Как организовать свой день: методики гениев продуктивности
Предприниматель Сергей начинает свой рабочий день без систем и методик, как привык. Сначала он вспоминает, что не доделал вчера, а потом решает задачи по мере их поступления. Утром от важного дела отвлек партнер по бизнесу, днем появилась срочная проблема с поставщиками, а вечером домашние дела не позволили сосредоточиться на работе.
В итоге за день Сергей потерял концентрацию, не продвинулся в решении важной задачи и сдвинул срок ее выполнения на неопределенное время.
Это — типичный пример плохой организации рабочего времени. Сергею не нужно изобретать новую методику управления задачами, можно изучить пример других предпринимателей и внедрить подходящие принципы в ежедневный рабочий процесс. Так он сможет концентрироваться на важных задачах, завершать дела к концу рабочего дня, чтобы оставалось время на семью или отдых, выделять время для саморазвития.
В статье расскажем о популярных методиках планирования рабочего дня и о том, как их применяют на практике известные предприниматели.
Правило пяти часов
Правило пяти часов — способ организации личного времени для самообразования. Известно, что им пользовался еще Бенджамин Франклин — политический деятель США со стодолларовой купюры.
Суть такая: если взять будний день и вычесть восемь часов на здоровый сон и восемь — на полноценный рабочий день, останется еще восемь часов, которые обычно идут на семью, домашние дела, дорогу на работу и назад, покупки, интернет и социальные сети. Нужно выделить всего один час из этого времени на самообразование. Так вы получите пять часов для саморазвития в неделю.
Что рекомендуют психологи. Во время для саморазвития можно читать книги или журналы, слушать подкасты или лекции, размышлять и искать идеи для развития. Нужно повторять действие регулярно и ежедневно выделять на это минимум один час.
«Предприниматели из России и постсоветского пространства склонны к трудоголизму и переработкам. Чтобы реализовать правило пяти часов, нужно ограничить время работы, выделить около восьми часов на сон и столько же на семью и бытовые нужды. Только после этого можно тратить час на саморазвитие.
Если у предпринимателя есть еще семь часов на решение других проблем, общение, духовный отдых или физические нагрузки, то метод будет работать. Если работа занимает больше восьми часов в сутки, времени на полноценный сон или дела у человека не хватает, то выделить час на саморазвитие не получится — включится лень и прокрастинация».
Анастасия Ивкина
Как применяют известные предприниматели. Из современных предпринимателей такую методику используют Билл Гейтс и Илон Маск. Они стараются выделять время для саморазвития ежедневно. На деле это не всегда час: важнее заниматься постоянно, а не долго. Временной промежуток тоже неважен: одни выделяют время посреди рабочего дня, другие предпочитают присоединять саморазвитие к отдыху. Например, руководитель SpaceX и Tesla Илон Маск резервирует на это 20—30 минут после обеда, а один из самых богатых людей планеты Билл Гейтс ежедневно занимается саморазвитием перед сном.
Оба предпринимателя сходятся в одном — в это время они чаще всего читают. Маск с детства любил книги. Прочитав о том, как строить ракеты, он понял, что может делать это лучше и дешевле. А Билл Гейтс читает около 50 книг в год.
Метод Айви Ли и система «1—3—5»
Метод Айви Ли — это одна из самых старых методик продуктивности, которую используют более 100 лет. Ее суть в концентрации на небольшом количестве важных дел в течение дня и отказе от многозадачности, которая часто создает иллюзию продуктивности.
Автор методики предлагает выделить не более пяти-шести важных дел на день и фокусироваться только на них. Если направить все силы на эти задачи, то результат будет достигнут быстрее.
Система «1—3—5» — это продвинутая версия методики Айви Ли. Авторы системы предлагают ежедневно составлять список из одного важного сложного дела, трех задач средней сложности и еще пяти простых задач. Можно перемешивать рабочие и личные дела.
