Если в компании используют разные учетные программы, это может замедлять работу сотрудников и увеличивать издержки. Между программами нужно настроить обмены — да еще и так, чтобы они проходили в нерабочее время. При этом сотрудники одного отдела не смогут оперативно посмотреть информацию от других отделов. Например, бухгалтерия не видит данные о продажах и закупках в моменте — нужно дождаться, пока пройдет обмен.
Эти проблемы решает ERP-система. Она позволяет вести все бизнес-процессы в одном месте и быстро получать информацию из других отделов. В одной программе можно планировать производство и продажи, оформлять заказы поставщикам, вести бухгалтерию и начислять зарплаты сотрудникам, считать себестоимость продукции и анализировать прибыль и убытки компании.
Рассказываем подробнее, какие задачи в компании решает ERP-система и как она помогает уменьшать издержки.
Что такое ERP-система и какие преимущества и возможности у нее есть
ERP — enterprise resource planning, переводится как «планирование ресурсов предприятия». Это единая система, которая позволяет управлять всеми процессами бизнеса:
- планировать продажи и производство;
- управлять запасами на складе;
- вести клиентскую базу, переписываться с клиентами по электронной почте прямо в ERP, оформлять заказы клиентов;
- создавать заказы поставщикам;
- вести бухгалтерский учет и сдавать отчетность;
- управлять кадрами: принимать на работу и увольнять, начислять зарплаты и премии;
- считать себестоимость продукции, получать управленческую отчетность и анализировать результаты работы бизнеса.
Иногда ERP путают с другой системой, CRM. CRM помогает управлять отношениями с клиентами: в ней ведут базу контактов, отвечают на запросы, отправляют письма и сообщения, в общем — ведут сделку. CRM-система не охватывает все остальные бизнес-процессы, в ней не получится спланировать продажи, провести накладные от поставщика или начислить зарплату сотрудникам.
ERP помогает сократить процент брака, оптимизировать работу сотрудников, снизить издержки и себестоимость продукции. Компании, которые внедряют систему, могут указывать на сайте изменения своих клиентов.
Цифры субъективны, но вот что делает ERP:
- оптимизирует затраты;
- контролирует товарные остатки;
- делает работу с данными прозрачной и быстрой;
- улучшает клиентский сервис.
Оптимизирует затраты. В ERP можно спланировать продажи или производство, и программа сама подскажет, сколько товара или сырья нужно заказать.
Если вы запланировали производство 100 кг творога, программа рассчитает, сколько молока потребуется на производство, сколько еще есть в запасах и сколько в итоге нужно заказать. Вам останется только сформировать заказ поставщику.
Так на складе не будет лишнего товара, который может испортиться, и не будет простоев оборудования из-за того, что нет нужного сырья для производства.
Контролирует товарные остатки. В ERP можно выставить минимальное количество товара, которое всегда должно быть на складе. Когда запасы опускаются ниже минимального уровня, программа предложит сотрудникам заказать новую партию.
Вы установили минимум: на складе всегда должно быть не меньше 100 чашек белого цвета. Вам пришел заказ от клиента на 30 чашек, и вы зарезервировали их для продажи. Программа показывает оповещение: на складе осталось 83 чашки, пора заказывать новые.
Делает работу с данными прозрачной и быстрой. Все сотрудники работают в одной программе, поэтому могут быстро реагировать на запросы других отделов. Данные не нужно выгружать из одной программы и загружать в другую, а руководители могут сразу видеть всю информацию о доходах и расходах, считать прибыль и убытки.
«Бухгалтеров часто пугает, что все сотрудники работают в одной программе и могут создавать бухгалтерские документы. Если в документах будут ошибки — бухгалтер подготовит и отправит отчетность с ошибками, а потом получит требования от налоговой.
Например, в 1С:ERP эту проблему решает функция проверки документов: кладовщик внес документ, бухгалтер проверил документ и поставил галочку „Проверил“. Больше этот документ никто не сможет редактировать, если бухгалтер не снимет проверку. Это защищает учет от ошибок».
