Кэш-флоу: как защитить бизнес от кассовых разрывов

Представим компанию «СпецТех», которая строит промышленные помещения: цехи, ангары и гаражи. Обычно компания получает стабильно два-три заказа в месяц, но внезапно в феврале пришло сразу десять крупных заявок на строительство. Гендиректор Семен рад и уже прикидывает, сколько заработает.

Он заказал материалы, рассчитал нагрузку персонала, пообещал хорошие премии за переработки. И тут у «СпецТеха» закончились деньги — все ушло на материалы. Оказалось, что нечем платить зарплату и грузовой компании за доставку.

Получается, что теоретически компания прибыльная, в ближайшем времени ее ждет сильный рост. Но деньги закончились, производство встало, срываются сроки сдачи объектов.

Кэш-флоу — это дословно «денежный поток», от англ. cash flow. Он показывает реальный объем наличных и денег на счетах ИП или компании. Чтобы рассчитать показатель, нужно сложить все поступления денег за выбранный период и вычесть из них уже понесенные затраты — выбытия денег со счета.

Обычно руководитель в курсе большинства поступлений и платежей. Однако в рутине можно упустить из внимания фактические остатки на счетах. Деньги могут быть заморожены — например, в дебиторской задолженности, когда бизнесу должен контрагент, в запасах или в незавершенном производстве. Но долгами или запасами нельзя заплатить налоги или зарплату.

Основная задача кэш-флоу — помогать собственнику бизнеса не допускать кассового разрыва. Например, руководитель видит, что за последний месяц денежный поток отрицательный: бизнес потратил больше, чем заработал. На счете было 100 000 ₽, за месяц поступило 60 000 ₽, а потратили 90 000 ₽. В итоге после месяца работы у бизнеса стало на 30 000 ₽ меньше.

Сперва нужно понять причину. Возможно, бизнес проедает свои резервы, поэтому нужно быстро исправлять ситуацию, чтобы не допустить кассового разрыва. А может быть, бизнес закупил материалы на будущий проект, по которому работа ведется без авансов, при этом у него хватает денег на текущие процессы. Значит, ничего страшного не произошло.

Чтобы показатель помогал в управлении бизнесом, его стоит постоянно отслеживать и анализировать. Так, заметив регулярные просадки кэш-флоу, бизнес сможет к ним готовиться: увеличить запас денег на счетах перед сложным периодом, сократив расходы в предыдущих месяцах.

Вспомним компанию «СпецТех» из начала статьи. Анализируя кэш-флоу за несколько лет, гендиректор Семен увидел, что просадка денежного потока возникла не в первый раз: показатель уходит в минус в начале каждого года. Оказалось, в феврале-марте компания стабильно получает много госзаказов: ведомства выполняют годовой бюджетный план. Чиновники разом заключают контракты на весь год, поэтому в остальные месяцы всплесков не бывает.

Понимание кэш-флоу полезно и при анализе отчетности чужого бизнеса — конкурентов или контрагентов. Найти кэш-флоу можно в годовой или квартальной отчетности компаний, которую они открыто публикуют.

Антон ищет поставщика мебели для оборудования нескольких офисов. Изучая квартальную отчетность компаний, Антон увидел, что у одного продавца низкий денежный поток по итогам квартала. Значит, существует вероятность, что сейчас у поставщика нет денег на руках на закупку сырья. Возможно, он задержит заказ или потребует большую предоплату, а Антону этого не хочется. Значит, лучше выбрать другого поставщика.

Компания «Парилка» получила заказ на строительство бани за 400 000 ₽. Заказчик сразу внес предоплату — 150 000 ₽. Остальные 250 000 ₽ по договору клиент должен передать после сдачи объекта. Прибыли у «Парилки» еще нет, а кэш-флоу — 150 000 ₽.

На эти деньги компания купила древесину. Значит, кэш-флоу стал равен нулю. Прибыли также по-прежнему нет.

Компания закончила строить баню, заказчик подписал акт приема-передачи объекта. Это дает право «Парилке» рассчитать выручку, а вместе с ней и прибыль для расчета налогов. Однако заказчик задерживает оплату — обещает отдать деньги с зарплаты в следующем месяце. Получается, что у «Парилки» прибыль по документам есть, а реальных денег на счете нет.

Прибыль показывает, сколько денег должен получить бизнес в результате работы — это как бы виртуальный показатель. На основании прибыли нельзя понять, сколько денег есть у бизнеса прямо сейчас. Если планировать расходы бизнеса, следя только за прибылью, можно начать распоряжаться деньгами, которых на самом деле нет.

Кэш-флоу обычно считают по трем видам деятельности: операционной, финансовой и инвестиционной.

Операционная деятельность — это все, что связано с непосредственной работой бизнеса. К ней относятся поступления денег от клиентов и затраты на производство, зарплату, логистику, маркетинг.

Кэш-флоу операционной деятельности показывает, насколько безопасно для работы идут денежные потоки.

Деньги могут застревать в материалах. Например, обычно компания закупает краску на 60 000 ₽ раз в квартал. Прораб купил по акции трехлетний запас краски на 600 000 ₽. Так он хотел сэкономить: с оптовой ценой стоимость краски на один квартал выйдет 50 000 ₽.

