Актуальное

Школа Бизнеса для начинающих предпринимателей

Школа Бизнеса для начинающих предпринимателей

Учиться бесплатно →

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Бизнес с нуля Редактор: Дарья Еремеева

Какие документы нужны для работы на маркетплейсе

Разобрались, какие документы на бизнес и товары нужны, чтобы продавать на маркетплейсах. Для статьи изучили требования популярных площадок — Wildberries, Ozon, Яндекс Маркета и Aliexpress

Леонид Яковлев

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Маркетплейсы берут часть бизнес-задач на себя: предоставляют площадку для продаж, приводят покупателей, помогают с продвижением, доставляют заказы. Но чтобы продавать товары, компании и ИП должны подготовить документы на бизнес и товар — без них торговать не получится.

В статье расскажем, какие документы нужны для работы на популярных российских маркетплейсах.

Документы для регистрации

Чтобы начать продавать на площадке, нужно зарегистрироваться и подписать соглашение о сотрудничестве — договор или оферту. Чаще всего для регистрации на маркетплейсах достаточно заполнить анкету, ввести номер телефона и ИНН. Но иногда могут потребоваться документы на бизнес, например площадка попросит загрузить их в личном кабинете до первой поставки.

Документы на бизнес. Маркетплейсы не запрашивают много документов, потому что проверяют статус продавцов и их бизнеса в открытых базах налоговой по ИНН. В личном кабинете обычно достаточно загрузить:

  • скан паспорта ИП или директора компании;
  • выписку из ЕГРИП для ИП или из ЕГРЮЛ для компаний.

Каждая площадка сама решает, какие документы запросить и на каком этапе. Например, Ozon проверяет документы до того, как начнете продавать, а Wildberries — по запросу покупателей.

Договор с маркетплейсом. До старта продаж надо принять оферту маркетплейса. Оферта — это предложение заключить договор на конкретных условиях. Маркетплейс сам устанавливает условия для всех продавцов. Продавцы не могут попросить исправить пункт оферты или даже одно слово. Например, если вам не подходит день расчетов, предложить другой не сможете.

Оферта: что это и зачем она нужна

Принять оферту — значит нажать на кнопку «Согласен», «Принимаю условия» или «Ок» на экране или поставить галочку в квадрате, здесь электронная подпись не нужна.

Wildberries: оферта
Пример оферты для продавцов Wildberries

Есть площадки, с которыми нужно подписать договор. Например, чтобы продавать на Aliexpress, бизнес заключает договор с площадкой, он называется контракт. Договор нужно подписать электронной подписью через оператора ЭДО или отправить подписанную бумажную копию по почте.

Заключите контракт на Алиэкспресс
Чтобы продавать на Aliexpress, нужно заключить контракт

Документы для продажи товаров

Документы на товары можно условно разделить на обязательные и желательные.

К обязательным относят документы, которые подтверждают, что товар не причинит вреда покупателю. Еще одно обязательное требование — на товарах, которые по закону подлежат маркировке, должны быть коды Data Matrix.

К желательным документам можно отнести свидетельство о регистрации товарного знака.

Разберемся подробнее.

Документы о безопасности товаров. По закону товары должны быть безопасны для жизни и здоровья покупателей. Чтобы это подтвердить, нужно получить один из трех документов:

  • декларация соответствия;
  • сертификат соответствия;
  • отказное письмо.

Какой именно нужен документ на товар — декларация или сертификат, определяют технические регламенты Таможенного союза — ТР ТС и перечни продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия.

Если вашего товара в регламентах и списках нет, значит, на него достаточно получить отказное письмо. Этот документ подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию.

Как получить отказное письмо для маркетплейса
ТР о безопасности парфюмерно-косметической продукции
Парфюмерную продукцию регулирует ТР ТС 009/2011 «О безопасности парфюмерно-косметической продукции». Для этой группы товара нужна декларация соответствия

Обычно документы оформляет производитель при изготовлении товара или импортер при ввозе продукции в Россию — продавец получает партию с готовыми документами.

Нужно ли получать сертификаты, если продаешь чужой товар?

Но иногда бывает так: нашли подходящего поставщика, а документов на товар нет. Тогда придется оформлять их самостоятельно.

Проще всего это сделать через сертификационный центр: специалисты проконсультируют, какой документ нужен и помогут его получить. Советуем позвонить в несколько центров, чтобы сравнить условия и цены. Это коммерческие компании, поэтому стоимость сертификатов может отличаться в несколько раз.

Маркировка. Маркировка товаров позволяет отследить перемещение товара от производителя или импортера до покупателя.

