Как управлять проектным агентством на удаленке и не стать одиноким волком
Работа из любой точки мира — сладкая мечта многих специалистов, которым для работы нужен только компьютер и интернет. По опросам FlexJobs, 65% сотрудников хотят работать удаленно полный рабочий день. Еще 32% предпочтут гибридный формат.
Для проектного агентства организация удаленной работы может стать вызовом. В то же время это отличная практика для выстраивания процессов.
В проектной работе все завязано на взаимодействии разных специалистов и соблюдении сроков. Это можно сравнить со строительством частного дома.
Конечно, схемы проектов различаются по сложности, количеству привлеченных специалистов и этапов, но суть везде примерно одинакова. Каждый этап — основа для следующего. Все идет в своей очередности, и нельзя выполнить одну задачу вперед другой. Если где-то происходит поломка, движение останавливается.
Когда человек из проектной команды ходит в офис, до него объективно легче «дотянуться» с вопросом или узнать мимоходом, на каком этапе задача. На удаленке это сложнее.
Основа эффективной работы — выстроенные процессы и налаженное взаимодействие. Если этого нет, удаленный формат работы можно сравнить с отправкой почтовых голубей в 19 веке. Птички получили задачу и разлетелись, проектный менеджер сидит и надеется, что они выживут и вернутся с результатом. В этой статье рассказываем, как организовать взаимодействие и избежать подводных камней.
Как настроить проектную работу на удаленке
Разберем основные принципы организации удаленной работы.
Установите общие правила. В первую очередь это касается расписания. Удаленный сотрудник может изначально находиться в этом же городе и работать из дома. Затем решит стать цифровым кочевником и переедет на другую часть континента. Для наглядности: 10 утра в Москве — это 14 часов на Пхукете.
Чтобы не возник конфликт между ожиданиями работодателя и сотрудника, этот вопрос нужно обсудить на берегу. Определите общие часы работы, когда все участники команды должны быть доступны для коммуникации. Это поможет избежать неприятных ситуаций, когда задачу нужно закрыть сегодня, а рабочий день сотрудника уже закончен.
Мы с командой договорились, что каждый работает по местному времени, но подключается на ежедневный видеосозвон. Встречи проводим в 13:00 мск — ребятам в любом часовом поясе удобно синхронизироваться с коллегами в Zoom.
Что нужно сделать агентству для соцсетей клиента
- Фундамент: SMM-специалист пишет контент-план.
- Инженерные коммуникации: менеджер проекта согласовывает контент-план с клиентом.
- Возведение стен: копирайтер пишет тексты.
- Внешняя отделка: дизайнер готовит визуалы.
- Крыша: SMM-специалист проверяет результат на соответствие задачам.
- Прием работ: менеджер проекта согласовывает финал с клиентом.
- Переезд: SMM-специалист планирует и публикует контент в соцсетях.
Это все в идеальном мире без правок, внезапного изменения вводных и файлов пост13окт_финал_финал_версия3.png.
Пропишите цепочки работ по проектам и определите зону ответственности. Это называется road map, «дорожная карта» проекта. Ее суть — разбить общую задачу на понятные этапы и прописать их в четкой последовательности. Проектным агентствам road map помогает выстроить и стандартизировать процессы.
Возьмем пример выше, с подготовкой контента на неделю. По этому списку уже можно прописать простую road map — есть четкая цепочка задач, и даже прописаны ответственные за каждый этап. В визуализации поможет сервис Miro или MindMeister.
Начните с регулярных работ агентства и действуйте по аналогии. Чем конкретнее описание, тем лучше — постарайтесь учесть всю последовательность действий и вероятность отката на предыдущий этап. Укажите ответственных, чтобы всем участникам команды была понятна цепочка взаимодействия. Это поможет отладить процессы, как конвейер на заводе.
Распределите нагрузку. Здесь могут возникнуть сложности. У разных специалистов на одной должности может быть свой темп работы и предрасположенность к определенным задачам. Например, один
Отдайте сотрудникам планирование: попросите их самостоятельно оценить трудозатраты и использовать счетчики времени. Исходя из этого, можно определить среднее время на задачу и корректировать загрузку специалиста.
Не стремитесь заполнить весь рабочий день — заложите время на созвоны и переключение между задачами. Это поможет адекватно распределить нагрузку для комфортной и продуктивной работы.
