Ученический договор: что нужно знать работодателю

Когда компания отправляет работника на обучение за свой счет, есть риск, что человек отучится и уволится. Получается, компания зря вложила деньги. Чтобы такого не случилось, нужно заключать ученический договор. По нему работник обязан после обучения проработать еще какое-то время, а если передумает — возместить работодателю расходы на обучение.

Рассказываем, как составить ученический договор, который защищает интересы работодателя. В статье найдете шаблоны договоров, которые можете доработать под свою ситуацию.

Ученический договор — соглашение об обучении за счет работодателя. Такой договор заключают, когда компании нужно повысить квалификацию человека, подготовить на новую должность или переобучить на другую специальность. Заключить такой договор можно с настоящим или будущим сотрудником.

По ученическому договору компания обязана за свои деньги обеспечить обучение сотрудника новым навыкам, а сотрудник — пройти обучение и отработать в компании срок, прописанный в договоре. Всем выгодно: сотрудник бесплатно получает новые знания, а компания — опытного специалиста с нужными навыками.

Кратко перечислили в таблице обязанности работодателя и ученика по ученическому договору.

С сотрудником. Сотрудника можно освободить от работы на время обучения либо обучать без отрыва от работы. Например, человек работает до 15:00, а с 15:00 до 18:00 учится — это отрыв от работы. А если человек трудится с 10:00 до 18:00 и в процессе чему-то учится либо занимается в вечернее время — это обучение без отрыва от работы.

Директор ООО «Первые цветы» решил начать оказывать услуги по разработке ландшафтного дизайна. Чтобы не искать нового специалиста и не тратить время на его адаптацию, он решил направить на обучение уже работающего сотрудника — Коптева. Директор заключил с ним ученический договор на обучение без отрыва от работы.

Работодатель предложил флористу Коптеву изучить ландшафтный дизайн и занять вакантную должность дизайнера. Обучение будет проходить в компании без отрыва от работы, то есть сотрудник усваивает знания в процессе основной работы. Его зарплата при этом не должна уменьшиться. Если Коптев получал 50 000 ₽ в месяц, в случае учебы без отрыва от работы он должен получить эту же сумму. И дополнительно — стипендию в размере федерального МРОТ 16 232 ₽ в 2023 году.

Представим, что Коптева направили на обучение в другой город. Срок обучения — месяц. Работодатель ему платит средний заработок — 50 000 ₽ и оплачивает командировочные расходы: билеты туда и обратно, жилье, суточные — 750 ₽ в день. На руки он получит: 50 000 + (750 × 30) = 72 500 ₽ плюс стипендию —16 232 ₽.

После обучения работодатель обязан принять ученика именно на ту должность, которая соответствует полученной квалификации по ученическому договору. То есть нельзя взять на работу офис-менеджером после обучения на экономиста.

Синебрюхов прошел собеседование на вакансию инженера, у него достаточно опыта для работы, но не хватает знаний специальных компьютерных программ, в которых работают инженеры компании. Руководитель решил оформить ученический договор с соискателем, чтобы будущий сотрудник мог изучить нужные программы.

Работодатель может проводить обучение сам или отправить человека учиться в другую компанию, например в онлайн-школу или на очные курсы от университета.

• индивидуальная — ученик самостоятельно изучает курс, то есть без преподавателей, либо преподаватель обучает одного ученика;
• бригадная — преподаватель обучает группу из нескольких учеников;
• курсовая — преподаватель обучает одного ученика или группу учеников, период обучения разбит на курсы.

Обучает сторонняя компания. Для этого с обучающей компанией или учебным центром нужно заключить договор об оказании образовательных услуг. У такой компании должна быть лицензия на образовательную деятельность.

Список документов для заключения ученического договора каждая компания устанавливает самостоятельно. Обычно у ученика просят паспорт и документы о предыдущем образовании.

Ученический договор заключают письменно в двух экземплярах — один экземпляр отдают ученику, другой остается у работодателя.

Работодатель и ученик подписывают договор до начала обучения.

