Как управлять проектами и держать всё под контролем: опыт MobileUp

Запускать новые проекты всегда немного волнительно. А вдруг не получится уложиться в сроки или бюджет, вдруг не удастся сделать по-настоящему качественный и функциональный продукт? Побороть эти опасения и достичь успеха помогает продуманная и экономически выверенная стратегия действий.

В статье руководитель проектов MobileUp Юлия Фролова рассказала, как спланировать проект и сделать его реализацию комфортной для всех участников.

После пресейла наступает этап передачи проекта в отдел проектного управления. Важно пройти его так, чтобы не «расплескать» по дороге всю добытую информацию. У нас в MobileUp этот этап состоит из нескольких шагов.

Передача знаний и документации. Отдел продаж передает все имеющиеся сведения о клиенте, его требованиях и особенностях проекта. Особое внимание уделяется договорам, соглашениям и другим артефактам, которые могут быть полезны для реализации.

Планирование и оценка рисков. На основе полученных данных руководитель проекта собирает команду и разрабатывает стратегию: определяет этапы и задачи, оценивает сроки выполнения. Дополнительно просчитывает возможные риски и разрабатывает план по управлению ими.

Дальше начинается самое интересное — команда приступает к реализации проекта в соответствии с намеченным планом. Если описывать процесс хронологически, он выглядит так:

1. Аналитика. Исследуем рынок и анализируем конкурентов. Составляем детальный план разработки, чтобы иметь четкое представление о следующих шагах.
2. Проектирование. Создаем детальные спецификации и требования, которые станут основой для разработки. Проектируем пользовательский интерфейс, определяем архитектуру и выбираем подходящие технологии.
3. Разработка бэкенда. Создаем серверную инфраструктуру и базу данных, работаем над бизнес-логикой и алгоритмами.
4. Разработка фронтенда. Реализуем функциональность на стороне клиента: создаем пользовательский интерфейс, обеспечиваем плавную и удобную работу.
   Интегрируем фронтенд с бэкендом, чтобы обеспечить обмен данными с сервером.
5. Тестирование. Проводим тесты, выявляем ошибки и недочеты. Исправляем их, чтобы обеспечить качество и надежность.
6. Развертывание. Готовим приложение к развертыванию на выбранной платформе (веб, мобильное устройство, настольное ПО и др.). Устанавливаем и настраиваем его на серверах или в магазинах приложений, а затем проверяем работоспособность.
7. Поддержка и обновления. Когда приложение развернуто, переходим к этапу поддержки: отслеживаем работу, принимаем обратную связь и выпускаем обновления. При необходимости добавляем новые функции на основе отзывов пользователей и изменений в индустрии.

Scrum. Грамотно составляем бэклог на каждый спринт, в ходе которого выполняем все запланированные таски. По окончании спринтов проводим ревью и ретро — мероприятия, позволяющие понять, что можно улучшить в проекте для достижения целей.

Kanban. В этой модели управления задачи могут переходить из одного спринта в другой, не нарушая глобальных планов. Также таски можно добавлять по ходу спринта. Мы оцениваем их важность и выполняем в порядке значимости.

Держать руку на пульсе помогают отлаженные процессы взаимодействия с командой и проектные артефакты. Например, мы еженедельно:

• сводим план-факт;
• сверяемся с планом проекта и корректируем его под актуальные запросы;
• сверяемся с финансовым планом;
• проводим синки с командой, где синхронизируемся по статусам задач. Точное количество созвонов зависит от размера проекта. В среднем это две-три встречи в неделю. На крупных проектах встречи ежедневные.

Мы ценим прозрачность в работе, поэтому каждую неделю отправляем заказчику документ с актуальными статусами по проекту. В нем рассказываем, чем закончилась прошлая неделя и что планируем на текущей. Также подсвечиваем риски и актуальные сроки. Дополнительно делаем сверки по видеосвязи раз в неделю, чтобы убедиться, что всё точно идет по плану.

Помимо еженедельной документации готовим отчеты в формате «план-факт». Предоставляем выгрузку из нашей системы логирования времени для детализации потраченных на проект часов.

Чтобы процессы не превратились в хаос, руководителю проекта важно отслеживать статусы задач и при необходимости оперативно принимать меры. Есть несколько инструментов, которые помогают в этом.

Jira — главный помощник руководителя проектов. Здесь мы планируем работу, описываем бизнес-требования и другую информацию, полезную для выполнения задач. Jira позволяет увидеть общую картину и оценить статусы задач. А еще она лучше всех знает, что происходит на проекте (разумеется, после руководителя проекта).

Harvest — сервис, который фиксирует рабочее время команды и переводит его в деньги. Каждый исполнитель в конце дня записывает, какие задачи и сколько времени у него заняли. Это позволяет в любой момент предоставить заказчику точные отчеты по часам работы на проекте за месяц.

Google Spreadsheet — must have для руководителя проектов. Любые матрицы фич, диаграммы Ганта, списки приоритетов, описания целевой аудитории и другие полезные материалы прекрасно уживаются в табличном виде и позволяют быстро получить исчерпывающую информацию.

Confluence — место, где собираем историю и документацию по проекту. Выглядит как большой справочник. У всех членов команды есть возможность туда обратиться и, если нужно, добавить информацию.

Zoom/Google Meet — сервисы для аудио- и видеозвонков. Есть функции, которые крайне трудно реализовать без «проговаривания голосом», поэтому без этих инструментов не обойтись. Но по запросу заказчика можем созваниваться и через другие платформы.

Конечно, этим всё не ограничивается. Бывает, что нужно начертить бизнес-процесс в draw.io, или подготовить доску для ретро-ревью в Miro, или что-нибудь еще. В зависимости от специфики проекта мы можем использовать дополнительные сервисы и платформы, однако базовый набор инструментов остается неизменным.

Как держать всё под контролем:

• Бережно относитесь к требованиям клиента и заранее продумывайте экономическую сторону проекта.
• Сохраняйте высокую вовлеченность на всех этапах. Не переставайте думать, что можно улучшить для скорейшего достижения целей.
• Перманентно контролируйте ход проекта и держите отчетность в актуальном состоянии. Делитесь отчетами с клиентом и командой.
• Используйте инструменты, которые позволяют отслеживать статусы задач и оперативно принимать необходимые меры.
• Регулярно разговаривайте с командой и создавайте пространства, в которых участники могут высказаться и задать вопросы о проекте. Это помогает синхронизироваться и лучше понимать, куда всё движется.

В рубрике «Блоги компаний» вы становитесь автором и делитесь личным опытом работы с клиентами, партнерами, рынком.

О чем можно рассказать?

• Обо всем, с чем вы столкнулись лично: вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
• О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.

После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.

Все подробности о формате, оформлении и возможных темах статей — в телеграм-боте @bs_community_bot.