Ученический договор: что нужно знать работодателю
Когда компания отправляет работника на обучение за свой счет, есть риск, что человек отучится и уволится. Получается, компания зря вложила деньги. Чтобы такого не случилось, нужно заключать ученический договор. По нему сотрудник обязан после обучения проработать еще какое-то время, а если передумает — возместить работодателю расходы на обучение.
Рассказываем, как составить ученический договор, который защищает интересы работодателя. В статье найдете шаблоны договоров, которые можете доработать под свою ситуацию.
Что такое ученический договор
Ученический договор — соглашение об обучении за счет работодателя. Его заключают, когда компании нужно повысить квалификацию человека, подготовить на новую должность или переобучить на другую специальность. Заключить такой договор можно с действующим или будущим сотрудником.
По ученическому договору компания обязана за свои деньги обеспечить обучение сотрудника новым навыкам, а сотрудник — пройти обучение и отработать срок, прописанный в договоре.
Зачем он нужен
Ученический договор выгоден всем сторонам. Сотрудник бесплатно получает новые знания, а компания — опытного специалиста с нужными навыками.
Ученический договор подстрахует работодателя от ситуации, когда человек сразу после обучения решает уволиться. По договору ему придется возместить затраты на обучение.
Кратко перечислили в таблице обязанности работодателя и ученика по ученическому договору.
Заключать ученический договор могут только компании. ИП и самозанятые без такого статуса оформлять договор не вправе.
С кем можно заключить ученический договор
Ученический договор разрешено подписать с сотрудниками или соискателями, которые только хотят устроиться в компанию. Это могут быть граждане РФ или иностранцы.
С сотрудником. Сотрудника можно освободить от работы на время обучения либо обучать без отрыва от работы. Например, человек трудится до 15:00, а с 15:00 до 18:00 учится — это отрыв от работы. А если человек трудится с 10:00 до 18:00 и в процессе чему-то учится либо занимается в вечернее время — это обучение без отрыва от работы.
В штате компании три специалиста по созданию ландшафтного дизайна и семь косильщиков травы. Спрос на ландшафтный дизайн растет, и руководитель решил обучить этому косильщиков. Они заключили ученические договоры на обучение без отрыва от работы. Часть рабочего дня косильщики занимаются своей работой, а часть — учатся у специалистов по созданию ландшафтного дизайна.
Если сотрудник учится без отрыва от работы — работодатель платит ему стипендию не меньше федерального МРОТ в месяц пропорционально времени обучения. А за рабочее время — зарплату, пропорционально отработанным часам.
Работодатель предложил флористу Коптеву изучить ландшафтный дизайн и занять вакантную должность дизайнера. Обучение будет проходить в компании без отрыва от работы, то есть сотрудник усваивает знания в процессе основной работы. Его зарплата не должна уменьшиться. Если Коптев получал 50 000 ₽ в месяц, в случае учебы без отрыва от работы он должен получить эту же сумму. И дополнительно — стипендию в размере федерального МРОТ 19 242 ₽ в 2024 году.
Если сотрудник не работает в период обучения или у него сокращенный рабочий день, а в остальное время он учится — работодатель вместо зарплаты платит средний заработок. Средний заработок считается по определенным правилам и не всегда совпадает с суммой зарплаты.
Представим, что Коптева направили на обучение в другой город. Срок обучения — месяц. Работодатель ему платит средний заработок — 50 000 ₽ и оплачивает командировочные расходы: билеты туда и обратно, жилье, суточные — 750 ₽ в день. На руки он получит: 50 000 + (750 × 30) = 72 500 ₽ плюс стипендию —19 242 ₽.
После обучения работодатель обязан принять ученика на должность, которая соответствует полученной квалификации по ученическому договору. То есть нельзя взять на работу офис-менеджером после обучения на экономиста.
С соискателем. За время обучения работодатель платит только стипендию.
Синебрюхов прошел собеседование на вакансию инженера, у него достаточно опыта, но не хватает знаний специальных компьютерных программ, в которых работают инженеры компании. Руководитель решил оформить ученический договор с соискателем, чтобы будущий сотрудник мог изучить нужные программы.
По условию ученического договора после обучения работодатель должен сразу принять на работу соискателя — испытательный срок устанавливать нельзя.
Если соискатель не посещал занятия или не сдал экзамен, компания вправе расторгнуть ученический договор и взыскать с ученика расходы на его обучение.
С иностранным гражданином. Договор можно заключить с иностранцем, даже если он не штатный сотрудник. Соглашение будет направлено только на обучение с возможностью трудоустройства в будущем. Чтобы работать в России, иностранному гражданину в большинстве случаев нужны разрешение или патент.
