Как мы настроили петли обратной связи в команде и перестали срывать проекты
Обратная связь — важная часть взаимодействия любой команды. Однако, если давать фидбэк только по результатам работы и не учитывать то, что специалисты могут изначально неправильно понимать условия задач, обратная связь может быть малоэффективна. Обмен фидбэком хорошо бы проводить еще и на старте проектов.
Для нашей компании это стало необходимостью, когда в команде появились ребята из других городов — 70% сотрудников теперь работают удаленно, а общение в основном происходит в мессенджере.
Сложностью такого формата работы для нас стало то, что обсуждая задачи текстом, а не лицом к лицу, специалисты не всегда верно понимали, что нужно сделать, но продолжали работу, понадеявшись на свой опыт и интуицию. Это приводило к тому, что полученный результат приходилось переделывать, и это, конечно же, никому не нравилось.
В этой статье расскажу о петлях обратной связи и фильтрах восприятия, и, как их изучение помогло нашей команде прийти к полному взаимопониманию.
Что такое петли обратной связи и фильтры восприятия
Петля фидбэка — это элемент системы, в которой полученные данные полностью или частично используются как начальные данные для следующих операций [TechTarget].
Понятия «обратная связь» и «петли обратной связи» придумал математик Норберт Винер, которого считают отцом кибернетики. Со временем эти термины были адаптированы и начали использоваться социологами, психологами и специалистами по коммуникациям.
Проще говоря, обратная связь — это реакция одного человека на поведение другого. А петля обратной связи — это когда на эту реакцию следует новый фидбэк, который вводит дополнительные данные в общение и корректирует его.
Фидбэк и петли фидбэка идут в связке и часто применяются для улучшения взаимодействия в команде. Они делятся на два типа:
Петля положительного фидбэка по-другому называется усиливающей. Она показывает, что поведение человека является правильным в рамках этой системы и мотивирует его продолжать делать те же действия.
Аналогично и на работе: если руководитель не забывает хвалить сотрудника за успешное выполнение задач, это создает позитивное подкрепление. Оно мотивирует специалиста работать в том же духе или стараться достичь еще более впечатляющих результатов, чтобы усилить признание.
Петля отрицательного фидбэка, наоборот, показывает, что поведение человека нужно изменить, чтобы система продолжала работать. По-другому она называется корректирующей.
Аналогично и на работе: руководитель дает специалисту корректирующую обратную связь, если тот допускает ошибки в задачах. Сотруднику нужно исправить свои действия, чтобы его работа стала эффективной.
Еще есть опережающие и задержанные петли фидбэка. Их суть следующая:
Опережающая петля нацелена на выявление и устранение уязвимостей до того, как возникнут проблемы. Это про то, чтобы заранее иметь план Б на случай непредвиденной ситуации.
Задержанная петля работает по факту, реагируя на проблему только в случае ее появления. Это стратегия «жить настоящим», без попытки предугадать будущее.
В своей работе мы стараемся использовать опережающие петли обратной связи и применяем усиливающий или корректирующий фидбэк — то, что больше подходит под ситуацию. А для того, чтобы команда понимала, что им нужно делать, мы вывели еще и собственный термин:
Наше определение
Петли фидбэка в команде — это регулярный двусторонний обмен информацией между руководителем и специалистами, который помогает убедиться, что все одинаково понимают задачи и движутся к одной цели.
Зачем вникать так глубоко: роль фильтров восприятия в понимании задач
Избегать ошибок на 100% — утопия, это абсолютно нереально. Но это не значит, что с проваленными задачами нужно просто смириться — на каждую из них тратятся время и ресурсы, к которым прибавляются еще усилия на переделывание работы. Поэтому, если мы видим способ сократить количество ошибок, — мы его используем.
По нашей практике проблемы зачастую возникают не из-за чьей-то некомпетентности, лени или нежелания работать. Истинная причина кроется в фильтрах восприятия — они у каждого человека свои. Для каждого отдельного человека формирование фидбэка работает так:
Фильтры восприятия — это система с помощью которой человек обрабатывает и группирует данные из окружающего мира. Каждый день мы обрабатываем огромный поток информации. Мы видим, слышим, ощущаем и оцениваем происходящее. Чтобы не тратить слишком много ресурсов на каждую мелочь, мозг создает протоколы быстрой реакции. Они помогают нам не переосмысливать повторяющиеся ситуации каждый раз заново.
Пример такого механизма — вождение автомобиля. Новичок, скорее всего, будет ехать очень медленно, потому что каждую секунду анализирует огромное количество информации. Но со временем привычные маршруты и сам навык вождения доводятся до автоматизма.
