Дайджест
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей
Подписываясь на дайджест, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Разыгрываем 300 000 ₽ на запуск бизнеса. Участвовать
ПодробнееПолучайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей
Подписываясь на дайджест, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Как ИП принять первого сотрудника по трудовому договору — внутри шаблоны кадровых документов при приеме на работу, которые можно скачать и использовать
Эксперт по кадровому делопроизводству
Как ИП принять первого сотрудника по трудовому договору — внутри шаблоны кадровых документов при приеме на работу, которые можно скачать и использовать
Эксперт по кадровому делопроизводству
Если ИП понадобился сотрудник, его нужно оформить по договору. Некоторым работникам подойдет договор ГПХ, другим — только трудовой. Это зависит от того, какую работу будет выполнять сотрудник — постоянную или разовую.
Если неправильно оформить работника, можно получить серьезный штраф или даже сесть в тюрьму. Конечно, это случается крайне редко, но законом такое наказание предусмотрено.
Чтобы все сделать по правилам, крупным компаниям нужно подготовить много кадровых документов, но микропредприятия могут действовать по упрощенной схеме. Правда, в этом случае документов тоже будет достаточно, но все же меньше, чем при стандартном оформлении.
В статье рассказываем, как ИП принять на работу сотрудника по трудовому договору по упрощенной схеме. Собрали шаблоны и подготовили примеры заполнения и оформления документов. Статья будет полезна ИП-микропредприятиям, которые впервые нанимают сотрудника в штат. Бизнесу, который уже давно работает с наймом, статья не подойдет.
Иногда предприниматели договариваются с работниками на словах: мол, ты продашь мой товар, а я тебе за это заплачу. Со стороны выглядит удобно: индивидуальный предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживают НДФЛ. Но это незаконно. Предпринимателя могут наказать.
ИП могут привлечь к административной, налоговой и уголовной ответственности.
Ответственность | Что грозит ИП |
---|---|
Административная | Штраф до 10 000 ₽ |
Налоговая | Взыскание НДФЛ и страховых взносов со всех выплат работнику. Штраф — 40% от недоимки |
Уголовная | При недоимке больше 2,7 млн рублей в совокупности за три года подряд — штраф до 300 000 ₽, исправительные работы или лишение свободы до 1 года |
Кроме потенциальных проблем с трудовой инспекцией и налоговой еще есть риск конфликта с сотрудником. Когда заключен договор, там прописаны взаимные обязанности: что должен делать сотрудник, а что ему за это должен работодатель. В случае конфликта всегда можно открыть договор — там четко прописано, о чем вы договаривались изначально и какие условия обе стороны должны соблюдать. Договор защищает не только работника, но и работодателя.
Когда договора нет, может возникнуть ситуация, что сотрудник отказывается выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Например, взяли на работу менеджера по продажам и планировали, что он будет обзванивать клиентов после их визита в офис, а он отказывается это делать. И без договора работодатель никак не сможет законно на него повлиять.
Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и пожаловаться, что его специально не оформили официально. Если это получится доказать, трудовая инспекция начислит работодателю штраф и передаст сведения в налоговую. А та доначислит НДФЛ, взносы, пени и тоже оштрафует.
Чтобы избежать проблем, рекомендуем оформлять договор с работником.
Вид договора зависит от особенностей работы сотрудника, которого вы планируете нанять. Подробно разобрали различия между трудовым договором и договором ГПХ в отдельной статье.
Здесь кратко напомним.
Если нужна разовая услуга или работа — например, продать партию товара, настроить рекламу магазина одежды, натянуть потолки в новом офисе, написать три статьи, — подойдет договор ГПХ.
В этом договоре вы прописываете конкретную услугу или список работ, вознаграждение за этот объем и сроки. Исполнитель должен выполнить условия этого договора, но вы не можете контролировать, где, когда и как он будет работать.
Можно заказать разработку сайта по договору ГПХ, но нельзя при этом заставить исполнителя приходить в офис с 09:00 до 18:00 и работать над сайтом под вашим контролем.
