Представьте хирурга, который делает шунтирование сердца, а параллельно разговаривает с женой по телефону и слушает доклад коллеги на форуме кардиохирургов. Хотели бы вы попасть к такому на операцию?
Примерно так выглядит многозадачность. Конечно, во многих сферах цена ошибки ниже: от нас не везде зависит жизнь других людей. Разбираемся, что не так с этим подходом, когда он на самом деле работает и как быть эффективным без вреда для себя и окружающих.
Расспросили психолога, как многозадачность влияет на эффективность и внимание. А у предпринимателей узнали, когда они используют режим многозадачности и к каким результатам это приводит.
Что такое многозадачность
Под многозадачностью понимают режим, когда человек одновременно выполняет несколько дел.
Михаил — предприниматель. Одновременно он разговаривает по телефону, согласовывает дизайн новых рекламных макетов и проверяет отчет по SMM за прошлый месяц.
Обычно работу в таком режиме называют многозадачностью. Но на самом деле мозг человека не может концентрироваться одновременно на двух-трех задачах. То, что со стороны кажется многозадачностью, — лишь быстрое переключение между несколькими делами.
В случае с Михаилом переключение выглядит примерно так: он уделяет внимание разговору → отвлекается на дизайн новых макетов → переключается на отчет → возвращает внимание на разговор.
Понятие многозадачности появилось, когда начали выпускать компьютеры с современными операционными системами — их называют многозадачными. Интересный факт: они, как и человеческое внимание, тоже однозадачные — просто переключаются между функциями быстро и незаметно.
«Мне нравится метафора: есть графин с водой и пять стаканов. Человек может лить воду только в один стакан. Не получится одновременно наливать воду из графина во все пять стаканов. Так же устроен и наш мозг, не получится у него распределять внимание сразу на несколько дел».
Ольга Долганина
Когнитивно-поведенческий терапевт, руководитель клиники доказательной психотерапии «Высота»
При этом действительно есть дела, в которых возможно быть многозадачным. Это задачи, на которых не приходится фокусировать внимание — человек делает их автоматически. Например, идет по знакомому маршруту без карты, чистит зубы или кладет в рот попкорн, пока смотрит кино.
В таком случае параллельно человек и правда может направлять внимание на что-то другое: писать сообщения, заказывать что-то в интернет-магазине, читать эту статью или разговаривать с другом. Поскольку человек действует на автомате, ему не нужно прикладывать усилия, чтобы переключиться, например, с проверки почты на глоток чая.
«Автоматизмы сильно облегчают жизнь человека. Вы утром встаете, вы не думаете: „Мне нужно встать, спустить ноги на пол, дойти до ванной. Ванная через три метра после моей спальни. Чтобы войти в ванную, мне нужно повернуть направо. Мне нужно сгруппировать тело так, чтобы я прошел в дверь“. У вас это доведено до автоматизма.
Или, например, человек слушает музыку и водит машину. Вождение машины тоже доведено до автоматизма.
Но мы не можем автоматически делать все. Есть категория высокоинтеллектуальной работы, где нужен высокий уровень концентрации, внимания».
Ольга Долганина
Когнитивно-поведенческий терапевт, руководитель клиники доказательной психотерапии «Высота»
Когда многозадачность полезна
Применять многозадачность удобно и эффективно, когда нужно сделать мелкие дела, которые не требуют большого внимания и концентрации. Например, разобрать почту, что-то заказать в интернет-магазине и ответить другу в мессенджере. Эти дела не требуют глубокого погружения в контекст, мозгу не нужно напрягаться и тратить много ресурсов.
«Для меня многозадачность — это средство на случай форс-мажора, кнопка SOS, которую нужно включать в экстренных ситуациях. Сегодня многозадачность ищут в кандидатах многие работодатели. Но я все же считаю, что это не норма.
В моей работе многозадачность присутствует часто, но я стараюсь учиться от параллельной многозадачности переходить к последовательной: выбирать, например, три большие задачи, которыми занимаюсь по очереди весь день. Но пока это трудно, часто случаются незапланированные ситуации, когда мне эту многозадачность создают на ходу».