В договоре обязательно нужно указать:

• наименование сторон: данные об ученике — ФИО — и о компании — название, ИНН, — а также о лице, которое будет подписывать договор от имени компании;
• профессию, специальность, квалификацию, которую ученик получит после обучения;
• срок обучения — компания устанавливает самостоятельно;
• срок, который ученик обязан отработать у работодателя после окончания обучения, — компания устанавливает самостоятельно;
• размер стипендии, которую ученику будет выплачивать работодатель, но не меньше федерального МРОТ;
• обязанность работника пройти обучение и отработать в компании в течение срока, установленного в ученическом договоре;
• обязанность компании обеспечить ученику возможность обучения. Например, можно прописать освобождение ученика от работы на период обучения или изменить режим его рабочего времени.

Кроме обязательных условий, в ученический договор можно включить дополнительные.

Дополнительные условия. Их можно включить в текст договора, если это не ущемляет права сотрудника и не противоречит трудовому кодексу, коллективному договору, межотраслевым соглашениям.

Например, нельзя включить в ученический договор положение, по которому сотрудник обязан возместить работодателю расходы на обучение в любом случае, даже если не уволится.

Еще нельзя включить условие, что сотрудник при увольнении без уважительных причин должен полностью возместить расходы на обучение. По закону, если сотрудник досрочно увольняется, возвращает не всю сумму — только часть за время, которое не отработал после обучения.

По условиям договора Коптев после обучения должен отработать в компании 2 года. Он увольняется, отработав год. Компания потратила на его обучение 150 000 ₽. Получается, что Коптеву придется вернуть половину суммы за неотработанный год 150 000 ₽ / 2 = 75 000 ₽.

Также нельзя обязать человека сдать экзамены на определенный балл, например не ниже 95. Если человек сдал на минимальный балл для зачета, значит, уже выполнил условие договора — прошел обучение.

Менять условия договора можно только по соглашению сторон. Работодатель не может в одностороннем порядке внести изменения в текст документа.

Если стороны обоюдно решили скорректировать договор, заключают дополнительное соглашение. В нем прописывают только пункты, которые решили скорректировать. Документ подписывают обе стороны: работодатель и ученик.

Допсоглашение тоже составляют в двух экземплярах: один остается у работодателя, второй — у ученика.

Есть два основных риска при использовании ученических договоров:

• со стороны налоговой — переквалификация ученического договора в трудовой;
• со стороны ученика — не отработает положенный срок по договору и не вернет деньги за обучение.

Налоговая переквалифицирует ученический договор в трудовой. Выплаты по ученическому договору не облагаются страховыми взносами. Поэтому некоторые работодатели, например на время испытательного срока, заключают ученический договор, а не трудовой.

Налоговая может переквалифицировать такие договоры в трудовые, если решит, что целью было уклониться от взносов. Например, налоговую может смутить, что в компании нет отдельных комнат для обучения и учебных планов.

Сотрудник не отработает положенный срок по договору и не вернет деньги за обучение. По общему правилу, работник должен вернуть деньги за свое обучение, если не отработает оговоренный срок — компания не теряет деньги. Но есть две ситуации, когда человек может не отрабатывать и не возвращать деньги:

• сотрудник уволится по уважительной причине;
• соискатель уволится, если работодатель не возьмет его на ту должность, по которой он обучился.

Случается, сотрудник увольняется сразу после обучения по причине, от него не зависящей. Например, его призвали на военную службу или он серьезно заболел. Тогда работодатель не может потребовать деньги за учебу обратно.

В законе нет перечня ситуаций, которые можно отнести к уважительным. Поэтому, если дело дойдет до суда, каждый случай судьи будут рассматривать индивидуально с учетом конкретных обстоятельств.

Соискатель не обязан возмещать расходы на обучение, если он окончил учебу, а работодатель отказался взять его на работу по полученной специальности. На другую должность работник может, но не обязан соглашаться.

Это подтверждает и судебная практика.

1. Ученический договор — соглашение об обучении за счет работодателя. Заключать ученический договор могут только компании. ИП и самозанятые оформлять такой договор не вправе.
2. Заключить ученический договор можно как с сотрудником, так и с соискателем.
3. Обучать может как компания-работодатель, так и сторонняя компания, например учебный центр.
4. По ученическому договору ученик должен успешно закончить обучение, например сдать в конце экзамены, а работодатель оплатить это обучение и выплачивать стипендию.
5. Если неправильно оформить ученический договор, налоговая может переквалифицировать его в трудовой и доначислить страховые взносы.