Автоматизация бизнеса часто затратна в моменте, но помогает ему экономить и зарабатывать больше в будущем. Если сотрудники делают меньше рутинных задач руками, бизнес в целом больше сфокусирован на основной деятельности, которая приносит деньги.
Что такое автоматизация бизнес-процессов и для чего она нужна
Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение информационных технологий в работу бизнеса — роботов, искусственного интеллекта, систем сбора информации и ее аналитики. Автоматизацию можно применить практически в любом бизнесе, разница будет только в инструментах.
Например, раньше администратор салона красоты рассылал клиентам поздравления с праздниками и выгодные предложения. Затем эту функцию автоматизировали, и теперь администратор не тратит на это время, а еще исключается человеческий фактор — ни об одном клиенте не забудут.
Какие процессы можно автоматизировать
Автоматизировать можно почти все бизнес-процессы, например:
- управление персоналом: с помощью автоматизации легче контролировать работу сотрудников, искать кандидатов и обучать их;
- финансовый учет: автоматизация дает собственнику больше информации для управления, снижает количество ошибок при расчетах;
- производство: роботы выполняют работу точнее, быстрее и тратят меньше ресурсов.
Часто стабильный бизнес развивается только потому, что руководители постоянно ищут слабые места, автоматизируют или оптимизируют все, что могут.
Какие системы используют для автоматизации
Один из самых популярных инструментов автоматизации —
Другой похожий инструмент —
Обе эти системы помогают роботизировать часть бизнес-процессов. Но кроме роботизации есть еще и другие способы автоматизации. Рассмотрим дальше пять трендов, как в 2024 году бизнес оптимизирует свою работу.
Роботизированная автоматизация процессов
Роботизированная автоматизация процессов, или RPA, — сервисы и программы, которые выполняют рутинные бизнес-задачи вместо сотрудников, имитируя их действия. Программам можно поручить любую работу, для которой можно прописать инструкцию: например, обрабатывать входящие документы, извлекать данные, распознавать текст и сравнивать его.
Есть универсальные программы, которые подойдут большинству компаний, например OkoCRM, amoCRM или Битрикс24. Есть и программы, которые подходят, скажем, только для фитнес-клубов, но в этой нише они закрывают все потребности бизнеса.
Кому полезно. RPA делают за сотрудников несложную, монотонную, но важную работу. Если ваши работники тратят много времени на рутинные задачи, для которых можно составить алгоритм, — эту работу можно поручить роботам.
Искусственный интеллект и нейросети
Искусственный интеллект — это программа, которую обучили правилам самостоятельного анализа или создания контента — текстов, изображений, видео или аудио.
Возможности применения ИИ ограничены только фантазией руководителя. Например, с помощью нейросетей можно писать рекламные тексты, анализировать аудиторию, искать потенциальных клиентов. А можно встроить ИИ в поисковую строку на сайте, чтобы сделать поиск более точным и акцентировать внимание на продуктовых рекомендациях.
С появлением ИИ рывок в развитии сделали и RPA. У роботизированных систем всегда было ограничение: их нужно было запрограммировать, чтобы они выполняли работу по алгоритму. Например, чат-бот для общения с клиентами мог отвечать готовыми блоками только на конкретные фразы. Теперь же чат-боты с ИИ могут анализировать ответы клиента и реагировать на его слова.
Еще одно преимущество нейросетей: у них нет периода адаптации к работе. Например, если производитель комбайнов наймет молодого маркетолога, тому придется долго разбираться в особенностях этих машин и узнавать рынок. ИИ разбираться не нужно, он сразу может выдать хороший текст для рекламы комбайнов.
Минус искусственного интеллекта: он воспроизводит только то, что есть в интернете. Нейросеть не умеет отличать, какой контент мусор, а какой нет, поэтому ответ бота будет на 70% дурацким.
В России пока не было массовых сокращений штата из-за нейросетей. Но уже сейчас часть сотрудников становится не нужна, если другая умеет использовать нейросети.
Кому полезно. Нейросети помогут вашим сотрудникам создавать контент, анализировать рынок и отдельные документы — и это почти бесплатно. ИИ можно встроить на ваш сайт или в чат-бот, чтобы снять часть работы со службы поддержки.
Советы из книг: как продвигать продукт и растить продажи
Облачные системы
Облачные системы — это виртуальная
Облачные системы используют для управления проектами, учета финансов, работы с клиентами. Первые облака, например Google Drive или Яндекс Диск, появились более 10 лет назад. С тех пор они трансформировались и расширяли функционал.
Кому полезно. Бизнесу, которому нужны системы хранения данных, но он не готов покупать и обслуживать свои сервера. Еще облака — это способ не тратить деньги на разработку своего ПО, когда на рынке уже есть аналоги.
Прогнозы на основе аналитики и BI-системы
BI-системы — Business Intelligence — это инструменты, которые собирают и анализируют данные, чем помогают бизнесу принимать обоснованные решения.
BI-системы используются для анализа продаж, маркетинга, финансов и производства. Они могут помочь определить наиболее эффективные стратегии продвижения товаров или услуг, оптимизировать процессы производства и управления ресурсами.
У крупного бизнеса обычно уже настроены все системы аналитики. Для малого бизнеса такие сервисы часто кажутся чем-то дорогим и излишним. Однако, как правило, качественная аналитика — важнейшее условие для роста компании.
Кому полезно. BI позволяет предсказывать будущие результаты на основе исторических данных. Это полезно при принятии решений о том, какие продукты или услуги следует развивать дальше, какие каналы продаж использовать и какие рекламные кампании проводить.
Информационная безопасность
Информационная безопасность — это защита данных бизнеса от несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или блокирования. В эту работу входит защита данных от утечек и противодействие кибератакам.
В 2023 году объем слитых данных российских компаний вырос на 60% в сравнении с 2022 годом. В 2024 году рекордный объем утечек прошлого года превысили за полтора месяца.
Кому полезно. Защита данных необходима любому бизнесу, который работает с данными клиентов или партнеров.
Главное
- Автоматизация бизнеса нужна для сокращения затрат и повышения эффективности бизнеса.
- Автоматизировать можно большинство бизнес-процессов, например управление персоналом, производство или маркетинг.
- В 2024 году самые популярные инструменты автоматизации — это RPA — роботизация, искусственный интеллект, облачный софт, BI-системы прогнозирования и сервисы информационной безопасности.
Как вы автоматизируете бизнес? Делитесь опытом в комментариях.