Пересмотреть подход к управлению временем стоит, если часто работаете больше 8—9 часов, не хватает времени на хобби, новое направление бизнеса или что-то еще важное. Покажем на двух примерах.
У Ангелины небольшая кофейня. Каждый день Ангелина работает по 10—12 часов, но при этом в конце дня у нее есть ощущение, что ничего важного не сделано. Ангелина чувствует усталость, а муж и дети говорят, что проводят с ней слишком мало времени.
Максим — владелец магазина сантехники. Он хочет начать продавать на маркетплейсах и понимает, что этому направлению тоже нужно уделять время. Но в сутках 24 часа — и новые взять негде, поэтому придется эффективнее управлять теми, что есть.
Давайте посмотрим, как внедрить в работу и жизнь тайм-менеджмент, чтобы регулярно успевать важное и при этом не чувствовать себя уставшим или неэффективным.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — time management — дословно «управление временем». Это инструмент, который используют в работе и в жизни. Например, когда распределяют последовательность рабочих задач или планируют отдых с друзьями на выходные.
«Суть управления временем — сделать как можно больше полезных дел, удержаться от растраты времени на бесполезные и, по возможности, получить удовольствие в процессе или хотя бы не сильно скучать».
Николай Товеровский
Автор книги «Управление людьми, проектами и собой»
В статье рассказываем, как распределять и планировать задачи, чтобы развивать бизнес и при этом уделять время семье, здоровью и отдыху.
Почему не получается заниматься планированием времени
Когда человек хочет внедрить тайм-менеджмент — он может допускать ошибки. Вот две распространенные: стараться успеть все и полагаться на инструменты. Сейчас поясним.
Стараться успеть все. Бывает, у человека много задач: например, предприниматель не делегирует и делает все сам — и общается с клиентами, и настраивает рекламу, и пишет резюме встреч с партнерами. Или берет на себя дополнительные задачи, потому что попросили друзья или родственники, а он не может отвечать отказом на просьбы.
✅ Как нужно: успевать главное и отсеивать не важные дела. Есть несколько способов.
Присмотритесь, как именно вы формулируете свои задачи. «Нужно» или «было бы хорошо»? Если «было бы хорошо» — скорее всего, дело не важное и от него можно избавиться. Вероятно, вы решили заняться этим с чьей-то подачи: скажем, увидели у друга в соцсетях пост о пройденном курсе английского или маркетологи предложили потестировать гипотезу. На деле времени и сил на это нет, задача кажется не важной, постоянно откладывается и вызывает стресс.
Используйте матрицу Эйзенхауэра и разделите дела на четыре категории:
- Важное, срочное.
- Важное, не срочное.
- Не важное, срочное.
- Не важное, не срочное.
Как заполнить матрицу Эйзенхауэра:
- Выпишите все дела в один список — возможно, он получится огромным и страшным, но мы его разберем.
- Выберите важные и срочные дела — если их не сделать, станет хуже вам или вашему бизнесу. Например, это лечение кариеса у стоматолога или поиск бариста на подмену заболевшему. Эти дела будут в приоритете перед другими. Пометьте их цветом или каким-нибудь символом.
- Выберите важные дела, которые можно сделать позже — например, записаться в спортзал. Пометьте их другим цветом или символом и постарайтесь сразу или как можно раньше запланировать эти дела в календаре на удобное время.
- Найдите задачи, которые нужно сделать срочно, но это не особо важно. Обычно это дела, о которых кто-то попросил. Выделите их. Эти дела можно делегировать кому-то или просто не делать.
- Посмотрите на задачи, которые не важны для жизни и бизнеса и при этом не срочные. Скорее всего, это что-то вроде «полистать ленту в социальных сетях» или «посмотреть новую серию сериала». Не обязательно от них отказываться — достаточно проверить, сколько времени на них уходит. Если они вписываются в график — пусть будут, это поможет отвлекаться от рутины и получать удовольствие.
