Как платить НДФЛ за сотрудников
С выплат сотрудникам работодатель, кроме бизнеса на АУСН, должен удерживать НДФЛ — налог на доходы физических лиц. Перечислять налог в бюджет нужно дважды в месяц, а также два раза представлять уведомления об удержанных суммах. Сроки уплаты зависят от даты удержания налога.
Что такое НДФЛ
НДФЛ — это налог, который платят физлица без статуса самозанятого или ИП почти со всех своих доходов. Если человек официально трудоустроен, работодатель выступает налоговым агентом: удерживает НДФЛ и выдает зарплату уже за вычетом налога.
Работодатель должен удерживать НДФЛ со всех выплат по трудовым договорам и договорам ГПХ на выполнение работ или оказание услуг.
У офис-менеджера Петровой оклад — 50 000 ₽, годовой доход — 600 000 ₽.
НДФЛ: 50 000 ₽ × 13% = 6 500 ₽.
Работодатель выдает на руки: 50 000 ₽ − 6 500 ₽ = 43 500 ₽.
Ставки НДФЛ зависят от нескольких факторов, рассмотрим их ниже более подробно. Речь пойдет только про НДФЛ с выплат персоналу. Налог, который человек со статусом ИП или без платит за себя, — отдельная тема, его в статье касаться не будем.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Ставки подоходного налога
Ставка НДФЛ зависит от следующих факторов:
- статуса человека: налоговый резидент России или нет;
- вида дохода;
- суммы годового дохода.
Дальше рассмотрим отдельно ставки НДФЛ для резидентов и нерезидентов.
Чек-лист «Что делать, если налоговая вызвала сотрудников на допрос»
Налоговая может вызвать свидетелей на допрос, если подозревает, что компания нарочно занижает размер налогов. Рассказываем в гайде, как вести себя, если сотрудники получили повестку от налоговой, и как подготовить их к встрече с инспектором.
НДФЛ для резидентов
Налоговые резиденты — это люди, которые находятся в России минимум 183 календарных дня в течение 12 месяцев подряд. Гражданство и место работы в РФ обычно не важны. В 2024 у резидентов две ставки НДФЛ, с 2025 года — пять.
Отдельные доходы облагают по ставке 35%, например материальную выгоду по беспроцентному займу от работодателя.
В 2024 году большинство доходов резидентов, например зарплату, облагают НДФЛ по ставке 13% при сумме до 5 млн рублей с начала года и 15% — с превышения.
Зарплата работника за год — 6 000 000 ₽. Пока доход не достигнет 5 000 000 ₽, работодатель удерживает НДФЛ по ставке 13%, а затем — по ставке 15% с оставшегося 1 000 000 ₽.
С 2025 года ставок НДФЛ пять: 13, 15, 18, 20 и 22%. По ним облагают зарплату, премии, отпускные, больничные. Как и в 2024 году, повышенную ставку НДФЛ применяют к сумме превышения над лимитом.
Покажем на примере, как это работает.
Зарплата сотрудника — 270 000 ₽ в месяц. Годовой доход — 3 240 000 ₽.
В сентябре суммарный доход работника с начала года стал 2 430 000 ₽ и превысил 2 400 000 ₽. Поэтому для части заплаты ставка НДФЛ 13%, а для другой — 15%.
Общая сумма налога за год: 2 400 000 ₽ × 13% + 840 000 ₽ × 15% = 438 000 ₽.
Для сравнения, при том же уровне дохода НДФЛ в 2024 году был бы меньше на 16 800 ₽: 438 000 ₽ − 3 240 000 ₽ × 13%.
НДФЛ для нерезидентов
По общему правилу, нерезидент платит 30% с доходов, но есть исключения.
В 2024 году некоторые доходы нерезидентов облагаются по ставке НДФЛ 13% при сумме до 5 млн рублей с начала года и 15% — с превышения над ней.
В 2025 году для иностранцев-резидентов при расчете НДФЛ применяют пятиуровневую прогрессивную шкалу ставок НДФЛ: 13, 15, 18, 20 и 22%. Выплаты по договору ГПХ, если заказчик в России, тоже облагаются по пятиуровневой шкале.
Какие выплаты не облагаются подоходным налогом
НДФЛ не нужно платить с государственных пособий, кроме больничного, материальной помощи в связи со смертью близких родственников, суточных в пределах лимитов, выходных пособий в пределах трех среднемесячных заработков. Полный перечень необлагаемых доходов — в налоговом кодексе.
Как быть эффективным даже в конце года: советы из книг
Налоговые вычеты при расчете НДФЛ
Налоговый вычет — это сумма, которая уменьшает налоговую базу. Это значит, что доход работника можно снизить на сумму вычета и заплатить меньшую сумму НДФЛ.
