Как ИП проводить инвентаризацию
Во время инвентаризации проверяют имущество, активы и обязательства, смотрят, в каком они состоянии и все ли на месте. Инвентаризация поможет избежать потерь и лишних трат, если у вас большое количество товара или есть сотрудники.
Компании обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности — это единственный способ сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью.
В отличие от компаний, ИП не ведут бухучет, не сдают бухгалтерскую отчетность в налоговую и могут не проводить инвентаризацию. Но ее можно провести по собственному желанию, чтобы проверить имущество и обязательства бизнеса. Налоговая не будет контролировать этот процесс, поэтому инвентаризацию можно адаптировать под особенности бизнеса. Сделать инвентаризацию можно в любой момент.
Что проверяют при инвентаризации
При инвентаризации проверяют все имущество и обязательства:
- основные средства;
- производственные запасы;
- материальные активы;
- нематериальные активы;
- товары;
- финансовые вложения;
- деньги, денежные документы;
- дебиторскую и кредиторскую задолженность.
Дальше расскажем, какие виды инвентаризации бывают и как их проводить.
Виды инвентаризации
Инвентаризация бывает:
- плановой и внеплановой;
- сплошной и выборочной.
Плановая и внеплановая инвентаризация. Плановая проходит по заранее утвержденному графику. А вот инвентаризация при смене материально ответственного лица может быть как плановой, так и внеплановой. Если ее проводят перед отпуском ответственного сотрудника, а отпуск предоставили по графику, то инвентаризацию запланируют. В случае болезни или увольнения такого сотрудника инвентаризация будет внеплановой.
Сплошная и выборочная инвентаризация. Если проверяют все имущество или обязательства, то инвентаризация сплошная, или ее еще называют «полная». Если решили сверять лишь отдельные участки или только часть имущества, инвентаризация будет выборочной, или, по-другому, частичной.
Зачем ИП проводить инвентаризацию
Чем больше у вас активов, тем больше смысла в проверке. Есть пять причин проводить инвентаризацию:
- у вас много клиентов;
- вы работаете не один, а с сотрудниками;
- появляется новый сотрудник, который будет отвечать за товары;
- продаете много небольших товаров;
- склад затопило, или случился пожар.
У вас много клиентов. В ходе инвентаризации вы проверите правильность расчетов и снизите риск получить штраф от налоговой. Это поможет, если вы, например, случайно списали испорченный товар на расходы дважды. Или, наоборот, не зафиксировали какую-то покупку и в результате переплатили в бюджет, если расходы уменьшают сумму налога на вашем режиме налогообложения.
Вы работаете не один. Подчиненные могут случайно потерять небольшой товар на складе. А иногда недобросовестные сотрудники могут что-то украсть. Инвентаризация поможет найти случайную пропажу и разобраться с теми, кто ворует.
«В моей ювелирной мастерской есть постоянный работник, а еще я беру учеников, чтобы обучить азам и потом отдавать им простейшие задачи. Периодически проводим инвентаризацию — обычно, когда заканчивается металл. Если возникает недостача золота, проводим уборку и порой находим до 20 граммов.
Самая неприятная ситуация, если металл унесли домой. Я знаю случаи, когда на плохо организованных производствах ученики могли собрать изделие из материала мастерской, забрать и продать».
Сергей Рыбаков
Владеет ювелирной мастерской
Появляется новое материально ответственное лицо. Если вы нанимаете на работу нового сотрудника, который будет отвечать за какой-то товар, стоит показать, за что именно человек принимает ответственность. Скорее всего, сотрудник сам захочет провести проверку и все пересчитать, чтобы по наличию и в документах все совпадало. Иначе на нового человека случайно или умышленно могут повесить недостачу, к которой он не имеет отношения.
«Я продавал молочную продукцию в магазины. Мои кладовщики работали понедельно. В конце недели один кладовщик передавал товар на несколько миллионов рублей другому. Чтобы не было вопросов, у кого пропал товар, в конце недели кладовщики в присутствии друг друга проводили инвентаризацию. Если факт не сошелся с планом, они разбирались вдвоем. Обычно один из них без проблем признавал, что ошибся в подсчетах или съел что-то».
Александр Романов
Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию
Вы продаете много небольших товаров. Например, лаки для ногтей, одежду, детали для авто, подарочные наборы. Часть продается в магазине, другая — через доставку, третья — на маркетплейсе. Инвентаризация покажет, не потерялись ли несколько позиций на одном из этапов.
Еще проверка помогает найти товары с истекающим сроком годности. Можно снизить на них цену и устроить распродажу. Так вы сможете вернуть хотя бы часть вложенных денег. Только не забудьте предупредить покупателя о том, что срок годности у распродажных товаров скоро закончится.
Так же можно поступить с бракованными или поврежденными товарами. Например, кофтой с пятном или сумкой, на которую логотип пришили вверх ногами. Кто-то из покупателей будет готов купить бракованный товар с большой скидкой и привести его в порядок, а вы избавитесь от неликвида.
