Как пользоваться онлайн-кассой: подробный гайд
Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Она формирует документы, которые называют фискальными: кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Онлайн-касса шифрует информацию о чеке или другом документе, записывает на фискальный носитель и передает ее в налоговую. Подробно о том, какие бывают онлайн-кассы, какую лучше выбрать и как ее подключить, мы написали отдельную статью.
Мало просто установить и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже из-за одной ошибки можно получить штраф от 1500 ₽.
В статье рассказываем, как бизнесу пользоваться онлайн-кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.
Чек-лист «Как пользоваться онлайн-кассой»
Статью оформили в чек-лист, который можно скачать и распечатать. Принцип чек-листа простой: продвигайтесь по пунктам и отмечайте то, что уже сделали перед установкой онлайн-кассы.
Настройка онлайн-кассы
Подключение и установка кассового аппарата выглядят так:
1. До покупки онлайн-кассы нужно проверить модель в реестре на сайте налоговой службы. Закон разрешает использовать только модель из реестра.
2. Проверить фискальный накопитель в реестре накопителей на сайте налоговой службы. Изначально онлайн-касса выпускается без накопителя. Если поставщик не продал его в комплекте с кассой, нужно купить устройство отдельно.
3. Заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. Это посредник между бизнесом и налоговой. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации. Пока нет договора с ОФД, налоговая инспекция не зарегистрирует кассу, поэтому с ней не получится работать.
4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете пользователя ККТ на сайте налоговой службы. Еще кассу можно зарегистрировать через личный кабинет ОФД.
После регистрации на онлайн-кассе можно формировать фискальные документы.
Какие фискальные документы формирует онлайн-касса
Фискальные документы — это чеки и отчеты, которые касса составляет по определенным форматам. Сейчас есть три версии форматов фискальных документов: 1.05, 1.1 и 1.2. Они отличаются друг от друга обязательными реквизитами.
К фискальным документам относят:
- отчет о регистрации онлайн-кассы — формируется один раз, когда онлайн-кассу ставят на учет. Сформировать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы на сайте налоговой службы;
- отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют системные параметры кассы, например адрес установки;
- отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
- кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
- кассовый чек коррекции — его формируют, когда надо скорректировать расчет;
- отчет о закрытии смены — формируют, когда закрывают смену;
- отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн;
- отчет о текущем состоянии расчетов — в нем содержатся данные по не переданным в ОФД фискальным документам, а также о прочих операциях с момента начала смены по дату отчета.
Кассир регулярно выбивает отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки и чеки коррекции. Дальше в статье мы разберем, как их формировать.
Инструкция по работе с онлайн-кассой
В случае ИП с кассой может работать как он сам, так и нанятый сотрудник. Должность человека, который работает с кассой, обычно называется «кассир» или «кассир-операционист». У компаний кассир — всегда наемный работник.
Должность кассира и его фамилию нужно обязательно указывать в бумажном или электронном чеках. Эти данные можно вбить в товароучетную программу или запрограммировать в кассе.
Кассир — материально ответственное лицо, он обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. В случае их пропажи или порчи он возмещает ущерб своими деньгами. Но для этого с кассиром работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности. Это нужно сделать до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания, чтобы его не подписывать.
Есть шаги, которые нужно выполнить один раз перед тем, как начать работать с онлайн-кассой, и то, что нужно делать каждый день.
Один раз за весь период работы. Вот что делает кассир при устройстве на работу:
- Знакомится со всеми внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
- Изучает инструкцию к онлайн-кассе. Все кассы работают примерно одинаково, но особенности есть у каждой и прописаны в инструкции к кассе.
Ежедневно. Работа с онлайн-кассой у кассира каждый рабочий день будет выглядеть так:
- Формирует отчет о начале новой смены.
- Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
- К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции, если составлять эти документы требует локальный нормативный акт бизнеса.
- Формирует отчет о закрытии смены.
Разберем, как выполнять ежедневные задачи кассира.
Как открыть рабочую смену
Кассир должен подготовиться к началу рабочего дня: посмотреть, что в кассовом принтере есть чековая лента и она не заканчивается, и проверить, что дополнительное оборудование подключено к онлайн-кассе и исправно работает. Например, сканер штрихкодов, терминал эквайринга, весы.
Прежде чем принимать оплату от покупателей, кассир формирует отчет об открытии смены. На разных моделях касс отчет формируется:
- вручную — кассир нажимает специальную кнопку на кассовом аппарате, сенсорном дисплее или в программе на компьютере;
- автоматически — касса сама составляет отчет при формировании первого кассового чека или другой операции.
Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке онлайн-касса получит подтверждение, что оператор принял документ, и распечатает отчет. После этого можно начинать расчеты с покупателями.
Как выдавать чек покупателю
О том, как оформлять чек и какие в нем должны быть реквизиты, мы написали подробную статью.
Чаще всего на онлайн-кассе выбивают чеки прихода — при получении денег от покупателя:
- если покупатель расплачивается наличными либо очно картой, чек формируют и отдают в момент расчета;
- если покупатель переводит деньги заочно по реквизитам счета продавца, чек выбивают в ближайший рабочий день, следующий за днем поступления денег на счет;
- если покупатель оплачивает заказ через форму на сайте продавца, чек должна формировать и тут же отправить покупателю автоматическая онлайн-касса, кассир в этом не участвует.
Для интернет-торговли есть особые правила, как выбивать чеки в зависимости от размера предоплаты и того, в какой момент клиент оплачивает покупку — при заказе или получении товара. Все их собрали в отдельной статье.
Кроме чеков прихода, которые выбивают при получении денег от покупателя, на онлайн-кассе оформляют еще чеки коррекции, чеки на возврат денег, предоплату, ее зачет, выплату денег при скупке товаров и другие.
