Искусственный интеллект в бизнес-процессах: как ускорить обработку и создание документов

Шумиха вокруг ИИ кажется вам временной, надуманной и даже раздражающей? Просто вы пока не разобрались, как использовать умные технологии и с их помощью ускорять бизнес-процессы. В то же время некоторые российские компании уже сейчас экономят время сотрудников, делегируя однотипную работу нейросетям.

Программный продукт взял на себя рутинные, но ресурсозатратные процессы:

• вычитывать многостраничные договоры и выделять правки контрагента;
• обрабатывать бухгалтерскую первичку;
• регистрировать за секретарей и делопроизводителей входящую корреспонденцию.

Пример использования. Представьте работу секретаря в крупной компании. Каждый год он обрабатывает от 5 до 7 тысяч писем: сканирует, регистрирует и пересылает другим сотрудникам. Однако с ростом организации входящий поток писем удваивается. Уже через год каждый день будет приходить 40 писем и более. Волей-неволей начнешь задумываться, сможет ли сотрудник, погрязший в документах, работать эффективно, решать другие свои задачи и не решит ли уволиться просто от монотонной работы. Если такие риски есть, остается либо расширить штат делопроизводителей, либо привлечь искусственный интеллект.

ИИ выполняет те же функции, что и человек: классифицирует входящие, заполняет карточки, извлекает реквизиты и факты, оформляет связи с ведущими документами, отправляет по преднастроенным маршрутам исполнителям. Но делает это в разы быстрее. Кроме того, он не болеет и не уходит в отпуск. Таких кейсов применения множество, вендоры корпоративного ПО еще сами не знают, где границы возможностей умных технологий.

Как мы уже отмечали, секретари и руководители часто работают с входящей корреспонденцией. Специалистам надо не только зарегистрировать ее, но и подготовить ответ. А что, если и эту функцию передать ИИ? Генеративную модель можно встроить прямо в систему, обучить на похожих документах, задать деловой стиль общения и получать готовые ответы на письма и претензии. Ответственному останется только проверять тексты и отправлять адресатам.

И таких процессов, которые может оптимизировать генеративный искусственный интеллект, — огромное множество. Можно извлекать факты из машиночитаемой доверенности, делать умную транскрипцию совещаний, пользоваться подсказками персонального помощника, формировать поручения и служебные записки, анализировать договоры на риски, готовить инструкции, технические руководства и маркетинговый контент: тексты рассылок, страницы сайтов, рекламные сообщения, статьи, посты.

Для простоты условно разделим ПО с интеллектуальными сервисами и решения на основе генеративного искусственного интеллекта.

Интеллектуальные сервисы распространены в бизнес-среде. Можно выбрать корпоративную систему, где функции классификации, распознавания, преднастроенные алгоритмы уже есть в коробочной версии. То есть внедрил и работай.

Если взять генеративный искусственный интеллект, то он пока встречается в формате MVP, вендоры еще только встраивают функции создания контента в свои продукты.

Фактически можно интегрировать в систему тот же ChatGPT, такие решения на рынке уже есть, но большинство компаний опасаются использовать иностранный сервис для обработки закрытой корпоративной информации. К счастью, на отечественном рынке уже достаточно аналогов, которые не уступают по качеству импортному «старшему брату». Тот же GigaChat от Сбера может разгрузить работников сфер онлайн-коммерции, розничной торговли, маркетинговых коммуникаций и других. Более же безопасным выглядит использование локальных моделей, когда вся бизнес-информация гарантированно остается в контуре компании.

Что касается стоимости, то пока ИИ-технологии нельзя назвать общедоступными. Но правительство России поощряет разработку и использование умного ПО: выделяет гранты, предлагает льготы тем компаниям, которые применяют ИИ. Даже стало возможно вернуть налоговый вычет с затрат в повышенном размере — с коэффициентом 1,5.

Выбрать подходящее решение можно в реестре российского программного обеспечения. Интеллектуальные продукты отмечены зеленой галочкой и дают право пользователям получать государственные льготы.

Пройдет немного времени, и современная корпоративная система будет немыслима без ИИ-технологий. Тем более что растет количество специалистов, которые могут работать с нейросетями, появляются новые меры поддержки от государства. Даже если в данный момент компания не готова инвестировать в искусственный интеллект, стоит следить за обновлениями, чтобы запрыгнуть в этот поезд в ближайшее время.

В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.

О чем можно рассказать?

• Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
• О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.

Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.

После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.

Ждем ваших историй!