Когда перерегистрировать онлайн-кассу?

Читатель Андрей пишет: «Мой цветочный магазин переехал в другое место. Мне надо из-за этого перерегистрировать кассу, которая там была, или нет? И как это сделать?»

1. Меняются сведения, указанные в карточке регистрации ККТ: адрес или место установки, название компании и другое.
2. Меняется оператор фискальных данных.
3. Меняются сведения о работе кассы в составе автоматического устройства или вне его. Например, касса была подключена к вендинговому оборудованию, а теперь ее хотят отключить от него.
4. Переход из автономного режима работы в обычный.
5. Переход из обычного режима работы в автономный.

У каждой причины есть свой код, об этом мы расскажем в следующем разделе.

Если меняются данные, которых в регистрационной карточке ККТ нет, кассу перерегистрировать не нужно. Например, если у компании или ИП изменилась система налогообложения, ставка НДС или сменился кассир. В этих случаях достаточно изменить настройки на кассе и сформировать на ней отчет об изменении настроек.

Заявление на перерегистрацию можно подать лично в любое отделение налоговой, через личный кабинет юрлица или ИП на сайте налоговой или в личном кабинете ОФД. Подать заявление нужно не позже, чем на следующий рабочий день после изменений.

Если подписи нет, придется идти в отделение налоговой и подавать документы на бумаге.

Дальше мы дадим пошаговый план, как подать заявление на перерегистрацию ККТ в отделении налоговой и онлайн на сайте налоговой.

Разберем, как подать заявление лично в отделении налоговой.

Шаг 1. Заполните заявление о перерегистрации.

В заявлении нужно заполнить все сведения, которые у вас есть. Если каких-то сведений нет и остаются пустые графы или поля, в них проставляется прочерк.

Если компания иностранная, не нужно указывать ОГРН/ОГРНИП в верхней части каждой страницы заявления.

Если компания не формирует на кассе бланки строгой отчетности, не нужно заполнять строку 150.

В таблице написали причины регистрации, их описание и коды этих причин в заявлении на перерегистрацию.

Нельзя одновременно указать переход ККТ в режим передачи фискальных данных в налоговую инспекцию в электронной форме и выход из этого режима — это пункты 5 и 6 в форме заявления. Остальные причины можно указывать в одном заявлении.

Шаг 2. Подайте заявление в налоговую лично. Если все верно, налоговая примет заявление и поставит печать.

Шаг 3. Получите новую карточку регистрации ККТ. Сотрудник налоговой выдаст ее сразу после перерегистрации.

Изменить сведения в карточке регистрации ККТ можно онлайн и без визита в отделение — на сайте налоговой. Для работы на этом сайте вам потребуется КЭП — квалифицированная электронная подпись. Без нее подать заявление онлайн не получится.

Шаг 2. Выберите кассу, которую нужно перерегистрировать. ИП нужно нажать на строку с данными о кассе. Компании — на регистрационный номер кассы в графе «РН ККТ».

Шаг 3. Откроется окно с подробной информацией об онлайн-кассе. В этом окне нажмите кнопку «Перерегистрировать».

Шаг 4. Откроется окно «Заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники». Из списка выберите причину перерегистрации онлайн-кассы. Например, «Перерегистрация ККТ в связи с изменением адреса и места установки».

Нажмите «Далее» и впишите новый адрес, где будет находиться касса.

Шаг 5. После того как заполнили заявление, нажмите «Подписать и отправить».

Шаг 6. Когда налоговая обработает заявление, в разделе с кассами в вашем личном кабинете появится статус «ККТ перерегистрирована».

Шаг 7. Новая карточка о регистрации ККТ автоматически появится в вашем личном кабинете.

При замене фискального накопителя процесс другой — вы уже не просто изменяете информацию в карточке, а регистрируйте другое устройство.