Что рекомендуют психологи. Система отлично подходит для ежедневного планирования, она позволяет значимую часть времени тратить на самую важную задачу, а в промежутках заниматься менее сложными и срочными проблемами. Концентрация на главной цели дня не теряется, но и другие задачи решаются.
«В этой методике важно правильно расставить приоритеты и выбрать действительно серьезную задачу в качестве основной на день. Часто предприниматели боятся тяжелых и сложных дел, откладывают их на потом и имитируют бурную деятельность, решая простые задачи.
В этом случае нужно понять, что больше всего пугает в тяжелой задаче и как можно сдвинуть ее с места. Скажем, разделить задачу на несколько более простых дел, делегировать какой-то процесс или попросить помощи.
В фокусе должна быть одна важная задача, а не восемь-десять мелких задач вокруг нее».
Анастасия Ивкина
Как применяют известные предприниматели. Похожую методику взяли на вооружение Стив Джобс, Джефф Безос и Илон Маск.
Основатель и многолетний руководитель Apple Стив Джобс призывал коллег и партнеров по бизнесу концентрироваться на важных целях и не распыляться на отвлекающие факторы.
«Одна из моих мантр — сосредоточенность и простота. Простое может быть сложнее сложного, нужно много работать, чтобы очистить свое мышление и сделать его простым»
В работе Джобс сводил к минимуму отвлекающие факторы, ставил одну важную задачу и направлял все силы на ее решение. Только после завершения важного дела он переходил к простым и менее значимым.
Основатель Amazon и владелец аэрокосмической компании Blue Origin Джефф Безос строит свой рабочий день при помощи системы приоритетов и делегирования. В начале дня он выбирает важные задачи, которые будет решать сам, а остальные делегирует подчиненным.
Важно понимать, какие задачи можно решать самому, а какие лучше делегировать другим. Например, если часто откладываете решение какого-то вопроса или не знаете, с чего начать задачу — найдите человека в команде, который знает. Он сможет сдвинуть дело с мертвой точки или даже выполнить его самостоятельно.
Безос считает, что ключ к успеху в такой системе — хорошая команда и доверительные отношения. Он уверен, что коллеги и подчиненные выполнят поручения не хуже, чем он сам. Это помогает предпринимателю концентрироваться только на нескольких делах в течение дня.
Илон Маск тоже предпочитает концентрацию на важных задачах и называет это блокировкой времени. Может, вы слышали закон Паркинсона: «Задача занимает столько времени, сколько ты ей отводишь». Чтобы не тратить лишнее время, Маск выделяет в своем графике промежуток для решения задачи и концентрируется на ней. В это время предприниматель убирает все отвлекающие факторы и избегает многозадачности.
Когда время на решение задачи заканчивается, предприниматель переключается на другие дела в своем ежедневном списке.
Система 4D
Разработчики системы предлагают ежедневно делить все задачи на четыре типа:
- Do (сделать) — это самые важные дела, которые нужно делать лично и в первую очередь;
- Delegate (делегировать) — то, что можно поручить своим подчиненным или коллегам;
- Delay (отложить) — задачи, которые можно отложить, но с обязательным указанием дедлайна;
- Delete (удалить) — неактуальные задачи, которые можно больше не выполнять.
Что рекомендуют психологи. Этот метод рекомендуют использовать, когда накопилось много дел и нужно распланировать рабочее время на несколько дней или недель, чтобы выполнить их все. Для долгосрочного планирования такая система не подойдет.
Система 4D позволяет эффективно использовать рабочее время и быстро переключаться на более приоритетные задачи.
«Этот метод хорошо работает для любых задач и дел, не только для работы. Например, его можно использовать при просмотре новостей и социальных сетей.
Некоторым нужно просматривать социальные сети, чтобы следить за трендами или конкурентами. В этом случае важно разделить новости, группы или паблики на четыре группы.
