Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Как рассчитать отпускные


Отпускные считают за календарные дни и умножают на среднедневной заработок


Сергей Скрябин

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Поделиться

За время ежегодного отпуска сотруднику положены отпускные, которые выплачивает работодатель. Сумма отпускных не равна зарплате, бухгалтер рассчитывает их по другим правилам. Подготовили пошаговую инструкцию для расчета отпускных с примерами.

Правила расчета отпускных

На основной ежегодный оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники. Работодатель должен оплатить время отдыха, такая выплата называется «отпускные».

Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно определить:

  1. Продолжительность расчетного периода.
  2. Заработок сотрудника за расчетный период.
  3. Средний дневной заработок.
  4. Итоговую сумму отпускных.

Рассмотрим подробно по шагам, как рассчитываются отпускные.

Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

Телеграм-канал: 59 154 читателя

Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

Подписаться

Шаг 1. Определяем продолжительность расчетного периода для отпускных

По каким правилам определять расчетный период, зависит от того, сколько отработал сотрудник у работодателя: больше года или меньше.

Сотрудник отработал больше года. Расчетный период для отпускных — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска.

Первый рабочий день Марины Соколовой — 22 мая 2022 года. Марина берет отпуск с 10 июля 2024 года. Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующие июлю, — с 1 июля 2023 по 30 июня 2024.

Точно так же определяют расчетный период, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Например, если бы отпуск Соколовой был с 29 декабря 2023 года по 16 января 2024 года, за расчетный период взяли бы дни с 1 декабря 2022 по 30 ноября 2023.

Сотрудник отработал меньше года. Значит, расчетный период — все отработанное время. Например, Николая Старовойтова приняли на работу 10 марта 2024 года, а с 15 сентября 2024 года он идет в отпуск. Значит, расчетный период — с 10 марта по 31 августа 2024.

Какие дни исключают из расчетного периода: примеры

Из расчетного периода надо исключить дни, когда сотрудник:

  • получал средний заработок, например был в командировке или в оплачиваемом отпуске. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
  • болел;
  • был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет;
  • был в отпуске за свой счет;
  • использовал дополнительные оплаченные выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • был в простое по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора. Например, из-за отключения электричества или забастовки, хотя в ней не участвовал;
  • был освобожден от работы с полным, частичным сохранением зарплаты или без оплаты.

Рассмотрим на примере, какие выплаты включать в расчет.

Инженер Артем Гладышев работает в ООО «Веселые ребята» три года. С 14 ноября 2024 года уходит в отпуск.

У Гладышева есть такие периоды, которые нужно исключить:

— с 1 по 22 августа 2024 года — командировка;

— с 23 по 31 августа 2024 года — отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам.

Расчетный период для начисления отпускных — с 1 ноября 2023 по 31 октября 2024. Из этого периода нужно исключить дни командировки и отпуска за свой счет. Получается, весь август 2024 года не учитываем.

Другой пример, если в расчетном периоде человек болел.

Менеджер Юлия Васнецова работает в ООО «Стелс» два года. С 7 февраля 2024 уходит в отпуск. Она болела:

— с 24 по 29 декабря 2023 года;

— с 11 по 18 января 2024 года.

Расчетный период Васнецовой — с 1 февраля 2023 по 31 января 2024. Из него исключаем время, когда Юлия болела. А вот праздничные нерабочие дни с 1 по 8 января входят в расчетный период.

Бывает, что весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить, — например, в случае отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет. Тогда берут предшествующий период, равный расчетному: 12 месяцев до всех исключаемых периодов.

Антонина Спиридонова работает в ООО «Атмосфера» четыре года, уходит в отпуск 14 ноября 2024.

У Спиридоновой есть такие исключаемые периоды:

— с 7 марта по 24 июля 2023 года — отпуск по беременности и родам;

— с 25 июля 2023 года по 13 ноября 2024 года — отпуск по уходу за ребенком до полутора лет.

По общему правилу расчетный период для Антонины — с 1 ноября 2023 по 31 октября 2024. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому при расчете отпускных берут дни с 1 марта 2022 года по 28 февраля 2023 года — 12 месяцев, предшествующие месяцу ухода в отпуск по беременности и родам.

Еще один частный случай — нужно исключить все дни в расчетном периоде, а в предшествующем периоде человек попросту не работал в компании или у ИП. Тогда в расчет берут дни, отработанные в месяце, в котором сотрудник уходит в отпуск, — до даты начала отдыха.

Например, Илья Агулов работает в компании с 13 марта 2024 года:

  • с первого же дня и по 30 августа Илью отправили в командировку;
  • с 1 по 30 сентября он ушел в учебный отпуск;
  • с 1 по 30 октября Агулова снова отправили в командировку.

С 24 ноября 2024 года Илья решил взять отпуск, директор был не против. Тогда его расчетный период будет с 1 по 23 ноября 2024 года.

Шаг 2. Определяем заработок сотрудника за расчетный период

Чтобы рассчитать заработок, нужно определить, какие выплаты учитываются за это время, а какие — нет.

