Какие финансовые отчеты стоит вести начинающему ИП?

Читатель Артем спрашивает: «В конце года я занялся организацией праздников как ИП. Какие отчеты посоветуете вести, чтобы видеть финансовую картину бизнеса?»

Кэш-флоу обычно ведут в виде списка всех трат и поступлений. Такой список в небольшом бизнесе обычно ведет руководитель, так как он в курсе всех расчетов.

ИП Семен устанавливает фильтры для очистки воды в загородные дома. Он закупает фильтры за 15 000 ₽ и берет еще 5000 ₽ за доставку и установку — всего клиент платит 20 000 ₽. Семен работает по предоплате 50%.

Предприниматель получил три заказа и предоплату за них — 30 000 ₽. Теперь ему нужно купить три фильтра за 45 000 ₽ — придется добавить к предоплате 15 000 ₽ из собственных денег. Если у Семена не будет такой суммы, у него возникнет кассовый разрыв. После установки трех фильтров Семен будет в плюсе, но сейчас ему не хватает денег, чтобы выполнить заказы.

Кэш-флоу лучше вести с первого дня работы бизнеса: этот отчет становится полезнее со временем. Так руководитель сможет отслеживать, как меняются поступления и затраты бизнеса.

Как вести кэш-флоу. Вести кэш-флоу стоит ежедневно. Например, можно каждый вечер записывать все траты и поступления, пока вы помните, на что потратили деньги и за что получили. Кэш-флоу удобно вести в электронных таблицах или специальных сервисах.

Чтобы упростить заполнение таблицы, вначале нужно определить статьи поступлений и расходов. Также для удобства можно задать диапазон ячейки с категориями поступлений и выбытий. В примере мы окрасили расходные категории в серый, а доходные — в зеленый.

Раз в месяц стоит подводить итог: складывать суммарные траты и поступления по каждой категории. Это поможет контролировать, как меняются доходы и расходы бизнеса со временем.

Кэш-флоу помогает лишь контролировать движение денег в бизнесе. Большинству ИП и компаний этого отчета не хватит, чтобы контролировать бизнес. Расскажем еще про два инструмента, которые будут полезны на старте.

Платежный календарь — более надежный способ профилактики кассовых разрывов, поскольку в нем собирают информацию о будущем. В календаре фиксируют:

1. Реальные зачисления на расчетный счет и списания денег с него — как в кэш-флоу.
2. Планируемые поступления денег.
3. Все известные платежи, которые нужно совершить.

Зачем нужен платежный календарь. Стоит вести платежный календарь, а не только кэш-флоу, если специфика бизнеса связана с риском возникновения кассового разрыва. Вот три индикатора такого бизнеса:

• продажи с отсрочкой платежа, а закупки — с расчетом при получении. Например, сыроварня покупает молоко и платит за него при отгрузке. А поставляет сыр в магазины с отсрочкой платежа на 15 дней;
• работа по неполной предоплате — одной предоплаты может не хватить для создания товара, оказания услуги или проведения работы;
• большие затраты на покупку сырья и материалов — важно рассчитать, чтобы бизнесу хватило собственных денег для выполнения крупного заказа.

Например, платежный календарь пригодится при организации праздников. Скорее всего, агентство работает по предоплате, а также тратит значительную часть средств на подготовку реквизита.

Еще календарь помогает предпринимателю оценить, сколько денег у него будет на конец месяца. Чтобы календарь был полезен, его нужно вести регулярно.

Как вести платежный календарь. Это будет расширенная таблица для кэш-флоу. К ней нужно добавить две дополнительные категории — прогнозируемые траты и прогнозируемые доходы. Например, если знаете, что через неделю нужно заплатить за аренду, внесите в таблицу строку с прогнозируемым платежом в соответствующий день.

Когда вы действительно заплатите за аренду или получите известный заранее доход, измените категорию на одну из основных, которые используете для ведения кэш-флоу.

Большинству ИП и компаний стоит вести отдельный отчет — о прибылях и убытках, который еще называют P&L-отчетом. В отчете фиксируют все доходы, расходы бизнеса и считают их разницу — прибыль или убыток.

Прибыль рассчитывают по методу начисления, то есть по факту выполнения работы, оказания услуги или передачи товара. Чтобы признать прибыль, нужен акт приема-передачи или другой документ.

Кондитер получил от постоянного клиента заказ на торт и предоплату 50% — 1000 ₽. В этот момент кэш-флоу кондитера — 1000 ₽, а прибыль — 0 ₽. Клиент пришел забрать торт, но попросил оплатить вторую часть в конце недели. Кондитер отдал товар, поэтому признал прибыль 2000 ₽, хотя кэш-флоу все еще 1000 ₽. Когда клиент оплатит вторую часть, кэш-флоу и прибыль сравняются.

В некоторых видах бизнеса кэш-флоу почти всегда равен прибыли. Это возможно при одновременном соблюдении двух условий:

1. Поступление денег автоматически означает, что бизнес исполнил обязательства перед клиентом. Например, продавец курсов открывает покупателю доступ к контенту и больше не взаимодействует с клиентом.
2. Бизнес оказывает краткосрочные услуги, выполняет работы и сразу получает за них деньги. Например, салон красоты сделал стрижку, маникюр и сразу получил деньги. Продажа товаров не подойдет из-за накопления денег в складском остатке.

Если бизнес подпадает хотя бы под одно условие, можно использовать кэш-флоу в том числе для учета прибылей и убытков. Однако таких меньшинство. Так, в сфере организации праздников можно работать с одним платежным календарем, только если не берете предоплату и почти не тратите деньги на подготовку реквизита.