Как помогать новым сотрудникам адаптироваться на работе

Когда в команду приходит новый человек, у него вряд ли получится сразу работать на полную мощность. Нужно время, чтобы разобраться в рабочих процессах, познакомиться с коллегами и просто привыкнуть ко всему новому. Такая адаптация — часть рабочего процесса. Этот этап нельзя пропустить, но можно ускорить.

Узнали у экспертов, как помочь новым сотрудникам быстрее стать частью команды и разобраться в своих обязанностях. В статье найдете пошаговый план по адаптации новичков.

Статья будет полезна предпринимателям, у которых нет в штате HR-специалиста или кадровика, поэтому они сами помогают новым людям адаптироваться в команде.

Некоторым руководителям кажется, что заниматься адаптацией новых работников — это трата времени. Зачем расписывать процессы и возиться с новичком, когда можно сразу дать рабочие задачи — так и освоится со временем. Но это неверный подход, помогать с адаптацией стоит по нескольким причинам:

• сотрудник быстрее начинает приносить результаты;
• бизнес экономит деньги на найме;
• команда экономит время.

Разберем каждый пункт подробнее.

Основная задача адаптации — помочь новичку освоиться и почувствовать обстановку и процессы привычными. Как только на работе станет комфортно, он начнет показывать более высокие результаты.

Владелец кондитерской нанял нового продавца — оформил документы, выдал форму, показал, как пользоваться кассой, и отправил в торговый зал.

В первый рабочий день новичок растерялся: нужно было не ошибиться, когда пробиваешь чеки, не медлить, пока складываешь в контейнеры пирожные для гостей, и не показывать свое волнение. Из-за того, что продавцу поверхностно объяснили обязанности и не провели должного обучения, он испытывает максимальный стресс и часто ошибается. А просить помощи у коллег стесняется, потому что никого не знает и боится выглядеть глупо. В итоге клиенты недовольны, владелец кондитерской тоже.

Ситуации из примера можно избежать, если помогать новичкам в первые недели. Например, владелец кондитерской может приставить к сотруднику более опытного продавца, который будет отвечать на любые вопросы. В такой ситуации молодой продавец сделает меньше ошибок и быстрее освоится.

Команда экономит время. Когда в компании занимаются адаптацией новичков, проще и старым работникам. Новые сотрудники не будут постоянно задавать вопросы и отвлекать коллег от работы, так как ответы на типовые вопросы для них подготовили заранее. Например, составили инструкции и чек-листы.

Представьте два маркетинговых агентства.

В первом есть четкие процессы, понятный ондорбинг и регламенты. Новичкам объясняют суть задач и отправляют документы, где расписаны особенности работы и есть ответы на все типовые вопросы. Например, для дизайнеров указаны дедлайны по задачам и составлены инструкции для работы с разными форматами. Если у новичка возникнет вопрос, сначала можно открыть инструкцию и поискать ответ там. А если ответа не нашлось — пойти к руководителю.

Во втором агентстве дела обстоят иначе: сотруднику устно рассказывают про особенности работы и дедлайны и обзорно объясняют процесс работы с разными форматами. Новички, естественно, не запомнят за раз большую часть важной информации. Им придется чаще обращаться за помощью к руководителю по мелким типовым вопросам. А это отнимает время и тормозит работу.

Далее посмотрим, что включает в себя адаптация персонала.

Эксперты советуют проводить адаптацию в четыре этапа.

Расскажем про особенности каждого этапа — как в идеале должен проводить время новый сотрудник первые три месяца.

До первого рабочего дня — подготовка. Предварительная адаптация начинается еще до того, как сотрудник вышел на работу. Задача этого этапа — подготовить будущего коллегу к новому месту, чтобы он чувствовал себя комфортно и понимал, что его ждут.

Мнение о работодателе у кандидатов складывается еще на собеседовании. Хорошо, если у компании есть возможность встроить какие-то элементы адаптации уже на этом этапе. Например, можно заботливо отвечать на вопросы и подробно расписывать задачи потенциального коллеги.

На этапе подготовки сотруднику объясняют, что будет происходить с ним в первый рабочий день. Например, присылают подробное письмо, где рассказывают, в какое время нужно прийти в офис и что стоит с собой взять.

До первого рабочего дня нужно сделать все доступы для сотрудника, например в корпоративный мессенджер. А также собрать контакты коллег, с которыми он будет работать. Это важно сделать заранее, чтобы в первый день человек мог начать погружаться в задачи.

Новый маркетолог Юля пришла в компанию. Ее первая задача — изучить все рекламные кампании за последний год. Только после этого она сможет перейти к другим задачам. Но Юле не сделали заранее доступы в базы данных компании и системы аналитики. Ей придется ждать несколько дней, пока их оформляют.

Стоит заранее прописать процессы работы. Это документ, в котором вы рассказываете о правилах в вашем проекте. Он позволяет собрать в один файл всю нужную информацию для новичков — как работать в конкретной программе, к кому обращаться, если возникнет проблема с задачами, сколько времени дается на работу.