Если сотрудник должен постоянно выполнять работу — например, каждый день по графику продавать товар в вашем магазине, заниматься маркетингом компании в соцсетях из вашего офиса, — нужен трудовой договор.
По трудовому договору у сотрудника есть конкретные обязанности и зоны ответственности, за которые он отвечает. Сотруднику по трудовому договору можно обозначить рабочие часы, место работы, дресс-код и контролировать, как и где он выполняет свои обязанности.
ИП нанимает менеджера в салон по продаже окон и устанавливает, что обеденный перерыв длится с 12:00 до 13:00, а на рабочем месте нужно носить белый верх и черный низ. Если работник закрыл офис и пошел на обед в 14:00 или заявился на работу в джинсах с дырками на коленях, ИП может потребовать соблюдения правил и применить дисциплинарные меры — предупреждение, выговор, а в некоторых случаях увольнение.
Нельзя выбрать договор ГПХ для постоянного сотрудника, чтобы сэкономить. Если трудовая инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой, придется оформить работника в штат и уплатить штраф — до 10 000 ₽.
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Чтобы оформить сотрудника, работодатель должен разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных сотрудников, документы по охране труда и другие. Такие документы называют локальными нормативными актами.
Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников — без локальных нормативных актов. Все данные вносят в трудовой договор.
К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год меньше 120 млн рублей и менее 15 сотрудников в штате.
Проверить, входит ли ИП в категорию микропредприятий, можно на сайте налоговой службы. В строку поиска нужно ввести ОГРНИП, ИНН или ФИО предпринимателя.
Если ИП относится к микропредприятиям, можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. При найме первого работника по трудовому договору будет чуть больше задач, чем при трудоустройстве следующих. В целом схема такая:
Почти на каждом шаге понадобится оформить кадровые документы. Сейчас закон разрешает разрабатывать свои формы. Главное, чтобы там были все необходимые сведения, которые прописаны в Трудовом кодексе РФ. Но удобнее воспользоваться унифицированными формами — это шаблоны кадровых документов.
Такие формы можно найти на любом бухгалтерском или правовом портале и скачать бесплатно. Для этого нужно ввести название документа и номер ОКУД, если знаете его. Или найти альбом унифицированных форм, где есть все шаблоны нужных документов.
Пройдемся по плану, как оформить сотрудника в ИП и разберем, что делать на каждом шаге и какие унифицированные формы понадобятся.
Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать, — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура ИП: должности, сотрудники, зарплаты.
В альбомах унифицированных форм штатное расписание — форма Т-3, ОКУД 0301017.
В штатном расписании должны быть:
ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание: по закону он не считается работником в своем бизнесе.
Штатное расписание утверждают приказом. Его можно составить в свободной форме, шаблона нет.
Документы сотрудника. Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника такие документы:
Для всех сотрудников | Для некоторых категорий сотрудников |
---|---|
— паспорт; — СНИЛС — если его нет, придется получить через социальный фонд; —ИНН; — трудовая книжка, если она есть, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | — документы воинского учета для военнообязанных, например военный билет; — диплом или другой документ об образовании. Нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, медицинский диплом у врача или права у водителя; — справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, учителям и воспитателям; — медицинская книжка. Нужна, если работа связана с людьми: продавцам продуктов и непродовольственных товаров, парикмахерам, поварам |
Обязательные условия договора. Есть правила составления трудового договора, важно их соблюдать. ИП могут оштрафовать на сумму до 10 000 ₽, а за повторное нарушение — до 40 000 ₽.
В договоре обязательно должны быть:
Если не внести какие-то из обязательных условий, у договора все равно будет юридическая сила. Но, чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.
Дополнительные условия договора. Кроме обязательных условий в договор можно вписать все, что нужно, если это не ухудшает условия работы сотрудника. Например:
Можете составить свой трудовой договор или воспользоваться типовой формой.
Трудовой договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель — на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу.
