Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 ₽

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 ₽

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Какие финансовые отчеты стоит вести начинающему ИП?


На старте легче всего начать с кэш-флоу


Отвечает Лариса Баневич

Отвечает Лариса Баневич

Финансовый директор Нескучных финансов

На старте легче всего начать с кэш-флоу


Отвечает Лариса Баневич

Отвечает Лариса Баневич

Финансовый директор Нескучных финансов

Читатель Артем спрашивает: «В конце года я занялся организацией праздников как ИП. Какие отчеты посоветуете вести, чтобы видеть финансовую картину бизнеса?»

Самый простой инструмент на старте — кэш-флоу

Кэш-флоу, дословно «денежный поток», — это разница между поступлениями денег на счета бизнеса и всеми списаниями. Этот отчет показывает реальный объем денег, которые сейчас есть у ИП или компании.

Кэш-флоу обычно ведут в виде списка всех трат и поступлений. Такой список в небольшом бизнесе обычно ведет руководитель, так как он в курсе всех расчетов.

Зачем нужен кэш-флоу. Главная задача отчета — помогать собственнику бизнеса контролировать остатки денег и не допускать кассового разрыва. Кассовый разрыв — это ситуация, когда бизнес получит деньги позже, но нужны они уже сейчас.

ИП Семен устанавливает фильтры для очистки воды в загородные дома. Он закупает фильтры за 15 000 ₽ и берет еще 5000 ₽ за доставку и установку — всего клиент платит 20 000 ₽. Семен работает по предоплате 50%.

Предприниматель получил три заказа и предоплату за них — 30 000 ₽. Теперь ему нужно купить три фильтра за 45 000 ₽ — придется добавить к предоплате 15 000 ₽ из собственных денег. Если у Семена не будет такой суммы, у него возникнет кассовый разрыв. После установки трех фильтров Семен будет в плюсе, но сейчас ему не хватает денег, чтобы выполнить заказы.

Кэш-флоу лучше вести с первого дня работы бизнеса: этот отчет становится полезнее со временем. Так руководитель сможет отслеживать, как меняются поступления и затраты бизнеса.

Как вести кэш-флоу. Вести кэш-флоу стоит ежедневно. Например, можно каждый вечер записывать все траты и поступления, пока вы помните, на что потратили деньги и за что получили. Кэш-флоу удобно вести в электронных таблицах или специальных сервисах.

Чтобы упростить заполнение таблицы, вначале нужно определить статьи поступлений и расходов. Также для удобства можно задать диапазон ячейки с категориями поступлений и выбытий. В примере мы окрасили расходные категории в серый, а доходные — в зеленый.

Пример кэш-флоу магазина одежды за вторую половину февраля. За этот период денежный поток оказался отрицательным — минус 122 000 ₽. В этой половине месяца магазин выплатил зарплату

Раз в месяц стоит подводить итог: складывать суммарные траты и поступления по каждой категории. Это поможет контролировать, как меняются доходы и расходы бизнеса со временем.

Кэш-флоу помогает лишь контролировать движение денег в бизнесе. Большинству ИП и компаний этого отчета не хватит, чтобы контролировать бизнес. Расскажем еще про два инструмента, которые будут полезны на старте.

Платежный календарь — расширенный формат кэш-флоу

Платежный календарь — более надежный способ профилактики кассовых разрывов, поскольку в нем собирают информацию о будущем. В календаре фиксируют:

  1. Реальные зачисления на расчетный счет и списания денег с него — как в кэш-флоу.
  2. Планируемые поступления денег.
  3. Все известные платежи, которые нужно совершить.

Зачем нужен платежный календарь. Стоит вести платежный календарь, а не только кэш-флоу, если специфика бизнеса связана с риском возникновения кассового разрыва. Вот три индикатора такого бизнеса:

  • продажи с отсрочкой платежа, а закупки — с расчетом при получении. Например, сыроварня покупает молоко и платит за него при отгрузке. А поставляет сыр в магазины с отсрочкой платежа на 15 дней;
  • работа по неполной предоплате — одной предоплаты может не хватить для создания товара, оказания услуги или проведения работы;
  • большие затраты на покупку сырья и материалов — важно рассчитать, чтобы бизнесу хватило собственных денег для выполнения крупного заказа.