Выплаты, которые нужно учитывать, — это деньги, которые платят за труд. К ним относят:

  • зарплата, которую начислили за отработанное время;
  • гонорары, авторские вознаграждения;
  • надбавки и доплаты — например, за выслугу лет, совмещение профессий;
  • компенсации, связанные с режимом работы и условиями труда. Это районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
  • премии и другие поощрительные выплаты. Но тут есть особенности, о них — дальше.

При расчете отпускных нужно учесть премии — годовые, полугодовые, квартальные, ежемесячные, разовые. Но только в том случае, если они отвечают одновременно двум условиям:

  1. Выплачиваются за труд. Например, премия за выполнение плана.
  2. Предусмотрены трудовым договором или локальным нормативным актом организации, например положением об оплате труда.

Другие виды премий — например, к юбилею, за выслугу лет или ко дню рождения компании — не учитывают при расчете.

Как учитывать премии при расчете отпускных
Вид премииКак учитыватьСколько премий можно учесть
ГодоваяУчитывают, если начислили за предыдущий год. Например, сотрудник идет в отпуск в 2024 году, а годовая премия была начислена за 2023. Когда начислена премия — в расчетном периоде или вне его, — не имеет значенияОдну годовую премию
Полугодовая, ежеквартальнаяУчитывают, если начислили в месяце, который входит в расчетный периодПо одной премии за каждый показатель премирования. Например, можно учесть квартальную премию за количество продаж и полугодовую за объем выручки
ЕжемесячнаяУчитывают, если начислили в месяце, который входит в расчетный период12 ежемесячных премий за один и тот же трудовой показатель
РазоваяУчитывают, только если их начислили в одном из месяцев расчетного периодаВсе премии

Если в расчетном периоде отработаны не все дни, полностью учитывайте только премии, начисленные с учетом отработанного времени. Остальные премии — пропорционально отработанному времени.

Выплаты, которые нужно исключить. Это суммы, начисленные за такие периоды:

  • за сотрудником сохраняли средний заработок — например, во время командировки или оплачиваемого отпуска. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
  • сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
  • сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • сотрудник не работал из-за простоя по вине бизнеса или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора, например из-за приостановки деятельности компании или ИП;
  • сотрудник не участвовал в забастовке, но из-за нее не мог работать.

Еще при расчете отпускных не учитывают выплаты социального характера и те, что не связаны с оплатой труда. Например, материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.

Разберем на примере.

Сергей Котов работает в ООО «Ладога» с 1 марта 2024 года. С 1 по 14 июля 2024 года Сергей берет отпуск. Расчетный период — с 1 марта по 30 июня 2024.

С 14 по 18 апреля он был в командировке. Общая сумма выплат за расчетный период — 275 000 ₽. Командировочные — 5000 ₽. Командировочные в расчет не берем.

Дальше переходим к следующему шагу — рассчитаем средний заработок для отпускных.

Шаг 3. Считаем средний дневной заработок для отпускных

Чтобы определить средний дневной заработок, надо учитывать, отработал сотрудник расчетный период полностью или нет. Третья ситуация — у человека вообще нет отработанных дней.

Расчетный период отработан полностью. Средний дневной заработок определяют по формуле:

29,3 — среднемесячное число календарных дней. Это фиксированное значение.

Расчетный период отработан не полностью. Средний дневной заработок рассчитывают по такой формуле:

Число календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце определяют так:

С 15 июня 2024 года Матвей Волков идет в отпуск. Расчетный период для начисления отпускных — с 1 июня 2022 по 31 мая 2024.

С 24 по 26 мая 2024 года Матвей болел. Его заработок в расчетном периоде за минусом пособия по болезни — 448 000 ₽.

Считаем календарные дни для начисления отпускных:

— в полностью отработанных месяцах: 11 мес. × 29,3 = 322,3 д.;
— в мае: 28 д. / 31 д. × 29,3 = 26,46 д.

Средний дневной заработок Матвея: 448 000 ₽ / (322,3 д. + 26,46 д.) = 1284,55 ₽/д.

Нет отработанных дней. Это ситуация, когда расчетный период полностью состоит из исключаемых дней и сдвинуть его некуда. Тогда среднедневной заработок определяют из оклада:

Рассмотрим на примере. Евгений Сидоров работает в ООО «Альфа» с 1 марта 2024 года. Его оклад — 52 000 ₽. С 1 марта до 31 мая Сидоров был в командировке. С 1 по 11 июня идет в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Расчетный период — с 1 марта по 31 мая, он полностью состоит из исключаемого времени. Сдвинуть расчетный период некуда, раньше Сидоров не работал в ООО «Альфа».

Значит, средний дневной заработок определяется из оклада Евгения: 52 000 ₽ / 29,3 = 1774,74 ₽.

Шаг 4. Рассчитываем итоговую сумму отпускных

Когда проделали все шаги выше, отпускные считают по формуле:

Разберем сразу на примерах.

Первый пример. С 12 мая 2024 года Олег Тихонов идет в основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней.

Расчетный период — с 1 мая 2023 по 30 апреля 2024. Он отработан полностью, исключаемых дней нет. За расчетный период Олегу начислили 670 000 ₽.

