Без лишних бумаг: как компании сэкономить на печати документов
Аутсорсинг печати способен сократить затраты на обслуживание принтеров и печать документов в среднем на 50—70%. Основатель и коммерческий директор SPRINT Кирилл Рубцов — о том, в каких случаях стоит передать организацию печати внешнему подрядчику.
Реальный пример заказчика, самостоятельно организующего сервис печати
В крупной промышленной компании установлено около 4 тысяч устройств (всего более 600 наименований техники). Часть оборудования функционирует еще
При этом сколько и каких материалов, с какой периодичностью нужно закупать — неизвестно. Необходимо предугадать и сделать заказ с запасом на длительный период. И это огромная проблема для ИТ-руководителей: администраторы тратят на обслуживание парка печатающих устройств много времени, постоянно «тушат пожары», сталкиваются с непредсказуемым качеством картриджей от разных производителей и тонут в попытке обосновать выбор тех или иных устройств. Этот клубок проблем очень часто удается распутать с помощью передачи поддержки сервиса печати на аутсорсинг.
Разберемся, какие компании и в каких случаях обращаются к этому инструменту.
Кто использует аутсорсинг печати
Обычно услугой аутсорсинга печати документов пользуются крупные компании, у которых на поддержке находятся сотни или тысячи принтеров и многофункциональных устройств (МФУ). Своевременное обеспечение такого парка расходными материалами, а также ремонт и учет всего оборудования становится слишком трудоемким и затратным направлением работы ИТ.
Кроме того, аутсорсинг печати полезен компаниям среднего и крупного бизнеса, филиалы и офисы которых находятся в разных городах страны. Поддержка внутреннего парка принтеров в таких условиях становится довольно сложной задачей, требующей вовлечения множества специалистов и подрядных организаций.
Аутсорсинг печати также необходим развивающимся компаниям, когда
Компаниям с одним системным администратором и несколькими принтерами аутсорсинг печати не требуется, так как они могут справиться с этой задачей самостоятельно и без больших затрат.
Причины привлечения внешних специалистов
Мы провели опрос и выяснили, для чего компании переходят на аутсорсинг печати. Можно выделить две ключевые причины.
Первая — необходимость разгрузить ИТ-департамент, в чьи задачи входят функции по поддержке работоспособности всех ИТ-систем и сервисов, включая информационные системы, связь, серверы, рабочие места и т. д. Чтобы сосредоточиться на более критичных для бизнеса ИТ-функциях, обслуживание печатающей техники отдают внешним подрядчикам. Это помогает повысить эффективность работы ИТ-департамента, а также скорректировать мотивацию сотрудников.
Квалифицированные инженеры и ИТ-специалисты, как правило, не любят заниматься рутинной работой, связанной с обслуживанием печатающих устройств. Они не видят в этом возможностей для развития, а значит, теряют лояльность к компании и могут начать искать более интересную работу.
Другая причина, по которой компании выбирают аутсорсинг, связана с желанием обеспечить прозрачность затрат. Полезно провести аудит печати, который поможет проанализировать, как формируются расходы на эту функцию, и выработать решения по их оптимизации.
Для многих компаний услуги печати становятся «черной дырой», поглощающей ресурсы в виде бумаги, картриджей, запчастей и самих устройств. Когда компания переходит на аутсорсинг печати, она получает ясное представление о том, за что платит.
Обычно для решения подобной задачи устанавливаются тарифы — стоимость одного листа или отпечатка, произведенного на принтере. Тарифы зависят как от типа отпечатка (цветной или черно-белый), так и от моделей устройств: на мощных производительных принтерах стоимость печати, как правило, ниже, чем на маленьких персональных устройствах.
Пример сокращения затрат при переходе на аутсорсинг
Офис FMCG-компании занимал два больших здания. На 1500 сотрудников приходилось более 60 принтеров. Анализ процессов печати показал, что есть возможность сократить количество устройств до 10. В рамках решения данной задачи были установлены высокопроизводительные цветные устройства HP формата А3 с системой безопасной печати и использованием карт доступа сотрудников для авторизации. Это позволило вдвое снизить цену печати цветных документов, а также привело к общему снижению объемов печати на 70%.
Печать по-новому
Еще одна причина привлечения аутсорсинговой компании — желание по-новому организовать процесс безопасной печати документов. Например, реализовать функцию авторизации пользователей на МФУ с помощью своего пропуска для сканирования и печати документов. Часто с такими запросами приходят топ-менеджеры, которые увидели подобные проекты в других компаниях.
Пересмотр процесса печати может обеспечить существенную экономию. Например, в центральном офисе компании из финансового сектора работало 1200 сотрудников, которые использовали около 300 принтеров различных моделей, многие из которых устарели. Некоторые из устройств, как выяснилось, генерировали значительные затраты из-за частых ремонтов.
Мы предложили организовать print room на каждом этаже офисного здания: вместо персональных принтеров, которые стояли у сотрудников по кабинетам, выделить специальные комнаты для печати, в каждую из которых поставить высокопроизводительное устройство и внедрить систему печати по картам. Проект был реализован за полгода. В итоге вместо 300 аппаратов было выставлено около 25 устройств, а затраты на печать снизились более чем на 60%.
Минимальный документооборот
Кроме того, территориально распределенные компании очень часто сталкиваются с необходимостью работать со множеством различных поставщиков из разных регионов. Для каждого партнера требуется отдельный договор и документооборот: в каждом городе нужен поставщик расходных материалов и услуг по ремонту принтеров. Переход на аутсорсинг печати позволяет получить один договор и один счет в месяц за все услуги. В результате достигается экономия внутренних ресурсов в отделах документооборота и бухгалтерии.
Таким образом, аутсорсинг печати (как и передача непрофильных функций внешним подрядчикам во многих других сферах) позволяет удерживать внутренних специалистов, увеличивать эффективность работы ИТ-департаментов, повышать доступность сервиса печати для пользователей, минимизировать документооборот, обеспечивать прозрачность и сокращение затрат для бизнеса.
Как найти партнера по аутсорсингу
При выборе партнера важно учесть его опыт работы и репутацию на рынке. Исследование и оценка релевантных отзывов могут помочь сделать осознанный выбор. В сфере бизнеса довольно популярна такая практика, как референс-визиты, когда заказчик просит подрядчика познакомить со своими действующими клиентами.
Руководители ИТ-отделов потенциального и действующего клиента, как правило, общаются довольно откровенно: в этой сфере существует особая солидарность, и специалисты делятся заслуживающей доверия информацией. Получение объективной оценки работы, обратная связь и возможность узнать мнение других клиентов играют ключевую роль в принятии решений о сотрудничестве.
Хотите рассказать о своем бизнесе или поделиться экспертизой?
В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.
О чем можно рассказать?
- Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
- О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.
Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.
После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.
Ждем ваших историй!
Как вы находите партнеров по аутсорсингу? Расскажите в комментариях.