Автоматизация бизнеса часто затратна в моменте, но помогает ему экономить и зарабатывать больше в будущем. Если сотрудники делают меньше рутинных задач руками, бизнес в целом больше сфокусирован на основной деятельности, которая приносит деньги.
Что такое автоматизация бизнес-процессов и для чего она нужна
Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение информационных технологий в работу бизнеса — роботов, искусственного интеллекта, систем сбора информации и ее аналитики. Автоматизацию можно применить практически в любом бизнесе, разница будет только в инструментах.
Например, раньше администратор салона красоты рассылал клиентам поздравления с праздниками и выгодные предложения. Затем эту функцию автоматизировали, и теперь администратор не тратит на это время, а еще исключается человеческий фактор — ни об одном клиенте не забудут.
«Сегодня одна из важных целей автоматизации — технологический суверенитет. Например, очень эффективно автоматизировала процессы компания „Салаватстекло“. Она купила импортные производственные линии, но из-за санкций производители отказались обновлять программное обеспечение для этих линий, поставив под угрозу весь бизнес.
Но российские разработчики доработали ПО, сделав его даже более функциональным, чем оригинал. Сейчас завод добился колоссальной эффективности, поскольку ПО позволяет отправлять на резку одновременно множество заказов, а алгоритм выбирает оптимальный способ нарезки, при котором отходов будет минимум».
Юрий Гизатуллин
Фаундер ИТ-компании Tiqum
Какие процессы можно автоматизировать
Автоматизировать можно почти все бизнес-процессы, например:
- управление персоналом: с помощью автоматизации легче контролировать работу сотрудников, искать кандидатов и обучать их;
- финансовый учет: автоматизация дает собственнику больше информации для управления, снижает количество ошибок при расчетах;
- производство: роботы выполняют работу точнее, быстрее и тратят меньше ресурсов.
Часто стабильный бизнес развивается только потому, что руководители постоянно ищут слабые места, автоматизируют или оптимизируют все, что могут.
«Для любого собственника абсолютно правильно стараться максимально автоматизировать все процессы. Если что-то можно автоматизировать — нужно это сделать».
Эдуард Ривкин
Основатель NeuroTeam и директор по продажам Reputation House
Какие системы используют для автоматизации
Один из самых популярных инструментов автоматизации —
Другой похожий инструмент —
Обе эти системы помогают роботизировать часть бизнес-процессов. Но кроме роботизации есть еще и другие способы автоматизации. Рассмотрим дальше пять трендов, как в 2024 году бизнес оптимизирует свою работу.
Роботизированная автоматизация процессов
Роботизированная автоматизация процессов, или RPA, — сервисы и программы, которые выполняют рутинные бизнес-задачи вместо сотрудников, имитируя их действия. Программам можно поручить любую работу, для которой можно прописать инструкцию: например, обрабатывать входящие документы, извлекать данные, распознавать текст и сравнивать его.
«Часто в роли роботизированной системы используют CRM или ERP. Например, раньше администратор в стоматологии за сутки до приема напоминал клиентам о записи и тратил на это несколько часов работы. Сейчас это автоматически делает CRM. Подобных процессов очень много в каждой нише.
Часто вижу, как начинающие предприниматели после открытия бизнеса бегут устанавливать какую-то CRM-систему. Я всегда советую не покупать сразу дорогой софт, а сначала научиться собирать все данные в Excel. Так вы поймете, какие именно функции вам нужны, и подберете программу под свои нужды».
Эдуард Ривкин
Основатель NeuroTeam и директор по продажам Reputation House
Есть универсальные программы, которые подойдут большинству компаний, например OkoCRM, amoCRM или Битрикс24. Есть и программы, которые подходят, скажем, только для фитнес-клубов, но в этой нише они закрывают все потребности бизнеса.
Кому полезно. RPA делают за сотрудников несложную, монотонную, но важную работу. Если ваши работники тратят много времени на рутинные задачи, для которых можно составить алгоритм, — эту работу можно поручить роботам.
