполняют ЕФС-1 — это обязанность работодателя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников будет нести ответственность за подготовку нового отчета. Например, можно либо поручить весь отчет бухгалтеру, либо разделить обязанности так: за раздел 1.3 и раздел 2 отвечает бухгалтер, за остальные части — сотрудник отдела кадров.
Состав ЕФС-1: какие разделы он содержит
Новый отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:
- Раздел 1 — в нем указывают данные о кадровых событиях, пенсионном стаже и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
- Раздел 2 — в нем указывают данные об исчисленных взносах на травматизм, об обязательных медосмотрах и специальной оценке рабочих мест. Раньше это был расчет 4-ФСС.
Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» состоит из таких подразделов:
- 1 — сведения о каждом сотруднике. Подраздел 1 надо заполнять к двум подразделам — 1.2 и 1.1;
- 1.1 — сведения о трудовой деятельности;
- 1.2 — сведения о трудовом стаже;
- 1.3 — сведения о зарплате и деятельности сотрудников госучреждений. Дальше мы не будем его рассматривать, бизнес не сдает этот подраздел;
- 2 — основания для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии;
- 3 — сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.
Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевую ЕФС-1 подавать не нужно.
Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» состоит из таких подразделов:
- 2.1 — информация о страховых взносах;
- 2.2 — частные агентства занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
- 2.3 — результаты проведенных обязательных медосмотров работников и спецоценки.
Показали в таблице, как соотносятся старые формы с разделами и подразделами ЕФС-1.
| Новая форма ЕФС-1 | Старая форма |
|---|---|
| Подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» | СЗВ-ТД |
| Подраздел 1 и подраздел 1.2 раздела 1 «Сведения о страховом стаже» | СЗВ-СТАЖ |
| Подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии» | |
| Подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» | ДСВ-3 |
| Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев» | 4-ФСС |
В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1
У отчета ЕФС-1 нет единого срока сдачи. Для каждого подраздела — свой срок. Если срок сдачи выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий.
Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам
| Раздел, подраздел | Срок сдачи |
|---|---|
| Ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе либо подачи заявления о способе ведения трудовой книжки. Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об оформлении, прекращении, приостановлении или возобновлении трудового договора, заключении или прекращении договора ГПХ | |
| Подраздел 1.2 раздела 1 | Ежегодно, до 25 января года, следующего за отчетным годом |
| Подраздел 2 раздела 1 | Одновременно с подразделом 1.2, если есть сведения о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии |
| Подраздел 3 раздела 1 | Ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
| Раздел 2 | Ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
Сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году
| Раздел, подраздел | Срок сдачи |
|---|---|
| До 25-го числа за предыдущий месяц либо не позднее ближайшего рабочего дня после кадрового события | |
| Подраздел 1.2 раздела 1 | До 25 января 2023 года — за 2022 год. До 25 января 2024 года — за 2023 год |
| Подраздел 2 раздела 1 | До 25 января 2023 года — за 2022 год. До 25 января 2024 года — за 2023 год |
| Подраздел 3 раздела 1 | За 1‑й квартал — до 25 апреля. За полугодие — до 25 июля. За 9 месяцев — до 25 октября. За 2023 год — до 25 января 2024 года |
| Раздел 2 | За 1‑й квартал — до 25 апреля. За полугодие — до 25 июля. За 9 месяцев — до 25 октября. За 2023 год — до 25 января 2024 года |
Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами
Ко всем подразделам нужно заполнять титульный лист и подразделы, в зависимости от подаваемых сведений. Например, если сотрудник уволился, нужно заполнить: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1. Если работодатель перечислил в отчетном периоде допвзносы на накопительную пенсию — титульный лист и подраздел 3 раздела 1.
Мы подготовили шаблоны для заполнения:
Дальше кратко рассмотрим особенности заполнения новой формы.
Титульный лист одинаков для всех подразделов. На титульном листе формы ЕФС-1 заполняют данные о работодателе:
- регистрационный номер страхователя;
- наименование организации;
- ИНН;
- КПП;
- коды статистики;
- ОГРН или ОГРНИП.
Все, кроме кодов статистики, можно взять из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Выписки можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы.
Коды статистики организации можно посмотреть на территориальном сайте Росстата. Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязаны заполнять только государственные и муниципальные учреждения. Остальные могут оставить их пустыми.
Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Заполнять нужно только те разделы, по которым есть сведения, пустые листы не подают.
Собрали в таблице информацию, какие части раздела 1 надо подавать, если происходят определенные события. Плюсом обозначены подразделы, которые нужно заполнять, минусом — которые подавать не надо.
| Тип подаваемых сведений | Титул | 1 | 1.1 | 1.2 | 1.3 | 2 | 3 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Произошли кадровые события: прием, увольнение, перевод | + | + | + | − | − | − | − |
| Есть особенности, которые влияют на страховой стаж, например сотрудники, которые находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы | + | + | − | + | − | − | − |
| Сотрудники имеют право на досрочную пенсию | + | − | − | − | − | + | − |
| Работодатель уплатил допвзносы на накопительную пенсию | + | − | − | − | − | − | + |
Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В нем указывают сведения о каждом сотруднике по трудовому договору или ГПХ. Данные берут из паспорта сотрудника, его СНИЛС и ИНН.
