«Эссенциализм. Путь к простоте», Грег МакКеон: как выполнять все запланированные задачи и не отвлекаться на лишнее
Представьте себе рабочий день руководителя. Он приходит в офис, разбирает почту, параллельно отвечает на звонки и подбирает материалы для планерки. На планерке слушает доклады подчиненных, иногда отвлекается на срочные запросы в мессенджере. После — готовится к важным встречам, при этом постоянно прерывается, чтобы ответить сотрудникам и партнерам. Вечером руководитель приходит домой вымотанным, но не может сказать, что именно сделал за день. В похожей ситуации оказывался почти каждый.
Часто люди пытаются упорядочить жизнь с помощью органайзеров и новых подходов к тайм-менеджменту. Но такие способы помогают не всем.
Грег МакКеон, автор книги «Эссенциализм. Путь к простоте», предлагает подойти к проблеме с другой стороны: не придумывать новые практики для работы 24/7, а задать себе вопрос: «Что из того, чем я занимаюсь, по-настоящему важно?» И заниматься только этим.
Основная мысль книги: не надо пытаться успеть сделать абсолютно все, что приходит в голову, — это попросту невозможно. Хорошая новость в том, что это и не обязательно. Вместо этого нужно задать себе вопрос: а что для меня самое важное в жизни? И посвятить себя этому целиком.
Умение сосредоточиться на главном Грег МакКеон называет эссенциализмом. Как применять его на практике, рассказываем в статье.
Где купить книгу Грега МакКеона «Эссенциализм»
Почему мы тонем в делах
В нулевые бизнес-тренеры учили аудиторию многозадачности. Но современные исследования показывают, что попытка делать несколько дел одновременно приводит к снижению качества работы. Подход, при котором все задачи важны, а все вызовы требуют немедленного ответа, порождает вопрос: «Как мне все успеть?» Честным ответом будет: «Никак».
Алена — интернет-маркетолог, помогает компаниям с соцсетями. Довольные клиенты рекомендуют ее своим партнерам, и клиентов становится больше. Если у нее в работе пять проектов, она начинает жертвовать личным временем и сном, чтобы все успеть. А если в работе семь проектов, она то и дело срывает сроки или забывает выполнить какую-то задачу — заказчики недовольны. Если она не решит эту проблему, ее бизнес может лишиться всех клиентов.
Зачастую люди понимают, что берут на себя излишнюю нагрузку, однако отказаться от нее они не в силах. На это есть несколько причин:
1. Слишком большой выбор. Каждую минуту приходится делать выбор: разобрать почту и ответить на письма клиентов, запланировать задачи на неделю, провести рабочий созвон, выехать на конференцию, найти новое направление развития дела или заняться оперативной работой.
Прибавьте к этому личные дела: встречи с друзьями, время с семьей, походы по врачам, занятия спортом, чтение книг. В какой-то момент контролировать это становится невозможно.
Эссенциалист постоянно задает себе вопрос: «А тем ли я занимаюсь?»
Чем чаще мы вынуждены делать выбор, тем хуже качество наших решений. Психологи называют это усталостью от принятий решений: человек, который оказался в этом состоянии, уже не в силах отделять важное от второстепенного.
2. Социальное давление. Благодаря интернету люди остаются на связи друг с другом круглосуточно. Мы получаем десятки писем и рассылок, вопросы от подчиненных и распоряжения от начальства — кажется, что все они требуют немедленной реакции.
Дело усугубляют соцсети: возникает ощущение, что все вокруг заняты только полезными делами и успевают все, что захотят. Даже зная, что жизнь в соцсетях отличается от реальности, мы чувствуем себя бездельниками — и берем больше проектов, чтобы как-то поспевать за окружающими.
3. Желание получить все и сразу. Установка «ты можешь получить все, что захочешь» не работает. Иногда кажется, что можно выкроить еще немного времени в графике, чтобы освоить новый язык, получить дополнительную специальность — без отрыва от основной работы и без ущерба личной жизни. Но так не получится: время — ограниченный ресурс. Пусть человек это понимает, но он все равно разочаровывается в себе, когда не хватает часов на все дела.
Как выполнять все запланированные дела
Концепция эссенциализма помогает справиться с давлением потока ежедневных дел. Если упростить, эссенциализм — это способ организации внимания, который кратко описывают фразой «меньше, но лучше». Такой подход не помогает выполнять больше дел за раз: вместо этого он учит выбирать важные занятия и вкладывать энергию только в них.
Путь к простоте состоит из трех принципов:
- Выбирать важное — определите, что вам действительно важно, и сделайте выбор в пользу этого.
- Отказаться от ненужного и того, что мешает действовать.
- Устранить препятствия — создайте систему, которая поможет выполнять задачи легче.
Посмотрим подробнее, как реализовать эти принципы, чтобы добиться легкости в жизни.
Выбрать важное. Многие легко готовы пожертвовать вечерним сериалом ради важной встречи с партнером по бизнесу. Но иногда выбор не так очевиден. Например, что выбрать: поехать на свадьбу дяди или в срочную командировку? Или другой пример — есть несколько потенциальных клиентов, а работать сможете только с одним.
Чтобы сделать верный выбор в таких ситуациях, нужно заранее ставить цели. Тогда достаточно следовать своей цели и отсекать то, что не помогает ее достичь.
Если человек не имеет выбора, нет смысла говорить о компромиссах.
