![«Менеджеры вручную проверяли статусы и чеки тысячи курьеров»: опыт службы доставки](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2023%252F07%252FwMr16uK0-2400h1280.jpg&w=720)
В работе с самозанятыми главный документ для отчета перед налоговой — чек. Но бывает, что исполнители забывают его сдать, ошибаются или внезапно снимают себя с учета. Из-за этого в компании «Чекбокс» два менеджера проверяли статусы и чеки курьеров вместо основной работы.
Рассказываем, как компания научилась быстро и просто получать корректные документы от самозанятых.
Служба доставки «Чекбокс» работает с самозанятыми курьерами
«Чекбокс» — сервис доставки последней мили: это доставка уже готового продукта покупателю. Курьеры развозят товары торговых сетей и малого бизнеса, у которых нет своей системы логистики.
В компании много заказов, их доставляет больше тысячи самозанятых курьеров. Они работают, когда им удобно на личных автомобилях и получают оплату за выполненные доставки.
Проблема: есть риск остаться без отчетного документа
Компания переводит деньги самозанятому и получает от него чек. В нем — основная информация о платеже: сумма оплаты, ИНН заказчика и назначение перевода.
С помощью чека компания может отчитаться перед налоговой и уменьшить налог с доходов при УСН «Доходы минус расходы» и налог на прибыль на ОСНО. Для этого в чеке не должно быть ошибок в ИНН компании и сумме оплаты.
Например, компания перевела деньги за услуги, а самозанятый указал в чеке работы — это ошибка, такой чек не годится. Значит, на платеж придется начислить НДФЛ и взносы.
Еще одно условие — статус самозанятого на день получения денег. Если он снялся с учета в налоговой, чек не сформируется и на платеж тоже придется начислить НДФЛ.
В «Чекбокс» приходило около 20% чеков с ошибками. Менеджеры каждый раз просили курьера переделать чек и тратили на это рабочее время. А еще курьер мог внезапно сняться с учета, и тогда компания рисковала остаться без подтверждающего документа. В этом случае приходилось заключать договор как с обычным физлицом, а на платежи начислять НДФЛ и взносы.
Менеджеры вручную проверяли статусы и чеки курьеров
Чтобы компания не рисковала отчетностью, два менеджера взяли на себя контроль за документами по самозанятым.
Проверяли статусы перед платежом самозанятому. Перед выплатой менеджеры еженедельно составляли список курьеров и сумм на оплату и проверяли их статусы. Для этого заходили на официальный сайт налоговой, вводили ИНН каждого из тысячи курьеров и смотрели, стоит ли он на учете как самозанятый. Когда в компании тысяча курьеров, это работа на несколько дней.
Проверяли чеки от самозанятых после оплаты. Менеджеры следили, чтобы курьеры прислали чеки в течение недели после оплаты. По каждому чеку сверяли сумму гонорара, назначение платежа и ИНН своей компании. Если курьеры забывали про чек или ошибались, составляли список должников, напоминали или просили переделать. На эту работу тратили одну-две недели.
![Схема выплат чеков самозанятым вручную](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2021%252F04%252Fvc-chekboks-samozanyatye-skrin-3-4.png&w=1000&h=580)
Такая работа действительно страховала от рисков. Но теперь два менеджера по развитию бизнеса тратили все время на выплаты самозанятым. Совмещать их с основной работой просто не успевали. Приходилось искать дополнительных работников или сверхурочно загружать штатных.
![Проверка статусов курьеров на сайте налоговой](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2021%252F04%252Fvc-chekboks-samozanyatye-skrin-1-3-1.png&w=1000&h=650)
![Проверка чека курьера по ИНН, назначению платежа и сумме выплаты](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2021%252F04%252Fvc-chekboks-samozanyatye-skrin-2.png&w=1000&h=820)
Решение: автоматизировали выплаты и получение чеков самозанятых
Чтобы освободить менеджеров от проверок, компания подключила сервис выплат самозанятым от Т-Банк Бизнеса. Благодаря сервису нет никакой ручной работы: он автоматически проверяет статусы, формирует чеки и уплачивает налог с доходов самозанятого в бюджет.