Вот как может выглядеть список задач после распределения по важности.
Чтобы список не пестрил и задачи было удобнее оценивать, занесите их в матрицу.
Дела из категорий «Не важное…» нужно рассмотреть подробнее — если они не важны лично для вас, зачем вы их планируете? Можно ли их не делать или стоит делегировать?
Есть физический порог дел, которые можно успеть за день, — 3, 5, 7, 10. У каждого будет свое число, но важно его найти. Чтобы выяснить свой лимит, 1—2 недели записывайте все, что сделали за день. Со временем станет понятно, сколько в среднем вы можете успевать за день — старайтесь придерживаться этого значения, когда составляете планы. Если пытаться вместить в сутки больше дел, получится не слишком приятная жизнь — без отдыха, хобби, друзей и семьи.
Можно представить, что количество дел в день — это книжный шкаф. В него не получится затолкать что-то еще, если он полный. Лучше держать его не до конца заполненным, чтобы при желании можно было поставить в него любимые детективы или фэнтези — отдых, встречу с друзьями или что-то еще.
Периодически в шкафу нужно проводить ревизию:
- Что из этого читать не хочется — чем вы не хотите заниматься?
- Вот собрание сочинений Толстого в 10 томах занимает полшкафа — дело отнимает слишком много времени. Что можно сделать с ним?
- Время от времени избавляться от старого, если хочется пополнить список новым.
Полагаться на инструменты тайм-менеджмента. Можно использовать разные инструменты — заметки, календари, приложения для ведения дел, но если не подойти к тайм-менеджменту системно, скорее всего, ничего не выйдет.
Ангелина решила использовать онлайн-календарь, чтобы планировать задачи. Она вносит в календарь все дела, но постоянно не успевает выполнять их в срок. Все время появляются горящие задачи, а сотрудники отвлекают по мелочам. В итоге Ангелина ничего не успевает, и ей кажется, что она никудышный управленец.
✅ Как нужно: понять, что тайм-менеджмент — это набор принципов, которые образуют систему.
Ангелина решила перестроить свою работу. Например, когда случается аврал, она не спешит перерабатывать, а разбирается: «А что именно случилось? А что уже сделали? Кто может решить эту проблему?» В итоге горящих задач стало намного меньше.
Отдельно Ангелина выделила время на мелкие задачи, сообщения и письма от сотрудников, которые обычно отвлекают от работы. В остальное время — выключила уведомления, чтобы никто не отвлекал. Работать стало проще, и Ангелина больше успевает.
Выстроить систему тайм-менеджмента сложнее, чем просто выбрать инструмент.
«Частая ошибка: начать использовать инструменты для управления временем и задачами — часто очень сложные, — не сформулировав принципы и не наладив саму систему управления. В результате инструменты засоряются задачами и начинают не экономить, а отнимать время».
Николай Товеровский
Автор книги «Управление людьми, проектами и собой»
Решать проблемы точечно, а не системно. В бизнесе бывает «узкое горлышко» — уязвимости и факторы, которые мешают бизнесу развиваться. Из-за таких «горлышек» возникают авралы и горящие задачи. Давайте на примере.
У Кристины салон красоты, и в июне случается аврал. Запись на две недели вперед без окон, новым клиентам приходится отказывать, заканчиваются расходные материалы, мастера устают и выполняют работу хуже — рейтинги салона обрушиваются. Ко всему прочему грядет день рождения мамы, Кристина носится по городу и ничего не успевает.
Оказалось, Кристина не учла, что в июне сезон свадеб и выпускных. Количество сотрудников стало «узким горлышком» — они работают быстро и много, но не способны принять больше пятнадцати клиентов в день на всех и от усталости работают хуже.
В случае с днем рождения мамы «узкое горлышко» — она сама. У Кристины не хватает времени ездить по городу и выбирать ресторан, а сравнивать стоимость подарка и условия доставки в разных магазинах она не любит, поэтому прокрастинирует. В итоге нет ни места, ни подарка, а стресса вагон.