Отказаться от ненужного. Чтобы понять свои приоритеты, Грег МакКеон советует применять «правило 90%». Для этого в ситуации выбора из нескольких вариантов нужно оценить каждый по шкале от 0 до 100. Если какой-то вариант получает ниже 90, его можно отбрасывать. Это поможет избежать нерешительности, из-за которой многие соглашаются взять на себя лишние задачи.
В компанию по изготовлению мебели премиум-класса обращается клиент с просьбой изготовить сотню табуреток. Заказ принесет прибыль, но деньги будут небольшими, а мастера могут усомниться в том, что они работают в том месте, которое стоит их навыков. Руководитель, который понимает цену своего времени и цену времени своих сотрудников, от такого проекта откажется.
Общими словами: «Если это не очевидно „да“, то очевидно, что это „нет“».
Устранить препятствия. Эссенциалист постоянно задается вопросом: что именно мешает ему достичь важной цели? Поиск скрытых препятствий и их устранение позволяют не только достигать целей, но и делать это с меньшими усилиями.
Скорость доставки пиццы зависит от многих факторов: сколько времени занимает дозвон до оператора, как быстро и точно оператор принимает заказ, как скоро он передает его, как долго повара собирают пиццу и сколько времени курьер будет везти ее до клиента.
Можно обвинить в медленной доставке работников, лишить всех премий и наградить только самых расторопных, но это — тупиковый путь. Лучше проанализировать цепочку и найти слабые звенья: возможно, будет дешевле автоматизировать прием заказов, заменить печи на более мощные или уменьшить радиус доставки, чтобы курьеры успевали развозить заказы и возвращаться за новыми вовремя.
Скорость процесса во многом определяет его самый медленный этап. Найдите его и найдете способ ускориться.
Как прийти к эссенциализму
Чтобы изменить привычный, но неэффективный способ действий, Грег МакКеон советует использовать несколько трюков — они помогут преодолеть силу привычек и прийти к желаемому результату.
Задать четкий распорядок действий. Повседневная рутина облегчает сложные задания. Мы легче запоминаем маршруты, по которым часто проходим, и быстрее их преодолеваем. Без режима люди легко отвлекаются на бессмысленные раздражители.
Построить более четкое расписание помогут методики тайм-менеджмента: например, Getting Things Done или метод Помидора.
Начинать с самых сложных дел. Методика называется «съесть лягушку с утра». Часто мы фокусируем внимание на самых сложных задачах за день, но не беремся за них сразу — и чем труднее кажется дело, тем больше мы его откладываем. Поэтому эксперты по управлению временем советуют разобраться с самыми сложными делами как можно раньше, чтобы потом не думать про них.
Сфокусироваться на минимальном прогрессе. Чем сделать идеально, лучше просто сделать. Это не значит, что не нужно доводить свои продукты до совершенства, но важно не тратить время на бессмысленные мелочи. Именно на этой идее строится концепция минимально жизнеспособного продукта.
Правила эссенциализма для руководителей
Обычно чем шире зона ответственности, тем больше задач. Собрали несколько рекомендаций из книги, которые помогут руководителю сэкономить время в будущем.
Будьте придирчивы при найме. Отсеивайте кандидатов по «правилу 90»: если кандидат хорош, но не в полной мере соответствует ценностям команды, лучше не нанимать его. Так вам не придется тратить время на увольнение и переквалификацию людей, которые не впишутся в коллектив.
Проверяйте намерения сотрудников. Перед началом работы надо выяснить, хорошо ли сотрудники понимают свою роль в компании и в текущих проектах. Когда человек понимает важность своей работы в общем деле, у него больше мотивации действовать.
Четко распределяйте полномочия. Когда люди не знают, за что несут ответственность и как будут оцениваться их действия, они перестают по-настоящему работать. Широкие роли не прибавляют гибкости, а размывают ответственность. Каждый должен заниматься одним делом.
Делитесь информацией осознанно. Будьте кратки и логичны в том, что вы говорите команде. Это поможет сохранить ее фокус на одном деле.
Следите за работой. Контроль — последний ключевой пункт в эссенциальном подходе к лидерству. Когда руководитель следит за работой сотрудников, награждает их за небольшие победы и помогает преодолеть трудности, у сотрудников больше мотивации достигать результатов.
Полезные цитаты из книги «Эссенциализм. Путь к простоте»
- «Научитесь расставлять приоритеты в своей жизни. Или за вас это сделает кто-то другой».
- «Эффективный отказ показывает людям, что наше время очень ценно. Это отличает профессионала от любителя».
- «Иногда то, чего вы не делаете, так же важно, как то, что вы делаете».
- «Нам нужно научиться медленному „да“ и быстрому „нет“».
- «...когда конкретный человек занимается многими разрозненными делами — даже если они хорошие, — он может потерпеть крах в попытке достижения главной цели. Единственная причина в том, что его действия не согласованы друг с другом».
- «Психологи называют это „усталостью от принятия решений“. Чем чаще мы вынуждены делать выбор, тем хуже становится качество этих решений».
- «Благодаря современным технологиям любой может высказаться о том, что кажется важным ему. Мы перегружены не только фактами, но и частными мнениями».
- «Чтобы отказаться от ненужного, требуется изрядное мужество».
- «Путь эссенциалиста означает отказ от убеждения, что мы можем успеть все».
- «Вовремя сказанное „нет“ может изменить ход истории».
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Расскажите, как вы избавляетесь от лишних задач в своей жизни и в бизнесе?