Фасилитация
Предприниматель может применить фасилитацию встречи, если обычные собрания неэффективны. Это особая методика проведения встреч под руководством специалиста — фасилитатора. Он дает высказаться всем сотрудникам, управляет встречей и помогает сосредоточиться на главной задаче.
В статье расскажем, какие методы используют при фасилитации, из каких этапов состоит такая встреча и когда нужно применять этот метод.
Что такое фасилитация
Фасилитация — метод работы в группе, который помогает обсуждать задачи и находить совместное решение. Цель фасилитации — сделать совместную работу продуктивной, комфортной и нацеленной на результат.
В процессе фасилитации участники лучше понимают друг друга, придерживаются темы и легче приходят к общим выводам. Такие встречи часто проходят в формате групповых обсуждений, где каждый может высказать свою точку зрения и внести вклад в поиск решения.
Встреча по методу фасилитации отличается от обычной планерки или совещания структурированным подходом и акцентом на активном участии каждого. На совещаниях обсуждение часто ведут в формате отчета или свободной беседы. Для фасилитации используют методики, которые помогают фокусироваться на общей задаче и учитывать мнение всех участников, например мозговой штурм или SWOT-анализ.
Кто такой фасилитатор
Фасилитатор — специалист, который управляет процессом обсуждения на встрече или совещании, чтобы группа достигла конкретного результата. Фасилитатор помогает участникам сфокусироваться на цели, создает условия для активного участия каждого и не дает отклониться от темы. Фасилитатор не вмешивается в содержание обсуждения, но задает его структуру.
Основные задачи фасилитатора:
- поддерживать нейтралитет;
- управлять процессом общения;
- задавать вопросы;
- предлагать техники для эффективного взаимодействия группы.
Фасилитатор использует различные методы: от мозгового штурма до визуализации идей, чтобы обсуждение было продуктивным, а все участники могли высказать свое мнение.
Фасилитатор помогает команде сократить время на обсуждения, уменьшить количество конфликтов и быстрее найти общее решение.
Какие методы применяют в фасилитации
Основные методы фасилитации:
- мозговой штурм;
- SWOT-анализ;
- метод шести шляп мышления;
- диаграмма Исикавы.
Мозговой штурм. Участники предлагают свои идеи, но не обсуждают, несколько они уместны, целесообразны и своевременны. Это помогает собрать максимум идей, которые позже можно совместно оценить и выбрать лучшие.
SWOT-анализ. Группа оценивает сильные и слабые стороны проекта или задачи, а также определяет возможные риски и точки роста. Метод помогает структурировать информацию и оценить проблему с разных сторон.
Метод шести шляп мышления. Участники обсуждают одну и ту же проблему с разных точек зрения: аналитической, эмоциональной, оптимистичной. Это дает объемное представление о ситуации и позволяет учесть разные сценарии ее развития.
Диаграмма Исикавы. Участники пытаются понять, почему возникла проблема, которую нужно решить, что на нее влияет, а что — нет. Метод применяют для сложных задач с множеством факторов.
Конкретные методы выбирают в зависимости от целей встречи, количества участников и характера обсуждаемых вопросов.
Из каких этапов состоит фасилитация
Основные этапы фасилитации:
- постановка цели и определение задач;
- генерация идей;
- отбор и анализ подходящих вариантов;
- принятие решения;
- подведение итогов.
Постановка цели и определение задач. На этом этапе фасилитатор озвучивает цели, задачи и план проведения собрания. Это помогает участникам встречи понять, ради чего проводится обсуждение и к какому результату они должны прийти.
Генерация идей. Команда делится предложениями, идеями и возможными решениями. На этом этапе все участники высказывают свое мнение и идеи, а фасилитатор записывает их без оценки качества.
Отбор и анализ подходящих вариантов. После генерации идей группа обсуждает и отбирает наиболее перспективные из них. Этот этап включает анализ предложений, их возможную эффективность и связанные с их реализацией риски.
Принятие решения. Из отобранных идей выбирают оптимальные решения или создают план действий. На этом этапе важно, чтобы все участники понимали итоговое решение и поддерживали его.
Подведение итогов. Фасилитатор фиксирует итоговые выводы и договоренности, формирует план действий или следующие шаги команды на пути к решению проблемы. Это помогает группе сохранить достигнутые результаты и увидеть поставленные цели.
Поэтапная фасилитация делает обсуждение структурированным и направленным на результат. Такой подход помогает команде работать эффективнее, сокращает время на обсуждение и повышает вовлеченность участников.
Когда нужна фасилитация
Фасилитация может повысить эффективность встреч в таких ситуациях:
- обсуждение сложных или стратегических задач — когда нужно принять важное решение или разработать стратегию, фасилитация помогает структурировать процесс и учесть все возможные точки зрения;
- поиск решения в условиях конфликта или разногласий — фасилитация снижает эмоциональное напряжение, задает формат обсуждения, где каждый может высказаться, помогает сосредоточиться на поиске решений, а не на спорах;
- мозговые штурмы и генерация идей — когда нужен свежий взгляд на задачу, фасилитация помогает собрать больше вариантов решения проблемы и выбрать оптимальный;
- обсуждения с большим количеством участников — когда сложно учесть мнение каждого, фасилитация помогает дать слово всем участникам.
С помощью фасилитации можно сделать встречи более эффективными и управляемыми, помочь команде быстро найти решения и достигнуть целей, даже если задача сложная или состав группы большой.
Когда фасилитация не поможет
Есть случаи, когда метод фасилитации не подойдет:
- нужно быстро принять решение — когда сроки ограничены, фасилитация может затянуть процесс;
- в коллективе единая точка зрения — если у команды уже есть общее мнение по обсуждаемой теме и нет разногласий;
- при обсуждении конфиденциальной информации — когда обсуждают конфиденциальные данные, фасилитация может раскрыть их;
- в закрытом коллективе — когда между коллегами нет доверительной атмосферы, где участники готовы делиться мыслями и идеями, фасилитация может быть неэффективной.
Если фасилитация не подходит, встречу можно провести в обычном формате или в виде онлайн-планерки.
Что важно запомнить
- Фасилитация — метод проведения встреч, когда нужно продуктивно пообщаться, услышать мнение каждого и выбрать оптимальное решение проблемы.
- Фасилитатор — специалист, который управляет встречей, но не участвует в обсуждении повестки. Он дает слово каждому участнику и следит за очередностью этапов фасилитации.
- Во время фасилитации применяют основные методики: мозговой штурм, SWOT-анализ, метод шести шляп мышления и диаграмму Исикавы.
- Фасилитацию используют, когда обсуждают сложную задачу, ищут решение в условиях конфликта, проводят мозговые штурмы и обсуждают идеи, проводят встречи с большим количеством участников.
- Фасилитацию лучше не применять, если нужно быстро найти решение, при обсуждении придется раскрыть конфиденциальную информацию, в коллективе единая точка зрения без разногласий или нет доверительных отношений.