✅ Как нужно: не просто решать проблему, но и думать, как не допустить такого снова.
Чтобы справиться с потоком, можно нанять дополнительных мастеров по срочному трудовому договору или на оферту за процент от выручки, узнать у поставщиков, могут ли они срочно доставить расходники, даже если выйдет дороже. Затык устранен — это снизит нагрузку с персонала и Кристины, поможет принимать больше людей и совершать меньше ошибок. Бизнес перестанет буксовать.
Чтобы не допустить такого в будущем, можно разобраться в сезонности. Менять систему и нанимать в штат больше людей нет смысла: бизнес будет терять деньги на оплате труда. А вот подготовить подушку безопасности на экстренный случай можно. Скажем, к потенциально загруженным месяцам заказывать чуть больше материалов и договориться с парой самозанятых мастеров о сотрудничестве по оферте.
Подготовку ко дню рождения мамы можно делегировать: если ждать, когда освободится время, можно вовсе не успеть. В будущем стоит учесть такую проблему и найти агентство по организации праздников или готовить все самостоятельно заранее: на одной неделе продумать и купить подарок, на другой — выбрать торт и заказать к нужной дате, чтобы не забыть.
Знание уязвимостей и «план Б» помогают не наступить на те же грабли.
Принципы тайм-менеджмента, которые помогут успевать главное
- Отсеивайте неважные дела. Например, задачи, которые можно выполнить через время или делегировать другому человеку. Это поможет не нагружать себя и оставлять время на отдых.
- Не полагаться только на инструменты тайм-менеджмента. Бывает, составили список дел в календаре, но все равно случился аврал. Не стоит винить календарь и переходить в заметки на телефоне или на канбан-доску. Вместо этого разберитесь, почему не получилось справиться с нагрузкой и что стоит поменять в расписании, чтобы не было завалов.
- Проблему нужно решать системно, а не точечно. К примеру, если нужно срочно подготовить презентацию для клиента, можно попросить дизайнера подготовить материал в короткие сроки и временно устранить проблему. Когда решите вопрос с презентацией, стоит подумать, как подготовиться в следующий раз, чтобы подобных горящих задач не было.
Как выстроить систему тайм-менеджмента
Прежде всего нужно понять, какую пользу вы хотите получить от тайм-менеджмента. Например, работать не 12, а 8 часов в день, а остальное время уделять семье и отдыху или запустить еще один проект, чтобы при этом не страдал первый.
Когда определитесь, можно строить систему — рассказываем как.
Совет
Начните с малого, но занимайтесь этим ежедневно. Так выше шанс, что вы адаптируетесь к новому делу и сможете внедрить навык тайм-менеджмента.
Как внедрять полезные привычки, рассказываем в отдельной подробной статье.
Шаг 1. Определите свою работоспособность. Начните записывать все, что делаете. Можно использовать заметки в телефоне, ежедневник, гугл-документ — что удобно. Так получится понять, на что именно уходит время: на срочные дела, рутину, мелкие задачи вроде почты или сообщений в мессенджерах.
Проанализируйте в течение недели, сколько всего успеваете за день.
Шаг 2. Выделите важные задачи и выполняйте одну в день. Можно использовать матрицу Эйзенхауэра и делить дела по важности и срочности либо просто посмотреть на список дел и разобраться, что влияет на бизнес и жизнь, а что вы делаете по привычке или чужим просьбам.
Выбирайте одно важное дело в день — и гарантированно делайте его. Все остальное можно сделать, а можно нет, но это важное — обязательно выполняйте.
Шаг 3. Начните планировать дела на день и на неделю. Планировать несколько важных дел в день и на неделю. Например, 2—3 важных дела в день и 3 или более глобальных сложных задачи на неделю.