Обязательная маркировка товаров: для каких товаров и как к ней подключиться

Правительство определяет список товаров, которые обязательно нужно маркировать. Например, на февраль 2022 года надо ставить код Data Matrix на одежду, обувь, постельное белье, молочные продукты, шубы, автомобильные шины, фотоаппараты и еще несколько групп продукции. К 2024 году планируют маркировать практически все потребительские товары.

Система работает так: производитель или импортер первым вносит товар в систему «Честный знак» и получает уникальный код Data Matrix на каждый товар. Затем он передает товары с кодами поставщику, поставщик передает продавцу и дальше по цепочке до конечного покупателя. После этого розничный продавец выводит код из системы.

Маркировка Data Matrix
Так выглядит код Data Matrix системы «Честный знак»

Роль маркетплейса в цепочке маркировки зависит от того, переходит ли к нему право собственности на ваш товар или нет. Проще это можно понять так: кто указан в чеке как продавец — бизнес или маркетплейс.

Сейчас есть два варианта работы:

  1. Если маркетплейсу переходит право собственности на товар, ему нужно передать документ с кодами товаров. Обычно для этого используют универсальный передаточный документ — УПД. Коды проданных товаров из системы маркетплейс выводит самостоятельно. Например, так работает Ozon по схеме FBO, при продаже товаров со склада площадки.
  2. Если к маркетплейсу не переходит право собственности на товар, передавать коды не надо. Продавец сам выводит коды из системы «Честный знак». По такой схеме работает Wildberries.

Как именно маркетплейс работает с маркированными товарами по каждой из моделей сотрудничества, нужно искать в оферте или уточнять в службе поддержки.

Документы на бренд. Бренд — это общее представление аудитории о вашей компании. Бренд помогает аудитории отличить товары одной компании от остальных. Например, отличить айфон от смартфонов других брендов просто по узнаваемому логотипу в виде яблока.

Отдельные элементы бренда — название, логотип или слоган можно зарегистрировать как товарный знак. Это делают, чтобы другие продавцы не скопировали бренд и не украли покупателей.

Когда нужно регистрировать товарный знак и зачем это делать

Регистрация товарного знака — долгая и дорогая процедура, зато потом никто не сможет работать под вашим брендом без разрешения. Мы написали подробную статью о том, как это сделать.

Как зарегистрировать товарный знак

Регистрировать товарный знак для торговли на маркетплейсах не обязательно, площадки этого не требуют.

Продавать товары чужого бренда тоже можно. Но в этом случае обязательно нужно получить разрешение от правообладателя. Подойдут следующие документы:

  • лицензионный договор;
  • договор на дистрибуцию;
  • письмо — разрешение на продажу товара от правообладателя.

Маркетплейсы могут проверять документы на использование чужих товарных знаков.

Обмен документами с маркетплейсами

Чтобы отчитаться о проданных товарах, маркетплейс передает продавцам различные документы: акты о выполненных работах, отчеты о продажах, УПД, счета-фактуры. Они нужны бизнесу, чтобы отчитываться перед налоговой о доходах и расходах в зависимости от системы налогообложения.

Маркетплейсы отправляют продавцам документы в электронном виде с помощью ЭДО — электронного документооборота. Электронные документы подписывают КЭП, и они имеют ту же силу, что и бумажные с подписью от руки и настоящей печатью. В отличие от сканов электронные документы можно сдавать в налоговую для отчетности.

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Способ обмена электронными документами зависит от площадки.

Большинство популярных маркетплейсов — Ozon, Яндекс Маркет, Aliexpress обмениваются документами через специальные сервисы — оператора ЭДО. Wildberries в прошлом году от этого отказался.

Маркетплейсы сообщают, с какими операторами они работают. Если вы работаете с другим оператором, надо уточнить, принимают ли они документы друг от друга — это называется роумингом. Если нет, для обмена документами нужно будет заключить договор с тем же оператором, что и маркетплейс.

Далее разберемся, как популярные российские маркетплейсы работают с документами.

Wildberries

Документы для регистрации и на бизнес. Никаких документов на себя или на компанию загружать не надо. Предприниматели, компании, самозанятые регистрируются по номеру телефона и ИНН. Остальные данные маркетплейс проверит в открытых источниках по ИНН предпринимателя или компании.

Документы на товар. Загружать документы на товар в личный кабинет не надо. Их показывают только по запросу покупателей или сотрудников маркетплейса.

Документы на бренд. Wildberries не проверяет документы на товарный знак.

Коды маркировки. Продавец сам упаковывает товары, ставит коды маркировки и передает сотрудникам маркетплейса. После продажи товара маркетплейс формирует отчет, какие из кодов были проданы. По ним продавец выводит коды проданных товаров из системы «Честный знак».