Все вычеты применяются только к доходам налоговых резидентов, облагаемым НДФЛ, кроме дивидендов и процентов по вкладам.
У менеджера Поповой оклад 50 000 ₽ и есть ежемесячный вычет 1 400 ₽ на ребенка.
С ее оклада работодатель должен удержать: (50 000 ₽ − 1 400 ₽) × 13% = 6 318 ₽. Без вычета получилось бы 6 500 ₽: 50 000 ₽ × 13%.
Вычеты по НДФЛ бывают стандартные, имущественные, социальные и профессиональные.
Стандартные вычеты
Стандартные вычеты бывают:
- на самого сотрудника;
- на его детей;
- по ГТО.
Вычеты сотрудник может получать через работодателя ежемесячно до месяца, когда его доход не достиг определенной суммы нарастающим итогом с начала года. Если сотрудник вправе получить несколько стандартных вычетов, применяют один — максимальный. Исключение — вычет на ребенка, его предоставляют в любом случае.
Также особняком стоит вычет по ГТО: его однократно дают работнику в месяце, когда он сдал нормативы ГТО, получил или подтвердил знак отличия и прошел диспансеризацию.
Вычеты на себя положены льготным категориям граждан, например инвалидам, участникам боевых действий, людям, перенесшим заболевания, связанные с радиацией из-за аварии на ЧАЭС.
Размер вычета зависит от льготной категории. Например, вычет на инвалидов детства и инвалидов первой и второй групп — 500 ₽ в месяц, а на принимавших участие в ликвидации последствий чернобыльской аварии — 3 000 ₽ в месяц.
Вычеты на ребенка могут ежемесячно получать каждый:
- из родителей — не важно, в браке они или нет;
- усыновителей, опекунов, попечителей;
- приемных родителей.
В 2024 году детский вычет предоставляют до месяца, в котором облагаемый доход нарастающим итогом с начала года превысит 350 000 ₽, а в 2025 году — 450 000 ₽.
Размер вычета — от 1 400 до 12 000 ₽. Сумма зависит от того, какой ребенок по счету, от его здоровья и статуса родителя.
Вычет 12 000 ₽ суммируется с вычетом в зависимости от очередности ребенка-инвалида. Так, если он первый, общая величина вычета — 13 400 ₽ = 12 000 ₽ + 1 400 ₽. По таким же правилам суммируется вычет для опекунов или попечителей ребенка-инвалида.
Чтобы получить вычет, в 2024 году сотрудник должен представить работодателю заявление и документы, которые подтвердят право на вычет, например свидетельство о рождении ребенка.
С 1 января 2025 года достаточно подать документы о праве на вычет, заявление не нужно.
Вычет по ГТО. С 2025 года граждане смогут заявить вычет за выполнение нормативов Всероссийского физкультурно-спортивного комплекса «Готов к труду и обороне», ГТО. Сумма вычета за год — 18 000 ₽, экономия на НДФЛ — 2 340 ₽ при ставке 13%. Подробно про условия получения этого вычета рассказали в отдельной статье.
Имущественные вычеты
Есть два вида имущественных вычетов, которые может получить сотрудник:
- на покупку жилой недвижимости или доли в ней: квартиры, комнаты, жилого дома, земельного участка с готовым домом или для его строительства;
- на выплату процентов по ипотечному кредиту.
Работодатель предоставляет вычеты по уведомлению из ИФНС. Заявление на получение вычета сотрудник должен подать в налоговую инспекцию сам. А налоговая уведомит работодателя, что у сотрудника есть право на имущественный вычет.
Вычет на покупку недвижимости. Размер вычета зависит от затрат на приобретение, но максимально — 2 000 000 ₽. Если вся годовая зарплата работника облагается по ставке 13%, можно сэкономить 260 000 ₽ на НДФЛ: 2 000 000 ₽ × 13%.
Если объект обошелся дешевле 2 000 000 ₽, остаток переносят на следующий объект. Если дороже, вычет будет однократным.
В 2023 году Иван Петров купил квартиру за 7 000 000 ₽. Это больше максимальной суммы вычета 2 000 000 ₽, значит, в дальнейших расчетах участвует эта сумма.
Оклад Ивана — 90 000 ₽. На руки он получает 90 000 ₽ − (90 000 × 13%) = 78 300 ₽.
В марте 2025 года Иван подал уведомление в налоговую инспекцию на получение вычета. В апреле налоговая предоставила работодателю подтверждение права на вычет.
Начиная с апреля сотрудник получает на руки уже не 78 300 ₽, а 90 000 ₽, а также работодатель вернет ему излишне удержанный НДФЛ за январь — март: 11 700 ₽ × 3 мес. = 35 100 ₽.