Юлия Прозорова
Руководитель отдела внедрений 1С:ERP, группа компаний «МастерСофт»
Информация быстро попадает во все отделы. Например, если производственный отдел внес информацию о выпуске продукции, это сразу видят менеджеры — и могут отгружать товар для продажи клиентам.
Если нужно, для каждого сотрудника можно настроить права доступа. Например, менеджеры будут видеть только информацию о запасах на складе и клиентах, отдел маркетинга — только информацию о продукте и акциях. А у руководителя при этом будет полный доступ и вся информация о работе бизнеса.
Улучшает клиентский сервис. Вся информация о клиентах хранится в одной программе: можно посмотреть, что клиент уже заказывал раньше, какие оформлял возвраты, о чем спрашивал в переписке с сотрудником. Вся история переписок хранится: если менеджер ушел из компании, другой сотрудник легко продолжит общение с клиентом.
Как навести порядок в деньгах бизнеса и личных сбережениях
- Как свести доходы с расходами: 4 совета из книги консультанта по финграмотности «Девушка с деньгами»
- Как инвестировать время и деньги, чтобы обрести финансовую свободу: 5 принципов из книги «Капитал»
- 9 способов получать пассивный доход
- 10 фильмов про деньги
- 3 проверенных десятилетиями совета по управлению финансами из книги «Самый богатый человек в Вавилоне»
Как понять, что в компании пора внедрять ERP-систему
ERP-система помогает автоматизировать бизнес-процессы в компаниях, где несколько отделов и много сотрудников. Это инструмент развития, который стоит дорого, поэтому не подойдет малому бизнесу.
Обычно решение о внедрении принимают руководители организации: для них важно быстро получать управленческую отчетность и контролировать показатели бизнеса.
Есть три ситуации, когда стоит внедрить ERP-систему.
Снижается или не растет выручка. Со временем растет производственная или торговая нагрузка на компанию, а работа в нескольких программах тормозит развитие. Информация обрабатывается медленно, сотрудники загружены ручной работой. В таком случае ERP-система решит эти проблемы и поможет работать быстрее.
Хочется быстро получать актуальные данные о работе бизнеса. Данные для управленческой отчетности приходится собирать в разных отделах, сводить в таблицу и загружать в сервисы для аналитики. Поменялись одни данные — нужно поменять их во всей цепочке документов и переделать отчеты, например о прибыли или расходах. С ERP-системой будет меньше рутины, и команда сможет заняться более важными задачами.
Срываются договоренности с клиентами. Например, сотрудники забыли заказать товар на склад, и клиентам приходится ждать свой заказ дольше.
Недостатки и риски ERP-систем
ERP-система влияет на все процессы бизнеса, поэтому внедрять ее дорого, долго и сложно.
Стоимость системы. Заплатить нужно не только за программу, но и за внедрение. Например, только программа 1С:ERP стоит 432 000 ₽, а еще нужно ее подключить.
«Точную стоимость внедрения мы обычно называем только когда обследуем бизнес-процессы компании и оценим примерный объем работ.
В любом случае внедрение 1С:ERP не может стоить 500 000 ₽: это очень долгий и сложный процесс. Обычно внедрение ERP на 100—150 рабочих мест стоитот 3—4 млн рублей».
Юлия Прозорова
Руководитель отдела внедрений 1С:ERP, группа компаний «МастерСофт»
При внедрении может выясниться, что оборудование бизнеса недостаточно мощное для новой программы. Информация и запросы пользователей обрабатываются на сервере, на него и ляжет основная нагрузка. Если он недостаточно мощный, придется его заменить или модернизировать: например, поставить более мощный процессор или добавить количество оперативной памяти. Подобрать решение сможет только технический специалист.
Можно внедрить не все модули программы, а только самые важные для работы: так получится дешевле. Для этого нужно определить, какие бизнес-процессы важно автоматизировать в первую очередь.
