Часто собственники бизнесов особенно сильно ценят менеджеров по продажам — ведь они работают с клиентами, а значит «приносят» в компанию деньги. На фоне продажников бухгалтерия кажется периферийным, пассивным подразделением на предприятии, которое тормозит развитие бизнеса и получение прибыли своей бюрократией. А еще они постоянно что-то требуют от своих коллег: «Нет первичных документов!», «Не хватает счета-фактуры!», «Не могу составить отчет — где закрывающие документы?!».
Бухгалтерия — защитник интересов компании, а не «вещь в себе» или «агент налоговой службы». Она бывает иногда дотошной, но это все в рамках обязанности выполнения строгих требований законодательства. Ведь даже маленькая несостыковка может обойтись компании в сотни тысяч рублей.
Почему бухгалтер важен не меньше продажника
У бухгалтерии есть 3 ключевые задачи, которые делают этот отдел важной составляющей любой компании.
Сохранение денег. Бухгалтерам приходится работать с большими объемами данных, причем не только внутренних, но и внешних. Главный бухгалтер общается с налоговой и другими госорганами — вместе со своей командой он защищает бизнес от претензий со стороны государства и штрафов за нарушения в отчетах и других финансовых потерь. Поэтому, если продажники зарабатывают деньги, то бухгалтеры сохраняют эти заработанные средства.
Участие в отношениях с клиентами. Если процессы взаимодействия между смежными подразделениями и документооборот не налажены, то это сказывается на взаимоотношении с клиентами: долго отвечают на запросы клиента, согласовывают Договоры. И от слаженного взаимодействия бухгалтеров с другими подразделениями зависит эффективность работы всей компании.
Разделение ответственности. Главный бухгалтер не меньше собственника переживает и заботится о компании. Ведь в бизнесе ответственность за деятельность компании несут 2 человека: руководитель и главный бухгалтер.
Что делать руководителю, чтобы настроить работу бухгалтерии
Подготовила последовательный план, которому стоит следовать управленцу. Он состоит из 4 основных шагов.
Определить цели и задачи бухгалтерии. Это сформирует неподдельные ожидания от работы отдела и почувствовать его ценность для бизнеса.
Цель бухгалтерии — то, что в первую очередь ожидает любой руководитель — сохранить заработанное. Соответственно в задачи бухгалтерии входит:
- оберегать компанию от проверок и штрафов, являться опорой в принятии управленческих решений;
- оптимизировать налогообложение: только законным путем, без рисков;
- участвовать в стратегических сессиях планирования на предприятии — зависит от целей бизнеса, например, предоставление управленческой информации для принятия бизнес-решений;
- помогать подразделениям во взаимодействии с клиентами, предлагать помощь в решении вопросов для клиентов.
Назначить ответственное лицо. Человек, который реализует все цели и задачи, отвечает за организацию всех процессов бухгалтерии и выстроит все процессы взаимодействия со смежными подразделениями и внутри отдела — главный бухгалтер.
Обозначить задачи главному бухгалтеру. Не поставить задачи перед главбухом — частая ошибка, которая ведет к непониманию, нервам и убыткам.
Список задач, которые должен выполнять главный бухгалтер:
- управление рядовыми бухгалтерами;
- организация учета финансово-хозяйственной деятельности компании;
- ведение необходимых учетов: бухгалтерского и налогового;
- контроль оформления документов, которые нужны для регулярных отчетов и взаимодействия с клиентами, контрагентами;
- составление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.
Ввести финансово-экономическую службу. Самый частый вопрос, в частности среднего и малого бизнесов, — нужно ли вводить отдельно экономическую службу или бухгалтерия «и швец и жнец…». Нужно.
Заниматься стратегическим финансовым и налоговым планированием, разрабатывать финансовую политику предприятия, контролировать экономический и финансовый отделы, организовать управленческий учет — все это задачи финансового директора, а не бухгалтера. У вторых чаще всего нет необходимых компетенций, чтобы брать на себя подобные обязанности.
По моему опыту, в 90% случаев когда специалист устраивается на должность главбуха с функциями финдира, происходят ошибки. А за этими ошибками следуют штрафы и восстановление бухгалтерского учета — это негативно сказывается на финансовом благополучии компании.
Советы из книг: как продвигать продукт и растить продажи
Какого человека искать на должность главбуха, чтобы он помогал бизнесу расти
Хотите видеть качественную работу бухгалтерии — найдите хорошего главбуха. Чтобы это сделать стоит понимать, какого человека нужно искать.
Главный бухгалтер — управленец, который сможет:
- создать вокруг себя работающую команду бухгалтеров, мотивированную не только деньгами, но и желанием профессионально расти и развиваться внутри компании;
- организовать внутренние процессы работы коллектива;
- организовать движение и структурировать хранение документов;
- обеспечить полную взаимозаменяемость коллег и выстроить работу отдела так, чтобы никто из конечных получателей услуг не почувствовал уход участника команды в отпуск, в декрет, на больничный;
- договориться с коллегами из смежных подразделений и выстроить процесс смежного документооборота любым способом;
- заменить отсутствующего бухгалтера на всех участках. для этого он должен знать учет досконально;
- объяснить любому новому специалисту отдела его объем занятости — показать, рассказать, объяснить, проконтролировать, убедиться, что тот понял его задачи и только потом доверить их выполнение;
- решать технические проблемы с программным обеспечением и взаимодействовать с техническими специалистами.
Надежный специалист должен соответствовать всем характеристикам из чек-листа выше.
Где искать такого специалиста
Можно вырастить главбуха из рядового бухгалтера.
Плюсы: сотрудник уже давно работает в компании и смог профессионально вырасти на вашем предприятии, он знает все внутренние процессы, и ему не надо долго вникать и адаптироваться.
Минусы: его так или иначе придется учить быть руководителем отдела — для этого можно привлечь консультанта или отправить на курсы повышения квалификации. У этого сотрудника не будет опыта управления, и другие коллеги не сразу смогут воспринимать его как главного.
Второй вариант — искать на рынке труда, при этом привлекать к поиску грамотного HR и самому участвовать в процессе отбора и найма. Если идти этим путем, важно правильно составить описание вакансии, в которой четко будут описаны задачи и обязанности будущего главбуха.
Плюсы: большой выбор специалистов — есть возможность сразу найти кандидата со всеми нужными навыками, в том числе управленческими.
Минусы: отбор может длиться от недели до 2-3 месяцев, вам придется потратить время на участие в собеседованиях. Также сторонний кандидат обычно обходится дороже по зарплате, нежели свой сотрудник, при этом его эффективность пока непонятна.
В процессе отбора стоит уделять внимание не только профессиональным навыкам, но и психологическому портрету кандидата, его профессиональным кейсам. Так вы сможете понять, подходит ли вам человек, ведь вы как руководитель бизнеса будете взаимодействовать с главным бухгалтером ежедневно.
О чем важно сказать
В начале статьи мы написали, что многие видят бухгалтерию звеном, которое тормозит развитие компании — это не так. Здесь тормозить компанию может главный бухгалтер без навыков управления, неотлаженные процессы или команда без мотивации.
Компания — единый организм, все его части одинаково важны, в том числе и бухгалтерия, которая точно также служит для общей цели бизнеса — для получения прибыли. Главбух и его команда иногда бывают требовательны, но только потому что они действительно хотят сделать как лучше для вас и предприятия.
Есть ли у вас проблемы во взаимодействии с бухгалтерией?