Так как сумма доходов Ивана за год — 1 080 000 ₽, то остаток вычета 920 000 ₽ перейдет на 2025 год. Если Иван оформит еще одно уведомление о праве на вычет через работодателя, то в 2025 году сэкономит на НДФЛ 119 600 ₽: 920 000 ₽ × 13%
Вычет на выплату процентов по ипотеке. Его максимальный размер — 3 000 000 ₽, за счет чего можно сэкономить 390 000 ₽ на НДФЛ: 3 000 000 ₽ × 13%, при условии, что весь годовой доход облагается по ставке 13%.
Получить вычет по ипотеке можно только по одному объекту недвижимости. Если общая сумма выплат меньше 390 000 ₽, остаток сгорает.
При этом сотруднику не нужно ждать полного погашения ипотеки. Он может подавать документы на вычет ежегодно.
Важно, что оба вычета — на покупку недвижимости и выплату процентов — суммируются. Это значит, что максимально сотрудник может сэкономить до 650 000 ₽ НДФЛ, если все его годовые заработки облагаются НДФЛ по ставке 13%.
Социальный вычет
Социальный вычет может получить сотрудник:
- за лечение себя, супруга, детей, близких родственников, за обучение себя, супруга, брата или сестры, за фитнес для себя или ребенка — до 150 000 ₽ в год по всем расходам;
- за обучение детей — максимум 100 000 ₽ на каждого ребенка.
Если лечение входит в специальный перечень правительства, вернуть можно 13, 15, 18, 20 или 22% от всей потраченной суммы.
Сотрудник должен запросить в налоговой уведомление для вычета, оно придет напрямую работодателю. Тогда работодатель предоставит вычеты в том числе и за предыдущие месяцы календарного года.
Профессиональные вычеты
Профессиональные вычеты могут получить исполнители работ, услуг по договорам ГПХ и получатели авторских вознаграждений.
При выплате доходов по гражданско-правовым договорам исполнителю положен вычет в размере документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением работ или оказанием услуг.
По авторскому вознаграждению размер вычета такой:
- если получатель дохода может подтвердить затраты документами, то вычет равен расходам;
- если получатель дохода не может подтвердить затраты или они меньше фиксированной суммы, то предоставляют фиксированный вычет. Например, вычет из гонорара за написание статьи — 20%.
Чтобы получить вычет, нужно подать работодателю заявление.
Алгоритм расчета подоходного налога с зарплаты в 2025 году
Работодателям нужно рассчитывать НДФЛ резидентов по такому алгоритму:
1. Посчитать налоговую базу по НДФЛ — на каждую дату получения дохода нарастающим итогом с начала года. В налоговую базу включают, например, зарплату, премии, выплаты по договорам ГПХ.
2. Полученную сумму доходов сотрудника нужно уменьшить на предоставленные ему с начала года вычеты по НДФЛ — их сумму тоже считают нарастающим итогом с начала года.
3. Исчислить налог по формуле:
4. Посчитать НДФЛ, который нужно удержать на дату выплаты дохода сотрудника:
Рассмотрим на примере. Допустим, зарплата руководителя отдела продаж Ильина — 100 000 ₽ в месяц. Ему положен вычет на ребенка до месяца, в котором доход достигнет 450 000 ₽, поэтому начиная с пятого месяца — мая — этого вычета уже не будет.
Зарплату и вычеты на ребенка считаем нарастающим итогом.
В следующем году Ильина повысили до коммерческого директора, теперь его зарплата — 550 000 ₽ в месяц. Вычет на ребенка ему не положен, потому что доход превышает лимит по вычету уже в январе.
В пятом месяце — мае — его доход превысит 2 400 000 ₽, а в десятом месяце — октябре — его доход превысит 5 000 000 ₽, и НДФЛ бухгалтер будет считать по повышенной ставке.
С ноября и до конца года с зарплаты Ильина будут удерживать подоходный налог 99 000 ₽ — по ставке 18%.
Калькулятор НДФЛ для 2024 года поможет правильно исчислить налог и проверить удержания из любого вида доходов.
- Сумма на руки0 ₽ноль рублей 00 копеек
- Сумма до вычета налогов0 ₽ноль рублей 00 копеек
Как удержать НДФЛ
Рассчитанный НДФЛ работодатель удерживает из ближайшей выплаты сотруднику и перечисляет в бюджет. При этом важны следующие даты:
- день удержания НДФЛ;
- срок уплаты НДФЛ.
День удержания НДФЛ из зарплаты зависит от вида и способа выдачи дохода.
НДФЛ удерживают в целых рублях, сумму до 50 копеек отбрасывают, а 50 копеек и более округляют до полного рубля.