«Может возникнуть пересортица. Например, йогурт со вкусом клубники записали как со вкусом малины — на обеих упаковках красная ягода, их легко перепутать. В итоге на остатках не хватает клубничного йогурта. Но покупатель хочет купить клубнику, а по документам ее нет. Если вовремя не обнаружить ошибку, клубничный йогурт испортится и придется его выкинуть.
Поэтому кладовщики делали еще одну инвентаризацию каждый день после смены. Считали буквально 10—15 позиций и смотрели, чтобы не было пересортицы. Там же следили за сроками годности скоропортящихся товаров».
Александр Романов
Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию
Склад затопило, или произошел пожар. В такой ситуации обязательно надо проверить, какой товар и имущество уцелели, а какие придется списать. Если на вашей системе налогообложения можно учесть расходы, то правильно списанный товар можно учесть при уменьшении налоговой базы.
Как проводить инвентаризацию: пошаговая инструкция
Правила и сроки проведения инвентаризации для организаций собраны в методических указаниях Минфина. Так как у предпринимателей такой обязанности нет, к ним нет и требований. То есть ИП может проводить инвентаризацию по таким правилам и так часто, как ему удобно.
Если в вашей деятельности нужно регулярно проводить инвентаризацию, рекомендуем разработать типовые формы документов и порядок, которые будут действовать постоянно. Заведите журнал, где будете фиксировать результаты инвентаризаций, или создайте электронную таблицу.
Мы предлагаем порядок проведения инвентаризации, который опирается на методические указания для компаний. Вы можете разработать свой механизм проверки и пользоваться им — главное, чтобы он был полезным и удобным.
В нашем плане пять шагов:
- Определить, кто будет проводить инвентаризацию.
- Выбрать имущество или обязательства для проверки.
- Пересчитать и проверить имущество или обязательства.
- Оформить результаты.
- Оформить несоответствие учета с фактом.
Разберем подробнее, что делать на каждом шаге.
Чек-лист «Как проводить инвентаризацию»
Статью оформили в чек-лист, который можно скачать и распечатать. Принцип чек-листа простой: продвигайтесь по пунктам и отмечайте то, что уже сделали.
Шаг 1. Определить, кто будет проводить инвентаризацию
В компаниях назначают инвентаризационную комиссию — минимум два человека. Предприниматели могут проводить проверку и в одиночку.
Желательно, чтобы у коллектива не было сомнений в итогах инвентаризации. Поэтому, если у вас есть сотрудники, стоит проводить проверку хотя бы вдвоем. Если есть выбор, нужно назначить в состав комиссии сотрудников, которые не отвечают за проверяемое имущество. Например, бухгалтера или продавца из другого вашего магазина.
Состав инвентаризационной комиссии можно не фиксировать. Если решите это сделать, можете воспользоваться формой ИНВ-22. В ней же фиксируют список видов имущества и обязательств для инвентаризации — подробнее об этом в следующем шаге.
Проверяющим может быть старший продавец или сам ИП. Подойдет вариант, когда инвентаризацию проводят два продавца — один сдает смену, другой на нее заступает.
Шаг 2. Выбрать имущество или обязательства для проверки
Можно проверить все имущество ИП или только часть. Например, товары на складе, в отдельном магазине или только запасы сырья.
Иногда нужно проверить операции — все ли верно оформлено, нет ли ошибок в расчетах. Это пригодится, например, перед подачей отчетности в налоговую.
Можно проверить дебиторскую задолженность — когда кто-то должен вам деньги — и кредиторскую — когда кому-то должны вы.
Закрепите список имущества, которое будете инвентаризировать. Это поможет не запутаться, что вы уже недавно проверили, и официально определить границы проверки. Форма ИНВ-22, о которой мы говорили в прошлом шаге, будет удобна — в ней фиксируют состав комиссии и подразделение, где проводится инвентаризация, например «Магазин „Солнышко“» или «Склад пивной продукции».
Шаг 3. Пересчитать и проверить имущество или обязательства
На момент проведения инвентаризации стоит приостановить торговлю, чтобы не запутаться. Удобнее делать это вечером или ночью.
Оплачивать время сотрудников, которые проводят инвентаризацию, нужно по трудовому договору. Для сотрудников с четким временем начала и конца рабочего дня проверку в рабочее время дополнительно не оплачивают. За сверхурочные платят часовую зарплату в полуторакратном размере в первые два часа и двукратном — в остальное время. Сотрудникам с ненормированным рабочим днем дополнительно платить не нужно.
Пересчитайте выбранное имущество. Проверьте количество товаров и их состояние. Выберите испорченные и просроченные товары. Отдельно обратите внимание на товары с дефектами или истекающим сроком годности.
Нет официальной формы документа, которым пользуются при пересчете и подведении промежуточных итогов. Как правило, это просто отчет по остаткам из информационной системы.
Если список остатков не умещается на одном листе, пересчет по бумаге будет неудобен — много времени тратится не столько на сам пересчет, сколько на поиск нужной строчки на бумаге. Тогда можно использовать терминал сбора данных — ТСД. Он считывает штрихкод с упаковки и вносит фактическое количество на полке. С ТСД не придется искать позиции на листе бумаги.