Не обязательно за раз выписать все правила — их может быть слишком много. Укажите основные процессы, о которых должны знать сотрудники, а со временем будете дополнять информацию. Если регулярно пополнять базу знаний, в будущем будет проще проводить адаптацию — человек сможет сам найти инструкцию для большинства ситуаций. Он вам вопрос — а вы ему ссылку на документ.

Первая рабочая неделя — знакомство. Этап знакомства может включать в себя такую программу:

• знакомство с коллегами;
• подписание документов;
• выдача нужной техники и принадлежностей для работы;
• получение различных доступов, например к корпоративной базе данных;
• изучение регламентов и процессов в команде;
• выдача плана на испытательный срок;
• первые несложные задачи.

В некоторых компаниях для новых сотрудников проводят приветственный тренинг. На нем новичкам рассказывают про корпоративную культуру в команде, про особенности работы, объясняют, с кем придется взаимодействовать и к кому обращаться за помощью. Желательно проводить подобный тренинг в первые дни работы сотрудника. В конце недели мероприятие будет неактуальным: человек сам начнет постепенно узнавать команду и особенности работы, поэтому новой информации на тренинге, скорее всего, не узнает.

Первые три месяца работы — привыкание. Это часть адаптации, когда сотрудник начинает постепенно вливаться в рабочую рутину. Задача на этом этапе — помочь новичку погрузиться в дела и поддерживать, пока он привыкает к обязанностям.

Программа такая: сотрудник выполняет первые задачи, а руководитель следит за процессом и периодически дает развернутую обратную связь. Так работник сможет представлять, насколько хорошо он входит в должность и на что еще стоит обратить внимание.

Обратную связь полезно получать и работодателю от нового человека. Например, как у подчиненного идет адаптация, все ли ему понятно в процессах и особенностях работы. Это помогает находить узкие места в системе онбординга, чтобы улучшать процесс адпатации для будущих сотрудников.

Встречаться и собирать обратную связь можно раз в месяц. Можно и чаще, если есть такая необходимость. Допустим, если замечаете, что сотрудник решает задачи медленнее, чем вы ожидали, можно не дожидаться конца месяца, а сразу пригласить на разговор.

Последняя неделя — подведение итогов. На третьем месяце работы период адаптации заканчивается. Руководитель оценивает, удалось ли сотруднику влиться в работу и коллектив, каких результатов получилось достичь и готов ли он работать с человеком дальше.

Чтобы дать объективную оценку новому работнику, нужно опираться не только на ощущения, но и сравнивать план с фактом. Поэтому проводить адаптационный период нужно по заранее составленному плану. Это поможет сделать процесс прозрачнее для обеих сторон.

Посмотрим, как составить такой план адаптации для новичка, чтобы было проще оценить его работу за три месяца.

План адаптации — это документ, в котором подробно расписывают, какие задачи предстоит выполнить новому сотруднику, чтобы освоиться на работе. Например, если в отдел продаж выходит новый оператор, в его адаптационном плане могут быть такие задачи: познакомиться с руководителем отдела и коллегами, изучить регламенты, обучиться скрипту и работе в CRM, продать сто товаров.

Руководителю план поможет в конце испытательного срока понять, справился ли новичок с задачами, какие результаты получились и стоит ли продолжать работу. А новому сотруднику будет проще разобраться, чего от него ждут на работе.

Если в компании есть HR-специалист в штате или на аутсорсе, обычно он составляет планы адаптаций для новых сотрудников — это его работа. Здесь дадим инструкцию, как составить план адаптации без помощи HR. Вот что нужно делать:

1. Выбрать, кто составит план.
2. Составить основной план на три месяца — на срок адаптации.
3. Составить подробный план на первую неделю.
4. Подвести итоги первой недели.
5. Оценить результаты в конце адаптационного периода.

Шаг 1. Выбрать, кто составит план адаптации. В небольшом бизнесе план адаптации могут составлять:

• владелец бизнеса;
• управляющий;
• опытный сотрудник.

Идеально, если план адаптации владелец бизнеса составляет вместе с управляющим или одним из сотрудников. Предприниматель знает цели и планы бизнеса, поэтому сможет назначить задачи в соответствии с ними. А управляющий или работник подскажут, каких моментов не хватает в плане, так как непосредственно выполняют рабочие задачи.

Владелец кофейни составлял план задач для нового бариста, но забыл про задачу научиться ухаживать за растениями в зале. Когда он показал план команде кофейни, они сразу заметили это. Ведь если новый работник не научится ухаживать за цветами, его нельзя будет оставлять одного на смене.

Чтобы составить список задач, нужно выписать основные обязанности на время испытательного срока и поставить ориентировочные даты, когда нужен результат. Представим, что вы нанимаете дизайнера в команду, — тогда документ с задачами на испытательный срок может выглядеть так.

