Как наладить коммуникацию в гибридной команде

После пандемии офисная жизнь во многих компания изменилась. Раньше работодатели редко нанимали удаленных сотрудников или брали их точечно под проекты, а сейчас такие работники могут составлять значительную часть штата. Например, в РШУ большая часть сотрудников работают удаленно и редко бывают в офисе, а некоторые из них никогда не были в офисе, так как живут в других городах.

За несколько лет бизнес привык к новому стилю работы. Начальные проблемы вроде контроля и мотивации удаленщиков уже решены. Теперь компании пробуют по-новому выстраивать корпоративную культуру — с учетом особенностей гибридных команд. И главная трудность на этому пути — проблемы во взаимодействии офисных и удаленных сотрудников, которым бывает сложно наладить контакт без личного общения. Обычно маркерами таких проблем являются снижение производительности и качества работы, нехватка мотивации и увлеченности, частые конфликты между офисом и удаленщиками и высокая текучесть кадров среди тех, кто работает дистанционно.

Я, Анастасия Боровская, директор Русской Школы Управления, расскажу, с какими проблемами в общении чаще всего сталкиваются гибридные команды и как бизнес может с ними справиться.

В офисе отношения сотрудников часто завязаны на живом личном общении, постоянном взаимодействии друг с другом. Всегда можно обратиться к коллеге с вопросом и обсудить какие-то интересные моменты. Часто идеи возникают на перекурах или во время совместных обедов.

Чтобы выстроить эффективное взаимодействие, необходимо действовать комплексно и решать эти проблемы не только с удаленщиками, но и с офисными сотрудниками. Главная задача — создать общее рабочее пространство, в рамках которого все смогут чувствовать себя равными членами команды.

Эффективному общению могут помешать разница в часовых поясах или технические проблемы с оборудованием или интернетом. Из-за этого обмен информацией замедляется и затягивается выполнение задач.

Исключить появление этих проблем практически невозможно. Конечно, можно выстроить политику подбора персонала таким образом, чтобы в штате не было удаленных сотрудников из других городов и стран. Это снизит риски, связанные с разницей во времени. Но стоит ли ограничивать себя и заранее отказываться от перспективных сотрудников? Лучше разработать четкие правила, которые помогут грамотно организовать рабочий процесс в ситуациях, когда сотрудник не может оперативно ответить и подключиться к решению задачи.

Например, в нашей компании все общие встречи проводятся с 11:00 до 15:00 по мск, чтобы максимально попасть в разрез удобного времени для тех, кто живет на востоке и на западе. Также есть правило отвечать на комментарии к задачам, поставленным через корпоративный мессенджер, в течение рабочего дня, а если вопрос отправлен по почте — в течение нескольких дней. Устанавливая такие правила коммуникации, мы нивелируем вопрос удаленного взаимодействия.

Удаленные сотрудники физически не находятся в офисе, поэтому часто бывают не в курсе, что обсуждают коллеги, какие проблемы решают и какие цели ставят. Это может затруднить согласование и совместную работу гибридных команд над проектами.

Есть несколько инструментов, которые помогут минимизировать нехватку информации:

Пост-мит встречи. Когда информация нужна сотруднику для ознакомления, а не для внесения своих предложений, лучше отправить ему краткие итоги встречи и не требовать личного присутствия, чтобы не отвлекать от работы.

Запись встречи. Если сотруднику не нужно участвовать в совещании, но важно понимать всю содержательную часть встречи для дальнейшей работы: что и под каким углом обсуждалось, какие были предложения и почему были приняты те или иные решения, стоит отправить ему видеозапись встречи, чтобы у него сформировалось максимально полное видение ситуации.

Вот техники, которые помогут наладить связь между офисными и удаленными сотрудниками, объединить их и погрузить в общие ценности.

Корпоративные мероприятия. Идеально, если у удаленных сотрудников есть возможность лично присутствовать на важных корпоративных мероприятиях. В остальных случаях можно провести все в онлайн-формате. Это могут быть квизы, мастер-классы или более неформальные варианты вроде пятничных посиделок за чашкой чая.