Планируйте в том числе нерабочие дела: на них тоже уходит время. Часто тайм-менеджмент рассматривают как инструмент для рабочих задач, а остальное не учитывают, в итоге система ломается и на что-то не хватает времени. Чтобы задачи не расползались на весь день и выходные, планируйте отдых, встречи с друзьями, хобби.
«Иногда бывает, что на работе человек планирует дела и встречи с точностью до десяти минут и вообще весь такой эффективный тайм-менеджер, а потом приходит домой и едет в супермаркет, бездумно тратя на это вместе с дорогой часа четыре.
Я предлагаю относиться ко всем делам, и рабочим и личным, сходным образом, потому что и те и другие в конечном счете тратят время и внимание — попробуйте планировать и рабочие, и личные дела в одном и том же месте».
Николай Товеровский
Автор книги «Управление людьми, проектами и собой»
Главное — делать это регулярно. Когда это войдет в привычку, можно последить за собой: успеваете ли вы все за неделю. Если не успеваете, почему? Возможно, планируете слишком большие задачи, которые требуют больше времени, или регулярно появляются более срочные дела — тогда нужно определить, как на них реагировать.
Шаг 4. Определите, как реагировать в горящих ситуациях. Нужно понять, как вести себя, если партнеры или сотрудники приходят с горящими задачами. Не обязательно всегда отвечать отказом — возможно, действительно нужно включиться и решать проблемы, если это критично для бизнеса. Главное — действовать осознанно.
Определите, как реагировать на авралы. Например, можно задавать себе вопросы:
- Что именно случилось? Критично ли это?
- Эту проблему могу решить только я?
- Что уже сделали? А что нужно сделать?
Если оказывается, что проблема критичная и ее можете решить только вы, придется поработать: возможно, в ущерб отдыху и другим нерабочим делам. Пообещайте себе за это что-то приятное. Скажем, «Когда аврал закончится, схожу на массаж и выпью с друзьями по коктейлю». Главное — сдержите это обещание, тогда у вас будет больше доверия к себе и такие ситуации не будут вгонять в апатию.
Подобные ситуации должны быть редкими: если регулярно перерабатывать и не отдыхать, может наступить выгорание. На работу не будет сил и ресурсов, появится раздражение, а затем апатия и безразличие. Обычно большинство «срочных» дел может подождать: час, два, день, а то и неделю — и ничего не случится.
Есть отдельная методика — закрытый список дел, когда вы не берете новые задачи на сегодня. Об этом рассказывает Марк Форстер в книге «Сделай это завтра».
Смысл методики в том, что вы не берете задачи в работу в тот же день, когда они приходят. Нужно создать «стакан» — буфер, в который вы складываете задачи.
Если в течение дня приходят в голову новые идеи или сотрудники просят что-то согласовать или обсудить, эти задачи можно складывать в отдельный список — в заметках на телефоне или на бумаге. А вернуться к этому списку в удобное время — например, когда будете планировать следующий день.
С задачами из буфера нужно разобраться: важное запланировать на следующий день или позже, остальное можно поручить другим исполнителям или просто не делать.
Шаг 5. Ограничьте доступ к себе, когда занимаетесь важным. Часто от важного дела отвлекают уведомления в мессенджерах и почте — кажется, что в них может быть что-то срочное. Пока все просмотрел — прошло полчаса, и нужно заново настраиваться на задачу. Чтобы избежать ненужных отвлечений и быть продуктивнее, можно резервировать время под важные дела и ограничивать доступ к себе: выключать уведомления в мессенджерах и на почте, закрывать кабинет.
Если не получается уединиться и боитесь упустить что-то срочное, оставьте резервный способ связи. Скажем, чтобы по всем горящим вопросам вам не писали в мессенджер, а звонили — большая часть сразу станет не срочной. Со временем станет легче — увидите, что пожаров вокруг меньше, чем вы думали. А с теми, что возникают, часто могут справиться без вас.
