Электронная доверенность, с помощью которой сотрудники могут подписывать документы от имени компании или ИП
Электронная доверенность, с помощью которой сотрудники могут подписывать документы от имени компании или ИП
Машиночитаемая доверенность — МДЧ — это электронный документ, с которым сотрудники могут подписывать документы компании или ИП. Например, чтобы сдавать отчетность компании в налоговую или обмениваться электронными документами с контрагентами.
МЧД можно хранить на компьютере — тогда ее нужно прикреплять к пакету документов каждый раз при отправке. А можно хранить МЧД в информационных системах, например, Госуслуг, удостоверяющих центров или операторов ЭДО.
Работа с МЧД выглядит так:
- Руководитель компании или ИП формирует доверенность в формате XML и подписывает ее своей усиленной квалифицированной электронной подписью. В доверенности указано, кто из сотрудников вправе подписывать документы.
- Сотрудник подписывает электронные документы компании личной электронной подписью и прикрепляет к пакету документов файл доверенности или указывает ее номер.
Что именно нужно прописать в МЧД, закрепляет приказ Минцифры. Например, в доверенности нужно указать срок действия, данные о доверителе и представителе, полномочия представителя — всего 14 пунктов.
Зачем нужна МЧД
До 1 сентября 2023 года компания могла выпустить электронную подпись организации или ИП — в ней указывали данные сотрудника и компании. Дальше сотрудник мог подписывать этой электронной подписью документы компании: отчеты, договоры, декларации.
Сейчас выпустить электронную подпись компании не получится, но уже выпущенными можно пользоваться — до 31 августа 2024 года или до конца срока действия, смотря что наступит раньше. С 1 сентября 2023 года электронную подпись выдают только руководителям компаний или ИП.
С 1 сентября 2024 года сотрудники должны будут подписывать документы личными электронными подписями и прикладывать к документам файл МЧД.
Вот с чем поможет электронная доверенность:
- сдавать отчетность;
- работать на госпорталах;
- работать с контрагентами.
Сдавать отчетность. Сотрудники компании или ИП готовят пакет документов в налоговую или социальный фонд, подписывают их личной электронной подписью и прикладывают файл МЧД — это подтверждает их право сдавать документы в контролирующие органы.
Работать на госпорталах. С помощью МЧД можно подписывать и отправлять документы в ЕГАИС или в систему «Честный знак» — если работаете с алкоголем или маркированными товарами.
Работать с контрагентами. Подписывать договоры или накладные можно по общему принципу: сотрудник подписывает документы личной электронной подписью, а затем прикладывает файл МЧД или указывает идентификатор, по которому контрагент получает всю информацию об МЧД в информационной системе.
Как выпустить МЧД
Сформировать МЧД самостоятельно сложно — в доверенности есть много обязательных полей.
Создать файл МЧД можно бесплатно в сервисе налоговой службы: нужно указать срок действия доверенности, данные доверителя и представителя, полномочия.
Сервис сформирует XML-файл, его нужно подписать квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП и можно использовать.
Как отозвать МЧД
Если руководитель компании или ИП решает отозвать доверенность, это можно сделать в три шага:
- Сформировать распоряжение на отмену доверенности.
- Подписать распоряжение квалифицированной электронной подписью человека, который может работать без доверенности: генерального директора или ИП.
- Загрузить распоряжение в реестр нотариальной палаты. Если МЧД хранится в реестре налоговой службы, распоряжение нужно загрузить туда же, и оно автоматически отправится в реестр нотариальной палаты.
Что важно запомнить
- МЧД — это электронный документ, который подтверждает право сотрудника подписывать документы компании или ИП. МЧД формирует генеральный директор компании или ИП и подписывает своей усиленной электронной подписью.
- Сотрудники готовят документы от имени компании или ИП, подписывают личными электронными подписями и прикладывают к документам МЧД.
- С помощью МЧД можно подписывать и сдавать отчетность в контролирующие органы, работать на госпорталах или вести электронный документооборот.
- Чтобы отозвать МЧД, нужно сформировать распоряжение на отмену доверенности и загрузить его в реестр нотариальной палаты.
