Функционал проектного управления IT-платформы по бережливому производству
Функционал проектного модуля в современной IT-системе способен разложить по полочкам идеи и предложения сотрудников, сформировать команду под проект, составить его структурный план и рассчитать конечный финансовый результат. Рассказываем, как поставить «на цифру» одну из важнейших составляющих бережливого производства — цифровую фабрику идей и управление проектами.
Методология Run-Change-Disrupt как способ совершенствования бизнеса
Проектное управление — это метод, ориентированный на достижение конкретных бизнес-целей через реализацию проектов. Он включает в себя планирование, организацию, управление ресурсами, контроль и анализ с целью достижения определенных результатов в установленные сроки и в рамках намеченного бюджета.
Блок проектного управления чаще всего применяется в больших и средних компаниях, где имеется значительное количество процессов, требующих координации, управления ресурсами и контроля за выполнением. Уровень использования блока проектного управления может быть различным: от полного внедрения методик и создания специализированных отделов до частичного использования инструментов в рамках отдельных проектов.
Без внедрения инноваций и трансформации процессов невозможно расширять или совершенствовать бизнес, внедрять новые продукты и проникать на новые рынки. Эти элементы неотделимы от роста компании. Именно поэтому многие международные и российские организации для реализации стратегий используют методологию Run-Change-Disrupt. Этот метод представляет собой стратегический подход к управлению бизнесом, который распределяет ресурсы и инвестиции между тремя основными направлениями. Ниже расскажем о них подробнее.
Run: операционная деятельность. Это текущие операции и стандартные процессы компании. Здесь фокус на обеспечении стабильности, эффективности и непрерывности текущей деятельности, которые обеспечивают основной доход.
Change: изменения. Этот аспект направлен на поиск возможностей для роста, развитие продуктов или услуг, идей, экспериментов и рынков. Здесь компания стремится к инновациям и развитию новых направлений, чтобы оставаться конкурентоспособной и адаптироваться к изменяющимся условиям рынка.
Disrupt: прорыв. Это самый радикальный аспект, где организация инвестирует в революционные идеи, инновации и эксперименты, которые могут значительно изменить текущий бизнес-ландшафт или создать новые рынки и возможности. Здесь компания ищет идеи для создания бизнес-моделей или деятельности, которые могут полностью изменить традиционные представления о рынке или индустрии.
Эта методология предлагает баланс между обеспечением стабильности текущего бизнеса (Run), поиском новых точек роста и инноваций (Change) и революционными экспериментами, которые могут перевернуть существующий бизнес-ландшафт (Disrupt).
Эффективные и оптимизированные процессы позволяют сохранить качество продукции или услуг при увеличении объемов производства, а также обеспечивают устойчивость и конкурентоспособность в долгосрочной перспективе. Они также способствуют снижению издержек, улучшению управляемости и более эффективному использованию ресурсов при расширении бизнеса. Именно поэтому грамотная настройка бизнес-процессов критически важна для масштабирования компании.
Развивать бережливое производство в бизнесе — это как заниматься спортом: не просто необходимость, а стратегия для роста и развития «в долгую». Подобно тому, как занятия физическими упражнениями поддерживают здоровье на долгие годы, бережливое производство поддерживает бизнес, делая его более эффективным, открытым и устойчивым к вызовам времени.
Без изменений бизнесу крайне сложно достичь долгосрочного развития
Отсутствие изменений в деле создает уязвимость перед конкурентами, которые активно адаптируются к условиям рынка. Из-за этого бизнес часто сталкивается с распространенными проблемами.
Недостаточные эффективность и качество процессов. Это может отразиться на конечных продукте или услуге, привести к ухудшению репутации компании, потере клиентов и недовольству среди текущих заказчиков.
Неэффективное использование ресурсов. Оно ведет к лишним издержкам и потерям. Излишние затраты на хранение запасов, непроизводительное использование оборудования и нерациональное расходование ресурсов могут существенно сократить прибыльность бизнеса и уменьшить его конкурентоспособность на рынке.
Беспорядок, неоптимальное использование рабочего пространства, потеря времени на поиск инструментов и материалов. Это снижает производительность труда и может привести к снижению мотивации сотрудников, повышению уровня стресса и неудовлетворенности работой, что, в свою очередь, отразится на общей эффективности компании.
Недостаточный контроль за процессами, затруднения в управлении производственными циклами. Это влечет за собой ошибки, задержки и проблемы, которые в конечном итоге повлияют на результативность работы компании и ее способность конкурировать на рынке.
Есть ли решения?
Современные IT-технологий способствуют оптимизации бизнес-процессов. В контексте бережливого производства эти инструменты помогают осуществлять необходимые изменения, направленные на повышение эффективности производственных операций.
Хотя в ряде случаев можно было бы ручными методами провести анализ и оптимизацию процессов, физически это далеко не всегда позволяет масштабировать подобные усовершенствования. Эффективное использование IT-инструментов открывает возможности для более широкой и глубокой реализации изменений в бизнесе, позволяя масштабировать и оптимизировать те аспекты производства, которые требуют реконструкции.
Как результат, IT-блок имеет важное значение, поскольку обеспечивает фундамент для внедрения и масштабирования инноваций в бизнес-процессах, особенно в рамках концепции бережливого производства.