Искусственный интеллект и нейросети
Искусственный интеллект — это программа, которую обучили правилам самостоятельного анализа или создания контента — текстов, изображений, видео или аудио.
Возможности применения ИИ ограничены только фантазией руководителя. Например, с помощью нейросетей можно писать рекламные тексты, анализировать аудиторию, искать потенциальных клиентов. А можно встроить ИИ в поисковую строку на сайте, чтобы сделать поиск более точным и акцентировать внимание на продуктовых рекомендациях.
С появлением ИИ рывок в развитии сделали и RPA. У роботизированных систем всегда было ограничение: их нужно было запрограммировать, чтобы они выполняли работу по алгоритму. Например, чат-бот для общения с клиентами мог отвечать готовыми блоками только на конкретные фразы. Теперь же чат-боты с ИИ могут анализировать ответы клиента и реагировать на его слова.
«В Reputation House я создал отдел продаж и систему обучения менеджеров. В классическом варианте ты приходишь к новому сотруднику и говоришь, что ему нужно прочитать и выучить, а в конце проводишь тест. Если по ходу обучения у новичка возникают вопросы — помогаешь разобраться.
Благодаря нейросетям обучение новых менеджеров можно роботизировать. У каждого сотрудника появился персональный коуч, который может ответить на любой вопрос. Но чтобы нейросеть делала это правильно, сначала нужно дать ей всю информацию о компании, услугах и принципах работы менеджеров».
Эдуард Ривкин
Основатель NeuroTeam и директор по продажам Reputation House
Еще одно преимущество нейросетей: у них нет периода адаптации к работе. Например, если производитель комбайнов наймет молодого маркетолога, тому придется долго разбираться в особенностях этих машин и узнавать рынок. ИИ разбираться не нужно, он сразу может выдать хороший текст для рекламы комбайнов.
Минус искусственного интеллекта: он воспроизводит только то, что есть в интернете. Нейросеть не умеет отличать, какой контент мусор, а какой нет, поэтому ответ бота будет на 70% дурацким.
«С помощью ИИ нельзя заменить сотрудников, которые создают новые смыслы и идеи. Например, нейросеть никогда бы не додумалась до такой рекламной кампании: чтобы продавать энергетики Redbull, нужно организовать свою команду Формулы-1. То есть ИИ генерирует слова, но не идеи.
Мы проводили много экспериментов в ИТ-компаниях. ИИ может написать красивый рекламный текст. Но он не сможет ничего продать скрыто — между строк. Тексты нейросетей работают хуже, чем тексты гениальных маркетологов».
Юрий Гизатуллин
Фаундер ИТ-компании Tiqum
В России пока не было массовых сокращений штата из-за нейросетей. Но уже сейчас часть сотрудников становится не нужна, если другая умеет использовать нейросети.
«Отдельные примеры сокращений из-за ИИ я видел. Например, мы сократили штат маркетологов с шести человек до двух без потери эффективности работы отдела. Раньше сотрудники выдавали 20—30 единиц контента в месяц, а сейчас — 60—80».
Эдуард Ривкин
Основатель NeuroTeam и директор по продажам Reputation House
Кому полезно. Нейросети помогут вашим сотрудникам создавать контент, анализировать рынок и отдельные документы — и это почти бесплатно. ИИ можно встроить на ваш сайт или в чат-бот, чтобы снять часть работы со службы поддержки.
Реальные предприниматели делятся опытом
- «Найдем инвестора — он отберет компанию». Сооснователь Restik о том, почему не получал прибыль четыре года
- С какими сложностями сталкиваются предприниматели: шесть историй
- «Терпела до последнего, а потом разом прощалась»: 4 истории про ошибки в найме
- Как остановить текучку кадров и справиться с внутренним кризисом в компании. Опыт Фикуса
- «Переключение контекста — одна из самых дорогих операций в голове». Герман Гаврилов об основах управления
Облачные системы
Облачные системы — это виртуальная
Облачные системы используют для управления проектами, учета финансов, работы с клиентами. Первые облака, например Google Drive или Яндекс Диск, появились более 10 лет назад. С тех пор они трансформировались и расширяли функционал.
