Почему возникает кассовый разрыв и как его избежать
Неконтролируемые доходы и расходы могут привести к кассовому разрыву. Это означает, что по документам бизнес в плюсе, а в реальности денег не хватает. Такая ситуация может привести к штрафам, расторжению договоров с контрагентами и другим неприятным последствиям для бизнеса.
Рассказываем о причинах кассового разрыва и о том, что делать, когда он возникает.
Что такое кассовый разрыв в бизнесе
Кассовый разрыв — это разница во времени между датами поступлений и расходов. В этот промежуток бизнес остается без денег. Да, деньги будут позже, но надо сейчас. Разберем на примере.
ИП Антонов к 7 июня оплатил аренду, закупил сырье и потратил все деньги на расчетном счете. Оплаты от клиентов придут после 15 июня. С 7 по 15 июня может случиться кассовый разрыв: нужно будет за что-то заплатить, а денег на счете нет. И вроде бы серьезных проблем в бизнесе нет — товар же продали, деньги будут, но после 15 июня.
По сути, это временная нехватка денег, из-за которой предприниматель не может выполнить свои обязательства. Даже прибыльный бизнес может столкнуться с кассовым разрывом.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Причины возникновения
Причин кассового разрыва много, но главные — незапланированные расходы, сезонность бизнеса, дебиторская задолженность и неправильное управление бюджетом.
Незапланированные расходы. К ним относятся:
- штрафы и пени, связанные с нарушением законодательства или условий договоров с контрагентами;
- ремонт или замена оборудования из-за поломки;
- устранение последствий чрезвычайных ситуаций, например пожара на складе.
Важно иметь резервный фонд для покрытия таких расходов.
Сезонность бизнеса. Товары или услуги не покупают, а издержки все равно есть. Например, владелец хостела на Алтае получает основную прибыль летом и в новогодние каникулы, а в остальное время — простой. При этом весь год нужно платить зарплату сотрудникам, кредит и еще вкладываться в развитие бизнеса. Если не подготовиться к снижению выручки, наступит кассовый разрыв.
Дебиторская задолженность. Это деньги, которые клиенты еще не перевели бизнесу за уже оказанные услуги или проданные товары. Может появиться, если бизнес часто предоставляет рассрочку или отсрочку платежей. Или клиент тоже оказался в кассовом разрыве.
Неправильное управление бюджетом. Владелец бизнеса может неверно запланировать бюджет. Например, рассчитывает, что новый товар будет пользоваться спросом и за месяц получится заработать два миллиона рублей, поэтому планирует расходы на полтора миллиона. Если ожидания не оправдаются и он заработает только миллион, случится кассовый разрыв. Также предприниматель может не составить график платежей поставщикам и по кредитам. По итогам периода бизнес может быть в плюсе, но фактические даты платежей и зачисления денег на счет приведут к кассовому разрыву.
Последствия кассового разрыва
Последствия кассового разрыва могут быть самыми разными:
- могут уволиться сотрудники, не согласные с задержкой зарплаты;
- контрагенты захотят расторгнуть контракт;
- будут начислены штрафы и пени за просрочку оплат по договорам, налогов и взносов;
- деловая репутация будет подорвана.
Дальше покажем на примере, как рассчитать кассовый разрыв.
Как посчитать кассовый разрыв
Рассчитать кассовый разрыв можно по формуле:
Если в конце периода бизнес ушел в минус — значит, возник кассовый разрыв. Благодаря этой формуле и пониманию, какие ожидаются расходы и доходы, можно спрогнозировать вероятность кассового разрыва.
Расскажем, что делать, чтобы избежать кассового разрыва.
Как избежать кассового разрыва
Есть несколько рекомендаций, как избежать кассового разрыва:
- пересмотреть графики платежей и поступлений;
- вести платежный календарь;
- управлять дебиторской и кредиторской задолженностью;
- завести подушку безопасности.
Пересмотрите графики платежей и поступлений. Исполняйте все обязательства сразу после того, как пришли деньги.
Ведите платежный календарь. Он поможет определить, когда и на какую сумму ожидаются расходы и поступления. Все операции распределяются по дням, поэтому вы будете точно понимать, когда может возникнуть кассовый разрыв, и сможете не допустить этого.
Управляйте дебиторской и кредиторской задолженностью. Сократите сроки дебиторской задолженности и увеличьте сроки кредиторской. Для этого есть разные способы, например напоминать клиентам о сроках оплаты, установить четкие сроки возможной задержки оплаты и пени, попросить рассрочку или отсрочку платежей у поставщика.