Как «цифра» помогает в бережливом производстве
Становится понятно, что стремящаяся реализовать концепцию бережливого производства компания должна постоянно заниматься учетом и контролем — работать над выявлением и устранением реальных и возможных потерь, то есть, всех операций, потребляющих ресурсы, но не увеличивающих ценность продукции.
А это означает проведение всевозможных расчетов и решение уравнений. Следовательно, успех применения принципов данной концепции напрямую зависит от использования бизнесменами профильных цифровых сервисов, которые уже есть на рынке. С их помощью происходит внедрение и управление системой непрерывных улучшений в рамках реализации концепции бережливого производства.
Эти профильные IT-системы заточены на максимально эффективный мониторинг бизнеса на предмет всевозможных издержек: явных, скрытых и гипотетических. А еще способны взять на себя решение целого комплекса задач. Перечислим некоторых из них:
- Запуск «фабрики идей» — сбор идей и предложений по рационализации деятельности компании от сотрудников (с помощью отдельных программ, чатов, терминалов).
- Полная маршрутизация всего процесса принятия решения об одобрении идеи и конвертации ее в проект.
- Формирование команды под реализуемый проект в соответствии с его потребностями.
- Финальный расчет и осуществление постпроектного мониторинга.
- Создание шаблонов проектов на материале успешно реализованных кейсов для дальнейшего масштабирования в других компаниях группы.
- Предоставление быстрого доступа руководству и сотрудникам к информации о текущих и архивных проектах (электронный архив проекта).
- Распределение трудовых и денежных ресурсов в соответствии со стратегическими целями организации.
- Полное управление проектом или проектами, то есть проектным менеджментом, с распределением функционала по задачам и установлением ключевых сроков.
Дальше расскажем про инструменты, которые помогут внедрить бережливое производство.
Инструменты бережливого производства
Перечислим основные инструменты, необходимые для внедрения бережливого производства.
Кайдзен — постоянное совершенствование, начиная с производства и заканчивая высшим руководством, от директора до рядового рабочего. Кайдзен реализован с помощью блока инициатив, представленного в виде телеграм-бота. Этот инструмент обеспечивает прозрачность и эффективность процесса подачи и реализации идей в компании. Сотрудники могут без труда подавать свои идеи через телеграм-бот, описывая их суть и потенциальную ценность. Это снижает барьеры для внесения предложений и позволяет активнее вовлекать персонал в процесс инноваций.
Кроме того, благодаря этому боту сотрудники имеют возможность отслеживать статус реализации своих инициатив. Они могут получать уведомления о ходе выполнения, обновлениях или изменениях в их реализации, что способствует улучшению коммуникации и повышению прозрачности внутри компании. Этот инструмент не только упрощает процесс подачи предложений, но и способствует созданию более открытой рабочей среды, где каждый сотрудник может внести свой вклад в развитие компании.
5С — соблюдение всеми сотрудниками компании пяти правил, начинающихся на «С»: сортируй, то есть отделяй нужные вещи в работе от ненужных и последние выбрасывай, соблюдай порядок, содержи рабочее место в чистоте, стандартизируй, совершенствуй. Проектный модуль помогает выявлять области для улучшения и оптимизации, основываясь на принципах сортировки, систематизации, поддержания чистоты и порядка на рабочих местах, а также стандартизации и постоянного самосовершенствования.
Применение этого модуля позволяет не только создать эффективную методологию управления проектами, но и внедрить подходы, которые направлены на улучшение рабочей среды, повышение эффективности производственных процессов и сокращение потерь, что в итоге способствует общему развитию и конкурентоспособности компании.
Канбан — выделение проблемных областей путем измерения времени выполнения заказа и продолжительности цикла всего процесса и технологических этапов. Этот подход позволяет выявить узкие места, затрудняющие эффективность, и сосредоточить усилия на их улучшении. Ключевые бизнес-процессы в компании могут быть осмыслены и улучшены через применение блока проектного управления.
Этот методологический блок позволяет детально проанализировать текущие бизнес-процессы. Он помогает выявить зоны возможных улучшений и предложить корректировки, основываясь на данных о времени выполнения и циклах процессов. Это подразумевает не только выявление проблем, но и акцентирование внимания на разработке и реализации решений для оптимизации этих процедур.
Также использование блока проектного управления позволяет проверить эффективность введенных изменений через прототипирование и тестирование, обеспечивая возможность корректировки для достижения лучших результатов.
Картирование процессов представляет собой метод анализа и визуализации рабочих процессов и их ключевых аспектов. Диаграмма Ганта, в свою очередь, отражает этот анализ, позволяя визуально отслеживать и учитывать важные моменты, движения и события, связанные с этими процедурами.
Используя картирование процессов, компании могут создать подробную картину текущих рабочих потоков, определить ключевые этапы и основные движения. Цифровая платформа в этом контексте выступает как инструмент, который частично отображает этот анализ, более наглядно представляет последовательность действий и отслеживает временные рамки выполнения.
Можно уверенно предположить, что подобные цифровые решения в ближайшей перспективе станут надежными и эффективными помощниками предпринимателей из разных отраслей в деле планирования, проектирования и рационального ведения дел.
Расскажите, какими инструментами бережливого производства вы пользуетесь?