Директор увидел снижение кэш-флоу операционной деятельности — это сигнал проверить, что идет не как обычно. Получилось, что 600 000 ₽ заморожены в краске, бизнес не может пользоваться этими деньгами. Экономия небольшая, а вот просадка по кэш-флоу может быть серьезная. Если 600 000 ₽ — существенная для бизнеса сумма, директору придется искать дополнительные деньги, чтобы не допустить кассового разрыва.

Егор развивает небольшую сеть кофеен. За последние три года он открыл три кофейни. Для каждой новой точки Егор брал в кредит 3 000 000 ₽. Платеж по каждому кредиту около 35 000 ₽ в месяц, по всем трем — больше 100 000 ₽. Для бизнеса Егора это существенная сумма, особенно пока кофейни еще не раскрутились и не получили достаточно постоянных клиентов.

Наблюдая за кэш-флоу финансовой деятельности, Егор понял, что новую кофейню в кредит ему открывать уже не стоит. Пока его точки не станут более прибыльными, отдавать новый кредит будет нечем.

Для бизнеса, который не занимается инвестициями на бирже, в этом блоке будут в основном расходы — основные средства чаще покупают, чем продают.

Формула денежного потока по конкретному виду деятельности похожа на общую формулу: из поступлений денег по этой деятельности нужно вычесть выбытия.

Чтобы отслеживать кэш-флоу, нужно фиксировать все поступления на счета бизнеса и все списания. Из этой информации в конце месяца можно собрать отчет о движении денег. Какой-то специальной формы учета кэш-флоу нет— можно вести его так, как это удобно руководителю. Общий алгоритм такой:

1. Написать статьи поступлений и выплат.
2. Записать все счета бизнеса и начальные остатки на них.
3. Далее записывать каждую операцию.

Выполнив эти действия, можно сделать расчет денежного потока на текущий момент.

Написать статьи поступлений и выплат. Кэш-флоу удобно вести в электронной таблице — например, в эксель- или гугл-таблицах. Для начала нужно написать категории, на которые бизнес тратит деньги, и откуда он их получает.

Дробить категории доходов и затрат нужно исходя из особенностей бизнеса. Например, ресторан может выделить непродуктовые закупки — сюда войдут посуда и приборы. Продукты целесообразно разбить на зелень, мясо, рыбу, специи и другие категории. Также можно выделить категории по сроку годности продуктов.

Записать все счета бизнеса и начальные остатки на них. Эти счета еще называют «кошельки».

Перед началом учета кэш-флоу нужно записать, сколько денег есть на каждом счете. Учет поступлений и выплат будет идти от этой отметки.

Остатки на личной карте директора не записывают: считают, что там ноль. Этот кошелек нужен, только чтобы следить, сколько денег руководитель тратит на бизнес из своего кармана.

Вносить каждую операцию. Нужно записать дату, сумму операции, выбрать ее категорию и кошелек. К операции можно добавить краткое пояснение, чтобы через месяц вы смогли ее вспомнить. Для удобства лучше сразу выбирать, относится операция к операционной, финансовой или инвестиционной деятельности.

Над таблицей удобно добавить строчку «промежуточный итог» — результат всех операций в этом месяце. Чтобы его подсчитать, нужно сложить все значения столбца «Сумма». Так вы будете видеть текущий результат работы бизнеса в этом месяце.

Когда вы занесли все новые данные, проверьте остатки на счетах — совпадают ли значения в таблицах с реальными балансами. Это поможет убедиться, что вы точно ничего не упустили.

Чтобы собрать отчет вручную, нужно просуммировать траты и доходы в каждой из категорий по отдельности. Например, мастерская покупала ткань шесть раз за месяц, в сумме на нее ушло 500 000 ₽. Тогда в ДДС мы записываем одну строчку — «Ткань» — и общую сумму затрат в 500 000 ₽.

Затем три месячных отчета можно объединить в квартальный, а четыре квартальных — в годовой.

Когда отчетов будет несколько, можно анализировать динамику и, самое важное, искать аномалии. Например, можно наблюдать изменения затрат на производство, обслуживание офиса и другие статьи. Если затраты выросли, нужно узнать причину — не обязательно это будет что-то плохое.

В первом квартале компания потратила на обслуживание офиса 200 000 ₽ — уборку помещений, средства гигиены, воду в кулере, чай, кофе и печенье. Во втором квартале сумма выросла до 230 000 ₽, а в третьем — до 280 000 ₽. Увидев резкое повышение затрат, руководитель решил разобраться — может, кто-то ворует?

Оказалось, что штат вырос, в итоге стало больше расходов на кофе и печенье. Вдобавок началась осень, на улице грязь, пол приходится мыть чаще, из-за чего выросли траты на уборку.

Иногда бывает сложно отследить рост затрат. Например, на покупку канцелярии, чая и воды тратятся разово небольшие деньги, а общую картину оценить сложно. ДДС помогает держать расходы под контролем.

Анализируя отчетность, сравните прибыль и сальдо по операционной деятельности за несколько периодов. Если разница значительна — это не хорошо и не плохо. Это сигнал, что процесс идет не как обычно и руководитель должен разобраться, почему именно. Возможно, такое повторяется в начале года или в конце каждого квартала. Чтобы видеть такие закономерности, нужно собирать отчеты регулярно.