Виктория Акименко
CEO делового сообщества ClubFirst
Прибегать к многозадачности можно периодически, но при этом важно уметь работать в монорежиме. То есть концентрироваться только на одной задаче и направлять на нее фокус.
«Удовлетворение можно чувствовать и от монозадачности, и от многозадачности, если мы делаем это осознанно.
Если я знаю, что сейчас я многозадачна: мне нужно проверить 48 писем, четыре человека ждут моего ответа, я могу что-то запланировать, я переключаюсь. Я понимаю, что это тоже результат моей деятельности.
Проблема возникает, когда процент многозадачности сильно превалирует над монозадачностью. Например, я сделала 48 маленьких дел, но так и не села за задачу, которая требует больше, чем несколько минут моего внимания».
Ольга Долганина
Когнитивно-поведенческий терапевт, руководитель клиники доказательной психотерапии «Высота»
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Как многозадачность может снижать продуктивность
Часто многозадачность — социально одобряемый подход: окружающие смотрят на человека, который делает несколько дел одновременно, и восхищаются его работоспособностью.
«Для кого-то многозадачность — показатель продуктивности и успешности. История про великого Юлия Цезаря, который делал семь дел одновременно, — это же не новая притча.
Это желание человека быть высокоэффективным. Мне кажется, это появилось, как только появился социум: стремление идти дальше, уметь больше. Вопрос: какой ценой?
Когда у человека есть связка „если я эффективен, то я молодец, если не эффективен, то не молодец“, самооценка будет страдать».
Ольга Долганина
Когнитивно-поведенческий терапевт, руководитель клиники доказательной психотерапии «Высота»
По факту многозадачность может мешать работать эффективно, и продуктивность, наоборот, падает. В таком режиме:
- снижается качество работы;
- человек успевает сделать меньше полезного;
- растет количество стресса, а вслед за ним появляются усталость и опустошенность;
- снижается способность концентрироваться на одной задаче.
Разберем каждую проблему подробнее.
Снижается качество работы. Когда мозгу нужно держать в фокусе сразу несколько контекстов, это плохо влияет на результаты работы.
«При многозадачности страдает качество решений: сразу видно, если человек делал что-то впопыхах.
Когда делаешь несколько дел одновременно, 50/50, результаты получаются такими же — половинчатыми».
Евгений Лепёхин
Основатель сервиса онлайн-записи «Окошки», руководитель Студии Лепёхина
Ученые провели исследование: как мобильный телефон влияет на концентрацию внимания. Участники эксперимента писали тест. Их поделили на три группы: у одних телефон лежал экраном вверх, у вторых — экраном вниз, у третьих — в сумке.
Третья группа, у которой телефон был вне зоны видимости, написала тест успешнее двух других.
Если постоянно переключаться между делами, мозг не успевает направить весь ресурс внимания на что-то одно. Из-за этого человек чаще ошибается, и ему приходится тратить больше времени на проверку и исправление ошибок.
Человек успевает сделать меньше полезного. Когда мы переключаемся с задачи на задачу, нам нужно время: вникнуть в задачу, вспомнить, на чем закончили в прошлый раз, сориентироваться, что делать дальше. Обдумывание занимает время, от чего работа над задачей растягивается.
Представим, что Михаил одновременно пишет бизнес-план и ведет переговоры с поставщиком в мессенджере.
Погрузился в бизнес-план: открыл черновик плана и нужные вкладки, просмотрел сделанное, прикинул, что еще нужно сделать. Тут приходит уведомление, и Михаил переключается на чат: читает переписку, вспоминает, о чем уже поговорили с поставщиком и что еще нужно обсудить.
Дальше снова возвращается к бизнес-плану: тратит время, чтобы восстановить контекст работы → снова переключается на переписку → и снова переключается на план.
В зависимости от сложности задачи на «включение» уходит примерно 15 минут.
«Для меня в многозадачности больше минусов, чем плюсов. В таком режиме ты больше устаешь, часто теряешь мысль и концентрацию, выполняя несколько дел сразу.