Подобную таблицу можно распечатать и выдавать новичкам перед началом работы. Не обязательно оформлять задачи таблицей, главное — собрать их в один документ.

Последующие недели уже не обязательно подробно расписывать. Обычно пяти рабочих дней хватает, чтобы запомнить базовые вещи.

План на неделю помогут составить ответы на вопросы:

1. С кем сотрудник должен познакомиться?
2. Какие регламенты должен прочитать?
3. Какие организационные моменты нужно узнать в первый день?
4. Что сотрудник должен узнать в первую очередь для начала работы?
5. Есть ли объекты, на которых нужно побывать?

Рассмотрим пример, как с опорой на эти вопросы составить план на неделю для нового маркетолога в суши-бар.

Шаг 4. Подвести итоги первой недели. В конце первой недели с сотрудником стоит провести встречу, чтобы обсудить его впечатления о работе.

На встрече по итогам первой недели стоит задавать такие вопросы:

1. Как прошла ваша первая неделя?
2. С какими сложностями вы столкнулись на работе?
3. Есть ли коллеги, с которыми вам пришлось работать, но вас не познакомили в первый день?
4. Есть ли что-то, что понравилось за эту неделю?

Ответы можно использовать, чтобы улучшить адаптацию для будущих коллег. Например, если работник жалуется, что его не познакомили с нужным коллегой, стоит пересмотреть этот процесс и заранее давать новичкам контакты их ключевых коллег.

Дальше такие встречи можно проводить реже — раз в две недели или раз в месяц.

Шаг 5. Оценить, что удалось сделать из плана, в конце испытательного срока. Назначьте с работником итоговую встречу в конце третьего месяца его работы и обсудите, что удалось сделать из плана задач. Также стоит поделиться мнением о работе человека и получить от него обратную связь. Если готовы продолжить работать с ним, расскажите о дальнейших планах команды.

Когда компании внедряют систему адаптации в команде, они часто совершают такие ошибки:

• бросают человека одного;
• не вовлекают в адаптацию руководителя;
• не фиксируют ожидания от сотрудника.

Бросить человека одного. Например, руководитель кратко рассказал про задачи и процессы, а дальше отправил сотрудника в свободное плавание. Руководитель сэкономил время, но вот человек не понял свои задачи. Многие новички даже думают, что так и надо — они сами должны во всем разобраться и не мешать руководителю работать. Но на деле люди не могут без помощи вникнуть в новую деятельность и вместо того, чтобы работать, тревожатся и прокрастинируют.

✅ Как исправить: дайте сотруднику понять, что он не один. Объясните, что, если возникнут вопросы, он всегда может обратиться за помощью к руководителю, это не стыдно и не страшно.

Если есть возможность, прикрепите к новичку наставника, который будет поддерживать во время испытательного срока: помогать разбираться в процессах, адаптироваться в коллективе. Им может быть опытный сотрудник на той же позиции или управляющий руководитель отдела.

Не вовлекать в адаптацию руководителя. Бывает, адаптацией занимается опытный сотрудник, а руководитель не участвует в процессе. Это неправильный подход.

Даже если наставник достаточно компетентен, чтобы адаптировать новичка и оценивать работу, общение с руководителем помогает новому человеку почувствовать себя частью команды и работать эффективнее. Без таких встреч сотрудник может начать волноваться, что он не вписался в коллектив или что начальство им недовольно. Такие мысли негативно скажутся на его работе.

✅ Как исправить: назначайте для сотрудника встречи с руководителем отдела или владельцем бизнеса, если проект небольшой. Встречи нужны, чтобы новичок мог получить обратную связь о своей работе и внимание от руководителя.

✅ Как исправить: заранее фиксируйте, какие задачи должен выполнять сотрудник. Это позволит избежать разногласий и честно оценивать кандидата.

1. Если подготовиться и помогать сотрудникам проходить период адаптации, можно уменьшить текучесть кадров, повлиять на количество ошибок у новичка и не отвечать на одни и те же вопросы несколько раз подряд.
2. В среднем адаптация человека на новой работе длится три месяца.
3. Адаптация персонала состоит из таких этапов: знакомство с процессами и организационными моментами до выхода на работу, знакомство с коллегами и первыми задачами, привыкание к новой обстановке и обязанностям, обучение новым навыкам или повышение квалификации.
4. Составлять план адаптации предпринимателю помогает сотрудник, к которому новичок выходит в подчинение. Например, для официанта кафе это администратор, а для менеджера по продажам — руководитель отдела.
5. Чтобы составить план адаптации, надо проделать такие шаги: расписать планы на испытательный срок, указать задачи на первую неделю, отслеживать выполнение задач, подвести итоги испытательного срока.
6. На удаленке алгоритм адаптации такой же, как и в офлайне.
7. Особенность адаптации руководителей — они сами будут выстраивать процессы работы, то есть им не нужно готовить пошаговые инструкции. Важнее помочь собрать команду исполнителей.