КЭДО-переход: опыт проекта из первых рук

Компания Konica Minolta Business Solutions Russia предлагает бизнесу и госсектору облачные решения, решения для совместной работы в удалённом формате, интеллектуального видеонаблюдения для управления рабочими процессами, автоматизации и другие. Как и почему компания перешла на КЭДО, каких результатов смогла добиться, на что стоит обратить внимание в подобных проектах, рассказывает наш HR-директор Татьяна Лунина.

В том, что электронный документооборот — удобное, практичное и недорогое решение, многие компании сегодня убеждаются на собственном опыте. Правда, пока в большинстве случаев это касается обмена документами с контрагентами и контролирующими органами. А вот внутреннее делопроизводство по-прежнему ведется на бумаге.

Перевод кадрового делопроизводства в цифру, внедрение систем кадрового электронного документооборота для них — настоящее спасение.

Взаимодействие с кадровой службой в традиционном формате велось по почте, и это приводило к заметным расходам на пересылку документов: отправка каждого из них обходилась компании минимум в 300 ₽. Естественно затягивались сроки оформления.

Не слишком довольны были и сотрудники, которым необходимо оформить ту или иную справку «здесь и сейчас». Поэтому выгода, которую для нас сулил переход на КЭДО, была очевидной.

Прежде всего, мы не спешили. Возможность внедрить КЭДО у нас появилась еще осенью 2021 года с принятием закона о цифровизации кадровых документов, но сразу использовать ее мы не стали. Мы решили понаблюдать за тем, что происходит на рынке, познакомиться с предлагаемыми решениями и посмотреть на опыт других компаний.

Попутно проанализировали свои затраты на бумажный документооборот, посчитали экономические преимущества и только после этого приняли решение о внедрении.

Конечно, самой важной задачей на этапе подготовки стал выбор поставщика. Мы рассматривали облачные системы, которые предлагают поставщики ЭДО, бухгалтерских, кадровых сервисов. На рынке есть продукты от софтверных вендоров.

В итоге выбрали решение от компании HRlink. Для этого были три причины:

1. Компания имеет богатую историю успешных внедрений в самых разных организациях.
2. Сама система отличается простым интерфейсом и интуитивно понятна пользователям.
3. HRlink сделали нам наиболее выгодное ценовое предложение.

Поставщик предлагает специальный калькулятор, при помощи которого можно оценить затраты компании на бумажный кадровый документооборот и посчитать экономическую выгоду, которую можно получить благодаря переходу на КЭДО. Это помогает и в выборе конкретной системы, и в принятии принципиального решения, внедрять КЭДО или нет.

Внедрение сервиса заняло два месяца от момента принятия решения до запуска в промышленную эксплуатацию. Специалисты поставщика провели две обучающих сессии для сотрудников и в июне прошлого года КЭДО стал стандартом в нашей компании.

Пока не успели перевести в электронный вид все бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом, но для наиболее востребованных из них КЭДО уже используется в полном объеме.

Каждый сотрудник имеет доступ ко всем своим документам, и любую справку, а они, часто, нужны «еще вчера», можно получить практически моментально. HR-департамент может контролировать процессы, связанные с оформлением документов в режиме реального времени.

В качестве примера приведу не самый простой, с точки зрения оформления, процесс перевода сотрудника на другую работу, изменение его позиции и роли. Для этого необходимо:

• переподписать трудовое соглашение,
• сделать приказ,
• получить подпись на новой должностной инструкции и т. д.

Раньше оформление перевода было связано с подписанием кипы бумаг. Сегодня, благодаря КЭДО, специалисту достаточно зайти в личный кабинет в системе, даже находясь на удаленном режиме, и подписать документы с помощью ЭЦП.

Внедрение различных систем и сервисов во многих компаниях часто наталкивается на сопротивление персонала. В нашем случае решение переходить или нет на КЭДО каждый сотрудник компании принимает самостоятельно. Внутренний документооборот у нас работает в гибридном режиме: часть документов готовится в электронной форме, часть — на бумаге.

Сегодня порядка 80% персонала компании используют КЭДО. Большинство этих сотрудников — те, кто предпочитают удаленный режим работы. Однако для всех, кто готов изменить своё мнение, всегда есть возможность перейти на КЭДО.

Оформление документов теперь происходит в большинстве случаев день в день, а порой и в течение нескольких минут или часа. Переход заметно сократил нагрузку на сотрудников HR-департамента, а для многих из них он позволил еще и сократить число дней присутствия, — теперь, как и многие коллеги, они могут работать удаленно.

Еще один результат — повышение цифровой зрелости компании. Этот сервис относится к числу тех, которыми сотрудники пользуются постоянно. У них формируется привычка к «цифре», трансформируется корпоративная культура, в которой повышается удельный вес современных сервисов.

Наконец, заметно повысился уровень удовлетворенности сотрудников компании. КЭДО удобен, с его помощью можно быстро и наглядно решить множество административных задач, не затрачивая при этом дополнительное время.

Это современный цифровой сервис, и его внедрение должно соответствовать стратегии цифрового развития организации. Любое предприятие стремится выстраивать экосистему сервисов, используя минимум разнородных продуктов.

Поэтому будет логичным в первую очередь рассматривать систему КЭДО, которую предлагает «основной» поставщик информационных систем компании. Если для решения большинства задач, тем более, связанных с HR, используются продукты конкретного вендора, то и систему для КЭДО необходимо выбрать именно от него.

Скорость перехода на КЭДО. Если этот фактор имеет большое значение для компании, то стоит внимательно рассмотреть облачные сервисы, потому что перейти на них во всех отношениях проще.

Убедить корпоративных айтишников перейти на облачный сервис в таких случаях поможет четкая корпоративная стратегия на снижение рисков. В таком случае они вместе с бизнес-заказчиками внимательно рассматривают гарантии провайдера, изучают его деятельность и не сопротивляются внедрению облачного сервиса, а активно помогают выбрать самый надежный из них.

К примеру, наши ИТ-специалисты помогли нам «подсветить» ряд рисков, связанных с внедрением. Они касались не только облака, но и самого процесса в плане интеграции с другими системами и т. п. Это помогло нивелировать все подобные риски.