«Компании, с которыми я работаю, активно переходят в облачные сервисы. Сейчас средний и иногда малый бизнес готов, например, организовать удобную почту и убрать 1С с компьютеров бухгалтеров в облако. Ближайшие два года облака точно останутся актуальным трендом.
Облака нужны для оптимизации расходов и повышения качества услуг. Если поставить сервер на своем производстве, в него никогда не придет высокоскоростной интернет, потому что к нему не подключить магистральный канал. Серверу нужен сисадмин — и нет гарантии, что он будет таким же профессионалом, как сотрудники Яндекса, которые занимаются только поддержанием работы облаков.
Для застройщика разработка хорошего приложения для жильцов стоит от 50 до 100 млн рублей. Для маленького застройщика выгоднее использовать облачное решение — взять в аренду технологии готового приложения, на которое кто-то другой уже потратил 100 млн рублей».
Юрий Гизатуллин
Фаундер ИТ-компании Tiqum
Кому полезно. Бизнесу, которому нужны системы хранения данных, но он не готов покупать и обслуживать свои сервера. Еще облака — это способ не тратить деньги на разработку своего ПО, когда на рынке уже есть аналоги.
Прогнозы на основе аналитики и BI-системы
BI-системы — Business Intelligence — это инструменты, которые собирают и анализируют данные, чем помогают бизнесу принимать обоснованные решения.
BI-системы используются для анализа продаж, маркетинга, финансов и производства. Они могут помочь определить наиболее эффективные стратегии продвижения товаров или услуг, оптимизировать процессы производства и управления ресурсами.
У крупного бизнеса обычно уже настроены все системы аналитики. Для малого бизнеса такие сервисы часто кажутся чем-то дорогим и излишним. Однако, как правило, качественная аналитика — важнейшее условие для роста компании.
«Плохо, когда руководитель управляет бизнесом на основании своих чувств и ощущений. Единственное правильное управление бизнесом должно основываться на статистике и аналитике.
Система учета и аналитики поможет отслеживать изменения в продажах, посещаемости, эффективности работы сотрудников в режиме реального времени. Без них руководитель обнаружит, например, снижение продаж только после месячного отчета и начнет исправлять проблему с опозданием. Из-за этого упадет выручка бизнеса».
Эдуард Ривкин
Основатель NeuroTeam и директор по продажам Reputation House
Кому полезно. BI позволяет предсказывать будущие результаты на основе исторических данных. Это полезно при принятии решений о том, какие продукты или услуги следует развивать дальше, какие каналы продаж использовать и какие рекламные кампании проводить.
Информационная безопасность
Информационная безопасность — это защита данных бизнеса от несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или блокирования. В эту работу входит защита данных от утечек и противодействие кибератакам.
В 2023 году объем слитых данных российских компаний вырос на 60% в сравнении с 2022 годом. В 2024 году рекордный объем утечек прошлого года превысили за полтора месяца.
«Информационная безопасность — очень актуальный тренд, сейчас многие компании бегут защищать свои данные. Потребность в защите возникла в последние годы из-за утечек в крупных компаниях. До этого бизнес часто не понимал важности защиты данных.
Мне кажется, те, кто сейчас развивает технологии защиты данных, очень много заработают в перспективе пяти лет. Я сам задумался об этом направлении бизнеса».
Юрий Гизатуллин
Фаундер ИТ-компании Tiqum
Кому полезно. Защита данных необходима любому бизнесу, который работает с данными клиентов или партнеров.
Главное
- Автоматизация бизнеса нужна для сокращения затрат и повышения эффективности бизнеса.
- Автоматизировать можно большинство бизнес-процессов, например управление персоналом, производство или маркетинг.
- В 2024 году самые популярные инструменты автоматизации — это RPA — роботизация, искусственный интеллект, облачный софт, BI-системы прогнозирования и сервисы информационной безопасности.
Как вы автоматизируете бизнес? Делитесь опытом в комментариях.