Как управлять компанией в другой стране

Где бы ни находился руководитель, бизнес обязан бесперебойно работать: сотрудники — исполнять задачи, партнеры — обязательства. Все должно идти в привычном ритме и не меняться.

О том, как эффективно управлять зарубежной компанией, рассказала ICF-коуч Виктория Коршунова. Почти 15 лет назад она переехала в Австрию, 10 лет руководит компанией удаленно, имеет опыт открытия бизнеса в релокации.

Что же касается управления внутри компании, оно по большому счету не отличается. Единственное, на что необходимо обратить особое внимание, — отслеживание рабочего времени. В Европе, если сотрудник задерживается после работы на 10—15 минут, он обязательно это фиксирует. В случае если работодатель не подписал документ о переработке, сотрудник может воспользоваться этим.

У меня была подобная ситуация, когда сотрудница, увольняясь, выставила счет на 10 000 €. Она включила в него ежедневную работу по 20 минут, которая приходилась на обеденное время, работу в самолете и задержки на 5—10 минут в конце рабочего дня в течение трех лет. После этого мне пришлось ввести контроль рабочего времени, который предполагает подписание документа об отсутствии переработки.

С больничными также есть нюансы. Можно пропускать работу по болезни в течение трех дней без оформления подтверждающего документа у врача. Также, если у сотрудника обнаружилось выгорание, депрессия или психологическая травма, работодатель обязан оплачивать ему больничный в течение трех месяцев до его полного восстановления.

Ключ к успешному руководству бизнесом за границей — найти грамотных специалистов. Желательно, чтобы это была компания, в штате которой будут русскоговорящие сотрудники. Если вы не владеете языком страны, в которой у вас находится бизнес, могут возникнуть вопросы, касающиеся специфических профессиональных терминов. А нанятый переводчик не сможет корректно передать все финансовые или правовые нюансы. Важно найти специалистов, которые владеют вашим родным языком, чтобы впоследствии избежать многих трудностей.

В первую очередь следует закрыть следующие вакансии:

Бухгалтер. В Европе бухгалтерию ведут специальные компании на аутсорсе. Здесь не нанимают бухгалтеров как штатную единицу. Поэтому очень важно найти надежного подрядчика, который будет заниматься отчетностью перед налоговыми органами. В Европе не может быть никаких выдуманных схем. Если вы понимаете, как решить какую-то задачу по-своему, вам будет трудно это объяснить своему налоговому советнику. Придется перестраиваться и отрабатывать новые схемы работы с нуля.

Юрист. Отношения с сотрудниками в Европе строго регламентированы. Все переработки, даже на 15 минут, должны быть подписаны руководителем и оплачены. В противном случае работник может выставить вам при увольнении внушительный счет.

Если вы находитесь в другой стране, то, чтобы компания работала в привычном режиме, а люди не расслаблялись, важны несколько принципов.

Пандемия перекроила подход к бизнесу, и нам пришлось выстраивать процессы в новых условиях. Здесь мне помогло мое спортивное прошлое.

Я быстро расписала все решения, которые необходимо было принять по переводу сотрудников на удаленную работу. Мы каждое утро проводили онлайн-совещания, определяли задачи на день. Вечером также созванивались на 10 минут и подводили итоги. Была выработана система письменных таблиц, где ставились задачи, а в конце дня можно было посмотреть итог исполнения. Это экономило время на последующих собраниях. Мы разбирали только то, что не было выполнено, и причину.

Таким образом люди привыкли к структуре и продолжили четко выполнять свои задачи даже после снятия локдауна. Хорошо также пару раз в неделю планировать совещания по 1—1,5 часа для более детального и глубокого погружения в вопросы и проработку стратегических планов. Обычно на таких совещаниях мы обсуждаем большие проекты, взаимодействие между отделами, успехи и «тонкие места». Здесь я стараюсь не смешивать операционку с глобальными задачами. Если это сдача объектов, разбираем, что было сделано правильно, а что — нет.

Также мы структурировали все, что было проделано по тому или иному проекту, с помощью больших письменных отчетов. Сейчас они помогают успешно применять имеющийся опыт и избегать ошибок в аналогичных проектах.

Контроль. Очень важно, чтобы у руководителя всегда все было под контролем. Тогда у сотрудников есть необходимое им чувство стабильности и обратная связь по своим вопросам. Когда руководитель отсутствует и не контролирует рабочий процесс, появляются организационные провалы и команда начинает выполнять свои обязанности некачественно.

Мой выбор остановился на платформе «Битрикс-24», которая помогает структурировать все вопросы по тому принципу, который необходим в данный момент времени. Например, по отделам, по проектам и по группам для проектов, где принимают участие люди из разных подразделений.

Также система позволяет посмотреть статус сотрудника: в отпуске, в командировке, на больничном. Это помогает структурировать работу и дает понимание ситуации. Благодаря этому руководитель может планировать свои действия и распределять оперативные задачи в соответствии с планом сотрудника и графиком отпусков.

Во время пандемии мы обеспечили всю команду доступом к коммуникационным платформам, где все вместе могли удобно общаться и оперативно решать необходимые вопросы. Если мне необходимо было связаться с сотрудником, я всегда могла это сделать. Такие сервисы, как ZOOM, создают эффект присутствия и впечатление, что все рядом. Также по онлайн-связи мы поздравляли коллег с днем рождения. Это способствовало сплочению всей команды в разных странах.

Если внимательно относиться к своему бизнесу и сотрудникам, можно эффективно организовать работу компании из любой точки мира.