Шаг 1. Закройте смену на кассе. Убедитесь, что все фискальные документы с кассы переданы в ОФД: в отчете «О закрытии смены» в поле «Количество непереданных ФД» должно быть пусто.

Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии фискального накопителя» — как это сделать, сказано в инструкции производителя кассы.

Если отчет сформировать не получилось из-за того, что фискальный накопитель сломан, все равно переходите к следующему шагу. В конце инструкции мы расскажем, что делать со сломанным фискальным накопителем.

Шаг 3. Установите новый фискальный накопитель.

Шаг 4. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)». Это тоже есть в инструкции к вашей кассе.

После этого вам надо перерегистрировать саму онлайн-кассу. Дальше процесс будет отличаться в зависимости от того, будете вы это делать в отделении налоговой лично или на сайте с помощью КЭП.

Если подаете заявление на перерегистрацию кассы онлайн, перейдите к шагу 5а.

Если подаете заявление лично в отделении налоговой, перейдите в шагу 5б.

Шаг 5а. Перерегистрируйте кассу так же, как в случае, когда меняются сведения в карточке ККТ:

1. В своем личном кабинете на сайте налоговой зайдите в раздел, где хранятся сведения о ваших кассах.

2. Выберите кассу, которую хотите перерегистрировать.

3. В окне с подробной информацией выберите «Перерегистрировать».

4. В окне «Заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники» выберите причину: «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя».

5. Укажите данные из отчета «О закрытии фискального накопителя», который вы сформировали на своей кассе, когда меняли фискальный накопитель: ​дату и время, номер фискального документа, фискальный признак.

Если фискальный накопитель сломан, поставьте галочку в чекбоксе «ФН неисправен, предоставить отчет о закрытии ФН невозможно»:

6. Укажите реквизиты из отчета «Об изменении параметров регистрации», который вы тоже сформировали на кассе при смене фискального накопителя. Это дата и время, номер фискального документа, фискальный признак:

7. Нажмите «Выбрать модель ФН»:

Выберите из предложенного списка модель вашего нового фискального накопителя и укажите его заводской номер. Номер можно посмотреть в документах к накопителю.

Если представлены недостоверные сведения или фискального накопителя нет в реестре, налоговая откажет в перерегистрации.

Шаг 5б. Если вы будете менять данные в отделении, процесс другой.

Заполните заявление на перерегистрацию кассы:

1. Поставьте «1» в блоке под цифрой 4 в разделе «Код причины перерегистрации». Это значит, что вы перерегистрируете кассу из-за замены фискального накопителя.

2. В разделе 1 в строках 030 и 040 впишите наименование нового фискального накопителя и его заводской номер.

3. Заполните раздел 4 — впишите данные из отчетов о закрытии фискального накопителя и изменении параметров фискального накопителя.

Если накопитель сломан и отчет о закрытии получить не удалось, в разделе 4 в строке 180 поставьте «1». Подраздел 4.2 «Сведения из отчета о закрытии фискального накопителя» заполнять не нужно.

4. Заполните остальные разделы заявления так же, как и при первичной регистрации ККТ.

5. К заявлению приложите отчет о закрытии фискального накопителя, если он есть, и отчет об изменении параметров фискального накопителя.

6. Если все верно, налоговая примет заявление и перерегистрирует онлайн-кассу.

Шаг 6. После подачи заявления или перерегистрации на сайте налоговой, вам придет новая карточка регистрации ККТ.

Если фискальный накопитель сломан и отчет сформировать не удалось:

1. В течение пяти рабочих дней со дня поломки накопителя нужно снять с учета ККТ или перерегистрировать ее. Как это сделать, рассказывали выше.
2. Сломанный накопитель отдайте на экспертизу в сервисный центр изготовителя.
3. В течение 30 дней изготовитель пришлет вам техническое заключение и уведомит об этом налоговую.
4. В течение 60 дней передайте в налоговую данные со сломанного фискального накопителя, если производитель подтвердил, что это возможно.