Чек-лист самого необходимого после регистрации: как начать вести учет, подключить онлайн-кассу, предупредить надзорные органы и принять первые деньги
Евгений Бельский
Эксперт по праву
Чек-лист самого необходимого после регистрации: как начать вести учет, подключить онлайн-кассу, предупредить надзорные органы и принять первые деньги
Евгений Бельский
Эксперт по праву
В предыдущих статьях из цикла про ИП мы разобрались, как выбрать коды ОКВЭД, налоговый режим, банк и отправить заявление на регистрацию.
В этой статье — что делать сразу после регистрации ИП: начать вести учет, подключить онлайн-кассу, предупредить надзорные органы и принять первые деньги.
Сразу после регистрации
Вам на почту пришло письмо от налоговой, что теперь вы ИП, — в нем будет лист записи в ЕГРИП с вашими реквизитами. ИП зарегистрирован, счет открыли, как будто можно выставлять счета клиентам и работать. Но перед этим рекомендуем сделать еще несколько важных шагов.
Собрать данные ИП в одну папку. Сохраните лист записи в ЕГРИП, который прислала налоговая, и соберите реквизиты ИП в одном месте. Они понадобятся, чтобы отправлять их партнерам для составления договоров. Чтобы каждый раз не искать и не перебивать их заново, лучше сделать папку, где они всегда будут под рукой, например на Google Диске.
Реквизиты ИП — это ФИО, адрес, номера ИНН и ОГРНИП, полная информация о счете в банке и контакты: адрес и номер телефона.
У ИП без сотрудников, которые перешли на УСН, учет простой. Все, что надо делать, — вести книгу учета доходов и расходов — КУДиР — и раз в год сдавать декларацию. КУДиР — документ, где собраны все операции бизнеса: от кого сколько денег пришло и на что вы их потратили. Но расходы вписывают в книгу только ИП на УСН «Доходы минус расходы».
Книгу можно вести самостоятельно, а можно подключить онлайн-бухгалтерию Тинькофф. Онлайн-бухгалтерия — это программа, которая ведет учет операций и считает все безналичные поступления. Если налоговая попросит прислать КУДиР, вы сможете выгрузить книгу из онлайн-бухгалтерии. Платежи в бюджет программа рассчитывает сама — вам надо только подтверждать уплату налогов каждый квартал и раз в год отправлять декларацию.
Если у вас есть сотрудники или вы на более сложной системе налогообложения, то лучше нанять бухгалтера или подключить бухгалтерское обслуживание на аутсорсе, чтобы вашим учетом занимался эксперт.
Проверить, нужна ли онлайн-касса. Если вы принимаете оплату от физлиц без статуса ИП, вам нужна онлайн-касса. Она пробивает чеки клиентам и отправляет их в налоговую. Есть два вида онлайн-касс: обычные, такие небольшие гаджеты, которые печатают чеки, и облачные — это когда вы берете в аренду онлайн-кассу, которая установлена в большом дата-центре.
Оба варианта будут пробивать чеки, отправлять их в налоговую и клиентам по телефону или на почту, но только онлайн-касса, которая физически находится у вас, будет еще и печатать бумажные чеки.
Онлайн-касса нужна почти всем, кто принимает деньги от физлиц без статуса ИП. Исключение действует для ИП на НПД и для ИП с патентом на некоторые виды деятельности — при этих условиях предприниматель может работать без кассы.
Печать чека необходима, если вы работаете в офлайне — сразу пробиваете покупки и отдаете покупателю бумажный чек. Для интернет-магазинов подойдет облачная касса: она будет автоматически отправлять покупателю чек на электронную почту после оплаты.
Онлайн-кассу удобно интегрировать с эквайрингом — тогда после оплаты картой она будет автоматически пробивать чек, ничего отдельно нажимать не нужно.
Подключить и настроить онлайн-кассу просто — с этим обычно помогают компании, которые их продают. Стоимость онлайн-кассы для офлайна варьируется от 8000 до 20 000 ₽ в зависимости от функций. Например, есть кассы с большим сенсорным дисплеем, а есть с обычными кнопками. Облачная касса — это, по сути, аренда автоматической кассы в дата-центре, поэтому продается как сервис — стоит от 1700 ₽ в месяц.
