Внутренний документ, который регулирует работу сотрудников компании или ИП
Внутренний документ, который регулирует работу сотрудников компании или ИП
Работодатели утверждают правила и инструкции, которые определяют порядок работы сотрудников — локальные нормативные акты. Например, ресторан хочет поддерживать высокий уровень обслуживания. Для этого владелец разрабатывает локальный акт, в котором прописывает, как готовить зал к приходу клиентов, встречать гостей и контролировать качество блюд.
Простыми словами, локальные акты — это своего рода внутренние правила игры, которые помогают бизнесу работать более эффективно.
В статье разберем, какие бывают локальные акты, для чего они нужны и как правильно их принимать.
Для чего нужен локальный акт
Локальные акты нужны, когда федеральные законы и правила недостаточно конкретны или не адаптированы под специфику определенного бизнеса. Эти документы помогают упорядочить работу сотрудников, закрепить гарантии и донести до них важную информацию.
Локальные акты должны соответствовать трудовому кодексу, то есть они не могут ухудшать условия труда работников. Например, локальным актом можно установить дополнительный выходной день, но нельзя отменить перерыв на обед.
Какие есть локальные акты
Локальные акты делят на обязательные и необязательные.
Обязательные локальные акты. В трудовом кодексе обязательные локальные акты отмечены в разных статьях. Обычно именно их запрашивает трудовая инспекция при проверке.
На август 2023 года перечень обязательных локальных актов такой:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об обработке персональных данных работников;
- инструкции об охране труда;
- положение о системе управления охраной труда;
- положение о расследовании и учете микротравм;
- программа вводного инструктажа по охране труда;
- график отпусков;
- положение об оплате труда.
Если у бизнеса нет необходимых локальных актов, могут выписать штраф. Для должностных лиц, ИП и малых предприятий это 1—5 тысяч рублей, а для средних и крупных компаний это 30—50 тысяч рублей.
Для некоторых предприятий список обязательных локальных актов может быть шире. Например, если сотрудники работают посменно, то нужно принять графики сменности.
Необязательные локальные акты. Также для регулирования работы руководители ООО или ИП могут принять другие документы:
- положение о коммерческой тайне;
- должностные инструкции;
- положение о премировании и материальном стимулировании работников;
- другие акты, которые не противоречат трудовому кодексу.
Обычно работодатели утверждают такие документы, чтобы улучшить работу сотрудников. Например, для этого принимают положения о корпоративной этике и о медицинском страховании.
Больше разборов законов, важных для бизнеса
Как принять локальный акт
Локальный акт нужно разработать, согласовать и утвердить.
Назначенная группа работников или отдельный сотрудник разрабатывает локальный акт и согласовывает его со специалистами внутри бизнеса, например с юристами. После этого — передает на утверждение руководителю или уполномоченному лицу.
Иногда перед принятием локального акта нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Например, оно нужно для принятия правил внутреннего трудового распорядка.
Если договориться с профсоюзом не получилось, разногласия оформляют протоколом. Работодатель все равно может принять локальный акт, но профсоюз вправе обжаловать документ в суде.
Как только локальный акт прошел согласование, приказ о вводе его в действие подписывает директор или другое уполномоченное лицо. С локальным актом нужно ознакомить под подпись всех сотрудников, которых он касается.
Как оформить локальный акт
В локальном акте обычно указывают:
- реквизиты работодателя: для ИП это фамилия, имя и отчество, а для компаний — полное наименование;
- название документа: например, инструкция, акт, правила или положение;
- дату и место оформления локального акта;
- регистрационный номер документа;
- дату вступления документа в силу;
- список трудовых норм, которые вводятся локальным актом;
- место для подписи работодателя и представителя профсоюза.
Единого требования к оформлению локального акта для бизнеса нет, но обычно ориентируются на ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Что делать с локальными актами дальше
Локальные акты нужно правильно хранить, изменять и отменять.
Хранение локальных актов. Оригиналы локальных актов обычно хранят в канцелярии или отделе кадров. Копии размещают на сайте или на внутренних ресурсах бизнеса, чтобы сотрудники могли с ними ознакомиться.
Изменение локальных актов. Вносить изменения нужно тем же путем, каким принимался локальный акт.
Отмена локальных актов. Обычно локальные акты отменяют в трех случаях: если истек их срок действия, если их заменили другими локальными актами или если вступили в силу документы, которые дают более высокие гарантии работникам. ООО или ИП принимает приказ об отмене локального акта с конкретной даты, после этого он перестает действовать.
Что важно запомнить
- Локальный акт — это документ, который регулирует работу сотрудников внутри компании или у ИП.
- Единого перечня обязательных локальных актов в трудовом кодексе нет, поэтому указания на них нужно искать вручную в разных статьях.
- Иногда для одобрения локального акта нужно получить мотивированное мнение профсоюза
- Локальные акты нужно правильно хранить и изменять в том же порядке, в котором их принимали. Отменяется документ после того, как ООО или ИП принимает приказ об отмене локального акта с конкретной даты.
