Закрывающие документы: зачем они нужны и как их составить

Закрывающими называют документы, которые подтверждают, что условия договора выполнены, товары, работы или услуги оплачены, а стороны не имеют друг к другу претензий.

Например, компания «Альфа» поставила товары, а компания «Бета» их оплатила. Компания «Альфа» оформляет пакет документов по сделке в двух экземплярах, подписывает с «Бетой» и передает ей один экземпляр. Теперь сделка считается закрытой.

Закрывающие документы нужны для обоснования доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Для предпринимателей закрывающие документы будут такими же, как для компаний, но ИП они нужны только для налогового учета, потому что бухгалтерский они не ведут.

Хранить закрывающие документы нужно минимум пять лет, считая с года завершения сделки.

В статье рассказываем, какие документы подходят для разных видов сделок, когда и как их оформлять и как сделать это быстро.

Список закрывающих документов зависит от вида сделки.

Перечень закрывающих документов по сделкам

Расскажем подробнее про каждый документ.

Товарную накладную оформляют при отгрузке товаров.

Обязательные реквизиты — это:

• дата составления;
• наименования продавца и покупателя, грузоотправителя и грузополучателя;
• наименование, количество, единицы измерения и стоимость товара;
• должности и подписи лиц, которые отвечают за отгрузку и приемку товаров.

Банковские реквизиты, телефон, ИНН и КПП можно не указывать. Эти данные не относятся к обязательным реквизитам.

Юридическую силу имеет только оригинал товарной накладной. Использовать копию можно в промежуточном периоде в качестве отчетного документа. Как правило, это прописано в договоре. Но для закрытия сделки и списания расходов нужен оригинал.

Количество экземпляров. Товарную накладную оформляют на каждого участника сделки. Если участников двое — продавец и покупатель, то и экземпляров товарной накладной будет всего два.

Один экземпляр остается у продавца. На основании товарной накладной он списывает проданный товар со своего склада. Другой экземпляр товарной накладной передают покупателю, который по ней приходует товар на своем складе.

Как оформить. Продавец должен оформить товарную накладную при отгрузке товара.

Если товар по одному долгосрочному договору поставляют частями в разные даты, продавец может оформлять товарные накладные с определенной периодичностью. Например, выписывать накладную один раз в месяц на все поставки, которые были за этот период.

Если долгосрочных договоров нет, товарную накладную оформляют на каждую поставку. Один документ на несколько поставок оформлять нельзя.

Если нет возможности передать оригинал или получить КЭП, поставщик может также сформировать документ, подписать его и отправить товарную накладную по e-mail, а позже предоставить оригиналы.

Количество экземпляров. ТТН обычно выписывают в четырех экземплярах, если продавец и грузоотправитель либо покупатель и грузополучатель — разные лица:

• первый экземпляр остается у грузоотправителя и служит для списания продукции;
• второй, третий и четвертый экземпляры заверяют подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя и вручают водителю.

Если продавец и грузоотправитель а также покупатель и грузополучатель — одно лицо, достаточно двух экземпляров накладной: по одному для продавца и покупателя.

Как оформить. Товарно-транспортную накладную составляет грузоотправитель для каждого грузополучателя отдельно на каждую перевозку.

ТТН состоит из двух разделов:

• товарного — на основании сведений из этого раздела грузоотправитель списывает товар, а грузополучатель его приходует;
• транспортного — сведения из этого раздела нужны, чтобы учитывать расходы на перевозку груза.

Заполнить нужно все реквизиты.

Транспортная накладная подтверждает, что отправитель и перевозчик заключили договор о транспортировке товара, отражает стоимость перевозки и сопутствующих услуг. Такая накладная не подтверждает покупку товара, она лишь фиксирует расходы на перевозку.

Если договор поставки предусматривает, что продавец сам доставит товар покупателю, а перевозка не выделена в отдельную платную услугу, можно обойтись и без транспортной накладной.

Количество экземпляров. Оформить бумажную транспортную накладную нужно в трех экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя. Электронную накладную достаточно составить в единственном экземпляре.

Как составить. Транспортную накладную по общему правилу оформляет грузоотправитель, то есть заказчик перевозки груза. Грузоотправителем может быть как продавец, так и покупатель. В договоре перевозки стороны могут установить и другие условия: например, стороны могут прописать, что транспортную накладную выписывает перевозчик.

Кто составляет транспортную накладную

В транспортной накладной нужно заполнить все разделы и реквизиты, за исключением тех строк, где есть отметки «при необходимости». Если каких-то показателей для заполнения транспортной накладной нет, ставят прочерки.

При продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг нужно оформлять счет-фактуру. Это основной документ для начисления НДС у продавца и вычета налога у покупателя на ОСН.