Кто и как может обучать сотрудника
Работодатель может проводить обучение сам или отправить человека учиться в другую компанию, например в онлайн-школу или на очные курсы от университета.
Обучает работодатель. Как именно выстроить процесс обучения, работодатель решает сам — закон это не регулирует. Обычно выбирают одну из трех форм обучения:
- индивидуальная — ученик сам изучает курс, либо преподаватель обучает одного ученика;
- бригадная — преподаватель обучает группу из нескольких учеников;
- курсовая — преподаватель обучает одного ученика или группу учеников, период обучения разбит на курсы.
Обучение может проходить в виде вебинаров, семинаров, тренингов. Еще к ученику можно прикрепить наставника из числа опытных сотрудников компании.
После обучения работодатель может выдавать документ о присвоении квалификации или специальности. Но для этого у него должна быть лицензия на образовательную деятельность. Если компания обучает, но документ об образовании не выдает — лицензия не обязательна.
Обучает сторонняя компания. Для этого с обучающей компанией или учебным центром нужно заключить договор об оказании образовательных услуг. У такой компании должна быть лицензия на образовательную деятельность.
Как заключить ученический договор
Список документов для заключения ученического договора каждая компания устанавливает сама. Обычно у ученика просят паспорт и документы о предыдущем образовании.
Ученический договор заключают письменно в двух экземплярах — один отдают ученику, другой остается у работодателя.
Работодатель и ученик подписывают договор до начала обучения.
Обязательные условия. Установленной формы договора нет, но есть ряд обязательных условий. Даже без одного из них суд не признает договор заключенным — то есть будто его и не было.
В договоре нужно указать:
- наименование сторон: данные об ученике — ФИО — и о компании — название, ИНН, — а также о человеке, который будет подписывать договор от имени компании;
- профессию, специальность, квалификацию, которую ученик получит после обучения;
- срок обучения;
- срок, который ученик обязан отработать у работодателя после окончания обучения;
- размер стипендии, которую ученику будет выплачивать работодатель, но не меньше федерального МРОТ;
- обязанность работника пройти обучение и отработать в компании в течение установленного срока;
- обязанность компании обеспечить ученику возможность обучения. Например, можно прописать освобождение ученика от работы на период обучения или изменить режим его рабочего времени.
Кроме обязательных условий, в ученический договор можно включить дополнительные.
Дополнительные условия. Их можно добавить в текст договора, если это не ущемляет права сотрудника и не противоречит трудовому кодексу, коллективному договору, межотраслевым соглашениям.
Например, нельзя включить в ученический договор положение, по которому сотрудник обязан возместить работодателю расходы на обучение в любом случае, даже если не уволится.
Еще нельзя прописать условие, что сотрудник при увольнении без уважительных причин должен полностью возместить расходы на обучение. По закону сотрудник обязан вернуть только часть суммы за время, которое не отработал после обучения.
По условиям договора Коптев после обучения должен отработать в компании 2 года. Он увольняется, отработав год. Компания потратила на его обучение
150 000 ₽. Получается, что Коптеву придется вернуть половину суммы за неотработанный год 150 000 ₽ / 2 = 75 000 ₽.
Также нельзя обязать человека сдать экзамены на определенный балл. Это типично для ЕГЭ, но совершенно не типично для других экзаменов и испытаний. Если человек сдал на минимальный балл для зачета, значит, уже выполнил условие договора — прошел обучение.
Можно ли изменить условия. Менять условия договора можно только по соглашению сторон. Работодатель не может в одностороннем порядке внести изменения в текст документа.
Если стороны решили скорректировать договор, заключают дополнительное соглашение за подписью работодателя и ученика. В нем прописывают только те пункты, которые решили изменить.
Допсоглашение тоже составляют в двух экземплярах: один остается у работодателя, второй — у ученика.
Налогообложение ученического договора
Страховыми взносами облагают только выплаты по трудовым и гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг. Ученический договор к ним не относится.
Стипендию ученика страховыми взносами не облагают. Но она — объект обложения НДФЛ. Если ученик — резидент, то по ставке 13%, если нерезидент — 30%.
Затраты бизнеса на ученический договор включают в налоговые расходы. Стипендию и оплату практических занятий можно отнести к расходам на оплату труда.
Какие риски есть у работодателя
Есть два основных риска при использовании ученических договоров:
- со стороны налоговой — переквалификация ученического договора в трудовой;
- со стороны ученика — не отработает положенный срок по договору и не вернет деньги за обучение.
Налоговая переквалифицирует ученический договор в трудовой. Выплаты по ученическому договору не облагаются страховыми взносами. Поэтому некоторые работодатели, например на время испытательного срока, заключают ученический договор, а не трудовой.