Возможно, если бы я могла уделять время только одной задаче, я бы реализовывала каждую их них быстрее. Если я понимаю, что из-за многозадачности я не могу сделать какое-то важное дело, я расставляю приоритеты, выключаю телефон и делаю только эту задачу, а потом уже приступаю к следующей».
Виктория Акименко
CEO делового сообщества ClubFirst
Растет количество стресса. Когда человек старается одновременно держать в фокусе несколько задач, стресса становится больше, есть постоянное ощущение «ничего не успеваю, сколько же еще всего нужно сделать!».
«Если многозадачности очень много и переключаемость постоянно высокая, человек со временем может начать сильно страдать. Мозг устает от постоянного переключения, появляются опустошение и усталость.
И возникает вот это ощущение: „Я так устал, но не так много сделал. И мне не удалось сосредоточиться на важном проекте. Я делал много, но по чуть-чуть“».
Ольга Долганина
Когнитивно-поведенческий терапевт, руководитель клиники доказательной психотерапии «Высота»
Когда несколько задач не получается закончить вовремя, появляется чувство незавершенности — это тоже создает стресс и неудовлетворенность собой и работой.
«У многозадачности есть такой эффект: вроде что-то делал, суетился весь день, устал, но при этом ничего не сделано. Есть ощущение постоянной незавершенности, ты не видишь горизонта, конечной точки, в которую хочешь прийти. Все в процессе, все в работе. Эта незавершенность дико демотивирует, особенно в больших проектах.
Например, если я сажусь делать дизайн для клиента — я делаю только дизайн. Я понимаю: если я проверю почту не сейчас, а через два часа, ничего страшного не случится».
Евгений Лепёхин
Основатель сервиса онлайн-записи «Окошки», руководитель Студии Лепёхина
Снижается способность концентрироваться на одной задаче. Чем дольше человек работает в режиме многозадачности, тем сложнее со временем погружаться во что-то одно.
«Самое болезненное, что происходит при постоянной многозадачности, — теряется навык фокусировки на одной задаче. Чем больше у нас многозадачности, тем сложнее нам взяться за что-то большое.
„Я не могу написать статью, я не могу сесть за большой проект. Вот сделать 48 маленьких дел одновременно — я могу. Но не могу сделать одно большое“.
И возникает так называемое клиповое мышление, когда нам нужны маленькие дозы информации: переключились и пошли дальше. А чтобы, например, сесть и прочитать книгу, усидчивости и внимания нужно больше. Человеку приходится каждый раз возвращать мозг от желания переключиться на телефон, на ворон, на что-то еще.
Но самое важное — понимать, что это навык, который а) требует практики, б) не всегда будет сложным. Какое-то время его придется потренировать, но затем будет проще концентрироваться».
Ольга Долганина
Когнитивно-поведенческий терапевт, руководитель клиники доказательной психотерапии «Высота»
Как концентрироваться на одной задаче, чтобы успевать больше
Есть несколько приемов, которые помогают концентрироваться на одной задаче, выполнять ее быстрее и качественнее. Это помогает успевать закрывать больше рабочих и нерабочих дел и при этом не испытывать постоянного стресса и не выгорать. Такой подход включает три шага:
- Ставить сложные задачи на утро.
- Рационально отвечать на отговорки мозга.
- Засекать время.
Шаг 1. Сложные задачи ставить на утро. Утром у мозга больше ресурсов, и человек еще не устал от задач за день. В таком состоянии приступить к большому и сложному делу проще, чем днем или вечером. Например, если за день нужно сделать большую презентацию и кучу мелких задач, лучше начать с презентации. Иначе к вечеру накопится усталость, и взяться за работу не получится.
«Не приступайте ни к каким делам, пока не сделаете запланированное. Мозг будет пытаться вас обмануть: „Вот я сейчас почту проверю и начну. Вот я сейчас коллеге отвечу и начну“ — ничего подобного».
Ольга Долганина
Когнитивно-поведенческий терапевт, руководитель клиники доказательной психотерапии «Высота»
Шаг 2. Рационально отвечать на отговорки мозга. Если первой в списке дел поставить сложную задачу, человеку захочется отложить ее на потом, сделать сначала что-то легкое.
Психолог в таком случае советует составить «копинг-карточку». В ней нужно отработать все возражения, которые мешают приступить к задаче прямо сейчас.
«Отследите, как вы себя отговариваете заниматься чем-то, что требует концентрации. Например: „Это будет очень долго, мне надо еще восемь статей посмотреть для подготовки и отправить вот это письмо“.
А дальше дайте на каждое возражение рациональный ответ. Например: „Да, действительно, это потребует времени. Но если я сегодня к этому не приступлю, дело так и не продвинется. Да, какое-то время я буду отвлекаться. Но затем мое внимание будет более стабильным. И я смогу сосредоточиться на проекте“».
Ольга Долганина
Когнитивно-поведенческий терапевт, руководитель клиники доказательной психотерапии «Высота»
Шаг 3. Засечь время. Можно договориться с собой на 10—15 минут работы. На короткую работу мозгу проще решиться: задача не выглядит неподъемной. Но при этом за 10—15 минут человек погружается в задачу — и продолжает работать.
«Уровень дискомфорта от задачи и погружения в нее не всегда будет высоким. Будет неприятно примерно первые 10 минут, потом человек втягивается, внимание концентрируется и работать становится легче.
Это такой торг с мозгом, который вас отговаривает: „Такая фигня, бросай это, пойдем ленту посмотрим, новости почитаем“. При этом после 10—15 минут работы в 99% случаев человек продолжает дальше, потому что сильный дискомфорт проходит».
Ольга Долганина
Когнитивно-поведенческий терапевт, руководитель клиники доказательной психотерапии «Высота»
Статьи об управлении задачами, временем и собой
Собрали для вас базу статей, которая поможет успевать больше, а уставать — меньше. Здесь конкретные приемы и практики от психологов и предпринимателей. Пробуйте и выбирайте то, что подходит вам для работы и жизни.
- Почему тайм-менеджмент — это не про время, а про задачи. Разбираемся, как совмещать бизнес, семью и хобби и что делать в условиях, когда времени на задачу совсем мало.
- Как организовать свой день. Методики от гениев продуктивности, как их внедрить — рассказывает психолог.
- Избавиться от хаоса в делах поможет методика Getting Things Done — больше не нужно держать в голове десятки задач.
- Планировать дела и оставаться продуктивным с помощью методики
«1—3—5». - Разобраться с делами с помощью матрицы Эйзенхауэра. Отделить наконец важное от не важного и срочное от не срочного.
- Как справиться со стрессом, если кажется, что задач слишком много, а времени мало.
- Как отдыхать, чтобы отдохнуть — чтобы взяться за задачи с новыми силами.
Главное в статье
- Под многозадачностью понимают режим, когда человек переключается между несколькими задачами и выполняет их вместе.
- Многозадачность подойдет, когда нужно сделать много мелких дел, которые не требуют большого объема внимания: звонки, проверка почты, заказ в интернет-магазине, запись на услуги.
- Многозадачность может снижать эффективность работы: чаще появляются ошибки, человек успевает сделать меньше полезного, растет количество стресса, а вслед за ним появляются усталость и опустошенность. Со временем снижается способность концентрироваться на одной задаче.
- Есть несколько приемов, которые помогают концентрироваться на одной задаче и работать эффективнее — а значит, успевать больше.
- Нужно ставить важные и сложные дела на утро — приступать к ним первым делом и не заниматься чем-то другим.
- Если мозг пытается отговорить вас от выполнения задачи, выпишите все его аргументы и приведите рациональные ответы на них.
- Засекайте время: дискомфорт от задачи человек испытывает примерно первые 10—15 минут. Можно договориться с собой на это время, а после дискомфорт исчезнет и вы продолжите работать над задачей.
Пробовали режим многозадачности? Поделитесь впечатлениями.