Как заключить сделку на рынке логистики и избежать возможных потерь
Мировая и российская практика показывает, что даже самые крупные компании, имея и штатный автопарк, и собственный отдел логистики, в большинстве случаев организуют перевозки своей продукции в том числе с помощью партнеров — логистических компаний. На что обратить внимание при выборе партнера, чтобы на него можно было положиться, минимизировать риски и обеспечить стабильность поставок? И поможет ли в процессе цифровизация?
Как все устроено
Существует две основные схемы заключения сделок с перевозчиками.
Напрямую с грузоперевозчиком. Обычно заключение такого договора предваряют тендеры, как с частными компаниями, так и с государственными заказчиками, согласно 223-ФЗ или 44-ФЗ. Выиграв тендер, перевозчик обязан выполнить весь объем перевозок на согласованных условиях. Кроме того компания может выходить на спотовый рынок. Это значит, что незадействованные объемы перевозок выставляются на торговые площадки или напрямую предлагаются перевозчикам. Задача исполнителя — предложить оптимальные условия и выиграть конкретный рейс, под каждый из которых будет составлен свой договор.
Через экспедиторов. Заказчик делегирует контроль непосредственных исполнителей экспедитору-посреднику, который «зеркалит» условия, предъявляемые клиентом. Может оформляться договор на весь объем либо заявку на конкретную перевозку. Далее следует выполнение рейсов, экспедиционная компания предоставляет отчетность и закрывает сделку.
Причины срыва сделок
Мы как экспедиторы фиксируем различные причины срыва сделок с компаниями. Их можно разделить на две большие группы.
Цена для грузоотправителя. Разница между той суммой, за которую хочет отправить груз компания, и той, что может предложить экспедитор, составляет до 20%. В этом случае компания, скорее всего, заключит договор с перевозчиком напрямую, пытаясь избежать экспедиционных расходов. Но в последнее время разница между ожиданиями и реальной стоимостью может доходить до 60%. В условиях дефицитного рынка возить «в ноль», конечно, никто не будет. Это свидетельствует о том, что компания нанимает не просто прямого перевозчика, а такого исполнителя, который действует с нарушением законодательства. Например, не платит налоги, и потому может предложить столь низкую цену.
«Олдскульная» индустрия. Логисты внутри компаний медленно переключаются на современные цифровые инструменты и нередко оценивают перевозчика или экспедиционную компанию по «старым требованиям». Это может проявиться, например, в обязательности наличия у экспедитора собственного автотранспорта. Сейчас подобные условия не станут защитой и не снимут риски. Вместо этого стоит фокусироваться на том, страхуются ли грузы, каков объем оборотных средств у партнера и т.д.
Но сделки могут срываться не только с грузоотправителями. Для экспедиционной компании есть также две группы причин срыва сделок с непосредственными перевозчиками.
Не прошли проверку службы безопасности. Мы проводим проверку по большому кругу вопросов. Риски могут быть в экономической области, например, неподтвержденные сведения о руководителе или факты неисполнения обязательств по перевозке. Но deal breaker для нас, конечно, несоблюдение налогового законодательства. Являясь конечным бенефициаром налогового риска, мы как экспедиторы уделяем такой проверке большое внимание.
Динамичная цена. Она может меняться буквально за несколько часов — рынок 2024 года очень конкурентный. И мы как экспедиционная компания, получив уже заказ от грузоотправителя, можем потерять конечного перевозчика из-за того, что кто-то иной предложил цену выше. Это наши риски, мы их закрываем и разрабатываем цифровые инструменты, как ФУРА.Автоторги, чтобы их нивелировать.
Что стоит проверять перед сделкой
Компания-грузоотправитель обязательно должна проверить нанимаемого перевозчика или экспедитора по следующему чек-листу:
- Есть ли у компании денежные средства на балансе. Если их нет и что-то произойдет с грузом, заказчик не сможет получить возмещение убытков.
- Страхует или нет компания свои транспортные средства и риски. В случае форс-мажорных обстоятельств заказчик, скорее всего, сможет возместить свои «косты».
- Какова репутация: как давно перевозчик работает на рынке, есть ли у него предыстория работы с иными клиентами и рекомендации.