Организуйте рабочее пространство в мессенджере. Для рабочего общения можно использовать любой мессенджер — выбирайте тот, где удобнее. Важные функции — возможность настраивать папки с чатами по командам и общаться в комментариях к каждому отдельному сообщению.
Первым делом настройте чаты — для этого можно использовать организационную структуру компании. В проектном агентстве:
- Основой станут отдельные чаты проектов, где будут специалисты, которые непосредственно работают над ними. Например: «SMM: ЖК „Дом мечты“», «SEO: Стоматология „Красивые зубы“».
- Следующий уровень — чаты отделов. Например: «Дизайнеры», «Редакция», «Проджекты». В них участники смогут обсудить специфику своей работы или попросить коллегу помочь по горящей задаче.
- Для регулярных внутренних процессов тоже лучше сделать отдельные чаты: «Зарплата», «Документы», «Агентство: сайт» и т. д. Так будет проще смотреть прогресс и ставить задачи по конкретному направлению.
С таким разделением все общение будет в своих пространствах, а общий чат не станет помойкой, где теряются важные сообщения. Его лучше оставить для объявлений, неформального общения и обмена мемами.
Настройте инструменты для совместной работы. Разбор инструментов для организации — тема для отдельной статьи. Их великое множество, и каждый руководитель сам выбирает, на чем строить виртуальный офис.
Важные критерии: сервис должен четко выполнять заявленную функцию и быть понятным для сотрудников. Вот стартовый набор — список популярных и простых инструментов для работы проектного агентства:
- сервис для постановки и отслеживания задач — Shtab или Asana;
- мессенджер для коммуникации внутри команды — Telegram, Slack или любой похожий на него сервис;
- облачное хранилище данных — Google Drive или Яндекс Диск;
- платформа для проведения видеоконференций — Zoom или Google Meet;
- сервис для планирования событий и встреч — Google Calendar;
- документы, таблицы и презентации для совместной работы — Google Docs, Google Sheets и Google Slides;
- онлайн-доска для построения road map и визуализации идей — Miro или MindMeister.
Введите отчеты по целям. В проектах с регулярными работами дедлайны обычно понятны. Например, подготовка контента для соцсетей на неделю — довольно конвейерный процесс. Здесь вся команда понимает, когда нужно переходить с этапа на этап, и сотрудники контролируют друг друга.
Бывают более сложные, долгие или сфокусированные на одном специалисте задачи. Например, разработка любой стратегии или SEO-оптимизация сайта. Для таких задач лучше завести отдельный чат по целям.
Суть такая же, как в road map — общая большая цель разбивается на этапы. Каждый этап — отдельная задача со своим сроком. Ответственный за общую задачу каждый день или в определенный интервал постит прогресс. Это поможет руководителю всегда быть в курсе и понимать положение дел, а исполнителям — держать дедлайны в фокусе.
Где могут возникнуть проблемы
Все технические работы проведены, процессы выстроены, проекты крутятся. Дальше — дело практики.
В ходе работы будут возникать новые вызовы, решение которых поможет улучшить взаимодействие. Разберем три основные проблемы в коммуникации с удаленными сотрудниками.
Каждый участник команды имеет свое мнение и вкусы. При общении в общем чате сотрудники могут думать, что должны предложить улучшения, даже если изначально правок нет. Если все-таки нужно, чтобы задачу приняло несколько специалистов, установите правило «Критикуешь — предлагай». Так вы избежите неопределенных формулировок.
Подведем итог
Как управлять проектным агентством на удаленке:
- Установите общие правила по рабочему расписанию и времени, когда сотрудники должны быть на связи.
- Составьте «дорожные карты» проектов: пропишите последовательные шаги и ответственного за каждый этап.
- Определите среднее время выполнения задач и распределите нагрузку между специалистами.
- Организуйте рабочее пространство в мессенджере, где будет проходить все общение. Создайте чаты проектов.
- Настройте инструменты для совместной работы и хранения данных.
- Введите отчеты по целям, чтобы всегда знать прогресс важных задач.
- Отслеживайте и улучшайте коммуникацию между сотрудниками.
Хотите рассказать о своем бизнесе или поделиться экспертизой?
В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.
О чем можно рассказать?
- Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
- О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.
Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.
После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.
Ждем ваших историй!
Как вы превращаете хаос в порядок? Поделитесь лайфхаками в комментриях.