Заведите подушку безопасности. Для этого нужно каждый месяц откладывать процент от чистой прибыли. Если вы поймете, что кассовый разрыв неизбежен, то сможете взять деньги из резерва. Важно брать деньги из него только в крайних ситуациях. Это как альтернатива банковского кредита, только без дополнительных процентов.
Как закрыть кассовый разрыв
Вот что можно делать, чтобы закрыть кассовый разрыв:
- договориться с теми, кому должен бизнес;
- договориться с теми, кто должен бизнесу или от кого ждете оплату позже;
- пересмотреть расходы бизнеса;
- расплатиться личными деньгами;
- подключить овердрафт.
Договориться с теми, кому должен бизнес. Если вам не хватает денег, чтобы заплатить всем сразу, можно перераспределить расходы по времени. Сейчас вы заплатите только часть, остальное — позже.
Надо верно расставить приоритеты в платежах. Выпишите всех кредиторов и распределите на группы — срочно и не срочно. Обычно сначала платят за аренду, по кредитам и выплачивают зарплату сотрудникам, а у поставщиков просят отсрочку.
Чтобы кредиторы не заподозрили неладное в вашем бизнесе, надо доказать, что случился именно кассовый разрыв, а не глобальные проблемы. Доказательства будут зависеть от причины кассового разрыва.
Например, если оплату задержал партнер, можно показать договор с ним, где указана пропущенная дата оплаты, и документы на отгрузку: накладные или акты.
Еще можно попросить разбить один платеж на несколько.
Например, заплатить поставщику 50 000 ₽ не одной выплатой, а пятью платежами по 10 000 ₽ в течение пяти недель.
То, как быстро можно расплатиться по долгам, зависит от отношений с контрагентами. Старые партнеры по бизнесу могут пойти навстречу сразу, а новые могут отказаться ждать. Контрагенты не обязаны идти навстречу. Нужно уметь вести переговоры.
Возможен и худший сценарий: один из контрагентов испугается и решит, что ваш бизнес закроется, а он потеряет деньги. В таком случае контрагент может запустить процедуру банкротства.
Кредиторы имеют право подать заявление в суд на банкротство ИП, если долг превысил 500 000 ₽, а предприниматель не платит по счетам больше трех месяцев. И на банкротство компании, если долг превысил 300 000 ₽ при любой просрочке.
Договориться с теми, кто должен бизнесу или от кого ждете оплату позже. Бизнес получает деньги от покупателей за товар, работу или услугу. Кассовый разрыв мог случиться из-за того, что кто-то задержал оплату, — это называется сомнительная дебиторская задолженность.
Чтобы разобраться с дебиторками, разделите всех контрагентов, которые платят вам, на три группы:
- должники, уже задержали оплату;
- не должники, но дата оплаты скоро;
- не должники, дата оплаты не скоро.
Первой группе нужно позвонить и напомнить об оплате. Возможно, контрагент забыл, или случилась ошибка в банке. С этим проще разобраться в первую очередь. Если контрагенты не могут выплатить всю сумму сразу, предложите рассрочку. Так получите хотя бы часть долга сейчас, остальное — позже.
Второй группе можно напомнить про оплату, уточнить, есть ли проблемы и точно ли заплатят в срок. Это поможет бизнесу планировать поступления.
С третьей группой пока можно не торопиться.
Также предложите второй и третьей группам внести плату заранее за скидку или другой бонус. Так у бизнеса будут деньги сейчас, чтобы поскорее закрыть кассовый разрыв.
Как быстро можно получить деньги, зависит от контрагентов. Если покупатель или клиент отказывается платить, надо писать претензию и подавать иск в суд. Это займет много времени. Быстрее — договориться лично.
Но есть риски. Контрагенты не обязаны идти навстречу и платить заранее. А если кто-то сознательно отказывается платить и договориться не выходит, придется возвращать деньги через суд. Но это долгий путь — быстро деньги не вернутся.
Пересмотреть расходы бизнеса. В случае кассового разрыва такие траты, как косметический ремонт, покупка новой мебели, смена формы сотрудников, могут подождать. Например, кофейня может выписать планируемые траты и вычеркнуть второстепенное.
Такой способ поможет закрыть кассовый разрыв, если на днях планировали потратить эти деньги. Но если все эти расходы планировались через несколько недель или месяцев, это не поможет в моменте.