- Обязательно нужно выяснить налоговую репутацию: платит ли потенциальный партнер налоги и в каком объеме, соответствуют ли уплаченные суммы показанной отчетности за предыдущий период.
Зачем проверять налоговую историю перевозчика
Дочерняя компания крупного ритейлера «Магнит» — ООО «Сельта» — оказалась втянута в серьезный налоговый спор. Несмотря на первоначальную победу в суде первой инстанции, решение было впоследствии отменено в ходе апелляционного разбирательства. Налоговая инспекция провела тщательную проверку правильности исчисления и своевременности уплаты налогов «Сельтой» за период 2016-2018 годов. В итоге компании были доначислены внушительные 584,6 миллиона рублей по НДС, а также соответствующие пени и штрафы.
По версии проверяющих органов, «Сельта» привлекала для осуществления перевозок 22 фирмы-посредника, которые, в свою очередь, использовали услуги индивидуальных предпринимателей и других организаций, не являющихся плательщиками НДС. Таким образом, налоговые инспекторы усмотрели в действиях компании признаки схемы по уклонению от уплаты налогов.
Не оценивая непосредственно дело, тем не менее можно сказать, что это — важный прецедент. То есть Инспекция ФНС вполне может выявить, что грузоперевозчик, которого наняла компания, не выплачивает налоги в полном объеме, положенном по закону. И недополученные в связи с этим налоговые выплаты может переложить на плечи компании-заказчика.
Если у компании-заказчика перевозок нет собственной развитой службы безопасности, можно передавать проверку на аутсорс. Это могут быть компании, которые специализируются на проверках именно перевозчиков, или сервисы, которые проверяют контрагентов в целом. Вторые чаще работают «по подписке» и могут проверять весь пул партнеров. Налоговую проверку может сделать финансовая служба компании.
Зачем идти к посреднику
Экспедитор заключает две сделки — с компанией-клиентом и с перевозчиками, становясь новым звеном в логистической цепочке. Прежде всего он нужен для снятия понятных рисков: пропажа или порча груза, невыполнение перевозки или графика поставок и пр. Взяв на себя заботы по проверкам, это звено в цепочке можно и исключить. Но помимо очевидных рисков экспедиторы снимают с компаний и другие проблемы.
Уровень сервиса. Если компания идет к перевозчикам напрямую, то нужно быть готовым к потерям с точки зрения четкости и скорости документооборота — нередко мелкие исполнители не могут предоставить необходимую документацию вовремя. Кроме того, поломки транспортных средств и любые срывы из-за человеческого фактора не перекрываются — у исполнителя просто некем и нечем сделать замену. Да, заказчик может прописать в договоре весьма высокие штрафы, и даже успешно их взимать. Но в итоге из-за недоставленных грузов страдает репутация поставщика товаров, а не перевозчика.
Возможность диспетчеризации. Компания может устанавливать на телефон своему водителю сервисы трекинга, такие как «Яндекс» или MOVIZOR. В любой момент времени сам грузоотправитель может видеть, где машина, когда она стартовала, как движется к конечной точке, — это удобно и наглядно. Но если транспорт прекратил движение, причина трекером не указывается. Для понимания причин задержек нужно либо самостоятельно организовывать диспетчерскую службу, которая будет непосредственно в контакте с водителем, либо заказывать такую услугу в экспедиторской компании.
Операционные расходы. Сделки напрямую с перевозчиком подразумевают дополнительную нагрузку на уже работающих в компании специалистов или даже открытие специальных отделов, где юристы, бухгалтеры и логисты будут контролировать выполнение контрактов. Это, понятно, дополнительные косты.
Коррупционная составляющая. К сожалению, если есть возможность, то есть и шансы: логист на стороне компании может договариваться с индивидуальным предпринимателем и завышать стоимость перевозок. Разница делится между логистом и перевозчиком. Это самая простая и самая распространенная схема. Есть и более сложные.
Маржинальность бизнеса экспедитора невысокая. Поэтому для него наличие коррупционной составляющей на стороне грузоотправителя весьма болезненно. Именно по этой причине службы безопасности экспедиционных компаний в большинстве случаев сильны: за фактами возможной коррупции следят физически разными способами. Есть и цифровые решения для определения локуса контроля, чтобы понять, где слабые места.
