Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП

Если ИП понадобился сотрудник, его нужно оформить по договору. Некоторым работникам подойдет договор ГПХ, другим — только трудовой. Это зависит от того, какую работу будет выполнять сотрудник — постоянную или разовую.

Если неправильно оформить работника, можно получить серьезный штраф или даже сесть в тюрьму. Конечно, это случается крайне редко, но законом такое наказание предусмотрено.

Чтобы все сделать по правилам, крупным компаниям нужно подготовить много кадровых документов, но микропредприятия могут действовать по упрощенной схеме. Правда, в этом случае документов тоже будет достаточно, но все же меньше, чем при стандартном оформлении.

В статье рассказываем, как ИП принять на работу сотрудника по трудовому договору по упрощенной схеме. Собрали шаблоны и подготовили примеры заполнения и оформления документов. Статья будет полезна ИП-микропредприятиям, которые впервые нанимают сотрудника в штат. Бизнесу, который уже давно работает с наймом, статья не подойдет.

Иногда предприниматели договариваются с работниками на словах: мол, ты продашь мой товар, а я тебе за это заплачу. Со стороны выглядит удобно: индивидуальный предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживают НДФЛ. Но это незаконно. Предпринимателя могут наказать.

ИП могут привлечь к административной, налоговой и уголовной ответственности.

Кроме потенциальных проблем с трудовой инспекцией и налоговой еще есть риск конфликта с сотрудником. Когда заключен договор, там прописаны взаимные обязанности: что должен делать сотрудник, а что ему за это должен работодатель. В случае конфликта всегда можно открыть договор — там четко прописано, о чем вы договаривались изначально и какие условия обе стороны должны соблюдать. Договор защищает не только работника, но и работодателя.

Когда договора нет, может возникнуть ситуация, что сотрудник отказывается выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Например, взяли на работу менеджера по продажам и планировали, что он будет обзванивать клиентов после их визита в офис, а он отказывается это делать. И без договора работодатель не сможет законно на него повлиять.

Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и пожаловаться, что его специально не оформили официально. Если это получится доказать, трудовая инспекция начислит работодателю штраф и передаст сведения в налоговую. А та доначислит НДФЛ, взносы, пени и тоже оштрафует.

Чтобы избежать проблем, рекомендуем оформлять договор с работником.

Здесь кратко напомним.

В этом договоре вы прописываете конкретную услугу или список работ, вознаграждение за этот объем и сроки. Исполнитель должен выполнить условия договора, но вы не можете контролировать, где, когда и как он будет работать.

Можно заказать разработку сайта по договору ГПХ, но нельзя при этом заставить исполнителя приходить в офис с 09:00 до 18:00 и заниматься сайтом под вашим контролем.

Если сотрудник должен постоянно выполнять работу — например, каждый день по графику продавать товар в вашем магазине, заниматься маркетингом компании в соцсетях из вашего офиса, — нужен трудовой договор.

По трудовому договору у сотрудника есть конкретные обязанности и зоны ответственности, за которые он отвечает. Сотруднику по трудовому договору можно обозначить рабочие часы, место работы, дресс-код и контролировать, как и где он выполняет свои обязанности.

ИП нанимает менеджера в салон по продаже окон и устанавливает, что обеденный перерыв длится с 12:00 до 13:00, а на рабочем месте нужно носить белый верх и черный низ. Если работник закрыл офис и пошел на обед в 14:00 или заявился на работу в джинсах с дырками на коленях, ИП может потребовать соблюдения правил и применить дисциплинарные меры — замечание, выговор, а в некоторых случаях увольнение.

Нельзя выбрать договор ГПХ для постоянного сотрудника, чтобы не предоставлять ему гарантии по ТК РФ. Если трудовая инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой, придется оформить работника в штат и уплатить штраф — до 10 000 ₽.

Чтобы оформить сотрудника, работодатель должен разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных сотрудников, документы по охране труда и другие. Такие документы называют локальными нормативными актами.

К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год меньше 120 млн рублей и менее 15 сотрудников в штате.

Если ИП относится к микропредприятиям, можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. При найме первого работника по трудовому договору будет чуть больше задач, чем при трудоустройстве следующих. В целом схема такая:

Почти на каждом шаге понадобится оформить кадровые документы. Сейчас закон разрешает разрабатывать свои формы. Главное, чтобы там были все сведения и условия из ТК РФ. Но удобнее воспользоваться унифицированными формами — это шаблоны кадровых документов.

Пройдемся по плану, как оформить сотрудника в ИП и разберем, что делать на каждом шаге и какие унифицированные формы понадобятся.

Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать, — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура ИП: должности, сотрудники, зарплаты.

В штатном расписании должны быть:

ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание: по закону он не считается работником в своем бизнесе.

Документы сотрудника. Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника такие документы:

В договоре должны быть:

Если не внести какие-то из обязательных условий, у договора все равно будет юридическая сила. Но, чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Трудовой договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель — на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу.

Лучше, если еще перед началом работы сотрудник будет понимать, какие конкретно задачи он должен выполнять и какую информацию вы считаете секретной и не хотите разглашать.

Если работодатель решает издать приказ о приеме на работу, то лучше это сделать сразу после заключения трудового договора.

Заполнить форму нужно так:

Сейчас заполнять трудовую книжку нужно только тем работникам, у которых она уже есть и там нет записи об отказе сотрудника от продолжения ее ведения.

В СФР отправляют подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Его нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда происходят какие-то кадровые изменения, например прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.

По каждому сотруднику подают отдельный отчет после изменений:

Бывает так, что человек дорожит своей бумажной трудовой и все еще хочет продолжать вести ее. Тогда вы должны вносить в нее записи и правильно хранить.

Заполнить бумажную трудовую книжку нужно так.

Неполным рабочим временем считают сокращенную рабочую неделю, например три рабочих дня в неделю при пятидневке, или сокращенный рабочий день, например 4 часа вместо 8.

Прием сотрудника на неполный рабочий день — такая же процедура, как и обычное оформление в штат: нужно подготовить трудовой договор, вписать информацию в трудовую книжку, если она есть.

Если сотрудник работает меньше 4 часов в день, можно не устанавливать обеденный перерыв, но на это надо указать в трудовом договоре.

Оклад в трудовом договоре указывают полностью — сумму, которая зафиксирована в штатном расписании. А получать сотрудник будет только за то время, которое работал. Для этого в трудовом договоре пишут, что зарплату начисляют пропорционально отработанному времени.

В трудовой книжке писать о том, что сотрудник работает неполный рабочий день, не нужно. Запись делается так же, как и для работников на полный день.

Срочный договор действует до определенной даты или события. Даже если сотрудник работает хорошо, работодатель может его уволить. Временных сотрудников оформляют по срочному трудовому договору.

Предлагать всем сотрудникам срочные трудовые договоры, даже если работа постоянная, могут ИП — субъекты малого бизнеса. У них в штате должно быть не более 35 человек или до 20 в розничной торговле и сфере бытовых услуг.

По закону срочный договор можно заключить на срок до 5 лет. Если срок подошел, а вы не уволили сотрудника или он не ушел сам, договор автоматически становится бессрочным.

Временного сотрудника оформляют так же, как и постоянного: готовят трудовой договор, заполняют трудовую книжку, если она есть.