Как сдружить сотрудников на удаленке?
Читатель Иван спрашивает: «Я недавно открыл новый бизнес и нанял сотрудников для работы на удаленке. Но я заметил, что на планерках члены команды молчат и боятся высказывать свое мнение. И у меня есть ощущение, что они не понимают, для чего мы работаем. Хочу сплотить команду, чтобы мы вместе достигали целей бизнеса. Но из-за того, что у нас нет офиса и люди видят друг друга раз в неделю на онлайн-планерках, не знаю, как это грамотно сделать. Подскажите, как сдружить удаленную команду?»
Сдружить сотрудников на удаленке помогут инструменты онлайн-коммуникации
Превратить сотрудников в дружную команду помогают инструменты онлайн-коммуникации. Их можно разделить на две группы:
- Рабочие процессы — это инструменты, которые строятся вокруг работы: встречи один на один с руководителем, командные созвоны, общение в чатах для обмена опытом и неформальной коммуникации.
- Нерабочие активности — инструменты, которые касаются увлечений, хобби и развития сотрудников: онлайн-нетворкинги и тимбилдинги.
Есть нюанс применения этих инструментов. Сначала руководителю нужно убедиться, что в его команде налажены рабочие процессы, а только потом переходить к инструментам из второй группы. Иначе улучшения могут не сработать.
В команде дизайнеров плохо налажены рабочие процессы: иногда люди путаются, кто за что отвечает, и неясно, к кому обращаться по вопросам. Из-за вечных споров дизайнерам неприятно лишний раз друг с другом общаться.
Руководитель команды дизайна заметил, что сотрудники холодно друг к другу относятся, и решил это исправить. Он организовал онлайн-корпоратив. Но в итоге мероприятие прошло не очень: дизайнеры не были настроены общаться. Сначала стоило поправить рабочие процессы, к примеру добавить рабочие созвоны, а потом уже пытаться подружить людей.
Когда с процессами все в порядке, у сотрудников меньше поводов для конфликтов и претензий к друг другу.
Дальше в первом шаге расскажем про инструменты, которые помогут улучшить рабочие процессы, а во втором — личные отношения. Если в вашем бизнесе у людей нет проблем с общением по работе, переходите ко второму шагу.
Шаг 1. Наладить рабочую коммуникацию в команде
Рабочие процессы — это инструменты для построения коммуникации между руководителем и сотрудниками. Они помогают всем в команде лучше понимать друг друга, не бояться высказывать свое мнение и чувствовать поддержку. Построить открытую коммуникацию руководителю помогут такие активности:
- общение руководителя с сотрудником один на один;
- регулярные командные созвоны;
- встречи или чаты для обмена опытом;
- Office Hours — время, когда руководитель отвечает на вопросы сотрудников;
- чат для неформального общения.
Общение сотрудника с руководителем один на один. Регулярность созвонов определяет руководитель. Они могут происходить раз в неделю, в две недели или месяц. Главное, чтобы у сотрудников была возможность личного общения с ним.
«В групповом формате, например на планерках, члены команды могут стесняться или бояться критики со стороны коллег. Такое случается часто, когда люди только пришли в команду и не знают, как между собой общаются сотрудники. А на личных созвонах с руководителем у каждого есть возможность обсудить рабочие задачи, поделиться идеями и рассказать о сложностях».
Оля Малюк
Одна из основателей Random Coffee, основательница и СEO бренда «Незнакомые»
На встречах руководителю важно транслировать, что он готов выслушать любые вопросы и сомнения и дать обратную связь.
Регулярные командные созвоны. Они нужны, чтобы обсудить рабочие вопросы и поделиться с командой успехами. На них руководитель может говорить о какой-то проблеме и предлагать другим членам команды высказать свое мнение или устроить мозговой штурм для решения задачи.
Руководители обычно проводят командные созвоны каждую неделю. Но их можно организовывать и с другой регулярностью — раз в две недели или раз в месяц. Важно, чтобы они были запланированы и все в команде про них знали.
«Руководителю важно самому подавать пример, потому что инструмент не заработает сам собой. К примеру, в начале встречи руководитель может предложить всем оценить свое состояние по пятибалльной шкале. И тут же сам расскажет, что его настроение на троечку, потому что его машину забрали на штрафстоянку. Так сотрудники увидят, что руководитель тоже человек, готов делиться и слышать мнение других. Поэтому они захотят рассказать и о своем настроении или увлечениях. Это помогает наладить открытую коммуникацию».