Новые цифровые решения для рынка транспортно-логистических услуг
У большинства компаний нет инструмента для мониторинга цен. Процесс выстраивается так: у компании есть сумма, которую она вкладывает в логистику. Если логистический отдел в эту сумму «вписывается», то руководителя это направление бизнеса не тревожит. Проблема в том, что коррупционная составляющая при таком подходе процветает: логисты, пытаясь сохранить свои «откаты», убирают из пула партнеров адекватных экспедиторов и перевозчиков, которые не собираются участвовать в «серых схемах», а приглашают мелких исполнителей с налоговыми проблемами.
Единицей измерения эффективности логистики должен быть не размер процента от оборота или конкретная сумма, за рамки которой нельзя выходить, а рейс и его цена по конкретному направлению. Это и нужно анализировать по всем своим направлениям, по всем рейсам.
Для этого мы создали ФУРА.Пульс — цифровой инструмент, который может посчитать цены миллионов направлений на базе фактически закрытых рейсов, то есть совершенных сделок. Вручную это сделать невозможно. Но именно так можно понять фактическую рыночную стоимость.
По нашему опыту, если следить за ценами на регулярной основе, для крупной компании с большим объемом рейсов оптимизация может принести до 20% экономии расходов на логистику, просто убирая экстремумы, которые выше рынка.
ФУРА.Автоторги — другая наша разработка, помогающая делать заключение сделок на рынке логистики эффективнее. Это интегратор предложений перевозчиков, позволяющий автоматически подобрать наиболее выгодный вариант сделки, исходя из параметров запроса грузоотправителя. Он призван заменить ручной труд логистов на торгах. С этим инструментом компании могут не только автоматизировать процессы торгов и тем самым сократить ФОТ, но и повысить их эффективность. На автоторгах больше ставок и выше конверсия, а значит, у компании будет прогнозируемый бизнес-результат.
Как избавиться от плохого перевозчика
Проверка должна осуществляться не только на входе. Если груз перевозит ИП, то проверку желательно проводить ежемесячно — так же часто, как происходят выплаты контрагентами налогов. ООО должны проходить проверку не реже, чем раз в полгода.
Но расторгать договор мгновенно, если служба безопасности или финансовый проверяющий нашли проблему, не стоит. Все будет зависеть от сути обнаруженных рисков. Для начала перевозчика необходимо поставить в стоп-лист и начать выяснение причин. Это стоит делать в переговорах, а не через «бан», потому что действительно хорошие перевозчики — ценный актив. Исправились — можно снова включить в пул действующих партнеров.
Работа по актуализации сведений должна проводиться регулярно. Нельзя накапливать большой стек «спящих» договоров, потому что это увеличивает нагрузку на собственные службы, которые должны обеспечить «договорную обвязку». А еще это повод для проверки компании налоговыми и иными проверяющими.
Цифровизация — неизбежный процесс трансформации
Рынок грузоперевозок стремительно меняется под влиянием государственной политики и технологических инноваций. Сегодня все перевозчики вынуждены переходить на электронный документооборот, что пока носит рекомендательный характер, но уже к концу года станет обязательным требованием. Большинство компаний уже активно внедряют цифровые решения, пилотируют новые технологии и переходят на взаиморасчеты в электронном виде. Даже небольшие игроки и экспедиторы вынуждены осваивать эти инструменты, чтобы оставаться конкурентоспособными.
Лидеры рынка, обладающие сильными IT-компетенциями, способны выстраивать эффективное электронное взаимодействие с грузоотправителями. Они интегрируют свои системы с внутренними решениями клиентов, обеспечивая прямую передачу заявок и автоматизацию документооборота. Но не все грузоотправители готовы к такому уровню цифровизации. Многие опасаются рисков утечки чувствительных данных и не обладают достаточными IT-ресурсами для интеграции. В таких случаях перевозчики вынуждены использовать более традиционные каналы коммуникации, упуская возможности для сокращения издержек. Тем не менее, цифровая трансформация грузоперевозок — неизбежный тренд, к которому должны быть готовы участники рынка.
Приходилось ли вам пользоваться услугами по перевозке грузов? Как оцениваете этот опыт?