Выставлять счета-фактуры обязаны:

• компании и ИП на ОСН;
• компании и ИП на ЕСХН, если они не получили освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ;
• посредники, которые продают товары, выполняют работы, оказывают услуги от своего имени в интересах заказчика — плательщика НДС. Например, ИП — агент на УСН продает товары принципала на ОСН от своего имени;
• экспедиторы, которые организуют перевозку для заказчика с привлечением третьих лиц, а также застройщики, которые организуют строительство для инвестора с привлечением подрядчиков;
• налоговые агенты по операциям, которые облагаются НДС. Например, компания или ИП покупает металлолом, макулатуру или другое вторсырье у плательщиков НДС. В этом случае покупатель становится налоговым агентом по НДС независимо от применяемой системы налогообложения.

Счет-фактуру могут не выставлять компании и ИП, которые:

• не платят НДС, например те, кто применяет УСН;
• на ОСН совершают операции, освобожденные от уплаты НДС по ст. 149 НК РФ. Исключение — при экспорте товаров в ЕАЭС надо составлять счет-фактуру, хотя эти операции освобождены от НДС.

Один экземпляр можно составить, например, когда:

• продают товары в розницу;
• безвозмездно передают товары по рекламной акции.

Как оформить. Счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, выставить счет-фактуру надо не позднее ближайшего рабочего дня. Дату отгрузки включают в этот пятидневный срок. Выставлять счет-фактуру до отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг нельзя.

• отгружают товар ежедневно одному и тому же покупателю на протяжении нескольких месяцев;
• сдают имущество в аренду;
• оказывают иные длящиеся услуги, такие как охрана, хранение, связь.

Универсальный передаточный документ, УПД, заменяет счет-фактуру, а также накладную, акт выполненных работ или акт об оказании услуг.

УПД не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры.

Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.

Количество экземпляров. УПД составляют минимум в двух экземплярах — для продавца и покупателя. Если сторон сделки больше, оформляют для каждого контрагента.

Акт выполненных работ — документ, который подтверждает передачу результатов работ заказчику и их приемку.

Акт выполненных работ можно составить в электронной форме, если это прописано в договоре с контрагентом. Если такое условие не зафиксировано, акт можно составить только на бумаге.

Количество экземпляров. Количество актов зависит от количества участников сделки. Это прописывают в условиях договора. Обычно акт оформляют в двух экземплярах: один — для заказчика, другой — для исполнителя.

В акте указывают количество экземпляров. Формулировка может быть такой: «Акт составлен в двух экземплярах равной юридической силы: по одному для Заказчика и для Исполнителя».

Как составить. Акт выполненных работ выставляют в день, когда подрядчик передает результаты работ заказчику.

Акт можно выставлять на каждый этап работ, если это прописано в договоре и на каждом этапе есть конечный результат, например отремонтирован один цех из пяти планируемых.

Не считаются этапом работы, которые подрядчик выполнил за месяц или за квартал, если у них нет конечного результата. В таком случае помесячные или поквартальные акты можно использовать только как справочные документы по выполненным объемам работ. По окончании всех работ составляют итоговый акт. Если в договоре не прописана поэтапная сдача работ, промежуточные акты не подтвердят расходы.

Можно оформлять документы вручную — вписывать в унифицированную форму обязательные реквизиты, а можно ускорить процесс с помощью специальных сервисов.

Создавать закрывающие документы в Тинькофф можно:

• с нуля — в личном кабинете;
• по выставленному счету — в личном кабинете или в приложении.

С нуля. На примере накладной покажем, как это работает:

1. В разделе «Выставление счета» нажмите «Создать» и выберите нужный вид закрывающего документа из выпадающего списка.

2. Заполните обязательные реквизиты сторон. Нажмите «Дальше».

3. Заполните данные о товаре. Нажмите «Дальше».

4. В разделе «Дополнительно» доступен предпросмотр документа — можно проверить, что все данные указаны верно. Здесь же можно подписать документ факсимильной подписью и поставить печать, достаточно загрузить изображения и данные подписанта. Это позволит отправить контрагенту документ в электронном виде, а потом, когда удобно, передать оригинал с живой подписью и печатью.

5. Сформировать документ.

По выставленному счету. Чтобы создать документ по уже выставленному счету:

1. Выберите счет, кликните на три точки и выберите тип закрывающего документа.

2. Проверьте итоговую форму, сформируйте документ. Выберите способ отправки документа контрагенту — по СМС или по е-mail, внесите его контакт и отправьте документ.

Если нужен оригинал документа, скачайте PDF-файл, распечатайте его, подпишите собственноручно и передайте контрагенту.