Шаг 6. Группируйте дела. Переключение между задачами разного типа требует много времени и внимания. Нужно вспомнить все, что связано с задачей, погрузиться в нее. К тому же однотипные задачи часто требуют однотипной подготовки. Давайте на примере.
Ангелине нужно посмотреть коммерческие предложения от двух поставщиков, согласовать рекламные макеты, обговорить с партнером презентацию для инвесторов и подготовить ее, обсудить с маркетологом соцсети кофейни.
Можно запланировать дела в хаотичном порядке — назначить созвоны с другими людьми, а потом между созвонами натыкать дела.
Можно поступить по-другому: найти дела, к которым будет похожая подготовка, и поставить их рядом.
Шаг 7. Флексите. Пофлексить — значит упростить задачу, чтобы успеть сделать ее в срок с минимальными потерями.
«Пофлексить — это не „сделать халтуру“, а упростить задачу, чтобы соблюсти сроки и сохранить высокое качество конечного продукта».
Николай Товеровский
Автор книги «Управление людьми, проектами и собой»
Почему стоит это делать:
- время — ценный невосполнимый ресурс. Деньги можно заработать, силы накопить, а время — не вернуть;
- пока задача в работе, она может «протухнуть». Например, готовили запуск кофейни, продумывали все детали, а в это время на соседнем углу открылась кофейня и уже привлекла клиентов. В таком случае бизнесу придется переманивать клиентов у конкурентов — а это сложнее, чем привлечь человека сразу. Или придется срочно искать новое место, делать там ремонт и менять концепцию, потому что там другая аудитория.
Например, предприниматель запланировал подготовить презентацию за три часа. Проходит два часа, и он понимает, что не успеет закончить презентацию за час. У него есть три варианта:
- Оставить работу на потом — выделить на презентацию еще пару часов завтра. Могут пострадать другие задачи.
- Добавить еще время — посидеть с презентацией сегодня дольше, подвинуть другие задачи. Есть риск устать и провести следующий день менее продуктивно, а еще не успеть закончить другие дела.
- Пофлексить — то есть упростить задачу, — чтобы успеть доделать ее вовремя. Например, прописать только тезисы и ключевые расчеты. Другие задачи не пострадают, и останутся силы на завтра.
По возможности старайтесь упростить решение. Главное при этом — не терять в качестве готового продукта.
Эффективные техники планирования
Вот еще несколько техник тайм-менеджмента, с помощью которых можно стать продуктивнее:
- поедание лягушки;
- автофокус;
- принцип девяти дел;
- метод Pomodoro;
- хронометраж.
Поедание лягушки. В данном случае лягушка — сложная задача или важное дело, которое не хочется делать. Такие дела часто подсознательно откладывают, но невыполненная задача при этом тревожит. Чтобы этого избежать, стоит «съесть лягушку» — сделать одно сложное дело в начале дня. Мысль, что неприятная задача осталась позади, будет радовать и даст спокойно заниматься другими делами.
Автофокус. Нужно выписать все дела, которые надо сделать. Потом перечитать список и остановить свой выбор на одной задаче. Если захотели заняться этим делом, займитесь и делайте до тех пор, пока есть желание. Если выполнили задачу, ее нужно вычеркнуть из списка; если нет — перенести в конец списка. После этого можно продолжить работу со списком и каждый раз выбирать задачу по желанию в этот момент.
Принцип девяти дел. Нужно сделать за день одно большое дело, три средних и пять небольших. Такой объем задач считают легко выполнимым. День пройдет продуктивно, при этом вы не выбьетесь из сил.
Метод Pomodoro. Надо поставить таймер на 25 минут и в течение этого времени выполнять работу и не отвлекаться. После можно сделать перерыв на пять минут и повторить цикл. Смысл в том, чтобы разбить монотонное занятие на небольшие части. После повторения четырех циклов надо сделать получасовой перерыв.