Например, платежный календарь пригодится при организации праздников. Скорее всего, агентство работает по предоплате, а также тратит значительную часть средств на подготовку реквизита.

Еще календарь помогает предпринимателю оценить, сколько денег у него будет на конец месяца. Чтобы календарь был полезен, его нужно вести регулярно.

Как вести платежный календарь. Это будет расширенная таблица для кэш-флоу. К ней нужно добавить две дополнительные категории — прогнозируемые траты и прогнозируемые доходы. Например, если знаете, что через неделю нужно заплатить за аренду, внесите в таблицу строку с прогнозируемым платежом в соответствующий день.

Когда вы действительно заплатите за аренду или получите известный заранее доход, измените категорию на одну из основных, которые используете для ведения кэш-флоу.

Подсчет прибылей и убытков

Большинству ИП и компаний стоит вести отдельный отчет — о прибылях и убытках, который еще называют P&L-отчетом. В отчете фиксируют все доходы, расходы бизнеса и считают их разницу — прибыль или убыток.

Зачем составлять отчет о прибылях и убытках. Размер прибыли показывает эффективность работы бизнеса. Чем выше доля прибыли в выручке, тем эффективнее работает бизнес. По кэш-флоу эффективность определить не получится.

Разница между кэш-флоу и прибылью
Кэш-флоуПрибыль
Разница между поступлениями и списаниями денегРазница между выручкой и расходами
Показывает, сколько денег есть на счетах бизнесаПоказывает эффективность работы бизнеса

Прибыль рассчитывают по методу начисления, то есть по факту выполнения работы, оказания услуги или передачи товара. Чтобы признать прибыль, нужен акт приема-передачи или другой документ.

Кондитер получил от постоянного клиента заказ на торт и предоплату 50% — 1000 ₽. В этот момент кэш-флоу кондитера — 1000 ₽, а прибыль — 0 ₽. Клиент пришел забрать торт, но попросил оплатить вторую часть в конце недели. Кондитер отдал товар, поэтому признал прибыль 2000 ₽, хотя кэш-флоу все еще 1000 ₽. Когда клиент оплатит вторую часть, кэш-флоу и прибыль сравняются.

В некоторых видах бизнеса кэш-флоу почти всегда равен прибыли. Это возможно при одновременном соблюдении двух условий:

  1. Поступление денег автоматически означает, что бизнес исполнил обязательства перед клиентом. Например, продавец курсов открывает покупателю доступ к контенту и больше не взаимодействует с клиентом.
  2. Бизнес оказывает краткосрочные услуги, выполняет работы и сразу получает за них деньги. Например, салон красоты сделал стрижку, маникюр и сразу получил деньги. Продажа товаров не подойдет из-за накопления денег в складском остатке.

Если бизнес подпадает хотя бы под одно условие, можно использовать кэш-флоу в том числе для учета прибылей и убытков. Однако таких меньшинство. Так, в сфере организации праздников можно работать с одним платежным календарем, только если не берете предоплату и почти не тратите деньги на подготовку реквизита.

Как вести отчет о прибылях и убытках. Отчет заполняют почти так же, как кэш-флоу — фиксируют всю выручку и затраты по категориям. После этого считают маржинальный доход, валовую, операционную и чистую прибыль. Мы сделали подробный гайд, как вести P&L-отчет. Внутри него есть ссылка на шаблон отчета, в котором уже проставлены формулы, поэтому таблица посчитает все виды прибыли сама.

Спросите у эксперта

В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.

Павел Карпов
Павел Карпов

Какие отчеты вы ведете в своем бизнесе? Расскажите в комментариях.


Больше по теме