«Обычно сначала внедряют модули для производства, складов, продаж и закупок. Данные о зарплате, например, можно вносить в программу общими суммами по всем сотрудникам, чтобы рассчитать себестоимость продукции.
Затем внедряют модули для бухгалтерского и налогового учета. С этих модулей обычно не начинают внедрение, потому что ERP в первую очередь — система для оперативного и управленческого учета. Очень часто вторым или третьим этапом берут внедрение подсистемы планирования и бюджетирования».
Юлия Прозорова
Руководитель отдела внедрений 1С:ERP, группа компаний «МастерСофт»
Сроки внедрения. Внедрение системы затрагивает каждый процесс бизнеса и проходит в несколько этапов. Специалисты изучают и описывают бизнес-процессы, устанавливают программу и переносят туда информацию, тестируют работу, обучают сотрудников.
А если компании понадобятся доработки программы, процесс будет идти еще дольше. В среднем в компании до 1000 сотрудников на внедрение уходит до трех лет.
В ERP-системе работают все или почти все сотрудники — им всем придется переходить на новую программу и обучаться работе в ней.
«На первых этапах внедрения увеличивается нагрузка на сотрудников: нужно обучиться работе в новой программе и вносить в нее данные. К тому же вносить информацию нужно дважды: и в старую программу, и в новую, потому что в ней тестируется работа.
Сотрудники могут тяжело это переносить: хлопать дверью или даже увольняться».
Юлия Прозорова
Руководитель отдела внедрений 1С:ERP, группа компаний «МастерСофт»
Чем больше данных о компании хочется видеть в программе, тем больше информации нужно будет вносить в ERP.
Как выбрать ERP-систему
В 2022 году с российского рынка ERP ушли зарубежные системы: SAP, Microsoft, Oracle. Поэтому выбрать нужно среди российских. В этом есть плюс: они уже адаптированы под российское законодательство и рынок.
В 2023 году основные программы на рынке ERP в России — 1С:ERP, Галактика ERP, ПАРУС, Компас.
При выборе можно поговорить с руководителями компаний из вашей сферы, которые уже внедрили и используют ERP-систему. Они могут поделиться опытом: какие были сложности при внедрении и как их решали, как упростить работу сотрудникам на период перехода, что важно внедрить в первую очередь, а от чего, наоборот, можно отказаться.
При выборе системы нужно обратить внимание на четыре параметра:
- на каком носителе покупать систему: в облаке или в коробке;
- какой код выбрать: открытый или закрытый;
- как много компаний или программистов смогут сопровождать вашу ERP-систему;
- как быстро в системе отображаются изменения законодательства.
В облаке или в коробке. Если программа в облаке, вся информация хранится на серверах разработчика, а клиент получает доступ к ней через интернет по подписке. Поэтому если не будет интернета — не будет и ERP. Но при таком формате работы меньше требований к оборудованию: не нужны мощные компьютеры.
Если программа в коробке — она устанавливается на серверы компании. В таком случае нужны мощные серверы, зато доступ к ERP не зависит от интернета.
С открытым или закрытым кодом. Программы с открытым кодом — open source — можно дорабатывать под нужды компании. Это могут делать штатные ИТ-специалисты или другие программисты.
Если программа с закрытым кодом, доработать ее самостоятельно не получится — нужно обращаться к компании-разработчику или аккредитованным партнерам.
В любом случае дорабатывать ERP-программу своими силами — долго и сложно, лучше, если этим занимаются профильные специалисты. При выборе желательно сразу уточнить, как много специалистов на рынке работают с выбранной ERP-системой.
Как быстро в системе отображаются изменения законодательства. Законодательство напрямую влияет на работу: чем быстрее нововведения появятся в программе, тем меньше проблем с учетом будет в компании. Например, вводят маркировку товаров — производители и оптовые продавцы могут работать с маркировкой в ERP-системе.
Когда выбираете ERP, можно расспросить менеджеров, как быстро изменения в законодательстве появятся программе.