Хронометраж. На первом этапе хронометража надо выяснить, на что тратится время. Для этого в течение двух часов записывайте все, что делаете, и сколько времени это занимает. Этот этап может длиться несколько недель, пока не появится полное понимание, на что уходит время. На втором этапе нужно отмечать, насколько эффективно было проведено время. Например, потрачено с пользой или нет. Потом надо постараться увеличить продуктивные промежутки времени и сократить бесполезные.
Простые инструменты для тайм-менеджмента
Есть десятки инструментов для тайм-менеджмента: простые вроде заметок или сложные вроде Jira или Notion.
«Чем сложнее инструменты для управления временем, тем дороже они обходятся — их нужно купить, изучить, настроить и внедрить в свои рабочие процессы. Если в итоге выяснится, что инструмент не подходит, потраченное на инструмент время не вернешь.
Поэтому я советую начинать с самых простых инструментов и с большой осторожностью добавлять новые. Упирайтесь, как ослик, прежде чем добавить новый инструмент, и не переживайте, что упустите годный инструмент — действительно хороший сам „найдет дорогу“ на ваш телефон или компьютер, а ерундовый отвалится, и вы о нем забудете навсегда».
Николай Товеровский
Автор книги «Управление людьми, проектами и собой»
Заметки. Можно использовать любое приложение для заметок в смартфоне. Например, задачи на день планировать в одном документе — с кружочками, чтобы ставить галочки, когда задачи выполнены. Отдельный документ можно создать для нерабочих дел, а еще один — для входящих задач, которые вы не берете на сегодня.
Календарь. Календарь можно использовать как список задач. Столбик в календаре — это все время на сегодня, 24 часа. И этот столбик можно распиливать, как колбасу. Например, запланировали встречу на 2 часа — отрезали кусок, запланировали созвон на час — отрезали еще кусок.
«При переходе на новый инструмент управления временем есть опасный эффект новизны. Допустим, человек вел задачи в заметках на телефоне и погряз, а потом перешел в какой-нибудь Notion и ощущает эйфорию — все по-новому, дашборд чистый, задач штук семь, а не триста пятнадцать, и все они на виду, красота! Через пару недель Notion засоряется, а эйфория проходит, и человек опять берется за поиск идеального инструмента и опять тратит на это время вместо полезных дел».
Николай Товеровский
Автор книги «Управление людьми, проектами и собой»
Как выстроить систему тайм-менеджмента: главное
- Приучайте себя планировать постепенно. Начните записывать все свои дела за день, затем выбирайте одно важное дело в день и гарантированно им занимайтесь. После можно планировать 2—3 важных дела в день и несколько глобальных задач на неделю.
- Планируйте нерабочие дела. Часто тайм-менеджментом занимаются на работе, а нерабочие дела не планируют и не учитывают. Если хочется успевать важные дела не только на работе, вносите отдых, встречи с друзьями, хобби в календарь.
- Решите, как действовать в горящих ситуациях. Если сотрудники или партнеры приходят со срочными задачами — не начинайте их решать сразу. Сначала разберитесь, действительно ли задача важная и срочная, кто, кроме вас, может ее решить.
- Ограничьте доступ к себе, когда занимаетесь важным. Чтобы погружаться в задачу и качественно работать, можно отключать уведомления. Достаточно оставить резервный канал для связи — например, чтобы вам позвонили в критической ситуации. Все остальное можно решить, когда вам удобно.
- Группируйте задачи. На переключение между задачами уходит время и внимание. К тому же подготовка к однотипным задачам похожа. Поэтому можно их группировать: ставить в календаре рядом созвоны, подготовку презентаций и отчетов.
- По возможности флексите. То есть упрощайте задачу, чтобы уложиться в срок и при этом не потерять качество готового продукта.
- Используйте простые инструменты. Заметки и календарь работают на личное расписание ничуть не хуже, чем сложные таск-трекеры.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вы уже пытались внедрить тайм-менеджмент? Расскажите, какие техники оказались полезными, а что не подошло.