Оля Малюк
Одна из основателей Random Coffee, основательница и СEO бренда «Незнакомые»
Встречи или чаты для обмена опытом. Нужны, чтобы внутри команды шло взаимообучение и люди лучше понимали, кто чем занимается. Такое обучение не только сблизит команду, но и поможет в работе: сотрудники поймут компетенции и задачи коллег и будут знать, к кому им обращаться по задачам.
Например, можно организовать встречи сотрудников два раза в месяц по четвергам. На них члены команды будут делиться опытом из своей зоны ответственности. В конце встречи можно узнавать, что было нового, что зацепило или с чем не согласны участники.
Office Hours с руководителем. Это рабочее время руководителя, когда он отвечает на любые вопросы сотрудников, даже на неудобные. Такой инструмент нужен, чтобы люди видели, что руководитель готов к общению и критике.
«Можно создать форму опроса в гугл-формах и через нее собирать вопросы от сотрудников. Желательно, чтобы была возможность задать их анонимно, так руководитель увидит полную картину того, что беспокоит его команду или не нравится ей. Затем руководитель назначает время и отвечает на вопросы. Он может сделать это на общем созвоне, создать текстовую рассылку или даже записать видео и опубликовать его в общем чате».
Оля Малюк
Одна из основателей Random Coffee, основательница и СEO бренда «Незнакомые»
Такой инструмент поможет сглаживать конфликты или даже их предотвратить. Например, сотруднику может быть непонятно, почему его коллегам повысили зарплату, а ему нет. Но он стесняется об этом спросить лично, у него пропадает мотивация работать лучше, а весь свой негатив он переносит на других коллег. С помощью анонимного опроса он может получить ответ на волнующий его вопрос.
Чат для неформального общения. Люди могут присылать туда фотографии, мемы, рассказывать про отпуск, детей или домашних питомцев. Обычно там завязываются близкие связи между сотрудниками — они узнают про увлечения друг друга и находят друзей по интересам.
Это единственный инструмент для сдруживания команды среди рабочих процессов, который может работать без участия руководителя. Ему нужно сделать только три вещи: создать чат, добавить в него команду и первому туда написать. Например, руководитель может рассказать о классной книге и спросить у сотрудников, что еще почитать.
Шаг 2. Добавить внерабочих активностей, чтобы восполнить недостаток личного общения
В офисе сотрудникам проще подружиться. Например, коллеги могут найти общие темы, пока вместе обедают или идут вместе в сторону дома. На удаленке нет таких возможностей, поэтому их нужно создавать специально. Универсальные внерабочие активности — нетворкинг-встречи, Random Coffee и тимбилдинги.
Нетворкинг-встречи. Это модерированные созвоны с продуманной программой. Вот как организовать такую встречу:
- Придумайте цель встречи. Например, чтобы каждый рассказал о себе и лучше узнал коллег.
- Составьте вопросы для встречи. К примеру, «Расскажите про свой город», «Как вы проводите выходные».
- Выберите ведущего, который будет задавать вопросы команде и следить, чтобы никто друг друга не перебивал.
- Если у вас больше 8—10 сотрудников, разделите их на группы по 4—5 человек и переведите обсуждение в зум-комнаты. В малой группе люди чувствуют себя безопаснее, и каждый получит возможность высказаться и услышать других.
- Проведите несколько раундов общения по 15—20 минут. В каждом раунде новый вопрос и новый состав участников, чтобы в итоге все познакомились и пообщались.
Оптимальное время для нетворкинг-встречи — около полутора часов. Такие встречи стоит проводить, например, раз в квартал или когда в команду приходит несколько новых сотрудников.
Random Coffee. Это чат-бот, который каждую неделю по определенным параметрам подбирает пару собеседников и предлагает им созвониться. Идея в том, что такие такие созвоны помогают узнать коллег ближе и даже найти среди них друзей. В созвонах один на один проще разговориться, чем на общих встречах.
Дополнительно бот предлагает темы для разговора на случай, если люди стесняются или не знают, что спросить друг у друга.
Тимбилдинги — мероприятия, которые помогают людям почувствовать себя командой, слышать и доверять друг другу. Для удаленных команд есть онлайн-сценарии тимбилдинга — онлайн-квесты, квизы, разговорные игры.
Тимбилдинги сложнее организовать, чем нетворкинг-встречи или Random Coffee, поэтому их обычно проводят реже — раз в квартал или раз в полгода. Про то, как организовать тимбилдинг, рассказали в отдельной статье.
Совет от эксперта: не внедряйте все инструменты для онлайн-коммуникации вместе. Начать лучше с одного — самого простого или с того, который больше нравится. Примените один инструмент → соберите обратную связь у сотрудников → оцените результаты → решите, оставлять его или нет. Потом внедряйте поочередно другие инструменты.
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Какие инструменты используете вы для сплочения команды?