Если работник трудоустроен официально — в соответствии с трудовым кодексом — он имеет право на отдых.
Рассказываем, какие бывают отпуска и кто их может получить.
Отпуск простыми словами — это временное освобождение сотрудника от работы с сохранением его должности. Если отпуск оплачиваемый, сохраняют еще и зарплату.
Виды отпусков
Есть несколько видов отпусков в зависимости от их периодичности, цели, наличия или отсутствия выплат.
Основной оплачиваемый отпуск. На ежегодный оплачиваемый отпуск имеют право все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, кто их работодатель, сколько часов в день и в каком формате они работают — удаленно или в офисе. Но если сотрудник работает по договору ГПХ, оплачиваемый отпуск ему не положен.
Минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней. Отдельные категории граждан могут рассчитывать на удлиненный отпуск, например:
- инвалиды — 30 дней;
- педагоги — 42 или 56 дней;
- госслужащие — 30 дней;
- работники спасательной службы — 30—40 дней;
- судьи и прокуроры — 30—48 дней;
- сотрудники с ученой степенью — 36—48 дней.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск у работника появляется после шести месяцев работы. Это не значит, что через полгода после трудоустройства можно отдыхать: работник сможет обсудить с работодателем сроки отпуска.
Сотрудник может попросить работодателя разделить основной отпуск на несколько частей, но одна из них должна быть минимум 14 календарных дней. Не предоставлять отпуск больше двух лет запрещено. При увольнении неиспользованные дни отдыха компенсируют работнику деньгами.
Дополнительный оплачиваемый отпуск. Он положен некоторым категориям сотрудников, например:
- трудящимся в районах Крайнего Севера;
- работающим на вредных и опасных производствах;
- с ненормированным рабочим графиком;
- с многолетним стажем.
Работодатель может сам устанавливать дополнительные отпуска. Их продолжительность зависит от места и характера работы. Дополнительный оплачиваемый отпуск можно добавить к основному отдыху или взять отдельно.
Учебный отпуск. Если сотрудник совмещает работу с учебой по программам с государственной аккредитацией, он имеет право на учебный отпуск.
Чаще работодатель предоставляет оплачиваемые отпуска с сохранением среднего заработка при выполнении четырех требований:
- у вуза государственная аккредитация;
- работник учится на вечернем или заочном отделении;
- у сотрудника нет академических задолженностей за предыдущий семестр;
- сотрудник получает образование такого уровня впервые.
Если работник учится на дневном отделении, то есть очно, по закону оплачиваемый учебный отпуск ему не положен.
Время отпуска зависит от вида учебной деятельности: для поступления, сдачи экзаменов и подготовки к защите диплома предусматривается свой срок. Например, отпуск для сдачи госэкзаменов может длиться месяц.
Чтобы получить учебный отпуск, сотруднику нужно написать заявление и принести справку-вызов из вуза.
Отпуск на повышение квалификации. Такой вид отпуска называют обучением с отрывом от производства. Его продолжительность зависит от срока обучения и сдачи экзаменов и чаще занимает от 2—3 недель до 2—3 месяцев. В это время сотрудник получает среднюю зарплату и стипендию.
Отпуск за свой счет. Такой отпуск предоставляют, например, по семейным обстоятельствам и работникам с инвалидностью. Продолжительность зависит от причины — например, если у сотрудника свадьба, он может взять отпуск на пять календарных дней.
Работнику-инвалиду полагается 60 календарных дней отпуска в год за свой счет, если есть такая необходимость. Чтобы его оформить, нужно написать заявление и приложить подтверждающие документы. На их основании работодатель издает приказ об отпуске.
Отпуск в связи с рождением ребенка. Этот отпуск состоит из двух частей: первая — по беременности и родам. Он оформляется как больничный. Всего дают 140 дней: 70 до родов и столько же после. При осложненных родах дают еще 16 дней отдыха. Если мама вынашивает нескольких детей, отпуск увеличивают — дают 84 дня до родов и 110 после.
Чтобы уйти в отпуск, сотрудница должна принести работодателю заявление от акушера-гинеколога.
