Внедрили проектное управление ради пользы, а не хайпа: опыт основателя OkoCRM
Александр Завьялов — основатель OkoCRM, российской системы для автоматизации продаж, работы с клиентской базой и управления проектами в командах из любой сферы. Пять лет назад Александр начал внедрять проектное управление в собственную команду айтишников — это сделало команду гибкой и удвоило продуктивность.
Почему мы решили внедрить проектное управление: три причины
Раньше я преподавал проектное управление в ТюмГНГУ для инженеров. При подготовке лекций глубоко погрузился в тему: изучил историю, познакомился с опытом отечественных и зарубежных команд. Эти знания решил применить и в собственном бизнесе, когда заметил у команды трудности с продуктивностью. Тем более для айти-проекта это стандартный подход — разработку по проектному принципу ведут компании любого размера.
Проектное управление — это по сути оцифровка задач на конкретные периоды. В рамках каждого периода команда двигается самостоятельно и выполняет задачи без общения с руководителем. При этом начальник в курсе проекта и понимает, у кого какие планы и нужна ли исполнителям помощь, дополнительные стимулы.
Причина 1. Хотелось, чтобы все работало само. Я решил создать систему, в которой все работало бы с минимальным вниманием руководителя. Так, чтобы я не ходил и не пинал каждого, а наоборот — отчеты о результатах сами бы приходили прямо мне на телефон.
Причина 2. Проектное управление делает работу прозрачной и сохраняет самостоятельность команды. Такой формат работы показывает, что происходит в команде, как продвигается разработка, есть ли прогресс, что в планах на завтра и реально ли это выполнить, соблюдает ли команда дедлайны.
Причина 3. Это универсальный подход. Его можно применять почти в любом бизнесе, не только в IT-разработке. В качестве проекта вы можете выбрать любую задачу из стратегии развития. Например, нанять команду менеджеров в отдел продаж, разработать инструкции для сотрудников, подготовить договор, вести соцсети бренда — все это может быть проектом, у которого будут свои подзадачи, исполнители и сроки.
За основу проектного управления мы взяли методологию Agile, по которой любая работа строится вокруг трех элементов:
- эпиков — глобальных задач, на решение которых команде нужно несколько спринтов, то есть недель;
- историй — частей большой задачи, то есть эпика, которую команда может решить за неделю;
- задач — конкретных технических заданий, которые у каждого члена команды свои.
Мы создали отдельные карточки для каждого эпика, а формат историй превратили в чек-листы с конкретными задачами для исполнителей.
Мы вовремя корректируем задачи. Команды планируют работу спринтами — это как забеги на короткие дистанции. Коллеги берут задачи на неделю, две или три и двигаются по плану. Мы решили выбрать недельный формат, с ежедневными и еженедельными митапами — общими встречами для синхронизации. Собираемся за чашкой чая и презентуем результаты, которых добились — каждый включает экран и показывает, что сделал, что получилось.
Митапы позволяют понять, что на самом деле в приоритете, а что может подождать. Важно постоянно общаться, чтобы ребята не уходили в сторону. Бывает, кто-то берет работу на месяц, подходит срок — а результата нет. Или смотришь — команда потеряла фокус, один делает не так, как надо, другие берут не те задачи.
Митап помогает вовремя вносить изменения в работу
Например, когда мы делали новый модуль, фронт-разработчик по плану должен был заниматься версткой, но оказалось что он не может, потому что бэк-разработчик еще не сдал свои задачи — у него был другой спринт. Пришлось срочно корректировать планы бэка, чтобы фронт мог выполнить свою работу.
Как мы внедряли проектное управление
Продали идею команде. Лебедь, рак и щука должны тащить телегу в одном направлении. Чтобы вдохновить на это команду, мы провели несколько встреч и обсудили, как классно работает проектное управление, как можно синхронизироваться, и почему это помогает нам развиваться быстрее.
«Для команды у меня всегда есть пример. Вот у нас в офисе сидит Катя, я подхожу к ней, хочу что-то спросить по проекту и понимаю, что вопросов нет. Потому что всегда могу увидеть в программе, что она делает сейчас, и чем займется завтра»
Александр Завьялов
Основатель OkoCRM
Разработали модуль для проектного управления. Реализовали его в виде канбан-доски — ее придумали японцы 80 лет назад, как метод управления промышленными разработками.
Разложили свои процессы на этапы. У каждого проекта своя специфика, поэтому количество столбцов на доске у всех разное. Главное — задачи должны проходить по всем этапам. Например, наш канбан в команде состоит из шести столбцов.
Мы также настроили повторяющиеся задачи, распланировали календарь, митапы и встречи для рефлексии, на которых разбираем, что получилось хорошо и что можно поправить. По такому принципу двигаемся и с каждым днем становимся лучше.
С какими трудностями столкнулись
Во-первых, команда была против ежедневных встреч. Примерно год ребята возмущались, мол «Зачем каждый день митапы», «время тратим, давайте не будем», «шефа нет — митапы не проводим». Коллегам было тяжело принять новые правила и ежедневно встречаться, обсуждать ход проекта.
Во-вторых, не все сразу поняли, как проводить митапы. Люди думали, что это больше для контроля команды — мол, отчитывайтесь. Хотя на самом деле на митапах мы обсуждаем пути решения проблем и планы, чтобы корректировать задачи и делать выводы, а не докладывать.
«Эффективный митап — это как презентация своего мини-проекта в лифте. Когда нужно за 15 секунд продать идею кому-то важному. Чтобы не размазывать встречу по варежке, быстро все рассказать, задать вопросы, и передать эстафету следующему»
Александр Завьялов
Основатель OkoCRM
Ребята долго сопротивлялись, но через год привыкли — увидели эффективность ежедневных созвонов. Поняли, что проектное управление помогает быстрее и качественнее двигаться к своим целям.
Результаты
По опыту нашей компании, проектное управление позволяет:
✅ Стать гибкими. Что и предполагает аджайл, как методология. В результате каждого спринта получаем результаты и на их основе переоцениваем приоритеты в разработке и развитии продуктов. Это было бы невозможно без оцифровки и проектного управления.
✅ Успевать больше. Уже два года команда разработки не увеличивается, но при этом продуктивность растет. Например, в 2021 году мы выпустили 14 обновлений, а в 2022 и 2023-м — уже по 23. Это также видно и по количеству решенных задач на канбане.
✅ Работать быстрее. Мы видим это и на примере наших клиентов. Например, оцифровали однотипные задачи химического производства KemiklKraft и перенесли их на канбан. За месяц нашли и устранили узкие места, теперь ребята тратят на эти задачи в два раза меньше времени, чем до переноса.
Не могу сказать, что мы полностью наладили проектное управление — некоторые моменты докручиваем до сих пор, постепенно улучшаем систему и задачи. Но это однозначно хорошая практика.
однозначно хайп