Какие коды надо вывести из оборота
Wildberries перечисляет, какие коды надо вывести из оборота в «Отчете по КИЗам, выведенным из оборота»

Как обмениваться документами с маркетплейсом. Wildberries отказался от ЭДО в прошлом году. Сейчас маркетплейс присылает в личный кабинет уже подписанные электронной подписью документы в архиве.

Продавцу не надо отправлять никакие документы со своей стороны. Если у сотрудников возникнут вопросы, они сами свяжутся с продавцом и расскажут, что делать.

Иногда продавец все-таки может подключить Wildberries к своему сервису ЭДО, если работает с НДС.

Документы Wildberries
Так выглядят документы от Wildberries. Маркетплейс присылает их раз в неделю
Предложение Тинькофф

Бесплатный курс «Как начать продавать на Wildberries»

  • Анализ рынка, выбор ниши и регистрация бизнеса
  • Работа с карточками товаров и оформление поставок
  • Продвижение товаров на площадке
  • Выход на стабильный заработок от продаж
Подробнее о курсе

Ozon

Документы для регистрации и на бизнес. Чтобы зарегистрироваться, надо заполнить анкету — вписать ИНН и данные о бизнесе. Потом уже в личном кабинете ИП и компании загружают выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ соответственно. Самозанятые загружают скан паспорта и свидетельство ИНН.

Загрузка документов для Озона
Ozon просит загрузить документы, чтобы начать работу

Документы на товар. Если продаете продукцию из списка ограничений Ozon, нужно загрузить сертификаты. Например, это требование действует на БАДы, детское питание, пиротехнику.

На какие товары нужны сертификаты качества — база знаний OZON

На товары, которые не входят в списки, документы можно не загружать в личный кабинет заранее. Но если Ozon просит их показать, это нужно сделать за три дня.

Документы на бренд. Ozon проверяет документы на некоторые бренды. Список брендов, по которым проводится проверка, можно посмотреть в личном кабинете продавца в разделе «Документы на бренд» → «Сертифицируемые бренды».

На какие товары нужны документы на бренд — база знаний OZON

Если бренда, который вы продаете, нет в списке, можно не загружать документы.

Коды маркировки. Способ передачи кодов зависит от того, как вы поставляете товар. На Ozon есть два способа.

Если вы поставляете товары на склад Ozon, а дальше заказами и доставкой занимается сам маркетплейс, — это схема работы FBO. В этом случае продавец формирует УПД, а коды выводит из оборота Ozon при продаже товара.

Если вы храните товары у себя на складе, следите за новыми заказами, а Ozon только их доставляет, — это схема FBS. По этой схеме продавец указывает коды в личном кабинете до сборки заказа и сам выводит коды из оборота при отгрузке.

Как обмениваться документами с маркетплейсом. Ozon использует ЭДО, работает с операторами «Диадок» и «СберКорус». По правилам площадки продавцы тоже должны подключить ЭДО. «Диадок» и «СберКорус» поддерживают роуминг с другими операторами.

Пункты про ЭДО в оферте Ozon
Пункты про ЭДО в оферте маркетплейса Ozon с продавцами

Яндекс Маркет

Документы для регистрации. При регистрации нужно указать ИНН и заполнить анкету в зависимости от формы бизнеса. Загружать сканы документов при регистрации не надо.

Документы на товар. Яндекс Маркет требует документы на некоторые категории товаров. Этот список можно найти на Яндекс Справке. В остальных случаях продавцы могут загружать документы по желанию.

Требования к товарам — Яндекс Справка

Если продаете товар, который уже есть на маркетплейсе, можно указать только номер документа. Если другой продавец уже загрузил этот документ в базу Яндекс Маркета, вам этого делать уже не надо.

Какие документы нужны для Яндекс Маркета
Яндекс Маркет перечислил в таблице, какие документы нужны для разных категорий товаров

Документы на бренд. Если производите товары сами, можете зарегистрироваться на площадке как производитель — в этом случае обязательно загрузить документы на товарный знак.

Продавцы, которые перепродают товары, показывают документы на бренд по запросу площадки или покупателей.

Какие документы нужны для «Яндекс Маркет для производителей»
Сервис «Яндекс Маркет для производителей» доступен только правообладателям товарного знака или тем, кто работает по исключительной лицензии. При регистрации обязательно нужно загрузить документы на товарный знак

Коды маркировки. Продавец упаковывает и маркирует товары сам. Также он сам выводит коды из системы «Честный знак» после продажи. Яндекс Маркет только проверят, как продавец заполнил информацию о таких товарах в личном кабинете, и сверяет коды при отгрузке на склад.