Вторая часть отпуска — по уходу за ребенком до трех лет. В него может уйти не только мама, но и один из родственников малыша или опекун. Главное — предоставить подтверждение, что мама работает и не может находиться с ребенком.
Родственник или опекун в отпуске по уходу за ребенком имеет право на социальные выплаты, сохранение гособеспечения, должности и зарплаты. А период отпуска включается в страховой стаж.
Как оформить ежегодный отпуск
Ежегодный оплачиваемый отпуск планируют заранее. Микропредприятия — те, у кого меньше 15 сотрудников и доход до 120 млн рублей в год, — могут подписать с сотрудниками соглашения об отпусках. Остальные работодатели должны составлять график отпусков и следовать ему, иначе трудовая инспекция может оштрафовать.
Обычно порядок оформления ежегодного оплачиваемого отпуска выглядит так:
Шаг 1. Бухгалтер или кадровик составляет положение об отпусках. В нем указывают условия и порядок предоставления отпуска сотрудникам, например виды отпусков и их продолжительность, правила, по которым работника могут отозвать из отпуска.
Шаг 2. Бухгалтер или кадровик по согласованию с работниками составляет годовой график отпусков для всего предприятия. В этом документе прописано, кто и когда идет в отпуск.
Шаг 3. Бухгалтер утверждает график у руководителя минимум за две недели до нового календарного года.
Шаг 4. Сотрудники ставят подпись в своей графе — это значит, что они ознакомились с графиком и согласны с ним.
Шаг 5. За две недели до отдыха работодатель выдает работнику уведомление об отпуске под подпись.
Шаг 6. Сотрудник подает заявление на отпуск. Согласно трудовому кодексу, работник не обязан писать заявление, если есть график, но такое требование может быть у работодателя.
Шаг 7. До ухода сотрудника в отпуск работодатель издает приказ.
Шаг 8. Если отпуск оплачиваемый, работодатель переводит отпускные работнику минимум за 3 дня до начала отпуска.
Шаг 9. Работодатель заполняет учетные и кадровые документы.
Период отпуска можно изменить, если работодатель не против. Для этого сотрудник должен принести заявление в свободной форме.
Сколько денег выплачивают в отпуске
В большинстве случаев отпускные рассчитывают так:
Средний дневной заработок — это доход за 12 месяцев, деленный на количество отработанных дней. В доход включают зарплату, годовую и разовую премии, переработки, районный коэффициент.
Командировочные, компенсацию проезда, питания и проживания, больничные выплаты, материальную помощь при расчете не учитывают.
Если средняя зарплата сотрудника на полной ставке ниже федерального МРОТ, отпускные надо посчитать по МРОТ.
Какие налоги и взносы нужно уплатить
Независимо от вида оплачиваемого отпуска сотрудника работодатель начисляет НДФЛ и страховые взносы.
НДФЛ с отпускных нужно рассчитать и удержать в день, когда работник получит деньги. Его нужно перечислить единым налоговым платежом — ЕНП — на единый налоговый счет — ЕНС.
Уплатить НДФЛ нужно:
- до 28 января — за период с 1 по 22 января;
- до 28-го числа текущего месяца — за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца;
- не позднее последнего рабочего дня календарного года — за период с 23 по 31 декабря.
Страховые взносы и компенсации нужно перечислять ежемесячно до 28-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 28‑е число выпадает на выходной, крайний срок — следующий рабочий день.
Наказание за нарушения по отпускам
За нарушения трудового законодательства работодателя могут оштрафовать. Например, если он не предоставит сотруднику отпуск или оформит его задним числом, нарушит график или задержит выплату отпускных.
Штраф для руководителя ООО, ИП и малых предприятий — от 1000 до 5000 ₽, для остальных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽. Альтернатива штрафу — предупреждение.
Что важно запомнить
- Каждый сотрудник имеет право на отдых, который ему гарантирует Трудовой кодекс РФ.
- Отпуск может быть оплачиваемым и неоплачиваемым: первый предоставляют по согласованному графику, а второй, например, по семейным обстоятельствам и инвалидности.
- На отпускные начисляют НДФЛ и страховые взносы.
- Работодатель обязан предоставлять отпуск и выплачивать отпускные вовремя, иначе его оштрафуют.