В поле «Код категории ЗЛ» указывают код в зависимости от статуса сотрудника.
| Код | Категория застрахованного лица |
|---|---|
| ГРФ | Граждане РФ |
| ПЖИГ | Иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории России |
| ВЖИГ | Иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории России, а также временно пребывающие на территории России иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище |
| ВПИГ | Иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории России, за исключением высококвалифицированных специалистов |
| ВКС | Иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории России |
Поле «Гражданство (код страны)» заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира: указывают цифровой код, который соответствует гражданству сотрудника. Например, для граждан РФ — код «643». Для лиц без гражданства — код «000».
Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 3 нужно указать код и сокращенное название кадрового события.
| Код | Сокращенное название события | Полное название события |
|---|---|---|
| 1 | ПРИЕМ | Прием на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу в пределах одной компании |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования работодателя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с записью в трудовую книжку. Указывают разряды, классы или другие категории этих профессий, специальностей или уровней квалификации: класс, категория, классный чин |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) | Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
| 7 | ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ | Приостановление действия трудового договора с сотрудником на период военной службы по мобилизации или по контракту |
| 8 | ВОЗОБНОВЛЕНИЕ | Возобновление действия трудового договора с сотрудником после окончания военной службы по мобилизации или по контракту |
| 9 | НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ | Начало периода работы по договору ГПХ, договору авторского заказа |
| 10 | ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ | Окончание периода работы по договору ГПХ |
В графе 5 «Трудовая функция» указывают наименование:
- должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- наименование структурного подразделения, если условие о работе в подразделении есть в трудовом договоре.
Если подают сведения по внутренним или внешним совместителям, в этой графе нужно указать, что сотрудник трудится по совместительству. Когда заключают договор ГПХ, графу не заполняют.
Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняют, если подают отчет с событиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
В графе 6 пишут кодовое обозначение выполняемой функции. Код состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», его берут из Общероссийского классификатора занятий — ОКЗ. Для договоров ГПХ в графе 6 после кода выполняемой функции указывают дополнительно код договора.
Коды видов договора ГПХ
| Код | Вид договора |
|---|---|
| ДГПХ | Договор гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг |
| ДАВТ | Договор авторского заказа |
| ДОИП | Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
| ИЗЛД | Издательский лицензионный договор |
| ЛДПИ | Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства |
Графу 7 «Причины увольнения» заполняют, когда увольняют сотрудника. В ней указывают код причины увольнения из раздела «Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы…» и вписывают без сокращений причину, по которой расторгли трудовой договор.
Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» заполняют и сдают не по всем работникам, а только по тем, которые в текущем году:
- выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
- работали в сельском хозяйстве и при подсчете стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, по которому устанавливают повышенный размер пенсии;
- формировали свои пенсионные права в соответствии с законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
- замещали государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
- работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
- работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
- имели периоды простоя или отстранения от работы;
- имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
- находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты.
В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают тип формы, которую сдают:
- исходная;
- назначение пенсии;
- корректирующая;
- отменяющая.
В графах 2 и 3 вписывают даты, когда сотрудник начал и закончил работать. Их указывают в пределах года, за который сдают отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2022 года, в отчете за 2023 год в графе «Период работы» указывают «с 01.01.2023 по 31.12.2023».
В отчет также включают сотрудников-совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Данные о периодах работы берут из табелей и договоров ГПХ.
Остальные строки заполняют по приложениям из порядка заполнения ЕФС-1, утвержденного постановлением правления ПФР.
Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Этот раздел заменил бывший отчет 4-ФСС. Как его заполнять — разобрали подробно в отдельной статье.
Если кратко, сюда входят такие подразделы:
- 2.1 — информация о страховых взносах;
- 2.2 — для частных агентств занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
- 2.3 — результаты проведенных медосмотров работников и спецоценки.
Работодатели должны сдавать:
- подразделы 2.1 и 2.3 — всегда;
- подраздел 2.2 — если есть данные для заполнения.
Не сдают раздел 2 с подразделами только компании и ИП на АУСН.
Куда сдавать ЕФС-1
Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России — СФР. Подавать надо по месту учета компании или ИП.
Отчет ЕФС-1 по обособленному подразделению подают по месту регистрации подразделения, если у него открыт отдельный счет в банке и оно начисляет выплаты работникам и страховые взносы на них. Если эти условия не выполняются, данные по обособленному подразделению включают в раздел 2 ЕФС-1 головного подразделения.
Ответственность за нарушение правил сдачи отчета
Если не сдать подразделы отчета вовремя или не сдать вовсе, наказать могут как работодателя — компанию или ИП, так и должностное лицо, например директора.
| Нарушение | Наказание для должностного лица | Наказание для компании или ИП | Чем установлено |
|---|---|---|---|
| Не сдан подраздел 1.1 раздела 1 | Предупреждение или штраф | — | ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ |
| Не сдан подраздел 1.2 раздела 1 | — | Штраф 500 ₽ за каждого работника, сведения о котором должны быть в подразделе | ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Не сдан подраздел 2 | — | Штраф 500 ₽ за каждого работника, сведения о котором должны быть в подразделе | ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Не сдан подраздел 3 раздела 1 | — | Штраф 500 ₽ за каждого работника, сведения о котором должны быть в подразделе | ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Не сдан раздел 2 | — | 5% от суммы взносов, которая должна быть уплачена в бюджет за истекший квартал, но не более 30% от суммы взносов по разделу 2 и не менее 1000 ₽ | п. 1 ст. 26.30 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ |
