Работодателям нужно подключиться к социальному электронному документообороту — СЭДО, — чтобы получать информацию об открытии и закрытии больничных листов, отправлять документы и отчетность в СФР и регистрировать сотрудников в системе персонифицированного учета.
Рассказываем, что такое СЭДО и как к нему подключиться.
Что такое СЭДО и для чего он нужен
Социальный электронный документооборот, СЭДО, — сервис для обмена электронными документами между работодателем, медицинскими учреждениями и Социальным фондом России — СФР. СЭДО может выглядеть как программа на компьютере или облачный сервис.
Для работы в СЭДО нужна усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП.
С помощью СЭДО работодатель получает информацию из медучреждений об открытых и закрытых больничных листах, отправляет сведения для расчета и выплаты пособия, подает отчетность в СФР.
Обязательно ли подключаться к СЭДО
Работодатели должны подключиться к СЭДО, так как электронные больничные обязательны для всех компаний и ИП.
Какие процессы проходят через СЭДО
Через СЭДО нужно:
- регистрировать сотрудников в системе персонифицированного учета;
- оформлять больничные листы;
- отправлять отчетность в СФР.
Дальше расскажем о каждом процессе подробнее.
Регистрация сотрудников
Если у сотрудника нет страхового номера индивидуального лицевого счета — СНИЛС, — это значит, что он не зарегистрирован в системе персонифицированного учета. Сведения из этой системы нужны, чтобы назначить, выплатить, пересчитать пенсии и другие социальные пособия — больничные, пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком до полутора лет.
Сотрудника без СНИЛС работодатель должен зарегистрировать в системе персонифицированного учета.
Для этого нужно подать в территориальный орган СФР:
- анкету застрахованного лица — форму АДВ-1;
- опись формы АДВ-6-1.
Эти документы представляют в СФР через систему СЭДО.
Анкета застрахованного лица. Форма АДВ-1
Если у принимаемого на работу сотрудника нет СНИЛС, нужно отправить в социальный фонд его анкету. После проверки и регистрации сотруднику выдадут СНИЛС.
Оформление больничных листов
Сейчас больничные листы сотрудников оформляют в электронном виде.
Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности, рассказывали в отдельной статье.
Отчетность
Все компании и ИП с работниками по трудовым договорам и договорам гражданско-правового характера, ГПХ, обязаны подавать форму ЕФС-1 в СФР. В отдельной статье рассказали, как ее заполнить.
Форма подачи зависит от числа сотрудников:
- 11 человек и больше — сведения сдают только в электронном виде;
- 10 человек и меньше — форму можно представить на выбор в электронном или бумажном виде.
Электронную форму нужно подписать УКЭП.
Как подключиться к СЭДО
Подключиться к системе социального электронного документооборота можно бесплатно в три шага.
Шаг 1. Получите УКЭП, если ее не было.
Шаг 2. Выберите оператора электронного документооборота на сайте налоговой службы и заключите с ним договор.
Шаг 3. Направьте через оператора заявление на подключение к СЭДО в территориальное отделение СФР по месту регистрации.
Что важно запомнить
- СЭДО — это сервис для обмена электронными документами между работодателями, медицинскими учреждениями и СФР.
- Работодатели должны подключиться к СЭДО, чтобы зарегистрировать сотрудников в системе персонифицированного учета, отправить сведения о больничных листах и отчетность в СФР.
- Подключение к СЭДО бесплатное. Для этого нужно заключить договор с оператором ЭДО и направить заявление в территориальное отделение социального фонда.