![Выплата денег самозанятым через сервис от Т-Банк](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2021%252F04%252Fvc-chekboks-samozanyatye-skrin-10-3.png&w=1000&h=630)
Не проходит оплата тем, кто снял себя с учета. Сервис ежедневно обновляет статусы самозанятых за счет интеграции с налоговой. Когда менеджер загружает список на выплату, он видит, есть ли там курьеры не самозанятые.
Если кто-то из курьеров снял себя с учета — им платеж не проходит. Так сервис предупреждает компанию, что перевести деньги этому исполнителю надо как обычному физлицу — с начислением НДФЛ и взносов.
![Автоматическое обновление статусов самозанятых в сервисе от Т-Банк](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2021%252F04%252Fvc-chekboks-samozanyatye-skrin-5.png&w=1000&h=630)
![Запрет выплаты в сервисе от Т-Банк при снятии самозанятого с учета](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2021%252F04%252Fvc-chekboks-samozanyatye-skrin-6.png&w=1000&h=495)
Чеки по каждому самозанятому — за 15 минут после платежа. Менеджер может скачать их прямо в личном кабинете сервиса — ждать от самозанятого не нужно. В итоге у компании всегда есть документы для отчетности.
![Быстрое скачивание чеков по выплате в сервисе от Т-Банк](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2021%252F04%252Fvc-chekboks-samozanyatye-skrin-7.png&w=1000&h=460)
![Таблица со всеми переводами самозанятым, суммой и ссылкой на чек в сервисе от Т-Банк](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2021%252F04%252Fvc-chekboks-samozanyatye-skrin-8.png&w=1000&h=420)
Налог с доходов от компании автоматически уплачивается в налоговую. Платить налог должны самозанятые, но для них это лишняя работа. С помощью сервиса «Чекбокс» автоматизировал процесс. С согласия самозанятых сервис переводит 6% налога с оплаты на специальный счет, где он хранится до уплаты в бюджет. 13-го числа каждого месяца Т-Банк автоматически переводит его в налоговую. Теперь курьеры выполняют заказы и не занимаются никакой дополнительной работой.
![Удержание и уплата налога на самозанятого с сервисом от Т-Банк](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2021%252F04%252Fvc-chekboks-samozanyatye-skrin-9.png&w=1000&h=550)
Сервис выплат самозанятым разгрузил менеджеров. Теперь один сотрудник за один день оплачивает работу всем курьерам и сразу получает документы для отчетности.
Вскоре в «Чекбокс» настроят интеграцию платежей по OpenAPI. Менеджеры не будут заходить в личный кабинет сервиса: статусы, платежки по списку и чеки будут подгружаться сразу в CRM компании. Платежи курьерам станут автоматическими: менеджеру не нужно будет каждый раз составлять и загружать списки в сервис.
Редакция рекомендует
- Как заставить интернет шуметь о вас: бывший SMM-лид Авиасейлс Рома Бордунов о работе с инфоповодами
- 10 советов, как эффективно продавать в мессенджерах и соцсетях
- Как развивать бизнес без насилия над собой: опыт сооснователя digital-агентства SETTERS Алины Чичиной
- Как получать сверхрезультат с любой командой: рассказывает экс-гендиректор eBay и директор T-Bank Ecommerce
- Упал, очнулся — миллион: громкие разбирательства и способ защититься от штрафов за травмы клиентов
Результат: выплаты — безопасные, а менеджеры и курьеры занимаются своей работой
Служба доставки «Чекбокс» теперь может нанимать больше курьеров и расширять бизнес: сервис проверяет все сам, а чеки для отчетности менеджеры скачивают одной кнопкой.
Безопасные выплаты самозанятым. Менеджеры занимаются основной работой: больше не проверяют вручную статусы тысячи самозанятых и чеки. Сервис делает это автоматически. Благодаря этому у компании всегда есть документы для отчетности.
Рабочее время — на задачи по развитию бизнеса. Раньше два менеджера занимались выплатами самозанятым все рабочее время. Теперь один менеджер тратит на это один день в неделю. Остальное время занимается развитием бизнеса.
Курьеры занимаются только доставками. За формирование чеков и уплату налога с доходов отвечали самозанятые. Иногда они зарабатывались и забывали про это. Теперь сервис автоматически формирует чеки и уплачивает налог за самозанятых с их согласия. Курьеры доставляют заказы, им не нужно делать лишнюю работу.
Очень. классная статья!