Налоговая может переквалифицировать такие договоры в трудовые, если решит, что целью было уклониться от взносов. Например, налоговую может смутить, что в компании нет отдельных комнат для обучения и учебных планов.
Суд переквалифицировал ученический договор в трудовой и доначислил взносов, пеней и штрафов на 4,5 млн рублей
Ситуация. Налоговая пришла с проверкой и обнаружила, что бизнес подменяет трудовые договоры ученическими, чтобы не платить взносы.
Аргументы налоговой. Некоторые из нарушений, которые допустила компания:
- Не установлено время, которое должен был отработать ученик после обучения.
- Не указана форма обучения. Перечислены только возможные формы: индивидуальная, бригадная или курсовая.
- В учебных планах нет режима занятий. Не указано количество часов на различные блоки обучения. Графы учебных планов по специальностям не заполнены.
- График учебы соискателей больше похож на график работы сотрудников.
- Виды выплат за учебу разделяются так же, как и в положении об оплате труда в компании, например за учебу в выходные и праздничные дни, за учебу во вредных условиях, за расширенную зону обслуживания.
- У компании не было мест для обучения: кабинеты не оборудованы табличками с названием помещений, не было наглядных и других учебных пособий.
Решение. Суд встал на сторону налоговой, переквалифицировал ученические договоры в трудовые и доначислил страховых взносов, пеней и штрафов более чем на 4,5 млн рублей.
Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 28.12.2021 № Ф09-9055/21
Сотрудник не отработает положенный срок по договору и не вернет деньги за обучение. По общему правилу, работник должен компенсировать расходы на свое обучение, если не отработает оговоренный срок — компания не теряет деньги. Но есть два исключения:
- сотрудник уволится по уважительной причине, например его призвали на срочную службу в армию или он получил травму, после которой не сможет выполнять изначальные обязанности;
- соискатель уволится, если работодатель не возьмет его на ту должность, по которой он обучился.
В законе нет перечня ситуаций, которые можно отнести к уважительным. Поэтому, если дело дойдет до суда, каждый случай судьи будут рассматривать индивидуально с учетом конкретных обстоятельств.
Суд не взыскал затраты на учебу с работника, который подтвердил болезнь уже после увольнения
Ситуация. Сотрудник уволился после обучения, не отработав положенный срок. Уход он объяснил объективной причиной: у него была болезнь, не позволяющая дальше трудиться.
Аргументы. Компания через суд попыталась взыскать с работника расходы на обучение. Первая инстанция удовлетворила иск: сотрудник ушел по своей инициативе и не представил медицинское заключение. Справка с диагнозом получена после расторжения трудового договора.
Решение. Апелляция с такой позицией не согласилась. Работник болел уже на момент увольнения и не мог продолжать трудиться, поэтому возмещать расходы на обучение не должен.
Апелляционное определение Московского городского суда от 20.02.2020 № 33-7860/2020
Соискатель не обязан возмещать расходы на обучение, если он окончил учебу, а работодатель отказался взять его на работу по полученной специальности. На другую должность работник может, но не обязан соглашаться.
Это подтверждает и судебная практика.
Компания не предоставила должность, ради которой училась сотрудница, и не смогла вернуть 150 000 ₽ за обучение
Ситуация. Студентка училась на экономиста за счет компании. По завершении обучения она должна была отработать у работодателя 3 года. После окончания вуза вместо должности экономиста ей предложили должность диспетчера-бухгалтера в селе в другой местности.
Аргументы. Студентка не была согласна на переезд в село и от должности диспетчера-бухгалтера отказалась. Затем она вышла замуж и переехала с мужем в другой город. Компания обратилась в суд, чтобы взыскать со студентки деньги за обучение — 144 800 ₽.
Решение. Суд встал на сторону студентки, так как компания сама не исполнила обязательства по ученическому договору и не предложила должность экономиста.
Решение Ленинск-Кузнецкого районного суда от 22 ноября 2018
Главное
- Ученический договор — соглашение об обучении за счет работодателя. Заключать ученический договор могут только компании, но не ИП или самозанятые.
- Подписать ученический договор можно как с действующим сотрудником, так и с соискателем.
- Обучать может как компания-работодатель, так и сторонняя компания, например учебный центр.
- По ученическому договору ученик должен успешно закончить обучение, например сдать в конце экзамены, а работодатель оплатить это обучение и выплачивать стипендию.
- Если неправильно оформить ученический договор, налоговая может переквалифицировать его в трудовой и доначислить страховые взносы.
Поделитесь, какие важные условия вы прописываете в ученическом договоре?