Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Машиночитаемая доверенность


Электронная доверенность, с помощью которой сотрудники могут подписывать документы от имени компании или ИП


Поделиться

Электронная доверенность, с помощью которой сотрудники могут подписывать документы от имени компании или ИП


Машиночитаемая доверенность — МДЧ — это электронный документ, с которым сотрудники могут подписывать документы компании или ИП. Например, чтобы сдавать отчетность компании в налоговую или обмениваться электронными документами с контрагентами.

МЧД можно хранить на компьютере — тогда ее нужно прикреплять к пакету документов каждый раз при отправке. А можно хранить МЧД в информационных системах, например, Госуслуг, удостоверяющих центров или операторов ЭДО.

Работа с МЧД выглядит так:

  1. Руководитель компании или ИП формирует доверенность в формате XML и подписывает ее своей усиленной квалифицированной электронной подписью. В доверенности указано, кто из сотрудников вправе подписывать документы.
  2. Сотрудник подписывает электронные документы компании личной электронной подписью и прикрепляет к пакету документов файл доверенности или указывает ее номер.

Что именно нужно прописать в МЧД, закрепляет приказ Минцифры. Например, в доверенности нужно указать срок действия, данные о доверителе и представителе, полномочия представителя — всего 14 пунктов.

Зачем нужна МЧД

До 1 сентября 2023 года компания могла выпустить электронную подпись организации или ИП — в ней указывали данные сотрудника и компании. Дальше сотрудник мог подписывать этой электронной подписью документы компании: отчеты, договоры, декларации.

Сейчас выпустить электронную подпись компании не получится, но уже выпущенными можно пользоваться — до 31 августа 2024 года или до конца срока действия, смотря что наступит раньше. С 1 сентября 2023 года электронную подпись выдают только руководителям компаний или ИП.

С 1 сентября 2024 года сотрудники должны будут подписывать документы личными электронными подписями и прикладывать к документам файл МЧД.

Вот с чем поможет электронная доверенность:

  • сдавать отчетность;
  • работать на госпорталах;
  • работать с контрагентами.

Сдавать отчетность. Сотрудники компании или ИП готовят пакет документов в налоговую или социальный фонд, подписывают их личной электронной подписью и прикладывают файл МЧД — это подтверждает их право сдавать документы в контролирующие органы.

Работать на госпорталах. С помощью МЧД можно подписывать и отправлять документы в ЕГАИС или в систему «Честный знак» — если работаете с алкоголем или маркированными товарами.

Работать с контрагентами. Подписывать договоры или накладные можно по общему принципу: сотрудник подписывает документы личной электронной подписью, а затем прикладывает файл МЧД или указывает идентификатор, по которому контрагент получает всю информацию об МЧД в информационной системе.

Как выпустить МЧД

Сформировать МЧД самостоятельно сложно — в доверенности есть много обязательных полей.

Создать файл МЧД можно бесплатно в сервисе налоговой службы: нужно указать срок действия доверенности, данные доверителя и представителя, полномочия.

Сервис сформирует XML-файл, его нужно подписать квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП и можно использовать.

Нужно нажать «Создать доверенность» и согласиться на обработку персональных данных
Выберите форму доверенности, которая вам нужна
Укажите сведения о доверенности, доверителе, представителе и полномочиях

Как отозвать МЧД

Если руководитель компании или ИП решает отозвать доверенность, это можно сделать в три шага:

  1. Сформировать распоряжение на отмену доверенности.
  2. Подписать распоряжение квалифицированной электронной подписью человека, который может работать без доверенности: генерального директора или ИП.
  3. Загрузить распоряжение в реестр нотариальной палаты. Если МЧД хранится в реестре налоговой службы, распоряжение нужно загрузить туда же, и оно автоматически отправится в реестр нотариальной палаты.

Что важно запомнить

  1. МЧД — это электронный документ, который подтверждает право сотрудника подписывать документы компании или ИП. МЧД формирует генеральный директор компании или ИП и подписывает своей усиленной электронной подписью.
  2. Сотрудники готовят документы от имени компании или ИП, подписывают личными электронными подписями и прикладывают к документам МЧД.
  3. С помощью МЧД можно подписывать и сдавать отчетность в контролирующие органы, работать на госпорталах или вести электронный документооборот.
  4. Чтобы отозвать МЧД, нужно сформировать распоряжение на отмену доверенности и загрузить его в реестр нотариальной палаты.
Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

Телеграм-канал: 59 104 читателя

Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

Подписаться
Справочник предпринимателя

Найдите больше ответов на вопросы о бизнесе


Больше по теме