Средний дневной заработок Тихонова: 670 000 ₽ / 12 мес. / 29,3 д./мес = 1905,57 ₽/д.

Итоговая сумма отпускных: 1905,57 ₽/д. × 28 д. = 53 356,1 ₽.

Второй пример. Рассмотрим еще вариант, когда сотрудница берет ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком.

Ольга Дмитриева пять лет работает в компании «Дачные истории». С 17 апреля 2024 года идет в основной оплачиваемый отпуск на 15 календарных дней.

Исключаемые периоды у Дмитриевой:

  • с 7 марта по 24 июля 2023 — отпуск по беременности и родам;
  • с 25 июля 2023 по 15 апреля 2024 — отпуск по уходу за ребенком.

Стандартный расчетный период — с 1 апреля 2023 по 31 марта 2024. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому берем расчетный период с 1 марта 2022 года по 28 февраля 2023 года.

Заработок Дмитриевой за это время — 799 400 ₽. У нее нет периодов и доходов, исключаемых из расчета.

Средний дневной заработок: 799 400 ₽ / 12 мес. / 29,3 д./мес = 2273,61 ₽/д.

Итоговая сумма отпускных сотрудницы: 2273,61 ₽/д. × 15 д. = 34 104,15 ₽.

Налоги и взносы при выплате отпускных

Со всей суммы отпускных нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Страховые взносы нужно начислить в месяце исчисления отпускных. Например, сотрудник уходит в отпуск с 1 июля, а отпускные ему начислены в июне. Значит, отпускные войдут в облагаемую базу по страховым взносам в июне.

Взносы в налоговую нужно перечислять ежемесячно до 28-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 28‑е число выпадает на выходной, крайний срок — следующий рабочий день.

НДФЛ удерживают в день выплаты отпускных наличными или на карту сотрудника.

Уплатить НДФЛ нужно:

  • до 28-го числа текущего месяца — за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца;
  • до 5 числа следующего месяца — за период с 23-го по последнее число текущего месяца;
  • до 28 января — за период с 1 по 22 января;
  • не позднее последнего рабочего дня календарного года — за период с 23 по 31 декабря.

Компании на ОСН могут учесть отпускные в налоговых расходах. Взносы включают в расходы ежемесячно — по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.

А компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» учитывают отпускные в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату перечисления в бюджет.

Бухгалтерский учет отпускных

ИП не обязаны вести бухучет, поэтому могут пропустить этот раздел.

В бухгалтерском учете отпускные отражают в зависимости от того, создает компания резерв на оплату отпусков или нет. Он нужен для равномерного распределения расходов на выплату отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов с них.

Резерв обязаны создавать все компании, кроме тех, что ведут упрощенный бухучет. Например, это субъекты малого предпринимательства.

Дальше разберем, как начисляются отпускные в бухгалтерском учете в зависимости от резерва.

Проводки, если бизнес создает резерв на оплату отпусков
Корреспонденция счетовСодержание операции
Дебет 20, 26, 44

Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»
Создан резерв на оплату отпусков
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»

Кредит 70
Начислены отпускные за счет резерва
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»

Кредит 69 субсчет «Страховые взносы по единому тарифу»
Начислены за счет резерва страховые взносы по единому тарифу
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»

Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на травматизм»
Начислены за счет резерва взносы на травматизм
Дебет 70 

Кредит 50 (51)
Выплачены отпускные
Дебет 70 

Кредит 68 субсчет «НДФЛ»
Удержан НДФЛ при выплате отпускных
Проводки, если бизнес не создает резерв на оплату отпусков
Корреспонденция счетовСодержание операции
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44)

Кредит 70
Начислены отпускные
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44)

Кредит 69 субсчет «Страховые взносы по единому тарифу»
Начислены страховые взносы по единому тарифу
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44)

Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на травматизм»
Начислены взносы на травматизм
Дебет 70 

Кредит 50 (51)
Выплачены отпускные
Дебет 70 

Кредит 68 субсчет «НДФЛ»
Удержан НДФЛ при выплате отпускных

Главное

  1. Работодатель обязан оплатить сотруднику ежегодный отпуск, такая выплата называется «отпускные».
  2. Расчетный период для отпускных — 12 месяцев, если сотрудник отработал больше года у одного работодателя. Если же человек работает меньше года, расчетный период — время, которое он отработал до отпуска.
  3. Некоторые периоды исключают из расчетного периода для отпускных. Например, когда сотрудник был на больничном, в учебном отпуске или брал отгулы за свой счет.
  4. Не все выплаты попадут в расчетный период. Учитывают зарплаты и премии. Не учитывают больничные, матпомощь, оплату питания.
  5. С суммы отпускных нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Бухгалтерия

Найдите больше ответов на вопросы о бизнесе


Больше по теме

Как селлеру с минимальными вложениями выйти на глобальный рынок. Разбор пяти рисков от Everink Tattoo
Как селлеру с минимальными вложениями выйти на глобальный рынок. Разбор пяти рисков от Everink Tattoo

Максим Артюшенков о том, когда нужен всего один глобальный фулфилмент, и о сложностях при выходе на рынки других стран