Перед подписанием трудового договора дайте сотруднику под подпись изучить положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации, правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, положение об оплате труда и другие локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, если они у вас есть.
Лучше, если еще перед началом работы сотрудник будет понимать, какие конкретно задачи он должен выполнять и какую информацию вы считаете секретной и не хотите разглашать.
Если работодатель решает издать приказ о приеме на работу, то лучше это сделать сразу после заключения трудового договора.
Приказ оформляют, если это удобно работодателю. Закон этого не требует.
В альбомах унифицированных форм шаблон приказа о приеме на работу — форма Т-1, ОКУД 0301001.
Заполнить форму нужно так:
В 2023 году заполнять трудовую книжку нужно только тем работникам, у которых бумажная трудовая книжка уже есть и они решили продолжать ее вести.
Для тех, кто впервые устраивается на работу, заводить бумажную трудовую книжку не надо. Но в любом случае нужно передавать информацию о работниках в Социальный фонд РФ. Часто это называют электронной трудовой книжкой. Термин неофициальный, потому что никакой книжки нет: это электронный отчет, который вы отправляете в социальный фонд, но он прижился среди работодателей.
По новым правилам нужно сдавать в социальный фонд отчет по форме ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1. Его нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда происходят какие-то кадровые изменения, например прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.
По каждому сотруднику подают отдельный отчет после изменений:
Бывает так, что человек дорожит своей трудовой и все еще хочет продолжать вести ее в бумажном виде. Тогда вы должны вносить в нее записи и правильно ее хранить.
Вот по каким правилам надо заполнять бумажную трудовую:
Заполнить бумажную трудовую книжку нужно так.
В законе полставки и другие виды частичной занятости называются «неполное рабочее время».
Неполным рабочим временем считают сокращенную рабочую неделю, например три рабочих дня в неделю при пятидневке, или сокращенный рабочий день, например 4 часа вместо 8.
Прием сотрудника на неполный рабочий день — такая же процедура, как и обычное оформление в штат: нужно подготовить трудовой договор, вписать информацию в трудовую книжку, если она есть.
В трудовом договоре и приказе о приеме на работу нужно указать график: например, «работает на условиях неполного рабочего времени 5 дней в неделю с понедельника по пятницу с 09:00 до 13:00».
Если сотрудник работает меньше 4 часов в день, можно не устанавливать обеденный перерыв, но об этом нужно написать в трудовом договоре.
Оклад в трудовом договоре указывают полностью — сумму, которая зафиксирована в штатном расписании. А получать работник будет только за то время, которое работал. Чтобы не было разночтений, укажите в договоре, что заработная плата начисляется пропорционально отработанному времени.
В трудовой книжке писать о том, что сотрудник работает неполный рабочий день, не нужно. Запись делается так же, как и для работников на полный день.
Трудовые договоры бывают бессрочные и срочные.
Бессрочный договор заканчивается, когда его расторгают по инициативе работника, работодателя или по причинам, не зависящим от них.
Срочный договор действует до определенной даты или события. Даже если сотрудник работает хорошо, работодатель может его уволить. Временных сотрудников оформляют по срочному трудовому договору.
Чтобы оформить срочный трудовой договор, должна быть причина из ТК РФ, и ее нужно указать в договоре: сроки проекта, на который принят сотрудник, сезонная работа или трудоустройство на время декрета основного сотрудника.
Предлагать всем сотрудникам срочные трудовые договоры, даже если работа постоянная, могут ИП — субъекты малого бизнеса. У них в штате должно быть не более 35 человек или до 20 в розничной торговле и сфере бытовых услуг.
По закону срочный договор можно заключить на срок до 5 лет. Если срок подошел, а вы не уволили сотрудника или он не ушел сам, договор автоматически становится бессрочным.
Временного сотрудника оформляют так же, как и постоянного: готовят трудовой договор, заполняют трудовую книжку, если она есть.
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей
Подписываясь на дайджест, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности