22 года назад я был техническим директором крупной консалтинговой компании, и нам нужна была система для управления клиентскими проектами. Руководствуясь правилом «хочешь сделать хорошо — сделай это сам», я стал разрабатывать решение, отвечающее запросам конкретно нашего бизнеса. В итоге за полтора года мы автоматизировали 70% процессов компании, и наше решение стало развиваться в продукт, подходящий для разных отраслей.
Сейчас я генеральный директор компании «Первая Форма». Мы создаём low-code BPM-систему для управления бизнес-процессами крупного бизнеса. Это решение мы внедряем нашим клиентам, и каждое внедрение — наш собственный большой проект. Абсолютно всю проектную работу мы ведём в собственной системе, это моё главное рабочее правило.
Наш подход к проектному управлению основан на максимальной автоматизации. В этой статье я подробно рассмотрю все этапы — от инициации проекта до его завершения. Думаю, наш опыт будет полезен тем, кто сейчас переходит с зарубежных решений или заново строит процесс управления проектами.
Наш подход к проектам
Мы работаем по разным методологиям — и по «водопаду», и по Agile. Крупными мазками в нашей проектной деятельности можно выделить следующие этапы:
Рассмотрим каждый из этих этапов: какие проблемы могут возникнуть и как мы предупреждаем их за счёт автоматизации.
Этап 1: создание проекта и планирование ресурсов
В нашей компании проекты начинаются из карточки сделки в CRM. В ней указываются бюджет, необходимые ресурсы, ставки специалистов — всё это автоматически подтягивается из договора и справочников системы в новую карточку проекта.
Менеджер формирует этапы проекта, а система генерирует для каждого отдельный паспорт. В нём содержатся плановые сроки, доступные часы на отдельные ресурсы, показатель маржинальности, который отображает, укладываемся ли мы в бюджет.
Что могло бы пойти не так: часто на этом этапе можно столкнуться с ошибками планирования сроков и ресурсных трат. Например, если клиент озвучивает одну цель, а в процессе выясняется, что нужны более масштабные работы.
Чтобы быстро перестроить план, мы настроили гибкий проектный редактор. В нём мы быстро создаём задачи и задаём сроки, растягивая соответствующие полоски на Ганте. На нём же устанавливаем связи и зависимости, например, чтобы задача на написание автоматизаций не могла начаться раньше, чем будут заданы все нужные разделы системы.
Если нужно полностью изменить план, менеджер создаёт его новую версию. Изменить можно и ресурсное планирование: задать конкретные должности сотрудников, технику, даже указать задействованные помещения. Ставки и стоимость аренды система подтягивает из внутреннего справочника. При этом она учитывает отпуска и производственный календарь.
Этап 2: задачи для проектной команды и смежных подразделений
Когда план готов и согласован, система сама создаёт карточки задач, устанавливает исполнителей и букирует слоты в их календарях.
Что могло бы пойти не так: на этом этапе может возникнуть ситуация, когда сотрудник неверно понимает задачу. Будет потрачено время и заказчика, и исполнителя, размыта ответственность.
Чтобы такого не происходило, мы настроили карточки задач с применением техники SMART. Для этого задача должна соответствовать критериям:
- Specific — конкретная. Мы детально прописываем, что именно нужно сделать.
- Measurable — измеримая. Исполнитель всегда понимает, по каким критериям заказчик будет оценивать результат.
- Attainable — достижимая. Мы не требуем от сотрудников невозможного.
- Relevant — адекватная, уместная, совместимая с общей стратегией. Исполнитель видит, как именно его работа повлияет на общий проект
- Time bound — ограниченная по времени. У каждой задачи есть срок, к которому нужно успеть её выполнить.
Система сама следит, чтобы заказчик правильно поставил задачу исполнителю. В карточке есть обязательные поля, которые нужно заполнить на этапах создания и работы.
Маршрут жизненного цикла мы тоже настроили так, чтобы система могла сама вовлекать коллег из смежных отделов, например, специалистов по документообороту или финансам. Тогда они становятся исполнителями, получают комментарии и напоминания о сроках задачи.
Этап 3: контроль показателей проекта
В процессе работы исполнители фиксируют потраченные часы и указывают процент выполнения задач. Эти данные система учитывает при подсчёте фактических показателей каждого этапа и всего проекта, мы переносим их в интерфейс планирования кнопкой синхронизации.
Что могло бы пойти не так: на этапе выполнения проекта фактические показатели могут не соответствовать плановым. Чтобы вовремя отслеживать расхождения и исправлять их, пока не пришлось согласовывать с клиентом дополнительный бюджет, мы настроили несколько инструментов.
Учёт процента выполнения. Если на задачу исполнителю было дано 40 часов, он зафиксировал уже 20, а выполнил при этом 10%, это отобразится на бейджике около задачи, и менеджер сможет принять меры.
Базовые планы проекта. В системе есть возможность сохранить четыре базовых плана, которые можно вывести на Гант по одному или вместе. Тогда при изменении текущего плана система будет подсвечивать расхождения:
- красным, если показатели проекта при таком изменении становятся хуже;
- зелёным, если вариант из текущего плана эффективнее базового.
Критический путь. Он позволяет отследить на Ганте задачи, которые сильнее всего влияют на общую длительность проекта. Критический путь помогает так выстроить работу, чтобы выполнить эти задачи вовремя и грамотнее распорядиться деньгами.
Этап 4: обсуждения в процессе работы
Что могло бы пойти не так: ещё одна проблема, которую мы решили с помощью автоматизации в единой системе — разрозненные коммуникации по проекту.
Мы не общаемся с клиентами в мессенджерах, не расшифровываем Zoom-записи,чтобы написать фоллоу-ап, не пересылаем туда-сюда документы. Всё это организовано внутри.
В каждой карточке есть лента комментариев, где мы обсуждаем детали, оставляем ссылки на материалы базы знаний и другие задачи, задаём дополнительные вопросы. Чтобы коллеги не пропускали важные сообщения за рутиной, мы настроили себе маркер повышенного приоритета. Комментарии с ним попадают в отдельный раздел и подсвечиваются у адресата красным цветом.
Ещё мы прикрепляем в комментарии сопутствующие файлы. Себе мы подключили интеграцию с офисным редактором Р7, чтобы можно было просматривать и править документы. Хранить их тоже можно внутри системы — в карточках или в файловом хранилище.
Обсудить проект и уточнить детали и сроки мы можем также через встроенную ВКС. Звонок можно организовать из карточки задачи: мы подбираем удобное всем время с помощью сводной таблицы слотов, а система сама приглашает участников. Коллеги со стороны клиента тоже могут присутствовать на встречах, их мы подключаем по внешним ссылкам.
В ВКС есть транскрибатор и саммаризатор. Они автоматически расшифровывают разговор и фиксируют все договорённости в стандартизированных протоколах.
Для них мы заранее написали шаблоны, в которых указали важные для каждого типа задач данные. Запись звонка, расшифровку и саммари системный робот тоже присылает в комментарии к задаче, чтобы у всех участников был к ним доступ. В случае проблем протокол можно сверить с записью звонка, заверить информацию и использовать её.
Автоматизированные согласования
Промежуточные и финальные документы мы тоже согласуем в системе. Для этого мы подключили усиленные неквалифицированные подписи для внутренних акцептов и настроили двухстороннюю интеграцию с Контур.Диадок и СБИС.
Всем подписантам приходят регулярные уведомления, а на случай, если сроки реагирования кончаются, мы предусмотрели правила эскалации на руководителей.
Этап 5: завершение проекта и дальнейшая поддержка
Когда все задачи выполнены, проект закрывается, а клиент переходит в работу техподдержки. Мы настроили в системе бэклог, в который менеджеры со стороны клиента могут вносить задачи на улучшения.
Для нас бэклог — это дополнительный способ улучшить клиентский опыт. Менеджер видит, как идут работы в реальном времени, а мы тратим меньше ресурсов на синхронизацию и статус-созвоны. Обсудить доработки и согласовать бюджетные вопросы тоже можно из карточки задачи.
Если клиент решает автоматизировать процессы и других отделов, мы создаём в рамках его карточки отдельный проект, и все этапы запускаются снова.
Результаты
Автоматизация проектного управления и связанных процессов в единой системе позволяет нам:
- быть гибкими при планировании и исполнении задач;
- вовремя реагировать на риски и проблемы;
- учитывать проекты в общих финансовых результатах бизнеса;
- поддерживать позитивные отношения с клиентами.
Какие практики при управлении проектами используете вы?