Рисков в оптимизации расходов нет. Но если постоянно отказываться от инвестиций в дело, это может затормозить рост бизнеса.
Расплатиться личными деньгами. Проще заплатить контрагенту своими деньгами ИП: по закону все деньги предпринимателя — его личные. ИП может пополнить бизнес-карту с обычной карты и погасить долги.
Сложнее это сделать в компании. Деньги руководителя или участников компании — не одно и то же: расплатиться личными деньгами по нуждам бизнеса нельзя. Нужно оформлять передачу денег.
Участники компании могут оказать безвозмездную финансовую помощь, например оформить договор дарения.
Есть два способа:
- Составить договор беспроцентного займа.
- Расплатиться с долгом деньгами участника и сразу написать заявление на возмещение расходов этому участнику. Тогда бухгалтер компании учтет деньги по закону.
ИП доступны деньги в любой момент. Руководитель бизнеса или участники могут также в любой момент заплатить личными деньгами, если потом написать заявление на возмещение расходов. А вот договор беспроцентного займа нужно составить заранее.
Рисков при такой схеме нет: налоговая не придет с проверкой из-за частых пополнений расчетного счета бизнеса из личных средств. Но если так приходится делать регулярно, это симптом, что бизнес-модель не работает.
Подключить овердрафт. Овердрафт — это один из видов кредита. Его особенность в том, что бизнес может потратить денег больше, чем есть на счете, и уйти в минус на определенную сумму.
Овердрафт подключают один раз, используют, когда потребуется, затем возвращают деньги на счет, и можно снова ими пользоваться, если случится кассовый разрыв.
Скорость подключения овердрафта зависит от рейтинга клиента для банка. Проверенным клиентам банка подключают овердрафт от пары минут до дня. Новым клиентам могут отказать, если неясны обороты бизнеса.
Рекомендуем подключить овердрафт заранее, когда деньги банка еще не нужны. Но зато когда они понадобятся, ждать одобрения заявки не придется. Для бизнеса это бесплатно — если овердрафт не используешь, платить за него не нужно.
Есть риски. Вернуть деньги по овердрафту нужно за 1—2 месяца. Например, в Т-Банке на это есть 45 дней. Если опоздать, банк заморозит лимит и оштрафует.
Еще по овердрафту может не хватить нужной суммы. Банк одобряет лимит в зависимости от кредитной истории клиента и оборота по счету. Чем выше обороты, тем выше лимит. Если кассовый разрыв на 200 000 ₽, а банк одобрил лимит в 100 000 ₽, попросить больше нельзя.
Чего не стоит делать при кассовом разрыве
При кассовом разрыве не нужно делать три вещи:
- Повышать цены.
- Устраивать срочные распродажи.
- Продавать имущество бизнеса.
Повышать цены. Это может отпугнуть клиентов и оставить бизнес без выручки.
Устраивать срочные распродажи. Если резко снизить цену товаров или услуг, то клиентов действительно станет больше, но только временно. Это привлечет только любителей акций и не поможет увеличить прибыль в долгосрочной перспективе. Когда бизнес преодолеет кассовый разрыв и вернет старые цены, многие из новых клиентов уйдут.
Продавать имущество бизнеса, например оборудование, технику или автомобиль. Если деньги нужны срочно, то владелец бизнеса, скорее всего, продаст его по заниженной цене. Но после придется покупать новую технику уже за полную стоимость.
Главное
- Кассовый разрыв — временное явление, когда у бизнеса не хватает денег, чтобы закрыть свои обязательства.
- Основные причины кассового разрыва — это внезапные расходы, сезонность бизнеса, дебиторская задолженность и неправильное управление бюджетом.
- Из-за кассового разрыва бизнес может столкнуться с такими последствиями, как увольнение сотрудников, расторжение контракта с контрагентами, штрафы и пени за просрочку оплат по договорам.
- Чтобы избежать кассового разрыва в будущем, бизнесу стоит пересмотреть графики платежей и поступлений, вести платежный календарь, управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, а также завести подушку безопасности.
- Если денег не хватает, можно договориться с теми, кому должны вы, или с теми, кто должен вам; пересмотреть расходы, расплатиться личными деньгами или воспользоваться овердрафтом.
- Не стоит менять цены на товары и услуги, устраивать распродажи или продавать имущество бизнеса по заниженной цене. Это временные меры, которые не принесут прибыли в дальнейшем.
Случались ли у вас кассовые разрывы? Как выходили из ситуации?