Как эффективно решить проблему с выплатами самозанятым
Официальные выплаты персоналу — неотъемлемая часть успешной деятельности любого бизнеса. Это способствует удержанию и мотивации сотрудников, а также позволяет соблюдать законодательство. В последнее время крупные компании обращаются к самозанятым исполнителям, ведь такой вид налогового режима привлекательный и выгодный. Так в 2023 году спрос на самозанятых вырос на 26%. Рассказываем о том, с какими проблемами сталкивается бизнес в контексте официальных выплат.
Несмотря на всю выгоду, которую предоставляет самозанятость, организация правильной и своевременной выплаты становится сложной задачей. Рассмотрим основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, и предложим возможные решения, чтобы облегчить процесс.
Проблема 1. Отношения с Федеральной налоговой службой
Пользуясь услугами самозанятых, компании опасаются, что налоговая служба может признать отношения трудовыми, что повлечет за собой сложности с выплатами персоналу. В 2021 году стало известно, что ФНС России разработала специальную скоринговую систему — механизм позволяет выявить организации, которые злоупотребляют самозанятостью и используют ее в схемах налоговой оптимизации. Анализируя периодичность и источники выплат, а также связи между самозанятыми, их клиентами и предыдущими работодателями, система выявляет потенциальные нарушения. Компании, которые обладают признаками нарушений, попадают в группу риска и подвергаются дополнительным проверкам со стороны налоговой службы.
Решение. Грамотно составленные документы. Для таких случаев подойдет договор гражданско-правового характера (ГПХ). При заключении нужно учесть:
- У самозанятого должен быть оформлен соответствующий статус. Проверить это можно по ИНН на официальном сайте ФНС или в приложении «Мой налог».
- Сфера оказываемых услуг (вид работ). Следите, чтобы предоставляемый вид работ соответствовал перечню, одобренному законодательством. Это указано на сайте.
- Условия оплаты. Определите сумму, способы и сроки оплаты за выполненные работы или услуги. После завершения работы обязательно требуйте от самозанятого чек, в нем должны быть указаны все данные, вплоть до копейки в зарплате.
Проблема 2. Документы для оформления выплат
Признание отношений трудовыми — полбеды. В своей практике мы часто сталкиваемся с тем, что работодатели испытывают трудности с закрывающими документами.
Решение. Используйте акт выполненных работ, счет на оплату и чек самозанятого. Акт выполненных работ необходим в большинстве случаев для подстраховки. Так, если у налоговой возникнут вопросы, наличие акта может обезопасить юридическое лицо. Вы можете оформить акт самостоятельно, в нем нужно указать: реквизиты договора ГПХ, наименование, объём и сроки выполненных работ, стоимость и другое.
Также вы можете оформить акт через специальные сервисы, на рынке их множество. Самое главное, чтобы акт оформлялся сразу после окончания смены.
Чек самозанятого. Его исполнитель формирует самостоятельно в приложении «Мой налог». В нем должны быть указаны дата, ИНН заказчика и точная стоимость услуги.
Проблема 3. Высокая стоимость на единицу персонала
По данным консалтинговой сети FinExpertiza, на российском рынке труда складывается рекордный дефицит соискателей с 2005 года. Из-за кадрового голода компании сейчас готовы платить за нового сотрудника чуть ли не 5-10 тысяч, чтобы он просто вышел на смену, особенно в периоды пиковых нагрузок.
Также стоит отметить, что стали дорогими каналы привлечения трафика. Ввиду санкций, многие рекламные площадки ушли с российского рынка, а отечественные джоб-борды повысили цены. Кроме этого, выросли цены и на услуги кадровых агентств: по нашим подсчетам, примерно в 2,5 раза.
Такие изменения негативно влияют на выплаты персоналу, поскольку привлечение и удержание сотрудников значительно сокращают бюджеты компаний.
Решение: крупные онлайн-площадки для поиска исполнителей. Обычно платформы для поиска исполнителей взимают небольшую комиссию за предоставление проверенного персонала. Здесь важно подходить к выбору площадки с умом. Следите, чтобы комиссия взималась только после окончания смены, ведь всегда есть риск, что исполнитель не выйдет на работу. Также учитывайте, какой у площадки штат самозанятых, есть ли рейтинг соискателей.
