КЭДО-переход: опыт проекта из первых рук
Компания Konica Minolta Business Solutions Russia предлагает бизнесу и госсектору облачные решения, решения для совместной работы в удалённом формате, интеллектуального видеонаблюдения для управления рабочими процессами, автоматизации и другие. Как и почему компания перешла на КЭДО, каких результатов смогла добиться, на что стоит обратить внимание в подобных проектах, рассказывает наш HR-директор Татьяна Лунина.
Безусловное благо КЭДО
В том, что электронный документооборот — удобное, практичное и недорогое решение, многие компании сегодня убеждаются на собственном опыте. Правда, пока в большинстве случаев это касается обмена документами с контрагентами и контролирующими органами. А вот внутреннее делопроизводство по-прежнему ведется на бумаге.
Этот длительный процесс в некоторых случаях осложняется территориально-распределенной структурой компаний. Особенно остро недостатки традиционного формата ощущаются в кадровом делопроизводстве. HR-специалисты имеют дело с документами строгой отчетности, которые должны быть оформлены, подписаны и завизированы в четком соответствии с правилами, и, к тому же, содержат персональные данные сотрудников.
Перевод кадрового делопроизводства в цифру, внедрение систем кадрового электронного документооборота для них — настоящее спасение.
Причины перехода
Кадровый документооборот раньше у нас велся «как у всех», на бумаге. На решение перевести его в электронный формат повлияло не только желание сократить сроки обмена документами с сотрудниками, но и то, что мы сами специализируемся на внедрении различных информационных систем и сервисов, прекрасно понимаем выгоду, которую они дают и с точки зрения экономики, и с точки зрения появления новых бизнес-возможностей. Мы не стремились внедрить «цифру ради цифры». Именно экономика и развитие бизнеса были ключевыми факторами принятия решения о переходе на КЭДО, а также появившиеся возможности в связи с изменениями в трудовом законодательстве.
У нашей компании в России три офиса и несколько региональных представителей. Москвичи, петербуржцы и сотрудники офиса в Ростове-на-Дону работают в гибридном режиме, региональные представители в других городах трудятся полностью удаленно. Между тем, все они должны постоянно взаимодействовать с кадровой службой: подавать и подписывать различные документы, получать справки.
Взаимодействие с кадровой службой в традиционном формате велось по почте, и это приводило к заметным расходам на пересылку документов: отправка каждого из них обходилась компании минимум в 300 ₽. Естественно затягивались сроки оформления.
Не слишком довольны были и сотрудники, которым необходимо оформить ту или иную справку «здесь и сейчас». Поэтому выгода, которую для нас сулил переход на КЭДО, была очевидной.
Как мы выбирали поставщика решения
Прежде всего, мы не спешили. Возможность внедрить КЭДО у нас появилась еще осенью 2021 года с принятием закона о цифровизации кадровых документов, но сразу использовать ее мы не стали. Мы решили понаблюдать за тем, что происходит на рынке, познакомиться с предлагаемыми решениями и посмотреть на опыт других компаний.
Попутно проанализировали свои затраты на бумажный документооборот, посчитали экономические преимущества и только после этого приняли решение о внедрении.
Конечно, самой важной задачей на этапе подготовки стал выбор поставщика. Мы рассматривали облачные системы, которые предлагают поставщики ЭДО, бухгалтерских, кадровых сервисов. На рынке есть продукты от софтверных вендоров.
В итоге выбрали решение от компании HRlink. Для этого были три причины:
- Компания имеет богатую историю успешных внедрений в самых разных организациях.
- Сама система отличается простым интерфейсом и интуитивно понятна пользователям.
- HRlink сделали нам наиболее выгодное ценовое предложение.
Поставщик предлагает специальный калькулятор, при помощи которого можно оценить затраты компании на бумажный кадровый документооборот и посчитать экономическую выгоду, которую можно получить благодаря переходу на КЭДО. Это помогает и в выборе конкретной системы, и в принятии принципиального решения, внедрять КЭДО или нет.
Внедрение сервиса заняло два месяца от момента принятия решения до запуска в промышленную эксплуатацию. Специалисты поставщика провели две обучающих сессии для сотрудников и в июне прошлого года КЭДО стал стандартом в нашей компании.
Какие процессы охвачены КЭДО
Пока не успели перевести в электронный вид все бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом, но для наиболее востребованных из них КЭДО уже используется в полном объеме.
Оформление приема сотрудников, изменения условий трудового договора, отпусков, командировок, подписание различных документов и справок — все эти операции сегодня доступны в КЭДО.
Каждый сотрудник имеет доступ ко всем своим документам, и любую справку, а они, часто, нужны «еще вчера», можно получить практически моментально. HR-департамент может контролировать процессы, связанные с оформлением документов в режиме реального времени.
В качестве примера приведу не самый простой, с точки зрения оформления, процесс перевода сотрудника на другую работу, изменение его позиции и роли. Для этого необходимо:
- переподписать трудовое соглашение,
- сделать приказ,
- получить подпись на новой должностной инструкции и т. д.
Раньше оформление перевода было связано с подписанием кипы бумаг. Сегодня, благодаря КЭДО, специалисту достаточно зайти в личный кабинет в системе, даже находясь на удаленном режиме, и подписать документы с помощью ЭЦП.
Как приняли КЭДО сотрудники компании
Внедрение различных систем и сервисов во многих компаниях часто наталкивается на сопротивление персонала. В нашем случае решение переходить или нет на КЭДО каждый сотрудник компании принимает самостоятельно. Внутренний документооборот у нас работает в гибридном режиме: часть документов готовится в электронной форме, часть — на бумаге.
Тех, кто скептически отнесся к проекту, более всего волновали надежность системы и защита персональных данных, — для облачных систем это злободневный вопрос. Мы работали с этими возражениями и смогли убедить значительную часть скептиков в надежности провайдера.
Сегодня порядка 80% персонала компании используют КЭДО. Большинство этих сотрудников — те, кто предпочитают удаленный режим работы. Однако для всех, кто готов изменить своё мнение, всегда есть возможность перейти на КЭДО.
Что дал КЭДО нашей компании
Первый результат внедрения — экономия затрат, связанных с печатью и пересылкой бумажных документов. С ними продолжает работать пятая часть наших сотрудников, но даже при этом мы в полной мере ощутили экономический эффект. Все поклонники «бумаги» работают в центральном офисе компании в Москве и оформляют все необходимые документы лично. В результате прямые затраты, связанные с оформлением документов, мы смогли сократить более чем в два раза.
Оформление документов теперь происходит в большинстве случаев день в день, а порой и в течение нескольких минут или часа. Переход заметно сократил нагрузку на сотрудников HR-департамента, а для многих из них он позволил еще и сократить число дней присутствия, — теперь, как и многие коллеги, они могут работать удаленно.
Еще один результат — повышение цифровой зрелости компании. Этот сервис относится к числу тех, которыми сотрудники пользуются постоянно. У них формируется привычка к «цифре», трансформируется корпоративная культура, в которой повышается удельный вес современных сервисов.
Наконец, заметно повысился уровень удовлетворенности сотрудников компании. КЭДО удобен, с его помощью можно быстро и наглядно решить множество административных задач, не затрачивая при этом дополнительное время.
Несколько советов тем, кто только планирует переход на КЭДО
Это современный цифровой сервис, и его внедрение должно соответствовать стратегии цифрового развития организации. Любое предприятие стремится выстраивать экосистему сервисов, используя минимум разнородных продуктов.
Поэтому будет логичным в первую очередь рассматривать систему КЭДО, которую предлагает «основной» поставщик информационных систем компании. Если для решения большинства задач, тем более, связанных с HR, используются продукты конкретного вендора, то и систему для КЭДО необходимо выбрать именно от него.
Скорость перехода на КЭДО. Если этот фактор имеет большое значение для компании, то стоит внимательно рассмотреть облачные сервисы, потому что перейти на них во всех отношениях проще.
ИТ-департаменты многих компаний консервативны, наш собственный тоже не исключение. ИТ-специалисты, от CIO до администратора, предпочитают все внутреннее и локальное, стремятся полностью контролировать всю инфраструктуру предприятия. Тем более в тех случаях, когда речь идет о персональных данных.
Убедить корпоративных айтишников перейти на облачный сервис в таких случаях поможет четкая корпоративная стратегия на снижение рисков. В таком случае они вместе с бизнес-заказчиками внимательно рассматривают гарантии провайдера, изучают его деятельность и не сопротивляются внедрению облачного сервиса, а активно помогают выбрать самый надежный из них.
К примеру, наши ИТ-специалисты помогли нам «подсветить» ряд рисков, связанных с внедрением. Они касались не только облака, но и самого процесса в плане интеграции с другими системами и т. п. Это помогло нивелировать все подобные риски.
Расскажите, как вы автоматизировали процессы в своей компании? Как это восприняли сотрудники?
Елена, добрый день! Спасибо, что так развернуто поделились с нами. На данный момент мы остановили активное развитие этого продукта, но передадим все ваши комментарии команде.
Приказ о переводе давно ненужный документ, он дублирует условия дополнительного соглашения и не обязателен по закону, а в трудовой как основание перевода указывается ДС.
Блин, ну HRD должен это знать :)
Удивилась увидев статью про КЭДО HR-Link на сервисе Тинькофф.
Мы проделали тот же путь, что и автор статьи и выбрали Тинькофф.Кэдо.
На момент принятия решения, он выглядел идеальным решением -- простой, внятный и с гибкой системой уведомлений. И его очень быстро подключили.
Мы перевели документы в КЭДО и стали использовать.
Но столкнулись с несколькими препятствиями на пути счастливого избавления от бумаги.
1. не удалось получить от вендора юридически значимого подтверждения соответствия электронного архива кадровых документов закону. нам поначалу обещали получить экспертизу от минтруда, но вопрос заглох.
2. в презентации сервиса перед покупкой было написано, что действует настраиваемая система уведомлений (смс, пуш, е-мейл -- по выбору пользователя). По факту оказалось, что только смс и настроить нельзя. А кадровый специалист и вовсе вынужден «мониторить» кабинет -- нет ли там чего-нибудь подписанного.
3. Интеграция с 1С оказалась односторонней -- можно только выгрузить документы, но нет отбивки по их статусу.
4. Не удалось получить ответов о планах по доработке сервиса. И не удалось найти заинтересованных со стороны Тинькофф. Из-за этого мы стали переживать -- будет ли он вообще поддерживать сервис или сольет.
Поэтому стали потихоньку снова тендерить рынок.
Возможно тоже выберем HR-link.
Но до августа решили поработать и если не будет подвижек, то всерьез переходить.