Бухгалтерия остается одной из главных «болей» современного бизнеса, поскольку требует высокой ответственности, понимания всех нюансов правил и законов и особой точности, что достаточно сложно обеспечить при регулярных изменениях налогового законодательства. Здесь возникает резонный вопрос: бухгалтер в штате или на аутсорсинге?
Как понять, что компании нужен аутсорсинг
Если раньше основным преимуществом передачи дел на аутсорсинг считалась экономия и рациональное использование собственных финансов, то сейчас предприниматели видят в этом больший смысл. Таким образом они могут освободиться от определенных функций, получить поддержку профессионалов и сосредоточиться на том, что они умеют делать лучше всего, — развитии собственного бизнеса.
Однако, выбирать аутсорсинг стоит при определенных задачах.
Нужно делегировать часть процессов, и под эти процессы сложно взять инхаус-специалиста. Например, сотрудник в штате будет обходиться слишком дорого, потому что, помимо заработной платы бухгалтера и страховых взносов +30%, нужны дополнительные затраты на оборудование рабочего места, программное обеспечение, в том числе такие справочные системы, как Гарант, Консультант.
Нужно передать ответственность за результат. Существует стереотип, что аутсорсинг бухгалтерии подходит по большей мере малому бизнесу. Однако и крупные компании идут на заключение договора, даже если стоимость привлечения аутсорсинговой компании будет выше, чем найм в штат, из-за преимуществ передачи ответственности.
Со штатными сотрудниками это сделать сложнее, так как в рамках трудового договора прописать такую ответственность нельзя. К тому же руководителям без знания бухгалтерского учета не так легко проверить компетентность того или иного сотрудника, а привлечение недостаточно квалифицированного сотрудника может привести как к налоговым, так и репутационным рискам.
Нужно передать мультифункциональные обязанности. Например, совмещение бухгалтерии и услуг кадрового специалиста. В случае с инхаус-командой для этого часто нужны два человека, а это двойное увеличение затрат. Кроме того, если необходимы бухгалтер и финансовый директор, стоит ожидать кратный рост расходов, ведь финансовый директор — это высококлассный специалист, и содержание человека в штате потребует значительных вложений.
Виды аутсорсинга
Первый вид аутсорсинга — это разовые услуги или консультирование. К примеру, когда необходима консультационная поддержка при открытии нового направления и нужно определить оптимальную систему налогообложения. Или бухгалтер оказывает разовую услугу — помощь с упрощенными системами налогообложения в составлении налоговых регистров или закрывающих документов для контрагентов.
Также может быть полный аутсорсинг. В таком случае предприниматель полностью передает все задачи по бухгалтерии вплоть до выставления счетов, ведения первичной документации, расчетов с контрагентами, приема сотрудников и подготовки отчетов за них. В моей компании бывает ситуация, когда наш бухгалтер работает прямо в компании заказчика, a второй, главный бухгалтер, работает уже удаленно.
Разовые услуги больше подходят для начинающих предпринимателей и самозанятых. Если меняются условия работы, растет компания, появляются сотрудники, необходима уже полная передача бухгалтерии на аутсорсинг.
Аутсорсинговая компания — это, в хорошем смысле слова, конвейер: все процессы здесь грамотно построены, отлажены, во многом автоматизированы, а сотрудники работают по четким регламентам.
Что это дает клиентам?
Сокращение расходов. Услуги бухгалтера на аутсорсинге обойдутся дешевле, чем сотрудник в штате, так как у компании есть несколько заказчиков, за счёт чего она может снижать стоимость работ. Кроме того, это сокращение расходов на зарплаты, страховые взносы, ПО, вложения в обучение сотрудников — так как налоговое и бухгалтерское законодательство в России часто меняется и команду нужно постоянно обучать. В некоторых компаниях при передаче учетных функций на аутсорсинг расходы могут снизиться на порядок — в 5-10 раз.
Бесперебойная работа. Если бухгалтер в штате ушел в отпуск или на больничный — заменить его некому, и нужны минимум два сотрудника. В аутсорсинговой компании менеджер клиента может передать полномочия и ответственность коллеге — всегда есть подменный бухгалтер, который полностью примет на себя все процессы.
Передача ответственности. Штатный бухгалтер несет ответственность только по трудовому договору. При заключении договора аутсорсинга с компанией ответственность уже гражданско-правовая, то есть как у заказчика и подрядчика. И, соответственно, эта ответственность несётся даже после расторжения договора, в рамках конкретного периода работы. Поэтому если возникнут налоговые санкции или другие финансовые последствия в виде штрафов и пеней, то ответственность аутсорсера прописана в договоре, а у надежных компаний еще и застрахована. Все потери заказчика будут возмещены компанией или страховой.
Квалифицированный персонал. Аутсорсинговые компании тщательно следят за своей репутацией и за обучением сотрудников, участвуют в различных семинарах и форумах для того, чтобы поддерживать высокий уровень профессионализма. Они постоянно следят за изменениями законодательства, поэтому нет таких рисков, как если штатный бухгалтер отправляет необновленную декларацию, её не принимают, и компания попадает на штраф.
Комплексная поддержка. Заключая договор с аутсорсинговой компанией, можно одновременно получить не только бухгалтерские услуги, но и кадровые, юридические, маркетинговые, в зависимости от размеров компании и объема предоставляемых услуг. В штат для это понадобилось бы нанять 2-4 сотрудника и более.
Минусы аутсорсинга
Их меньше, но они присутствуют.
Сниженная оперативность. У специалиста аутсорсинговой компании не один клиент, и это нужно понимать. Может произойти такое, что бухгалтер не сможет ответить в ту же секунду, как если бы руководитель пришел в кабинет к своему сотруднику. Период ответа увеличивается в зависимости от сложности вопроса, например, если в отчетный период клиент решит взять кредит, то подготовка кредитной документации скорее всего будет перенесена на определенный срок, так как у подрядчика в приоритете сейчас сдача отчетов.
Ограниченный договором пул задач. Сотрудники в штате часто могут выполнить работу “сверх” своих обязанностей, но в аутсорсинге дополнительные задачи, которые выходят за рамки договора, выполняются за дополнительную плату. Та же кредитная документация, если она не входит в пакет обслуживания, будет считаться отдельно.
Недостаточная погруженность в бизнес-процессы. Для некоторых компаний очень важно, чтобы бухгалтерия была встроена в какой-то бизнес-процесс. Например, в торговой компании менеджеры выставляют документы, бухгалтерия проверяет правильность заполнения и подписывает их, то есть несет за это ответственность и в дальнейшем участвует в процессе взыскания дебиторской задолженности, если документы были оформлены неверно или потерялись.
Передать подобные задачи на аутсорсинг будет гораздо сложнее, потому что ни один бухгалтер в аутсорсинге не будет участвовать в бизнес-процессах с такой вовлеченностью, ведь он принадлежит другой компании.
Вне зависимости от выбранного вами подхода к бухгалтерии, самое важное — обрести надежного и компетентного помощника в финансовых вопросах. Только грамотный и тщательный анализ рисков и преимуществ позволит подобрать лучший формат взаимодействия именно для вашего бизнеса.
А какой формат работы выбрали или планируете использовать вы — штатная бухгалтерия или аутсорсинг?