Дополнительным решение — это развитый HR-бренд. Исполнители охотнее обращают внимание на компанию с развитым HR-брендом. Если заказчик выделяется на фоне остальных, ему не обязательно привлекать большие бюджеты для привлечения сотрудника.
Выделим критерии хорошего HR-бренда.
Уникальность и самоценность. Бренд обладает уникальными и привлекательными характеристиками, которые отличают его от конкурентов. Пример — компания Google, ценящая свободу в самовыражении сотрудников.
Профессионализм и экспертиза. HR-бренд демонстрирует высокий уровень профессионализма и экспертизы в области управления персоналом. Он должен быть в состоянии предложить качественные решения и услуги для улучшения работы сотрудников.
Привлекательный работодатель. Бренд стремится создать привлекательную среду для работы, которая будет способствовать удержанию талантливых сотрудников и привлечению новых. Пример — «Яндекс».
Связь с ценностями компании. HR-бренд согласован с ценностями и культурой компании. Он должен отражать цели и миссию организации. Пример — Patagonia, известная ответственным подходом к экологии.
Эффективный коммуникационный подход. Бренд имеет эффективные стратегии коммуникации с потенциальными кандидатами и существующими сотрудниками. Это может включать использование социальных сетей, блогов, медиа и других каналов связи для продвижения и укрепления бренда.
Обратная связь и непрерывное развитие. HR-бренд активно собирает обратную связь от сотрудников и кандидатов, стараясь улучшить свою работу и адаптироваться к изменяющимся потребностям и ожиданиям рынка труда.
Общие решения для бизнеса
Рассмотрим дополнительные решения, которые могут пригодиться компаниям в контексте выплат самозанятому персоналу.
Внедрение электронных систем выплат и автоматизация процессов. Это значительно упрощает процесс выплат и обеспечивает более точный контроль над финансовыми операциями.
ЭСВ также автоматически рассчитывает налоги и отчисления в соответствии с законодательством. Это помогает избежать проблем с налоговыми органами. Кроме этого, внедрение системы позволяет проводить аудит заработной платы, что повышает прозрачность движения средств и укрепляет доверие персонала к бизнесу.
Улучшение системы учета и контроля выплат. Оно включает в себя:
- пересмотр текущих процедур учета и контроля;
- разработку четких стандартов и политик;
- организацию регулярных аудитов для обнаружения возможных ошибок.
Например, один из наших клиентов компания Erite Logistics столкнулась с проблемой неправильного расчета налогов и отчислений. Процесс учета выплат осуществлялся вручную, что имело возможность ошибок и подвергало компанию риску налоговых санкций.
Для решения этой проблемы Erite Logistics разработала подробные стандарты и политики, которые определяют, как должны быть рассчитаны отчисления, какие формулы и методы могут быть использованы. Процедуры учета были заменены на автоматизированные системы, которые сводят к минимуму возможность ошибок.
Обучение и поддержка персонала в сфере официальных выплат. Обучение поможет персоналу полноценно понять процесс выплат, а поддержка 24/7 решит возникающие вопросы и проблемы.
Многие наши клиенты сталкиваются с проблемами несвоевременной выплаты заработной платы и упрощением документооборота для налоговых органов. Мы решили закрыть эту боль, поэтому помогаем автоматизировать работу с исполнителями: сами предоставляем всю необходимую документацию — договор перед сменой, акт выполненных работ и чек для самозанятого. Так значительно сокращается время на процесс адаптации исполнителя, и выполняются все налоговые обязательства, кроме того все необходимое по каждому самозанятому хранится одном месте.
В процессе работы мы столкнулись и с тем, что клиенты не понимают процесса выплат и основных аспектов официальных расчетов. Для того, чтобы решить эту проблему, мы всем компаниям советуем организовать серию тренингов и семинаров, где штатные сотрудники получат информацию о правилах и процедурах выплат: как правильно заполнять чеки в приложении «Мой налог», зачем самозанятому выдается бонус в размере 10 000 ₽ и другое.
А как вы решаете проблему с официальными выплатами?