Как внедрить ERP-систему
Внедрение 1С:ERP может занять до трех лет. Вот что важно сделать, чтобы процесс прошел легче:
- Выбрать партнера для внедрения: выясните, есть ли у него сертифицированные специалисты и руководители проектов. Расспросите о похожих внедрениях в вашей сфере.
- Определить цели внедрения: руководители должны понимать, чего именно они ждут от новой программы. Цели могут выражаться в цифрах или просто быть четко определены: вести все процессы в режиме одного окна, оптимизировать работу склада и не закупать лишнего.
- Определиться, что будет итогом, завершением проекта. Это должен быть результат, который можно «потрогать». Например, для бухгалтеров это будет сдача отчетности за первый квартал 2023 года, для руководителя — управленческая отчетность в программе ERP.
- Определить руководителя и команду проекта от бизнеса — от этого во многом зависит успех внедрения. У руководителя должно быть влияние на команду и готовность нести ответственность за результат.
- По возможности заранее подготовить описание процессов в компании и ответить на вопросы: как все работает сейчас, как должно работать, что должно быть в новой системе, а что устарело?
ERP-систему внедряют в четыре этапа:
- обследование компании;
- этап моделирования;
- обучение сотрудников;
- ввод остатков и запуск.
Обследование компании. Специалисты исследуют бизнес-процессы компании, решают, какие участки нужно автоматизировать в первую очередь, формируют предварительный план проекта.
Результаты обследования зависят от компании. Это могут быть документы, где подробно описывается каждый процесс с картами и блок-схемами. Может быть таблица, где собраны все бизнес-процессы программы.
Этап моделирования. Программу устанавливают на несколько рабочих мест, настраивают под особенности компании, вносят информацию и тестируют работу.
Обучение сотрудников. Программу устанавливают на остальные рабочие места и обучают сотрудников работе. Пишут инструкции, собирают группы по несколько человек и показывают работу в программе.
Ввод остатков и запуск. Когда сотрудники обучены работе, в новую программу вносят остатки из старых систем и программу запускают в работу.
Итогом внедрения считается жизнеспособная ERP-система в компании: все сотрудники понимают, как работать в программе, бухгалтеры готовят и сдают отчетность, вносят данные и отражают операции, руководители видят работу всех отделов и могут быстро получать управленческую отчетность.
Главное
- В ERP-системе можно вести все бизнес-процессы компании: планировать, управлять производством, складами, закупками и продажами, вести регламентированный, зарплатный и кадровый учет, анализировать результаты и смотреть управленческую отчетность, формировать и отправлять отчетность в контролирующие органы.
- ERP влияет на экономические показатели компании, помогает снизить издержки и себестоимость, увеличить прибыль.
- Если в компании большая производственная или торговая нагрузка, а сотрудники загружены рутинной ручной работой, стоит задуматься о внедрении ERP.
- Внедрение — процесс долгий, дорогой и сложный. Для компании на 100—150 рабочих мест на внедрение уйдет 1—2 года и от 3—4 млн рублей. На период внедрения увеличивается нагрузка на сотрудников, так как им приходится вести учет в старой программе и вносить информацию в новую.
- При выборе программы нужно учитывать несколько факторов: планируете ли вы самостоятельно дорабатывать программу, как много специалистов на рынке ERP сопровождают и обслуживают программу, как быстро в ней отображаются изменения законодательства.
- Перед внедрением нужно определить цели и конкретный результат внедрения, команду и руководителя проекта, по возможности описать бизнес-процессы.
- Внедрение проходит в несколько этапов: сначала обследуют компанию и описывают процессы, затем ставят ERP на несколько рабочих мест, настраивают и тестируют. После ставят программу на остальные рабочие места и обучают сотрудников: проводят встречи, пишут инструкции. На финальном этапе в программу вносят остатки из старой системы и запускают ERP в работу.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Что выиграл ваш бизнес от автоматизации? Какими программами вы пользовались?