Компании и ИП, которые продают товары в интернете, могут не устанавливать онлайн-кассу, если подключат сервис для автоматической отправки чеков клиентам и в налоговую. Например, клиенты Тинькофф могут подключить сервис «Чеки от Тинькофф Кассы».
Предупредить надзорные органы. Если работаете с клиентами офлайн — например, если у вас магазин, кафе или салон красоты, — надо уведомить Роспотребнадзор о начале работы. Так власти узнают о вашем бизнесе и будут следить за деятельностью.
Подача заявления подтверждает факт, что вы открыты и соблюдаете все требования Роспотребнадзора. Поэтому, если вы еще ведете ремонт, пока сообщать не надо.
Отправьте уведомление после того, как откроетесь, но перед тем, как примете деньги от первого покупателя. Если не подать уведомление, Роспотребнадзор может выписать штраф — от 3000 до 5000 ₽.
Как принимать деньги от клиентов
Есть три способа, как клиент может оплатить ваш товар или услугу:
- по выставленному счету;
- картой;
- наличными.
Любую оплату от физлица без статуса ИП необходимо пробивать через онлайн-кассу и выдавать покупателю чек — в руки или отправлять на почту или телефон.
Теперь про каждый способ подробнее.
По счету — при расчете с ИП и юрлицами. В личном кабинете банка вы можете в пару кликов сформировать и отправить счет. Обычно по счету оплачивают другие компании или ИП — они делают перевод со своего расчетного счета на ваш.
Можно выставить счет и для обычного человека — тогда он отправит перевод через свой мобильный банк. Но для покупателя это неудобно, надо перебивать много цифр вручную. По безналу клиентам привычнее расплачиваться картой.
Платеж на счет от физлица без статуса ИП вы должны пробить через онлайн-кассу вручную.
Через эквайринг — при оплате картой. Чтобы принимать оплату картами, надо подключить эквайринг. Это услуга банка. Есть торговый эквайринг — такие терминалы для оплаты, которые мы каждый день встречаем в магазинах. Он нужен, если есть офлайн-точка или курьеры. В таком случае неважно, кто будет покупателем, касса будет нужна в любом случае.
Например, вы можете купить несколько таких терминалов и выдать их курьерам — тогда покупатели смогут оплатить товар картой после доставки.
А есть интернет-эквайринг — это прием денег по карте в интернете. Можно встроить форму оплаты на сайт или отправлять клиенту ссылку: он перейдет по ней, введет данные карты и оплата поступит вам на расчетный счет.
Интернет-эквайрингом удобно пользоваться, если у вас онлайн-магазин или вы оказываете услуги по предварительной записи и берете предоплату, как, например, в отелях.
Любой эквайринг можно интегрировать с онлайн-кассой — тогда после оплаты касса сама автоматически пробьет чек, ничего отдельно нажимать не нужно. Если это онлайн-касса, подсоединенная к терминалу, — печатный чек надо будет отдать покупателю. Если это интернет-эквайринг — касса сама отправит чек ему на e-mail или телефон.
Наличными — от физлиц со статусом ИП или без него. Здесь проще: принимаете деньги и складывайте их в кассу или сейф. Потом эти деньги можно положить на расчетный счет — если есть бизнес-карта, деньги на расчетный счет можно зачислить через банкомат.
Если вы принимаете наличные от покупателей, этот платеж надо тоже пробить через онлайн-кассу вручную и отдать им чек.
Чек-лист после открытия ИП
- Собрать данные об ИП в одну папку.
- Начать вести учет.
- Проверить, нужна ли онлайн-касса, и подключить ее, если да.
- Предупредить надзорные органы.
- Подключить эквайринг для приема оплаты картами, если работаете с покупателями.
Регулярно проверяйте, все ли налоги вы подаете вовремя. Если вы долго не получаете доход, можете перейти на НПД — режим налогообложения, который сохранит статус ИП и временно освободит вас от фиксированных страховых взносов.