Как обмениваться документами с маркетплейсом. Яндекс Маркет отправляет документы одним из двух способов — по ЭДО или на фактический адрес магазина и электронную почту. Продавец сам решает, как получит документы.

Если нет ЭДО, на почту пришлют оригиналы только двух документов — отчет об исполнении поручения и сводный отчет по данным статистики, остальные документы придут в виде копий.

ЭДО понадобится, чтобы получать документы от Яндекс Маркета. Сам продавец отправляет площадке по ЭДО всего один документ — акт по оказанию услуг. Без ЭДО оригинал этого документа можно отправить Яндекс Маркету по почте.

Яндекс Маркет работает только с операторами «Диадок» и «Тензор» — с другими не работает и не поддерживает роуминг. Если продавец хочет получать документы по ЭДО, нужно будет заключить договор с одним из этих операторов, другие не подойдут.

Aliexpress

Документы на бизнес. При регистрации нужно указать ИНН и заполнить анкету в зависимости от формы бизнеса. Загружать сканы документов при регистрации не надо.

Если продавец работает без ЭДО, нужно распечатать договор с площадкой, подписать его, отсканировать и загрузить скан в личный кабинет. Еще ИП загружают скан паспорта и лист записи в ЕГРИП. Самозанятые — справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Компании — лист записи в ЕГРЮЛ, а если договор подписывает не лично генеральный директор, то и доверенность.

Если продавец пользуется ЭДО, договор подписывают удаленно и ничего загружать не нужно.

Регистрация на Aliexpress при отсутствии ЭДО
Если у продавца нет ЭДО, регистрация на Aliexpress займет несколько недель: нужно отправить документ по почте и ждать проверки сотрудников

Документы на товар. Aliexpress делит товары на две категории — обычные и специальные. Большинство товаров — обычные, документы на них показывают по запросу площадки или покупателей.

Для товаров из специальной категории документы нужно загрузить в личный кабинет и дождаться проверки. Например, к таким товарам Aliexpress относит БАДы, продукты, ювелирные украшения, ПО и игры, контактные линзы. Весь список товаров из специальной категории продавец увидит при заполнении карточки товара.

Специальная категория товаров на Aliexpress
Aliexpress: требования к документам
Aliexpress в разделе «База знаний» перечислил, какие документы нужны на товары из списка

Документы на бренд. Aliexpress запрашивает документы на некоторые товарные знаки — продавец узнает, что его бренд попадает под это требование, при заполнении профиля. Пока продавец не предоставит разрешительные документы, бренд будет в статусе «На рассмотрении».

У продавцов остальных брендов маркетплейс иногда тоже спрашивает документы на товарный знак. Например, если другой продавец продает товары такого же бренда и хочет проверить ваше разрешение.

Если продаете товар без бренда или не хотите его указывать, документы загружать не надо.

Добавление бренда на Aliexpress
Чтобы продавать смартфоны «Эпл» на Aliexpress, нужно загрузить документы на бренд и пройти модерацию. Если с документами порядок, в личном кабинете, на странице «Мои бренды» появится статус «Одобрено»

Коды маркировки. Продавец сам маркирует товар, ведет его учет в системе «Честный знак» и выводит коды из оборота при передаче заказа в доставку или при продаже товара.

Как обмениваться документами с маркетплейсом. Продавцы могут обмениваться с маркетплейсом документами через ЭДО или отправлять по почте. Маркетплейс работает с «Диадоком», но поддерживает роуминг с другими операторами.

Главное

  1. Для регистрации на маркетплейсах продавцам не надо загружать много документов. Площадки получают информацию о продавце по ИНН. Иногда нужно загрузить копию паспорта предпринимателя, самозанятого или представителя компании и выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.
  2. Основные документы для работы с маркетплейсом — это оферта или договор с площадкой, сертификаты безопасности на товар, коды маркировки, свидетельство на собственный товарный знак или разрешение на продажу товаров под чужим товарным знаком.
  3. Продавец может отправить документы по почте на адрес маркетплейса, через ЭДО или загрузить сканы в личный кабинет. Каждый маркетплейс сам выбирает способ обмена документами с продавцами.
  4. Подробно о требованиях каждой площадки — в оферте или договоре.
Онлайн-банк для продавцов маркетплейсов Предложение Тинькофф

Онлайн-банк для продавцов
маркетплейсов

  • До 4 месяцев бесплатного обслуживания
  • Бесплатная онлайн-бухгалтерия
  • Обучим работе с разными площадками
  • Регистрация и продвижение на маркетплейсах под ключ
Подробнее

Сейчас читают

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности