Как наладить коммуникацию в гибридной команде
После пандемии офисная жизнь во многих компания изменилась. Раньше работодатели редко нанимали удаленных сотрудников или брали их точечно под проекты, а сейчас такие работники могут составлять значительную часть штата. Например, в РШУ большая часть сотрудников работают удаленно и редко бывают в офисе, а некоторые из них никогда не были в офисе, так как живут в других городах.
За несколько лет бизнес привык к новому стилю работы. Начальные проблемы вроде контроля и мотивации удаленщиков уже решены. Теперь компании пробуют по-новому выстраивать корпоративную культуру — с учетом особенностей гибридных команд. И главная трудность на этому пути — проблемы во взаимодействии офисных и удаленных сотрудников, которым бывает сложно наладить контакт без личного общения. Обычно маркерами таких проблем являются снижение производительности и качества работы, нехватка мотивации и увлеченности, частые конфликты между офисом и удаленщиками и высокая текучесть кадров среди тех, кто работает дистанционно.
Я, Анастасия Боровская, директор Русской Школы Управления, расскажу, с какими проблемами в общении чаще всего сталкиваются гибридные команды и как бизнес может с ними справиться.
Почему гибридным командам сложно наладить коммуникацию
В офисе отношения сотрудников часто завязаны на живом личном общении, постоянном взаимодействии друг с другом. Всегда можно обратиться к коллеге с вопросом и обсудить какие-то интересные моменты. Часто идеи возникают на перекурах или во время совместных обедов.
Гибридные команды далеки от таких отношений: если для офисной части все осталось по-прежнему, то удаленщики оторваны от этих реалий и могут потерять связь с коллегами. Поэтому компании должны создавать новые условия и правила игры, которые позволят выстроить эффективное взаимодействие между всеми членами команды, где бы они не находились.
Чтобы выстроить эффективное взаимодействие, необходимо действовать комплексно и решать эти проблемы не только с удаленщиками, но и с офисными сотрудниками. Главная задача — создать общее рабочее пространство, в рамках которого все смогут чувствовать себя равными членами команды.
Преодолеваем барьеры в общении
Эффективному общению могут помешать разница в часовых поясах или технические проблемы с оборудованием или интернетом. Из-за этого обмен информацией замедляется и затягивается выполнение задач.
Исключить появление этих проблем практически невозможно. Конечно, можно выстроить политику подбора персонала таким образом, чтобы в штате не было удаленных сотрудников из других городов и стран. Это снизит риски, связанные с разницей во времени. Но стоит ли ограничивать себя и заранее отказываться от перспективных сотрудников? Лучше разработать четкие правила, которые помогут грамотно организовать рабочий процесс в ситуациях, когда сотрудник не может оперативно ответить и подключиться к решению задачи.
Если удаленный сотрудник из другого часового пояса, необходимо заранее сообщить коллегам о его графике работы, чтобы они понимали, когда можно ждать от него обратной связи по задачам. На случай технических проблем также должна быть разработана инструкция: кому, в каком формате и по какому каналу связи нужно об этом сообщить, чтобы коллеги были в курсе ситуации. Кроме того, стоит регламентировать и другие процессы, на которые может повлиять разница во времени: встречи, постановку задач, сроки ожидания обратной связи.
Например, в нашей компании все общие встречи проводятся с 11:00 до 15:00 по мск, чтобы максимально попасть в разрез удобного времени для тех, кто живет на востоке и на западе. Также есть правило отвечать на комментарии к задачам, поставленным через корпоративный мессенджер, в течение рабочего дня, а если вопрос отправлен по почте — в течение нескольких дней. Устанавливая такие правила коммуникации, мы нивелируем вопрос удаленного взаимодействия.
Боремся с нехваткой информации
Удаленные сотрудники физически не находятся в офисе, поэтому часто бывают не в курсе, что обсуждают коллеги, какие проблемы решают и какие цели ставят. Это может затруднить согласование и совместную работу гибридных команд над проектами.
Информация часто доходит до удаленщиков в «обрезанном» виде: они не знают, какие проблемы обсуждались, какие предложения были, почему были приняты те или иные решения. В итоге это может привести к дублированию работы, например, сотрудник что-то уточняет, задает вопросы, выдвигает предложения, или упущению важных деталей.
Есть несколько инструментов, которые помогут минимизировать нехватку информации:
Сервисы для управления проектами и задачами. Такие системы, например, Битрикс 24, позволяют всем членам команды видеть общий план работы, распределять задачи, отслеживать прогресс и сроки выполнения.
Онлайн-совещания. Все встречи стоит перевести в онлайн. Даже те, что проводятся с участием только офисных сотрудников. У них должна сформироваться привычка обсуждать рабочие вопросы в таком формате. Как показывает наша практика, онлайн-встречи проходят продуктивнее и позволяют наладить хороший контакт в гибридных командах. Главное не забывать, что сотрудников нужно подключать к встречам только по вопросам, которые требуют их непосредственного участия в обсуждении. В противном случае они просто впустую потратят время.
Пост-мит встречи. Когда информация нужна сотруднику для ознакомления, а не для внесения своих предложений, лучше отправить ему краткие итоги встречи и не требовать личного присутствия, чтобы не отвлекать от работы.
Запись встречи. Если сотруднику не нужно участвовать в совещании, но важно понимать всю содержательную часть встречи для дальнейшей работы: что и под каким углом обсуждалось, какие были предложения и почему были приняты те или иные решения, стоит отправить ему видеозапись встречи, чтобы у него сформировалось максимально полное видение ситуации.
Повышаем лояльность к компании
Удаленные сотрудники часто чувствуют себя оторванными от команды и офисной жизни, и это может негативно сказываться на их общем отношении к компании. А все потому что бизнес всегда выстраивал корпоративную культуру внутри офиса, не оглядываясь на дистанционщиков. И эту позицию необходимо менять, чтобы развивать таланты и удерживать персонал не только в офисе, но и на удаленке.
Вот техники, которые помогут наладить связь между офисными и удаленными сотрудниками, объединить их и погрузить в общие ценности.
Корпоративные мероприятия. Идеально, если у удаленных сотрудников есть возможность лично присутствовать на важных корпоративных мероприятиях. В остальных случаях можно провести все в онлайн-формате. Это могут быть квизы, мастер-классы или более неформальные варианты вроде пятничных посиделок за чашкой чая.
Обучение. Совместное обучение офисных и удаленных сотрудников удобнее всего проводить онлайн, чтобы они меньше отвлекались от рабочего процесса. Но для большей сплоченности и стимулирования именно личного общения друг с другом, лучше подойдет очный формат. В любом случае это отличная возможность вместе обсудить рабочие проблемы, найти для них решения и затем реализовать на практике.
А вы сталкиваетесь с проблемами в коммуникации между удаленными и офисными сотрудниками?