Собранные данные загружаются в программу, где сравниваются с учетными. При пересчете продавцы не будут знать, сколько товаров должно быть по учету, и не смогут подстроить результаты.
Простейшие модели ТСД можно купить за 10 000 ₽, современные с цветным экраном будут стоить 25 000—45 000 ₽. Программное обеспечение обойдется еще минимум в 5000 ₽.
Есть отдельный вид инвентаризации, который обычно называют сверкой. Во время нее проверяют, кто должен нам и кому должны мы — дебиторскую и кредиторскую задолженность. Нужно свериться с данными поставщиков и клиентов, узнать, согласны ли они с суммой и сроком уплаты долга.
Затем стоит составить акт сверки и подписать его с контрагентом. При проверке дебиторской и кредиторской задолженностей обратите внимание на сроки, когда нужно получить или отдать деньги, а также на документы, которые доказывают, что задолженность есть. Лучше проводить сверку регулярно, чтобы не появлялись забытые долги, по которым потом придется платить проценты за просрочку. Периодичность ИП может установить сам.
Периодичность сверок зависит от размеров документооборота. Например, если поставки и оплаты поставщику идут ежедневно, обычно сверяются раз в месяц. Если поставки идут пару раз в месяц — хватит одного раза в квартал. Рекомендуется проводить сверку минимум раз в год, иначе поправить расхождения будет сложно.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Шаг 4. Оформить результаты
Затем нужно сверить итоги инвентаризации с данными учета: зафиксировать недостачу или избыток. Отдельно отметьте количество товаров с дефектом и истекающим сроком годности, а также бракованных и просроченных товаров.
На основе подсчетов оформляют документ. Есть две формы для компаний — достаточно будет воспользоваться хотя бы одной. В обеих нет лишних блоков, и их удобно подстроить под себя.
В форму ИНВ-3 вносят все пересчитанные товары — и с расхождениями, и без.
Форма ИНВ-19 называется сличительной ведомостью. В нее вносят только расхождения — излишки и недостачи.
Можно разработать свою форму и закрепить ее локальным нормативным актом. Документ подписывают все, кто участвовал в проверке.
«У нас есть амбарная книга, в которой мы ведем учет материалов. Туда же записываем результаты инвентаризации. Если возникла недостача, пытаемся выяснить, как она появилась. По карманам учеников не ищем — не хочется обижать человека подозрениями.
Мы, бывает, сами ошибаемся — не списываем материал. Был случай, когда мы продали металл и сразу отдали вырученные деньги за аренду. В итоге денег нет, поэтому и забыли металл списать».
Сергей Рыбаков
Владеет ювелирной мастерской
На практике ИП, которые используют терминалы сбора данных, пересчитывают товар этим терминалом. Потом они печатают из программы форму ИНВ-19 — в ней сразу видны проблемные позиции.
Шаг 5. Оформить несоответствия учета с фактом
Может быть три варианта — все сошлось, выявили избыток или недостачу.
Если все сошлось, больше делать ничего не нужно. Можно провести распродажу товаров с дефектами или истекающим сроком годности.
«Обычно ИП не оформляют полный пакет бумаг на каждую мелкую недостачу — был бы огромный документооборот. Если недостача большая — оформлять придется, поскольку это первый шаг к досудебному разбирательству.
В рабочем режиме мы составляли акт излишков и недостач, использовать документы из бухучета ООО смысла нет. Акт подписывали оба кладовщика.
Недостача обычно вешалась на материально ответственное лицо — кладовщика. Это он пропустил товар при приемке или попросту съел его.
Излишек мы сначала оставляли себе. Но потом поняли, что так нельзя — излишки означают, что мы недоложили товар в заказ. Например, в пятницу товар передали клиенту, провели инвентаризацию и отчитались об излишке. На следующей неделе во вторник недовольный клиент приходит за недостающими товарами, и другой кладовщик получает недостачу. Поэтому с излишками тоже нужно разбираться.
Если во время инвентаризации находили просроченные продукты, с кладовщика за них деньги не удерживали — он не может контролировать спрос. Но если он грузил клиентам только что прибывшие товары, а вчерашние оставлял на складе, из-за чего они прокисали, проводили беседы и в следующий раз наказывали».
Александр Романов
Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию
Если возник избыток — нужно проверить, как это случилось. Например, покупатель мог забыть часть заказа после покупки.
Избыток оформляют как доход ИП на всех системах налогообложения. Рыночную стоимость товара записывают как внереализационные доходы в книгу учета доходов и расходов — КУДиР.
При недостаче нужно разобраться, кто в этом виноват, и принять решение, будет ли ИП удерживать стоимость с материально ответственного сотрудника. Чтобы сделать это, нужно установить, что ущерб умышленный. Поэтому нужно правильно оформить результаты инвентаризации.
Предпринимателям незачем оформлять все этапы инвентаризации отдельными документами. Достаточно будет оформить итоги, если результат пересчета значимо отличается от данных в учете. В остальных случаях хватит подписанной распечатки из электронной таблицы —- ее можно подшить к остальным таким документам.
Когда ИП может комфортно работать без инвентаризации?