Чек коррекции нужен, чтобы исправить ошибку в чеке или если забыли выбить чек в момент продажи или возврата.
Чек возврата — если покупатель принес товар обратно в магазин и нужно принять его и вернуть деньги.
Как закрыть рабочую смену
После окончания работы нужно закрыть смену на онлайн-кассе. Когда-то для этого формировали Z-отчет. Сейчас используют отчет о закрытии смены. Но некоторые бухгалтеры по-прежнему продолжают называть кассовый отчет о закрытии смены Z-отчетом.
Отчет о закрытии смены содержит сведения по всем операциям за смену:
- о количестве пробитых чеков;
- о количестве непереданных фискальных документов;
- суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: прихода, возврата прихода, расхода, возврата расхода и по чекам коррекции.
Если ОФД не передали какие-то фискальные документы или пора менять фискальный накопитель, эта информация тоже будет в отчете о закрытии смены. Чтобы исправить ситуацию, у владельца кассы есть 30 дней. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса перестанет работать.
Сведения из отчета о закрытии смены поступают в налоговую через ОФД в онлайн-режиме.
Смена длится максимум 24 часа. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность смены не должна превысить сутки. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа и онлайн-касса перестает выдавать кассовые чеки.
Если касса работает в круглосуточном магазине, то через сутки после начала смены ее нужно закрыть и сразу же открыть следующую смену.
Если не сформировать отчет в пределах 24 часов после начала смены, можно получить штраф: для должностных лиц, например директора, — от 1500 до 3000 ₽, для малых предприятий — от 2 500 до 10 000 ₽, для средних и крупных компаний — от 5000 до 10 000 ₽.
Кассовая дисциплина у ИП
У предпринимателя есть преимущество перед компаниями в плане кассовой дисциплины: нормативных требований к ним гораздо меньше.
ИП не нужно:
- оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордеры;
- вести кассовую книгу;
- устанавливать лимит остатка наличных.
Для удобства ИП может вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы, но при проверке его не смогут наказать за их отсутствие или неправильное оформление.
Так как ИП не должен соблюдать лимит наличных денег в кассе и сдавать излишки в банк, он может заработанное за день забрать из кассы, положить в сейф магазина, отвезти в офис или потратить на личные нужды и не отчитываться об этом.
Хранить бумажные документы и чеки не нужно, в том числе отчеты об открытии и закрытии смены. ИП хранят только фискальные накопители — в течение пяти лет с даты, когда устройство перестали использовать и вытащили из кассового аппарата.
Еще ИП обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с компаниями и другими ИП: по одному договору можно принять наличными до 100 000 ₽, если сумма больше — подойдет только безналичная оплата. При расчетах с физлицами без статуса ИП, включая самозанятых, ограничений нет.
Главное требование закона к ИП по работе с онлайн-кассой: выбивать чек на каждый расчет с покупателем. Если нарушать правила оформления чеков или не вовремя их выбивать, можно получить штраф.
Что делать кассиру, если возникли проблемы
Разобрали, что делать в самых частых случаях:
- сломалась касса или отключили электричество;
- отключили интернет;
- сломался фискальный накопитель.
Поломка кассы, отключение электричества. Если онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать взамен кассового товарный чек или другой документ нельзя. За это можно получить штраф — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.
За это можно получить штраф:
- для ИП и директоров — от 25 до 50% суммы расчета, но минимум 10 000 ₽;
- для малых предприятий — от 37,5 до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 15 000 ₽;
- для средних и крупных компаний — от 75 до 100% расчета без ККТ, но не менее 30 000 ₽.
Если касса сломалась в момент расчетов и кассир не пробил чек, после починки кассы действовать нужно так же, как в случае, когда не пробили чек по ошибке кассира, — сформировать чек коррекции. Это можно сделать в любой день. Главное, сформировать чек коррекции до того, как ошибку обнаружила налоговая.
На случай поломки кассы налоговая служба рекомендует купить запасную. Если такой нет, торговлю надо остановить, пока не восстановят работу кассы.
Если есть резервная онлайн-касса, нужно зарегистрировать или перерегистрировать ее на тот адрес, где торгуете.
Отключение интернета. Если отключили интернет, онлайн-касса не сможет отправить пробитые чеки ОФД. Эти чеки не пропадут — они сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи отправятся ОФД. Можно продолжать торговлю, главное — убедиться, что фискальный накопитель не вышел из строя.
Если кассир пробивал чеки при отключенном интернете, после устранения проблем нужно проверить, ушли ли чеки ОФД. Узнать о непереданных чеках можно:
- из уведомления о том, что есть не переданные ОФД документы, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
- в личном кабинете ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если пробитых без интернета чеков в списке нет, значит, информация не ушла;
- из отчета о закрытии смены. В нем есть количество чеков, которые не отправлены ОФД;
- из отчета о текущем состоянии расчетов.
Если обнаружены непереданные чеки, лучше обратиться в компанию, которая занимается обслуживанием вашей кассы. Она должна проверить, почему касса не передает чеки, и отрегулировать систему.
Поломка фискального накопителя. Если сломался фискальный накопитель, его нужно передать на экспертизу в сервисный центр изготовителя. После экспертизы кассу можно будет перерегистрировать с новым накопителем.
Сложности появились с 1 апреля, когда ввели обязательную онлайн проверку маркированных товаров. Касса тормозит, иногда зависает и выдает некорректную информацию о кодах. Главное совершенно непонятно зачем это ввели, и так все проверялось при пробитии чека. Только чтобы создать еще одну кормушку и усложнить работу предпринимателям.