Компенсация за неиспользованный отпуск
В последний день перед увольнением работодатель обязан выплатить сотруднику денежную компенсацию за все дни неиспользованного отпуска, которые накопились за время работы. При этом неважно, как увольняется сотрудник — по собственному желанию или по инициативе работодателя, например за прогул.
Но иногда компенсацию выплачивают и без увольнения.
Рассказываем, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, какими налогами она облагается и что будет, если ее не выплатить.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсацию считают по такой формуле:
Среднедневной заработок для расчета отпускных считают так:
29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.
Расчетный период для компенсации — 12 календарных месяцев перед увольнением. Месяц увольнения входит в расчетный период, только если человек увольняется в последний день месяца. Например, при увольнении 31 марта расчетный период — с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего. А при увольнении 30 марта расчетный период — с 1 марта прошлого года по 28 февраля текущего.
Если расчетный период целиком приходится на декрет и отпуск по уходу за ребенком, такой период надо заменить на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет.
Если сотрудник работает меньше года, в расчет идут месяцы, которые он успел отработать.
Количество дней неиспользованного отпуска надо считать за все время работы сотрудника у конкретного работодателя. Результат можно округлить, но только в большую сторону.
Для расчета используйте такую формулу:
Когда подсчитываются месяцы работы, остаток меньше половины месяца не учитывается, а половина месяца и больше округляется до полного месяца.
Если человек отработал:
- 11 месяцев — тогда при увольнении ему полагается компенсация отпуска за полный рабочий год. Даже если эти 11 месяцев получились при округлении;
- от 5,5 до 11 месяцев — надо выплатить компенсацию как за весь год, только если сотрудник был уволен в связи с ликвидацией организации-работодателя, по сокращению штата или из-за призыва на военную службу;
- полмесяца и больше — положена компенсация за 2,33 дня в месяц.
Разберем на примере.
Петров устроился в ООО «Ромашка» 14.03.2018, увольняется 28.09.2022. За все это время он был в отпуске 105 дней, из которых 21 день — с 03.09.2021 по 23.09.2021. За расчетный период с 01.09.2021 по 31.08.2022 начислены зарплата 650 000 ₽, отпускные — 40 000 ₽.
1. Считаем средний дневной заработок.
В расчетном периоде полностью отработаны 11 месяцев = 11 × 29,3 дня = 322,3 дня, а еще в сентябре 2021 года = (30 дней − 21 день) / 30 × 29,3 = 8,79 дня.
Общее количество дней в расчетном периоде = 322,3 + 8,79 = 331,09.
База для расчета компенсации — 650 000 ₽, отпускные не учитываем.
Средний дневной заработок = 650 000 ₽ / 331,09 дня = 1 963,21 ₽.
2. Считаем количество дней неиспользованного отпуска.
С 14.03.2018 по 13.09.2022 Петров отработал 54 полных месяца и 15 дней с 14.09.2022 по 28.09.2022, которые округляем до 1 месяца.
Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы = (28 дней / 12 × 55 месяцев) − 105 дней = 23,33 дня.
3. Компенсация за неотгулянный отпуск = 1 963,21 ₽ × 23,33 дня = 45 801,69 ₽.
Человеку, который отработал меньше половины месяца, компенсацию платить не надо.
Срок выплаты компенсации
Компенсацию выплачивают сотруднику в последний день работы, то есть в день увольнения. Если он в этот день не работал, выплату нужно сделать не позднее следующего дня после того, как уволенный работник потребует у работодателя полный расчет.
Как облагается компенсация
Затраты на выплату компенсации учитываются в налоговом учете как расходы на оплату труда:
- для налога на прибыль — на дату начисления;
- для налога при УСН «Доходы минус расходы» — на дату выплаты работнику.
Компенсация в полной сумме облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе на травматизм. Удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты компенсации.
Штраф за невыплату компенсации
Если работодатель не выплатит работнику при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск и об этом узнает трудинспекция, работодателю грозит предупреждение или штраф:
- для ИП — от 1000 ₽ до 5000 ₽;
- для компаний — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽.
Компенсацию при этом тоже нужно будет выплатить.
Когда бывает выплата компенсации за отпуск без увольнения
Работодатель может выплатить денежную компенсацию за неотгулянный отпуск, только если работнику положены какие-то дополнительные отпуска, кроме основного в 28 календарных дней. Например, это может быть дополнительный отпуск за режим ненормированного рабочего дня.
Для замены отпускных дней на деньги работник должен написать заявление, а работодатель издать приказ.
Если часть отпуска заменяют выплатой, это надо отразить в графике отпусков. В графе 10 «Примечание» делают запись, что столько-то дней ежегодного отпуска заменены денежной компенсацией, и указывают номер приказа.
В личной карточке работника выплату компенсации за неиспользованный отпуск отражать не обязательно.
Ни при каких условиях нельзя заменять денежной компенсацией:
- ежегодный отпуск 28 календарных дней;
- минимальный дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда — семь календарных дней;
- любой ежегодный отпуск беременным женщинам и работникам до 18 лет.
Выплатить деньги вместо учебного отпуска тоже нельзя, потому что такой отпуск предоставляется строго с определенной целью.
Что важно запомнить
- В последний день работы сотрудника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все дни неотгулянного отпуска, которые накопились к моменту увольнения.
- Для подсчета компенсации есть специальные формулы и правила.
- Компенсация облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами.
- Если работодатель не выплатит компенсацию, трудовая инспекция может его оштрафовать.
- Сотруднику, который не увольняется, а продолжает работать, можно заменить часть отпуска денежной компенсацией, только в случае, когда у него есть право на какой-то дополнительный отпуск. Например, за ненормированный рабочий день.