Если удержать налог из дохода сотрудника невозможно до 31 января следующего года включительно, то компания или ИП обязаны уведомить об этом налоговую не позднее 25 февраля того же года. То есть за 2024 год — до 25 февраля 2025 года.
Срок уплаты НДФЛ
Налог надо перечислять единым налоговым платежом — ЕНП — на единый налоговый счет — ЕНС. У каждого налогоплательщика свой счет.
А чтобы налоговая списала НДФЛ с ЕНС, надо подать уведомление об исчисленной сумме налога.
То есть порядок такой:
- Подать уведомление об исчисленных суммах платежей.
- Перечислить деньги на ЕНС.
- В последний день срока уплаты НДФЛ налоговая спишет его с ЕНС.
Если срок уплаты НДФЛ выпал на выходной, праздничный или нерабочий день, перечислить налог нужно в ближайший за ним рабочий день. А чтобы не запутаться в датах подачи уведомлений и перечисления НДФЛ, предлагаем воспользоваться календарем бухгалтера.
Как отчитаться по НДФЛ
Компании и ИП — налоговые агенты ежеквартально сдают в налоговую расчет 6-НДФЛ. В нем показывают все доходы, с которых налоговый агент исчислил и удержал НДФЛ, а также сумму налога. Например, зарплату сотрудников и доходы по гражданско-правовым договорам и НДФЛ с них.
Форма 6-НДФЛ
Расчет подают в инспекцию налоговые агенты — компании и ИП, от которых физлица получили доход.
Сроки сдачи 6-НДФЛ:
- за первый квартал — до 25 апреля;
- за полугодие — до 25 июля;
- за 9 месяцев — до 25 октября;
- за год — до 25 февраля следующего года.
Если с начала года не начисляли и не выплачивали доходы физлицам, то формально налоговым агентом компания или ИП не является и подавать нулевой расчет 6-НДФЛ не нужно. Но если в предыдущие годы подавали расчет, налоговая будет ожидать его и в текущем, а за непредставление может заблокировать счет. Поэтому нулевой 6-НДФЛ лучше сдать.
Если у работодателя более 10 сотрудников, которые получали выплаты, 6-НДФЛ нужно сдавать в электронном виде. Если менее — отчитаться можно как электронно, так и на бумаге.
Что будет, если не платить НДФЛ
Если работодатель не удержит НДФЛ или не перечислит налог в бюджет, его могут оштрафовать на 20% от суммы налога и начислить пени. Сам налог тоже взыщут.
Еще могут оштрафовать тех, кто сдает отчетность по НДФЛ не вовремя или с ошибками:
- за опоздание с расчетом — 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки, а при просрочке более 20 рабочих дней налоговая может заблокировать расчетные счета компании или ИП;
- за неправильные сведения в 6-НДФЛ — 500 ₽ за каждый документ;
- за расчет, представленный неправильным способом — 200 ₽.
Должностное лицо — директора или бухгалтера — могут оштрафовать на 300—500 ₽, если он не представил сведения в налоговую, представил их не полностью или с ошибками.
Для должностных лиц малых и средних предприятий и предпринимателей за первое нарушение предусмотрена замена штрафа на предупреждение.
Работодатель может избежать штрафа за занижение НДФЛ. Для этого ему нужно сначала уплатить налог и пени, а затем подать уточненный расчет. Сделать это нужно раньше, чем налоговая сообщит об ошибке или назначит выездную проверку.
Главное
- Работодатель удерживает НДФЛ со всех выплат по трудовым договорам и договорам ГПХ.
- С 2025 года ставок по НДФЛ пять: 13, 15, 18, 20 и 22%. Их применяют к зарплате, премиям, отпускным, больничным.
- По НДФЛ нужно подать уведомление до 25-го числа месяца уплаты. По НДФЛ, удержанному с 23-го по последнее число месяца, — до 3-го числа следующего месяца. Перечислять налог нужно тоже два раза в месяц, а в декабре — до трех раз.
- Если работодатель не удержит НДФЛ или не перечислит налог в бюджет, его могут оштрафовать на 20% от суммы недоимки.
Какие у вас сложности с расчетом НДФЛ за сотрудников? Делитесь в комментариях.
Вот это да, столько головной боли с этим 😰
Спасибо, очень вовремя наткнулась на эту статью 👍
user5827, рады, что вам было полезно ;)
Столько бумажной волокиты. Ну его…))) Буду работать в найме
Что делать, если я получаю доход за рубежом?
А если я плачу сотрудникам частями, то как лучше платить налог?
lana.mayak, перечислять налог нужно не позднее дня выплаты зарплаты.
У меня получилось не платить и никто не замечал. Работаю дальше