Важные и срочные для работы смотрим в первую очередь. Важные, но несрочные добавляем в закладки для просмотра позднее. Полезные для коллег отправляем им, а неактуальные и развлекательные — удаляем и не тратим на это время.
Так же нужно поступать и с любыми рабочими процессами».
Анастасия Ивкина
Как применяют известные предприниматели. Основатель Alibaba Group — китайский предприниматель Джек Ма — сторонник 12-часового рабочего дня и большой ежедневной нагрузки. Он привык решать много важных задач и отсекать много ненужных.
Ма в своей работе придерживается методики, которая похожа на систему 4D. Несколько раз в день предприниматель проверяет свой список дел и сортирует его по степени важности. Задачи, которые больше не актуальны, удаляются, освободившееся время в графике занимают новые задачи из списка ближайших дел.
Метод ZTD
Это упрощенный вариант популярной, но сложной системы GTD — Getting Things Done. Метод ZTD — Zen to Done — строится на таких принципах организации рабочего дня:
Что рекомендуют психологи. Такая методика не подойдет в сложных ситуациях или при большом количестве дел. Ее не сможет взять на вооружение антикризисный менеджер, которому нужно решать все поставленные задачи четко и быстро.
Метод ZTD предполагает спокойное размеренное планирование дня и решение тех задач, на которые настроен предприниматель, остальные дела рекомендуется делегировать.
«Для ежедневного использования метод подходит тем, у кого хорошо налажен бизнес и кому не нужно часто вмешиваться в рабочие процессы. Остальные предприниматели могут применять этот метод один или два дня в неделю.
Это могут быть более расслабленные дни, например пятница перед выходными или понедельник после них. Не нужно планировать на это время много важных дел, вместо этого можно доводить до конца текущие задачи».
Анастасия Ивкина
Как применяют известные предприниматели. Похожий метод планирования рабочего времени применяет Майкл Блумберг. Американский предприниматель и бывший мэр Нью-Йорка любит размеренный темп рабочего дня. Блумберг несколько раз в день пересматривает задачи и решает только те, на которые настроен. Решение неинтересных или неприятных задач он считает пустой тратой времени.
Предприниматель не любит распыляться на мелкие дела. Вместо этого он готов много времени уделять одной важной задаче. Блумберг считает, что за 15 минут невозможно обсудить проблему с коллегами или сделать какой-то отчет. Нужно основательно подойти к решению задачи и выполнить ее качественно от начала и до конца.
Главное. Какую методику выбрать
Единого совета на все случаи жизни не существует. То, что подходит для одного человека, может оказаться неудобным и сложным для другого. Чтобы найти идеальную методику для своего образа жизни, экспериментируйте и адаптируйте инструмент под себя.
Вот что мы советуем:
- Чтобы выделить время на саморазвитие — применяйте правило пяти часов.
- Чтобы всегда успевать важное и перестать прокрастинировать над сложными задачами, присмотритесь к методике «1—3—5» или методу Айви Ли.
- Если накопилось много дел и нужно распланировать рабочее время на несколько дней или недель, используйте систему 4D.
- Для спокойного рабочего дня подойдет метод ZTD. Он позволяет сконцентрироваться на делах, которые нравятся. Остальные придется делегировать.
Небанальные способы стать продуктивнее
Бизнес-инсайдер провел исследование среди предпринимателей с разным уровнем дохода. Вот самые интересные советы, которым следуют более состоятельные люди:
- Читайте книги не для удовольствия, а для развития. Если не знаете, с чего начать, — заходите в раздел с обзорами книг для бизнеса.
- Если нет времени для чтения, слушайте аудиокниги. Например, по пути на работу или домой.
- Меньше смотрите телевизор.
- Расставляйте приоритеты и занимайтесь самым важным в текущий момент.
- Упрощайте или делите сложные задачи на простые.
Какую методику планирования рабочего времени используете вы? Каких результатов добились и что посоветуете коллегам?