Сотрудник хочет уйти в саббатикал. Как оформить такой отпуск?
Читатель Антон спрашивает: «Мой сотрудник хочет уйти в саббатикал. Я не против, но не понимаю, как это грамотно оформить, ведь в ТК РФ такого понятия нет. Подскажите, могу ли я вообще оформить сотруднику такой отпуск и как именно?»
В законах нет правил, как оформить саббатикал. Но вы можете продумать их сами
Саббатикал — это длительный отпуск на срок от трех месяцев до года. Такой формат отпуска используют в западных странах. В России подобная практика встречается редко.
В трудовом кодексе нет термина «саббатикал» или правил предоставления длительного отпуска. При этом закон не запрещает отправлять сотрудников отдыхать на срок дольше обязательных 28 дней. Работодатель может по своей инициативе улучшать условия для работников.
Чтобы отправить работника в саббатикал, нужно зафиксировать правила его предоставления в локальном акте. Например, в положении о предоставлении продолжительного отпуска. Дальше расскажем, как составить и применить этот документ.
В некоторых профессиях есть длительный отпуск
Отпуск вроде саббатикала есть в сфере образования. По ст. 335 ТК РФ преподаватели могут брать длительный отпуск — до года. Уходить в него можно не чаще, чем раз в десять лет непрерывной преподавательской работы. Работодатель обязан предоставить такой отпуск, но на практике его обычно не оплачивают.
В вузе преподаватели могут получить творческий отпуск — для подготовки научно-образовательных публикаций, диссертаций и проведения исследований. Порядок согласования такого отпуска прописывают во внутреннем положении вуза. Обычно такой отпуск оплачивается полностью или частично и требует отчета о результатах после окончания.
Шаг 1. Разработайте положение о предоставлении длительного отпуска
Трудовой кодекс не устанавливает требований к содержанию положения о предоставлении длительного отпуска. Поэтому каждая компания или ИП сами определяют, какие условия включить в документ.
Вот что примерно можно указать в положении о саббатикале:
- кто может в него уйти;
- кто согласовывает решение о таком отпуске;
- на каких условиях можно уйти в длительный отпуск;
- на какой срок можно сделать перерыв в работе и можно ли вернуться досрочно;
- как часто можно брать саббатикал;
- на какие цели можно брать продолжительный отпуск;
- какие обязательства есть у работника после выхода из саббатикала.
Положение об отпусках
Положение составляют руководители компаний и ИП, чтобы закрепить условия предоставления сотрудникам основного и дополнительных отпусков.
Кто может уйти в саббатикал. Обычно работодатели дают такой отпуск не всем работникам, а определенным категориям. Например, тем, кто отработал в компании не менее пяти лет и достиг всех KPI.
Кто согласовывает решение о саббатикале. Определите, кто принимает решение отпустить человека в длительный отпуск. Это может быть директор или руководитель HR-отдела.
На каких условиях можно уйти в длительный отпуск. Решите, будете ли оплачивать долгий отпуск работнику. К примеру, есть такие варианты: платить 100% оклада; платить часть оклада — допустим, 70% или 50%; не платить — сотрудник делает перерыв за свой счет.
Еще пропишите, сохраняются ли бонусы от компании. Допустим, у работников есть ДМС. Нужно указать в положении, можно ли пользоваться страховкой во время перерыва. Если нет, добавьте условие о приостановке ДМС.
На какой срок можно брать саббатикал и можно ли вернуться досрочно. В положении нужно зафиксировать продолжительность саббатикала — к примеру, три месяца, полгода, год. И прописать порядок действий, если сотрудник захочет вернуться из отпуска раньше срока:
- за сколько и как работник должен предупредить работодателя;
- на каких условиях он может вернуться;
- выплатят ли установленное вознаграждение и в каком объеме;
- что будет, если его должность будет временно занята.
Как часто можно брать саббатикал. Без этого пункта есть риск, что работники смогут злоупотреблять правом на отдых. Например, уходить в полугодовой отпуск каждый год. Чтобы избежать подобного, пропишите в положении, что длительный отпуск можно брать не чаще, чем раз в пять лет.
На какие цели можно брать саббатикал. Кто-то отпускает сотрудников, чтобы защитить их от выгорания, кто-то — ради повышения квалификации. Например, в магистратуру за границей. Если готовы отпустить человека с работы надолго только ради определенных целей, их нужно зафиксировать.
«К примеру, можно ли взять такой отпуск просто по причине „я устал, я ухожу“ или вы готовы освободить человека от работы только по веским причинам. Например, ему нужно написать диссертацию или получить дополнительную специальность. С этими целями можно связать и оплату отпуска: если работник его использует для развития компании, он будет частично оплачен. В других случаях — нет».
Татьяна Сергеева
ИТ-юрист Рунетлекса
Какие обязательства есть у работника после выхода из саббатикала. Если ставите работнику конкретные цели на длительный отпуск, пропишите в документе:
- по каким метрикам поймете, что он их достиг;
- что будет, если не достигнет.
Например, маркетолог договорился с работодателем, что берет трехмесячный отпуск на обучение. Цель — получить диплом о повышении квалификации. Если он сдаст тестирование и получит документ, работодатель компенсирует 50% стоимости курсов. Если нет, работник останется без компенсации.
«Что касается вопроса, можно ли обязать отдохнувшего работника не уходить из компании. Такой пункт можно прописать только в целях психологического эффекта. Конституционное право на свободу труда превалирует над внутренним положением».
Евгений Вихров
ИТ-юрист Рунетлекса
Условия и требования в положении о предоставлении саббатикала не должны противоречить законам. Поэтому советуем составлять документ с юристом.
Что еще почитать работодателю
Собрали статьи, которые помогут разобраться, как оформлять отпуска сотрудников:
Можно ли отправить сотрудника в отпуск, если вижу, что он устал?
Сотрудник ушел на больничный во время отпуска: нюансы оформления
Шаг 2. Оформите саббатикал
Процесс оформления сотрудника в саббатикал такой же, как в обычный отпуск:
- Сотрудник пишет заявление и подает в отдел кадров.
- Отдел кадров готовит приказ.
- Отдел кадров и бухгалтерия готовят расчет отпускных, если компания оплачивает саббатикал.
Нюансы оформления касаются только заявления. Чтобы корректно оформить саббатикал, сотрудник пишет заявление на отпуск в свободной форме — как обычно. Но важно указать:
- факт продолжительного отпуска — иначе будет считаться, что работник ушел в обычный отпуск;
- продолжительность отпуска;
- причины и цели;
- условия, на которых сотрудник уходит в отпуск — оплачивается или нет;
- отсылку к локальному акту о предоставлении саббатикала. Обычно пишут фразу: «Прошу отпуск в соответствии с таким-то положением…»
Заявление о длительном отпуске
Заявление сотрудник пишет на бланке работодателя или в свободной форме. По ст. 335 ТК РФ в длительный отпуск можно отправить только работников образования. В иных случаях такое заявление составляют, если длительный отпуск закреплен в локальных нормативных актах компании или ИП.
Дальше подготовьте приказ о предоставлении продолжительного отпуска. Приказ должны подписать две стороны — сотрудник отдела кадров и тот, кто идет в отпуск.
Если сотрудник решит выйти из саббатикала раньше, он должен написать заявление о досрочном выходе. Может оказаться, что пока он отдыхал, его заменял другой человек. Компании нужно время, чтобы решить, как быть с временным сотрудником.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Оформляли ли вы своих сотрудников в саббатикал? Поделитесь опытом в комментариях.