Как составить акт сверки взаиморасчетов с контрагентами
Компании обязаны проводить сверку взаиморасчетов, если в ходе ежегодной инвентаризации выявили дебиторскую и кредиторскую задолженности, по которым есть разногласия с контрагентами. Но сверки проводятся и добровольно, по инициативе любой из сторон договора.
Что такое акт сверки взаиморасчетов и зачем он нужен
Акт сверки — это документ, который составляют стороны договора, например поставщик и покупатель, подрядчик и заказчик. Акт помогает убедиться, что информация о платежах и долгах у них одинаковая.
Когда компании и ИП долго работают вместе, им нужно отслеживать движение денег, работ, товаров и услуг. Одна из главных задач регулярных сверок друг с другом — обнаружить просроченные и безнадежные долги, чтобы их вовремя взыскать или просто списать.
Обычно сверку по действующим договорам проводят в конце отчетного периода, например в последних числах года, чтобы правильно заполнить бухгалтерский баланс. Также можно запросить сверку, когда истек срок договора с контрагентом или закончился один из этапов работ по нему.
Если контрагент не платит долг, а вторая сторона сразу не обратилась в суд, то через три года истечет срок исковой давности и ничего взыскать не получится. Акт сверки может продлить срок для взыскания. Например, с возникновения задолженности прошло 2,5 года. Если контрагенты подписали акт сверки, то срок обнуляется и у кредитора снова появляется три года для взыскания.
Если одному из контрагентов придется обращаться в суд, акт сверки нужно приложить к договору и другим документам. Тогда подписанный акт дополнительно доказывает суду наличие долга и его размер.
Но обратите внимание: ни один нормативный акт не обязывает стороны составлять акт сверки, это обычай делового оборота. Подтвердить существование долга стороны могут, просто обменявшись письмами. Кредитор напишет, какова сумма долга и за что, по его данным, она образовалась, а должник ответит, что согласен, либо даст свой вариант.
Кто составляет и подписывает акт
Акты сверки составляют сотрудники компании или предпринимателя, например бухгалтер. ИП может составить акт сам.
Право подписывать акты имеет директор, ИП или сотрудник с доверенностью, в которой указано право признавать долги бизнеса. Если акт подпишет сотрудник без доверенности, он не считается документом, подтверждающим долг.
Обязанность составлять и подписывать акт сверки может быть установлена в договоре между сторонами. В нем нужно указать срок, в течение которого контрагент обязан подписать акт, и последствия нарушения срока. Например, будет считаться, что контрагент подписал акт.
Как составить акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки — это таблица со списком хозяйственных операций: отгрузок, поставок, платежей. Его составляют на основании данных из учетных программ, а также документов: накладных или актов выполненных работ. Правую часть заполняют данными инициатора сверки, левую — контрагента.
Чаще всего инициатор сверки сам заполняет обе части документа, распечатывает акт в двух экземплярах и подписывает. Можно дополнительно заверить акт печатью, если она есть у организации.
Единой формы акта сверки нет. Его можно взять из учетной программы, например 1С, составить в Excel или гугл-таблицах.
Удобно воспользоваться шаблоном, который предлагают учетные программы. ИП и компании с расчетным счетом в Т-Банк Бизнесе могут создать акт сверки за пару кликов в личном кабинете.
Акт сверки взаиморасчетов
Акт составляют, чтобы отслеживать движение денег, работ, товаров и услуг. Главная задача документа — обнаружить долги, чтобы вовремя их взыскать или погасить.
Получив акт, контрагент сверяет его со своими данными и, если разногласий нет, подписывает и отправляет один экземпляр обратно, а другой оставляет у себя. На этом сверка заканчивается.
Акт можно направить и через систему электронного документооборота, заверив квалифицированной электронной подписью, или просто на e-mail. Каким образом стороны обмениваются электронными документами, с какого адреса их отправляют и какой подписью заверяют, обычно прописывают в договоре.
Как правильно заполнить акт сверки с разногласиями
Бывает, что конечные суммы у контрагентов разные. Это может случиться из-за ошибки в учете, когда внесли не все документы. Например, поставщик отразил отгрузку, а покупатель не поставил товары на учет.
Тот, кто нашел ошибки, отправляет второй стороне свою версию акта сверки или протокол разногласий. В нем указывают, где допущены ошибки. Протокол составляют в произвольной форме, главное — зафиксировать расхождения. Если контрагент согласен с ними, акт сверки составляют заново и подписывают.
Если вторая сторона не признает долг, можно составить досудебную претензию. Если и это не помогло — обратиться в суд.
Как составить сопроводительное письмо
К акту сверки можно приложить сопроводительное письмо. В нем указывают, какой документ отправили, по какой причине и когда его нужно вернуть.
Для сопроводительного письма нет установленной формы. Обычно в нем указывают:
- кто и кому направляет документ;
- что направлен акт сверки взаиморасчетов;
- за какой период оформлен акт сверки;
- что выявил акт, например: «Согласно акту на 05.09.2024 вы должны нашей компании 30 000 рублей»;
- просьбу подписать и вернуть документ в определенный срок, например: «Просим в течение 7 рабочих дней с даты получения письма подписать и вернуть акт сверки или сообщить о расхождениях».
Направлять сопроводительное письмо не обязательно, но оно поможет контрагенту понять конкретную причину запроса и узнать срок возврата документа.
Как читать акт сверки взаиморасчетов
Если вы получили акт сверки взаиморасчетов, внимательно изучите обе части таблицы — и данные инициатора процедуры, и свои.
В столбцах дебета и кредита проверяют, что поступления или списания отражены верно, есть корректные реквизиты документов, например: «По платежному поручению от 08.08.2024 поступило 80 000 ₽». Также смотрят сальдо — остаток на бухгалтерском счете на конец учетного периода.
Левая часть таблицы относится к партнеру, который составил сверку, правая часть — данные по партнеру, которому направили сверку. Сальдо в столбце «Дебет» означает, что должны контрагенту, в столбце «Кредит» — что должен он.
Оптовый склад и продуктовый магазин «У дома» сделали сверку взаиморасчетов. На конец периода сальдо по дебету у склада — 4 000 ₽. Это значит, столько магазин должен ему. У магазина сальдо по кредиту 4 000 ₽ — столько должен он складу.
Главное
- Акт сверки составляют компании и ИП, чтобы обнаружить просроченные либо безнадежные долги. Первые надо попытаться взыскать, вторые — списать.
- Сверку инициирует один из контрагентов в любое время. Также компании обязаны раз в год проводить сверки в рамках инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
- Подписанный акт сверки означает, что контрагент признал долг, и дополнительно подтверждает наличие задолженности в суде.
- Подписанный акт сверки обнуляет срок исковой давности. Как только сторона признает задолженность и подтверждает это подписью, срок начинает отсчитываться заново.
С какими сложностями сталкивались при составлении акта сверки?
tekstream, здравствуйте! А в каком именно сервисе вы хотите автоматически создавать акты сверки?
В тиньков бизнес нет автоматического создания акта сверки, не вводите людей в заблуждение
Здравствуйте, можно автоматически создать акт сверки по определенному контрагенту?