Подобная автоматизация процессов — классный навык мозга, который помогает нам всю жизнь непрерывно обучаться. Но из-за него же каждый человек воспринимает информацию по-своему — сквозь фильтры своего опыта, знаний и даже самочувствия.
На работе это проявляется в том, что кто-то может зацикливаться на мелочах и упускать главное, а кто-то — наоборот, не замечает важные детали. Это может приводить к неправильной интерпретации условий задачи и работе, которую придется переделывать. Вот почему так важно проверять, как сотрудники понимают задачи.
Какие петли обратной связи мы применяем в работе
Когда мы изучили теорию и командой приняли решение, что петли обратной связи нам помогут, составили единый фреймворк по работе с проектами. Он состоит из трех циклов:
Уточнение понимания задачи. Теперь каждый новый проект мы с командой начинаем с обязательной проверки: все ли верно поняли задачу. Процесс выглядит так:
- Руководитель ставит задачу, указывая ключевые цели и требования.
- Команда задает уточняющие вопросы после изучения задачи. Это обязательный шаг, даже если на первый взгляд все очевидно. Важно исключить любые возможные недопонимания.
- Каждый участник проекта описывает свою роль в комментариях к задаче. Например, если нужно создать новый модуль для продукта, тестировщик может записать: «Моя задача — провести функциональное тестирование модуля А и составить отчет о дефектах. Далее я передаю результат разработчику N».
- Руководитель проверяет комментарии и уточняет задачу, если есть расхождения в понимании. Это помогает команде получить ожидаемый результат и не делать двойную работу.
Ежедневный фидбэк с планами и вопросами. Те самые дейли. Участники команды каждое утро рассказывают тимлиду о своих планах на день и о том, что было сделано накануне — делятся результатами работы и задают уточняющие вопросы.
Это сделано не для контроля присутствия или занятости сотрудников — у тимлида нет времени на изучение поминутных отчетов. Фидбэк — способ отслеживать, на каком этапе находятся проекты и сразу понять, если где-то возникнут трудности.
Все происходит в формате созвона и занимает около 20 минут. Перед встречей участники команды заполняют доску в Miro, чтобы сразу начать предметное обсуждение. Кроме того, в конце недели сверяются планы по задачам и их фактическое выполнение, чтобы зафиксировать прогресс по текущему флайту.
Раз в неделю — рефлексия. Каждую неделю сотрудники пишут руководителю свои впечатления: что получилось хорошо, а что не очень. Это занимает всего пару минут и помогает узнавать настрой участников команды, находить и устранять проблемы, пока они не стали серьезными. Например, вовремя заметить, что у специалиста слишком большая нагрузка, с которой он не справляется.
Для рефлексии используются личные сообщения, где сотрудники могут говорить о чем угодно — от сложностей в задачах, которые не получилось предвидеть, до необходимости обновить технику. Руководитель корректирует работу или ставит себе задачу на следующую неделю, если вопрос сложный и, например, требует встречи со всей командой.
Результаты эксперимента: плюсы и минусы
Петли обратной связи и разные техники фидбэка мы применяем уже несколько лет, эти методы закрепились в нашей работе и дают заметные результаты. Однако прежде чем внедрить их в свою команду, стоит учесть преимущества и недостатки.
Преимущества:
- Нам удалось практически свести к нулю ситуации, когда специалисты делают двойную работу из-за неправильного понимания задачи. Такая система минимизирует подобные риски.
- Проекты выполняются быстрее и качественнее из-за грамотного распределения ресурсов. Участники команды знают, что их силы не будут потрачены впустую, что помогает им не выгорать из-за напрасной работы.
- Регулярные петли фидбэка способствуют постоянному взаимодействию — как внутри команды, так и с тимлидом. Это помогает укрепить отношения в команде.
Минусы:
- Обсуждения задач требуют времени. Это кажется довольно трудоемким делом, но помогает убрать серьезные проблемы в реализации проектов.
- На начальном этапе уточнения могут занимать довольно много времени, потому что требуют внимания и погружения. Но со временем этот процесс автоматизируется и проходит быстрее.
- Не все участники команды изначально приняли такой подход. Понадобилось время, чтобы люди привыкли и оценили его пользу.
Подведем итог
Петли обратной связи — следующая ступень в построении системы фидбэка для эффективной командной работы. Они помогают руководителю и сотрудникам прийти к единому пониманию задач, несмотря на фильтры восприятия каждого отдельного специалиста. Это, в свою очередь, помогает грамотно распределять ресурсы, добиваться нужного результата и качественнее выполнять проекты.
Как вы настраиваете обратную связь в команде? Поделитесь лайфхаками в комментариях.